Besluit van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard 2020)

1. De directie is de eerste budgethouder.

2. De directie kan per budget (kostenplaats) een hoofd, of een functionaris die rechtsreeks onder de directie valt, aanwijzen als budgethouder.

3. De budgethouder kan per kostenplaats een budgetbeheerder aanwijzen; De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt. De budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een budgetbeheerder.

4. De aanwijzing als budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten via Topdesk aangevraagd.

5. De melding bedoeld in het vierde lid gaat vergezeld van de paraaf van de budgethouder en de budgetbeheerder.

6. Vanuit het oogpunt van interne controle dient er sprake te zijn van functiescheiding. Voor de budgethoudersregeling houdt dat in dat de financiële administratie erop moet toezien dat er is getekend voor het aangaan van een financiële verplichting en dat de juiste budgethouder of -beheerder heeft getekend voor codering en betaling. Budgethouders en -beheerders kunnen alleen facturen goedkeuren op budgetten die aan hen zijn toegewezen. Het vierogen principe dient bij voorkeur technisch afgevangen te worden in de betreffende applicaties. De ambtenaren dienen te alle tijde integer te handelen.

1. Een budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  het tijdig, juist en volledig (laten) aanmaken van een inkooporder bij het aangaan van een verplichting ten laste van de eigen budgetten;

• e.

  een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• f.

  het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

• g.

  het maken van afspraken met budgetbeheerders over hoe deze zich gaan verantwoorden.

2. Budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de toegewezen budgetten, zowel de inkomsten als de uitgaven, ongeacht de in deze regeling opgenomen bepalingen van taken voor budgetbeheerders en PAV-ers.

1. De budgethouder en -beheerder zijn bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:

• a.

  Exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de begroting;

• b.

  Voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;

• c.

  Investeringsbudget, het investeringsbudget is opgenomen in het meerjareninvesteringsplan behorende bij de Programmabegroting, begroting of is apart toegekend door de gemeenteraad.

2. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

3. De tekenbevoegdheid van een budgethouder/budgetbeheerder voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen is gelimiteerd tot de nog beschikbare budgetruimte van de kostenplaats waar de verplichting/factuur verantwoord wordt.

4. Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

5. Wanneer de verplichting/besteding meer bedraagt dan het beschikbare budget dan dient de budgetbeheerder/-houder voorafgaand aan de financiële verplichting (opdracht/bestelling), conform de interne richtlijnen een budgetverhoging te realiseren.

6. De budgethouder/ budgetbeheerder laten iedere financiële verplichting vanaf een bedrag van € 10.000 in de administratie registreren.

7. Voor de eerste budgethouder, budgethouder en budgetbeheerder gelden de volgende randvoorwaarden:

8. Het accorderen van betaalopdrachten mag altijd tot het bedrag genoemd in de tabel van artikel 4 lid. 7. Indien de factuur valt onder een eerder aangegane (en geregistreerde) verplichting tot een bedrag van de Europese drempelbedragen voor levering, diensten en werken, is het toegestaan voor de eerste budgethouder, budgethouder en budgetbeheerder een betaalopdracht te accorderen voor een bedrag groter dan de bedragen genoemd in de tabel van artikel 4 lid. 7.

9. Uitzondering op bevoegdheid tot goedkeuring van betaalopdrachten zijn;

• a.

  Boekingen die door geautomatiseerde koppelingen/ generatie op budgetten worden geboekt. De autorisatie voor deze betalingen moet vastgelegd zijn binnen de betreffende applicatie. Denk hierbij aan boekingen zoals; doorberekening salariskosten, doorbelasting projecturen, toerekening van kapitaallasten, boeking van belastingkohieren, boekingen vanuit de administratie van het sociaal domein. De autorisatie van deze betalingen moet zijn vastgelegd binnen de betreffende applicatie.

• b.

  Boekingen van facturen die over dusdanig veel kostenplaatsen worden verdeeld dat de individuele parafering niet of nauwelijks mogelijk is. Dergelijke facturen worden gecontroleerd en gecodeerd door de afdeling FIC. Denk hierbij aan boekingen zoals; het boeken van verzekeringspremies, voorschotnota’s energie en het boeken van publiekrechtelijke belastingaanslagen.

1. De PAV’er wordt door de budgethouder aangewezen en heeft de volgende bevoegdheden;

• -

  De PAV’er parafeert voor geleverde prestaties/de te leveren prestaties van facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van de budgetten van de budgethouder/budgetbeheerder;

• -

  De PAV’er heeft de verplichting na te gaan of geleverde prestaties/de te leveren prestaties werkelijk heeft plaatsgevonden.

• -

  De PAV’er heeft de bevoegdheid een factuur of invorderingsopdracht van de juiste boekingscodes te voorzien;

• -

  Een PAV’er mag niet paraferen voor geleverde prestaties/ de te leveren prestaties van facturen en invorderingsopdrachten waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

1. Een budgethouder/ budgetbeheerder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, indien door PAV’er is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken.

2. De functie van budgethouder/budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gegenereerd/goedgekeurd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer en financiële systemen. Het fysiek uitbetalen (verplaatsen van geld) is een afgebakend onderdeel van het crediteurenproces binnen de afdeling FIC met eigen procesafspraken.

3. Een budgethouder/ budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

1. De raden van de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard besluiten over aanpassingen van budgetten op lasten- of batenniveau en over budgettaire wijzigingen welke programma overstijgend zijn.

2. De colleges van de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard besluiten over budgettaire wijzigingen welke taakveld overstijgend zijn, maar binnen hetzelfde programma blijven. De wijziging mag niet leiden tot een verhoging van het totaalbudget per programma op lasten- of batenniveau.

3. De Budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten binnen een taakveld, binnen hetzelfde programma. De wijziging mag niet leiden tot een verhoging van het totaalbudget per programma op lasten- of batenniveau.

4. De wijzigingen bedoeld onder het eerste, tweede en derde lid worden conform de afgesproken workflow verwerkt.

1. Het hoofd van de afdeling FIC zorgt ervoor dat, de directie, budgethouders en - beheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

2. De directie, de budgethouders en de budgetbeheerders worden in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.