Inkoopbeleid Gemeente Westerveld

1. Inleiding

Het inkoopbeleid van de gemeente Westerveld geeft de kaders weer voor het inkopen van diensten,

leveringen en werken. De omschrijving die Inkoop het best benaderd is de definitie ‘alles waar een

externe factuur tegenover staat”.

Het begrip “inkoop” wordt vaak gebruikt bij leveringen van goederen en diensten, het woord

“aanbesteden” wordt vaak gebruikt bij werken.

1.1. Inkoopdoelstelling

De gemeente Westerveld streeft naar een professionele inkoopfunctie. Dit wordt bewerkstelligd door:

• ·

  Rechtmatigheid: het voldoen aan relevante regelgeving op zowel nationaal als Europees niveau en het in acht nemen van het gemeentelijk beleid op het specifieke terrein van aanbestedingen;

• ·

  Objectiviteit: in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is,

• ·

  Non-discriminatoir: de gestelde eisen non-discriminatoir en proportioneel zijn en het beoordelen van de aanbiedingen objectief en eerlijk gebeurt;

• ·

  Transparantie: de gemeente een integere en betrouwbare opdrachtgever is die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt.

Het doel is om in te kopen, waarbij het inkoopbeleid sturing geeft aan de inkooporganisatie en een kader geeft waarbinnen medewerkers die betrokken zijn bij de inkoopfunctie geacht worden te opereren.

1.2. Kernwaarden

Kernwaarden hierbij zijn: integriteit en betrouwbaarheid, eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers

(non-discriminatie) , transparantie, integriteit en objectiviteit. Controleerbaar voor bestuur,

management, burgers en bedrijven. Alle inkopen en aanbestedingen worden op duurzaamheid

getoetst. De burger mag er van uitgaan dat er zorgvuldig met het belasting geld wordt omgegaan.

2. Aanbestedingskeuze

De aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Daarbij wordt

onderscheid gemaakt tussen het aanbesteden van werken, leveringen of diensten. Voor Europese

aanbestedingen gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen (zie 2.4). Ligt de opdrachtwaarde

boven dit drempelbedrag, dan moet de opdracht conform de Europese Richtlijnen aanbesteed worden. Voor opdrachten met een waarde lager dan de Europese richtlijn, geldt het gemeentelijk inkoopbeleid. Bij aanbestedingen wordt daarbij altijd een zo groot mogelijke openheid en transparantie betracht. Alle aanbestedingen en aankopen worden zorgvuldig gedocumenteerd en gearchiveerd.

2.1. Waardebepaling

Voor het bepalen van de toe te passen procedure, is het nodig dat de opdrachtwaarde (exclusief BTW) conform het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) is berekend.

Hiervoor geldt dat de opdrachtwaarde vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode, inclusief opties tot verlenging, op te tellen (de gemeente wordt dus gezien als één opdrachtgever). Hierbij worden zowel de eenmalige kosten (investeringen) als de jaarlijks terugkerende kosten (exploitatielasten) meegerekend.

Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, dan worden de behoeften over 48 maanden opgeteld.

In geen geval mag de gemeente een aanbestedingsprocedure ontduiken door een opdracht te splitsen, op te knippen of op onjuiste wijze te ramen.

Voor opdrachten bestaande uit zowel diensten, leveringen en/of werken bepaalt dat deel dat de grootste waarde vertegenwoordigt of er sprake is van een dienst, levering of werk.

2.2. Soorten aanbestedingen

Er wordt onderscheid gemaakt tussen diensten, leveringen en werken.

Werken: betreffen opdrachten voor uitvoering of ontwerp plus uitvoering van bouw, dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel, die er toe bestemd zijn als zodanig een economische of technische functie te vervullen. (bijv. grond-, weg-, waterbouwwerken, restauratiewerkzaamheden, onderhoudswerken).

Leveringen: betreffen opdrachten tot aankoop, huur of huurkoop, incl. de eventuele noodzakelijke werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren, van in principe alle producten. (bijv. kantoorartikelen, grond, bouwstoffen, computers hardware, telefonie).

Diensten: betreffen alle opdrachten die geen werk of levering zijn. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie. (bijv. juridische advisering, accountantsdiensten, groenvoorzieningen, onderhoud sloten, maaiwerk, catering).

2.3. Drempelbedragen

Met betrekking tot het bepalen van de aanbestedingsprocedure gelden onderstaande drempelbedragen.

* De Europese drempelbedragen gelden voor de jaren 2012-2013 en zijn excl. BTW. De Europese Commissie

herziet één keer in de twee jaar deze drempelbedragen. De bijstelling van deze drempelbedragen gelden dan

automatisch ook voor onze gemeente.

2.4. Vormen van aanbesteding en procedures

Er zijn vier aanbestedingsprocedure te onderscheiden. Deze zijn:

Enkelvoudig (onderhands): de gemeente kiest één opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers.

Meervoudig (onderhands): de gemeente kiest minimaal drie opdrachtnemers uit (indien mogelijk minimaal één uit de regio), die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie.

Openbaar aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie): de gemeente plaatst een aankondiging hiervan op de website www.aanbestedingskalender.nl en eventueel in een plaatselijke krant. Bij het selecteren van aannemers of leveranciers voor een openbare aanbesteding moeten vooraf selectiecriteria worden opgesteld. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en buitenland.

Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging van een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers.

Bij enkelvoudige aanbestedingen bestaat de mogelijkheid tot onderhandelen. Voor de meeste enkelvoudige aanbestedingen is een raamcontract beschikbaar. Informatie hierover bij de inkoopcoördinator.

De 2A diensten vallen volledig onder de werking van de BAO Richtlijn. Deze diensten moeten geheel conform deze Richtlijn en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht worden aanbesteed. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn schoonmaakdienstverlening en accountantsdiensten.

Voor 2B diensten onder de € 200.000 is het niet nodig meerdere aanbiedingen op te vragen. Hierbij is sprake van een verlichte regime waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Richtlijn van toepassing is. Men dient alleen de technische specificaties vooraf op te stellen en achteraf geldt een meldingsplicht van de gegunde opdracht in het Publicatieblad van de EG. Voorbeelden hiervan zijn beveiliging, catering, rechtskundige diensten, arbeidsbemiddeling.

Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur omdat dit maximaal tegemoetkomt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

2.5. Contractduur

Langdurige contracten zijn niet meer van deze tijd. De ontwikkelingen in de markt en in de techniek gaan daarvoor te snel. Te lange contracten verminderen de marktwerking. Korte contracten houden de leverancier scherp. Daarnaast zal de leverancier zorgen voor een constante kwaliteit, omdat hij weet dat er op korte termijn weer een aanbesteding zal plaatsvinden. Verder blijven de prijzen marktconform. Een contract met een termijn van maximaal vier jaar is daarom het uitgangspunt.

In bepaalde gevallen zal een kortdurend contract niet wenselijk zijn, zoals bij zeer specialistische diensten of leveringen. Dergelijke investeringen verdienen zich namelijk over een langere tijd terug. Hierbij kan gedacht worden aan bepaalde softwarepakketten en openbaar vervoersvoorzieningen. Ook bij een overeenkomst die in sterke mate is bepaald door een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld ARBO-arts of "huis"jurist) kan een kortdurend contract niet wenselijk zijn. In dit soort contracten moeten goede afspraken zijn opgenomen over onder andere de indexering en de opzegtermijn.

2.6. Dossiervorming

In het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) maar ook vanuit de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten worden er eisen gesteld ten aanzien van de dossiers die van aanbestedingen dienen te worden aangemaakt. Deze eisen hebben betrekking op de uitgangspunten transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. Het moet achteraf mogelijk zijn voor een derde om te kunnen toetsen of de gemeente aan deze uitgangspunten heeft voldaan. Alle relevante documenten aangaande een

aanbesteding of aangegane verplichting worden daarom in een project dossier bijgehouden en opgeslagen in het gemeente archief. (Zie bijlage 3)

3. Organisatorische keuzes

De Gemeente Westerveld heeft gekozen voor een gecoördineerde inkoop organisatie. De gecoördineerde inkooporganisatie wordt getypeerd door de uitvoering van de strategische en tactische inkoop (organisatiebrede inkoop) op centraal niveau en de operationele inkoop zo veel mogelijk op

afdelingsniveau. Hierin heeft de inkoopcoördinator een facilitaire rol. Deze vorm past het best bij de gemeente Westerveld, gezien de wens om inkoop te professionaliseren en ook volgens het gevolgde bedrijfsvoeringconcept, dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie legt.

3.1. Taakverdeling inkoopfunctie

De budgethouder:

• -

  zorgt voor budget

• -

  is eindverantwoordelijke en controleert de voorgang.

De materiedeskundige:

• -

  stelt de inhoudelijke eisen voor het bestek op.

• -

  selecteren

• -

  bestellen

• -

  bewaken en nazorg

De inkoopcoördinator:

• -

  begeleidt de activiteiten in het inkoopproces bestaande uit: selecteren, contracteren, bestellen,

  bewaken en nazorg.

• -

  zorgt ervoor dat er – indien mogelijk- besteld wordt binnen de afgesloten raamovereenkomsten;

De taken van de inkoopcoördinator zijn onder te verdelen in:

Strategisch / tactisch

• -

  opstellen inkoopbeleid;

• -

  stelt het inkoopactieplan;

• -

  bundelt inkoopvolumes, waar zinvol;

Operationeel

• -

  neemt deel aan inkoopteams (procesbegeleiding);

• -

  bewaakt de inkoopprocessen;

• -

  zorgdragen voor contractbeheer (verantwoordelijkheid hiervan ligt bij vakafdeling);

• -

  ondersteund en adviseert waar nodig

Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats tijdens de specificatiefase en de selectiefase. Het is daarom van belang de inkoopcoördinator al in een vroeg stadium bij het inkoopproces te betrekken. In de toetsende rol wordt de inkoopcoördinator in ieder geval op een drietal specifieke momenten in het inkoopproces betrokken:

• 1.

  bij specificeren: vooraf toetsen van programma van eisen/bestek aan

  inkooptechnische aspecten;

• 2.

  bij selecteren: toetsen van keuze selectiewijze aan het inkoopbeleid;

• 3.

  bij nazorg: het evalueren van de leverancier met de desbetreffende afdeling.

3.2. Budgethoudersregeling en mandaatbesluit

Bij het inkopen zijn ook de regels die gelden op het gebied van mandatering en budgettering van toepassing (budgethoudersregeling en mandaatbesluit). Hierin is ook de bevoegdheid tot het nemen en het ondertekenen van besluiten geregeld.

Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd de door de raad vastgestelde programmabegroting op productniveau uit te voeren en daartoe verplichtingen aan te gaan. Het college draagt vervolgens de uitoefening van deze bevoegdheid op aan daartoe aangewezen budgethouders.

Met de invoering van de verplichtingenadministratie is de budgethouder verantwoordelijk voor het juist vastleggen van de verplichtingen in het financieel systeem. Tevens toetst de budgethouder of hij/zij op grond van het inkoopbeleid en mandaatstatuut bevoegd is het besluit tot het aangaan van een verplichting te nemen. Voor alle teams waar de verplichtingenadministratie is ingevoerd geldt dat de verplichtingen > € 1.000,00 (tenzij een lager bedrag is afgesproken) moeten worden vastgelegd in het financieel systeem. (Zie bijlage 1)

3.3. Inkoophandboek

De verantwoordelijkheid voor de inrichting van ons inkoopproces is belegd bij de inkoopcoördinator. Om het inkoopproces zo professioneel mogelijk in te richten, wordt gekozen voor een standaard werkwijze die door de gehele organisatie gevolgd dient te worden. Deze bestaat uit eenduidige procedures en werkvoorschriften, die worden vastgelegd in het inkoophandboek. Tevens zijn er een aantal standaardformulieren. (Zie Webveld “Inkoop”)

4. Economische keuzes

De gemeente Westerveld kiest voor optimaal inkopen waarbij zowel de kwaliteit als de prijs worden

meegenomen.

4.1. Inkoopvoorwaarden

Bij iedere aankoop zijn in principe de inkoopvoorwaarden van de gemeente Westerveld van toepassing.

Deze inkoopvoorwaarden worden bij iedere offerteaanvraag automatisch meegestuurd. Zo zijn de inkoopvoorwaarden van toepassing op de binnen gekomen aanbiedingen en hoeft de gemeente Westerveld niet akkoord te gaan met de verkoopvoorwaarden van de leverancier.

4.2. Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures.

De gemeente kan bij openbare en Europese aanbestedingen een aantal selectiecriteria hanteren: deskundigheid, ervaring, de omvang van het bedrijf, de ervaringen van de gemeente met de leverancier bij eerdere inkoop en aanbestedingen, financiële soliditeit van de leverancier, milieu- en veiligheidsaspecten, duurzaamheidaspecten, kwaliteitsgarantie, service, garantie en nazorg. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen dié selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat.

4.3. Gunningscriteria

De offertes die leveranciers indienen, worden zoveel mogelijk beoordeeld op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Hierbij wordt beoordeeld op zowel prijs, kwaliteitscriteria als duurzaamheid.

Het gunnen tegen de laagste prijs wordt alleen toegepast bij zeer gedetailleerd omschreven opdrachten.

4.4. Lokaal en regionaal leveranciersbeleid

Bevoordeling van de lokale en regionale bedrijven is in strijd met het non discriminatiebeleid. Lokale leveranciers kunnen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden.

4.5. Raamovereenkomsten

De gemeente Westerveld streeft ernaar om voor alle gewijzigde herhaling- en routinematige herhalingsinkopen raamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één geschikte leverancier om de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn.

Raamovereenkomsten mogen volgens de wet (BAO) niet langer duren dan vier jaar.

Een raamovereenkomst is een overeenkomst, waarbij voor een langere periode met een bepaalde leverancier is afgesproken dat de inkoop van bepaalde artikelen tegen bepaalde voorwaarden plaatsvindt. Dit kan leiden tot schaalvoordelen en dus goedkopere inkoop. Daarom kiest de gemeente ervoor om meer gebruik te maken van raamovereenkomsten.

Er zijn twee soorten raamovereenkomsten:

• 1.

  raamovereenkomst met een verplichting tot afname: de gemeente is verplicht een bepaalde hoeveelheid tegen vastgestelde voorwaarden af te nemen. Het is een reguliere overheidsopdracht die op de normale wijze wordt aanbesteed. Indien de raamovereenkomst voor meerdere jaren wordt afgesloten dan dient men n.a.v. het totale aanbestedingsbedrag een afweging te maken tussen een meervoudige of Europees aanbesteden.

• 2.

  raamovereenkomst zonder verplichting tot afname: de gemeente is niet verplicht de raamovereenkomst te gebruiken, de leverancier is wel gebonden aan de voorwaarden in de raamovereenkomst. Voor elke aangegane verplichting moet afzonderlijk een offerte worden opgevraagd en een opdracht voor worden versterkt. Hierbij dient men het totale aanbestedingsbedrag (bij gelijksoortige opdrachten) in acht te houden i.v.m. de drempelbedragen voor meervoudig of Europees aanbesteden.

4.6. Samenwerking

Daar waar samenwerking op inkoop gebied mogelijk is tussen gemeenten zal er aansluiting gezocht worden om volume vergroting te verkrijgen. Op deze manier zijn er betere condities te bedingen, en zijn er efficiëntie voordelen te behalen.

Samenwerking bij specifieke trajecten is alleen mogelijk indien het beleid van de buurgemeenten op elkaar is afgestemd en er overeenstemming is over de inzet en de specificaties.

4.8. Duurzaam inkopen

De gemeente Westerveld is deelnemer aan het door het Ministerie van VROM opgezette en door het Agentschap NL uitgevoerde “Programma Duurzaam Inkopen”. Dit houdt in dat bij alle in te kopen goederen, diensten en werken zoveel mogelijk voldoen moet worden aan de criteria die gelden voor milieuvriendelijkheid en duurzaamheid.

De gemeente heeft in 2008 een deelnameverklaring ondertekend waarmee zij zich verbindt aan de doelstelling om in 2010 voor 50% en in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen.

De organisatie dient duurzaamheidaspecten op te nemen zowel bij de specificatie als bij selectie- en gunningscriteria. Voor duurzaamheids criteria kan de website www.pianoo.nl/duurzaaminkopen worden geraadpleegd. Tevens kan de medewerker die belast is met duurzaamheid worden geraadpleegd.

BIJLAGE 1

Samenvatting inkoopbeleid.

Inkoopbeleid gemeente Westerveld

Er wordt Europees aanbesteed, bij investeringen c.q. aanbestedingen boven de volgende bedragen:

Leveringen € 200.000

2A en 2B Diensten € 200.000

Werken € 5.000.000

Ingeval van een Europese aanbesteding wordt in alle gevallen contact opgenomen met de inkoopcoördinator opgenomen. Gezamenlijk wordt dan de te volgen procedure vast gesteld en doorlopen.

Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten onder de hier boven genoemde bedragen worden de volgende procedures gevolgd:

• -

  Werken tussen de € 500.000 en € 5.000.000 is de openbare procedure van toepassing. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de website: www.aanbestedingskalender.nl;

• -

  Voor werken tussen € 50.000 en € 500.000 en voor leveringen en 2A diensten tussen de € 25.000 en € 200.000 wordt de onderhandse procedure gehanteerd;

• -

  Voor werken onder de € 50.000, leveringen en 2A diensten onder € 25.000 en 2B diensten < € 200.000 is dit beleid niet van toepassing. Voor deze aankopen zijn over het algemeen raamovereenkomsten beschikbaar. Wel moeten er offertes worden opgevraagd en schriftelijk opdrachten worden verstrekt.

Voor alle te verwachten verplichtingen boven € 25.000 geldt een meldingsplicht bij de

inkoopcoördinator.

Voor alle teams waar de verplichtingenadministratie is ingevoerd geldt dat de verplichtingen > € 1.000,00 (tenzij een lager bedrag is afgesproken) moeten worden vastgelegd in het financieel systeem.

Afwijkingen van dit beleid zijn mogelijk, maar alleen met een schriftelijke motivatie en in

samenspraak met inkoopcoördinator. Dit adviesblad dient te worden goedgekeurd door het college.

In geval van twijfel welke procedure moet worden gevolgd, de inkoopcoördinator raadplegen tel: 462.

BIJLAGE 2

Dossiervorming

A. Europese en nationaal openbare aanbestedingen.

De dossiers bevatten minimaal de volgende gegevens:

• 1.

  Startformulier en startdocument (opdrachtbeschrijving, samenstelling en rollen van het verwervingsteam, planning, kostenraming, besluitvormingsmomenten, te volgen aanbestedingsprocedure, e.d.);

• 2.

  Aanbestedingsdocument of bestek met o.a. programma van eisen/ bestek en tekeningen, reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden), (concept)overeenkomst, toepasselijke inkoopvoorwaarden, te hanteren selectie- en gunningcriteria en wegingsfactoren

• 3.

  (Voor)aankondiging/ publicatie van aanbesteding;

• 4.

  Nota van inlichtingen;

• 5.

  Ontvangen aanmeldingen en/of inschrijvingen;

• 6.

  Resultaten van de selectie- en gunningfase;

• 7.

  Selectie-/gunningbrieven en afwijzingsbrieven met motivatie;

• 8.

  Proces-verbaal van opening (bij niet-openbare procedure) en/of proces-verbaal van aanbesteding;

• 9.

  Opdrachtbrief of contract;

• 10.

  Verslag evaluatiebijeenkomst gehouden aanbesteding.

B. Meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Deze dossiers bevatten minimaal de volgende gegevens:

• 1.

  Kostenraming;

• 2.

  Offerteaanvraag met o.a. programma van eisen/ bestek en tekeningen en eventueel (concept)overeenkomst en juridische voorwaarden;

• 3.

  Offerteaanvraag;

• 4.

  Nota van inlichtingen en overige correspondentie

• 5.

  Ontvangen offertes;

• 6.

  Uitslag gunning/ proces verbaal van aanbesteding;

• 7.

  Opdrachtverstrekking.

C. Enkelvoudig onderhandse aanbestedingen.

Deze dossiers bevatten minimaal de volgende gegevens:

• 1.

  Offerteaanvraag met o.a. programma van eisen/ bestek en tekeningen en eventueel (concept)overeenkomst en juridische voorwaarden;

• 2.

  Ontvangen offerte;

• 3.

  Opdrachtverstrekking.