Inkoopbeleid gemeente Westerveld

1. Inleiding

Het inkoopbeleid van de gemeente Westerveld geeft de kaders weer voor het inkopen van diensten,

leveringen en werken. De omschrijving die Inkoop het best benaderd is de definitie ‘alles waar een

externe factuur tegenover staat”.

Het begrip “inkoop” wordt vaak gebruikt bij leveringen van goederen en diensten, het woord

“aanbesteden” wordt vaak gebruikt bij werken.

2. Aanbestedingskeuze

De aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het aanbesteden van werken, leveringen of diensten. Voor Europese aanbestedingen gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen (zie 2.4). Ligt de opdrachtwaarde boven dit drempelbedrag, dan moet de opdracht conform de Europese richtlijnen worden aanbesteed. Voor opdrachten met een waarde lager dan de Europese richtlijn, geldt het gemeentelijk inkoopbeleid. Bij aanbestedingen wordt daarbij altijd een zo groot mogelijke openheid en transparantie betracht.

2.1. Waardebepaling

Voor het bepalen van de toe te passen procedure, is het nodig dat de opdrachtwaarde (exclusief BTW) is berekend. Hiervoor geldt dat de opdrachtwaarde vastgesteld wordt door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode, inclusief opties tot verlenging, op te tellen (de gemeente wordt dus gezien als één opdrachtgever). Hierbij worden zowel de eenmalige kosten (investeringen) als de jaarlijks terugkerende kosten (exploitatielasten) meegerekend.

Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, dan wordt de opdrachtwaarde over 48 maanden opgeteld.

Voor opdrachten bestaande uit zowel diensten, leveringen en/of werken bepaalt dat deel dat de grootste waarde vertegenwoordigt of er sprake is van een dienst, levering of werk.

In geen geval mag de gemeente een aanbestedingsprocedure ontduiken door een opdracht te splitsen, op te knippen of op onjuiste wijze te ramen.

2.2. Soorten aanbestedingen

Er wordt onderscheid gemaakt tussen diensten, leveringen en werken.

Werken: betreffen opdrachten voor uitvoering of ontwerp plus uitvoering van bouw, dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel, die er toe bestemd zijn als zodanig een economische of technische functie te vervullen. (bijv. grond-, weg-, waterbouwwerken, restauratiewerkzaamheden, onderhoudswerken).

Leveringen: betreffen opdrachten tot aankoop, huur of huurkoop, incl. de eventuele noodzakelijke werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren, van in principe alle producten. (bijv. kantoorartikelen, grond, bouwstoffen, computers hardware, telefonie).

Diensten: betreffen alle opdrachten die geen werk of levering zijn. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie. (bijv. juridische advisering, accountantsdiensten, groenvoorzieningen, onderhoud sloten, maaiwerk, catering).

2.3. Drempelbedragen

Met betrekking tot het bepalen van de aanbestedingsprocedure gelden onderstaande drempelbedragen.

* A fwijkend van de indicatieve bedragen die genoemd worden in de Gids Proportionaliteit voor werken,

kiest de gemeente ter voorkoming van begunstiging van bedrijven en met oog op marktconforme prijzen

eerde r tot meervoudig onderhandse aanbesteding over te gaan.

* * De Europese drempelbedragen gelden voor de jaren 2012-2013 en zijn excl. BTW. De Europese Commissie

herziet één keer in de twee jaar deze drempelbedragen . De bijstelling van deze drempelbedragen gelden dan

automatisch ook voor onze gemeente .

Afwijkingen van de aanbestedingsvormen onder de Europese drempels zijn mogelijk, maar alleen met een schriftelijke motivatie en in samenspraak met inkoopcoördinator. Dit adviesblad dient te worden vastgesteld door het college.

2.4. Vormen van aanbesteding en procedures

Er zijn vier aanbestedingsprocedure te onderscheiden. Deze zijn:

Enkelvoudig (onderhands): de gemeente nodigt één opdrachtnemer uit een offerte uit te brengen. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers.

Meervoudig (onderhands): de gemeente nodigt minimaal drie opdrachtnemers uit ( minimaal één plaatselijke ondernemer, voor zover binnen de gemeente aanwezig), die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie.

Nationaal aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie): de gemeente plaatst een aankondiging van de aanbesteding op TenderNed en eventueel op de gemeentelijke website. Bij het selecteren van aannemers of leveranciers voor een nationale aanbesteding moeten vooraf selectiecriteria worden opgesteld. Er is vrije concurrentie tussen alle nationale opdrachtnemers.

Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging van een aanbesteding op TenderNed. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers.

Bij enkelvoudige aanbestedingen bestaat de mogelijkheid tot onderhandelen. Voor de meeste enkelvoudige aanbestedingen is een raamcontract beschikbaar.

De 2A diensten moeten geheel conform de aanbestedingswet worden aanbesteed. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn schoonmaakdienstverlening en accountantsdiensten.

Voor 2B diensten is sprake van een verlichte regime, omdat wordt aangenomen dat het niet-Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Men dient alleen de technische specificaties vooraf op te stellen en achteraf geldt een meldingsplicht van de gegunde opdracht. Voorbeelden hiervan zijn beveiliging, catering, rechtskundige diensten, arbeidsbemiddeling.

Nationaal aanbesteden geniet de voorkeur omdat dit maximaal tegemoetkomt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

2.5. Contractduur

Langdurige contracten zijn niet meer van deze tijd. De ontwikkelingen in de markt en in de techniek gaan daarvoor te snel. Te lange contracten verminderen de marktwerking. Korte contracten houden de leverancier scherp. Daarnaast zal de leverancier zorgen voor een constante kwaliteit, omdat hij weet dat er op korte termijn weer een aanbesteding zal plaatsvinden. Verder blijven de prijzen marktconform. Een contract met een termijn van maximaal vier jaar is daarom het uitgangspunt.

In bepaalde gevallen zal een kortdurend contract niet wenselijk zijn, zoals bij zeer specialistische diensten of leveringen. Dergelijke investeringen verdienen zich namelijk over een langere tijd terug. Hierbij kan gedacht worden aan bepaalde softwarepakketten en openbaar vervoersvoorzieningen. Ook bij een overeenkomst die in sterke mate is bepaald door een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld ARBO-arts of "huis"jurist) kan een kortdurend contract niet wenselijk zijn. In dit soort contracten moeten goede afspraken zijn opgenomen over onder andere de indexering en de opzegtermijn.

2.6. Dossiervorming

In het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) maar ook vanuit de Aanbestedingswet worden er eisen gesteld ten aanzien van de dossiervorming van aanbestedingen. Deze eisen hebben betrekking op de uitgangspunten transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. Het moet achteraf mogelijk zijn voor een derde om te kunnen toetsen of de gemeente aan deze uitgangspunten heeft voldaan.

Alle aanbestedingen boven de € 50.000,00 moeten via een startdocument inkoop worden gemeld bij de inkoopcoördinator. Deze beoordeelt het startdocument en neemt dit op in het inkoopregister. Daarnaast moeten alle relevante documenten met betrekking tot de aanbesteding in een project dossier bijgehouden en opgeslagen in het gemeente archief. (zie bijlage 2)

3. Organisatorische keuzes

De Gemeente Westerveld heeft gekozen voor een gecoördineerde inkoop organisatie. De gecoördineerde inkooporganisatie wordt getypeerd door de uitvoering van de strategische en tactische inkoop (organisatiebrede inkoop) op centraal niveau en de operationele inkoop zo veel mogelijk op afdelingsniveau. Hierin heeft de inkoopcoördinator een facilitaire en adviserende rol.

3.1. Budgethoudersregeling en mandaatbesluit

Bij het inkopen zijn ook de regels die gelden op het gebied van mandatering en budgettering van toepassing (budgethoudersregeling en mandaatbesluit). Hierin is ook de bevoegdheid tot het nemen en het ondertekenen van opdrachten geregeld.

Met de invoering van de verplichtingenadministratie is de budgethouder verantwoordelijk voor het juist vastleggen van de verplichtingen in het financieel systeem. Tevens toetst de budgethouder of hij/zij op grond van de budgethoudersregeling en het mandaatbesluit bevoegd is de opdracht tot het aangaan van een verplichting te nemen.

4. Economische keuzes

De gemeente Westerveld kiest voor optimaal inkopen waarbij zowel de kwaliteit als de prijs worden meegenomen.

4.1. Uniforme voorwaarden

Bij iedere aankoop zijn standaard de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Westerveld van toepassing. Deze worden van toepassing verklaard en worden fysiek bijgesloten bij offerteaanvragen, nationale en Europese aanbestedingen. Zo zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing op de binnen gekomen aanbiedingen en hoeft de gemeente Westerveld niet akkoord te gaan met de verkoopvoorwaarden van de leverancier.

Op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten met betrekking tot werken worden de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012(UAV 2012) van toepassing te worden verklaard in plaats van de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Westerveld. De UAV 2012 is meer specifiek toegesneden op de aanbesteding van werken en de daarbij behorende diensten.

4.2. ARW 2012

Werken worden aanbesteed conform het Aanbestedingreglement Werken (ARW 2012). Hierin staan alle procedures voor de aanbesteding van werken beschreven, zowel voor nationale aanbestedingen als voor Europese aanbestedingen.

Voor aanbestedingen van werken onder het Europese drempelbedrag moet in principe het ARW 2012 worden toegepast. Wanneer het ARW 2012 niet wordt toegepast dient dit te worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Boven het Europese drempelbedrag is het ARW 2012 niet verplicht.

4.3. Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In de aanbestedingwet staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures.

De gemeente kan selectiecriteria stellen die betrekking hebben op ten hoogste 1 relevant referentiewerk waarbij per benoemde kerncompetentie (punten die essentieel van belang zijn) deze maximaal 60% van de raming van de opdracht betreft.

De financieel-economische draagkracht kan bijv. worden aangetoond d.m.v. bankverklaring of balansuittreksels. Ook kan er, indien gemotiveerd in de aanbestedingstukken, een omzeteis gesteld worden. Deze mag maximaal 3 keer de geraamde opdrachtwaarde bedragen.

Voor het toetsen van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen gebruikt de gemeente een model Eigen verklaring.

Uitgangspunt is dat de gehanteerde selectiecriteria en administratieve verplichtingen bij een aanbesteding in verhouding moeten staan tot de aard en de omvang de opdracht.

4.4. Gunningscriteria

De offertes die leveranciers indienen, worden in principe beoordeeld op de economisch meest

voordelige inschrijving (EMVI). Hierbij wordt beoordeeld op zowel prijs, kwaliteitscriteria als duurzaamheid. Gunningscriteria op basis van EMVI zijn verplicht bij Europese aanbestedingen.

Onder de Europese drempelbedragen geldt in principe beoordeling op basis van EMVI. Er kan op laagste prijs worden gegund, maar dat dient dan voldoende te worden gemotiveerd in de aanbestedingsdocumenten. Dit wordt voornamelijk toegepast bij zeer gedetailleerd omschreven opdrachten.

4.5. Lokaal en regionaal leveranciersbeleid

De gemeente is weliswaar gebonden de Europese aanbestedingsrichtlijnen na te leven, maar kiest ervoor om binnen de kaders van de wet- en regelgeving een zodanige aanbestedingsstrategie te kiezen dat lokale en regionale leveranciers een volwaardige kans krijgen om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie- en gunningscriteria plaatsvinden.

4.6. Raamovereenkomsten

De gemeente Westerveld streeft ernaar om voor alle gewijzigde herhaling- en routinematige

herhalingsinkopen raamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één geschikte leverancier om de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn.

Raamovereenkomsten mogen volgens de wet niet langer duren dan vier jaar.

Een raamovereenkomst is een overeenkomst, waarbij voor een langere periode met een bepaalde leverancier is afgesproken dat de inkoop van bepaalde artikelen tegen bepaalde voorwaarden plaatsvindt. Dit kan leiden tot schaalvoordelen en dus goedkopere inkoop. Daarom kiest de gemeente ervoor om meer gebruik te maken van raamovereenkomsten.

Er zijn twee soorten raamovereenkomsten:

• 1.

  raamovereenkomst met een verplichting tot afname: de gemeente is verplicht een bepaalde hoeveelheid tegen vastgestelde voorwaarden af te nemen. Het is een reguliere overheidsopdracht die op de normale wijze wordt aanbesteed. Indien de raamovereenkomst voor meerdere jaren wordt afgesloten dan dient men n.a.v. het totale aanbestedingsbedrag een afweging te maken tussen een meervoudige of Europees aanbesteden.

• 2.

  raamovereenkomst zonder verplichting tot afname: de gemeente is niet verplicht de raamovereenkomst te gebruiken, de leverancier is wel gebonden aan de voorwaarden in de raamovereenkomst. Voor elke aangegane verplichting moet afzonderlijk een offerte worden opgevraagd en een opdracht voor worden versterkt. Hierbij dient men het totale aanbestedingsbedrag (bij gelijksoortige opdrachten) in acht te houden i.v.m. de drempelbedragen voor meervoudig of Europees aanbesteden.

4.7. Samenwerking

Daar waar inkoopsamenwerking mogelijk is in de publieke sector zal er aansluiting gezocht worden om meerwaarde te creëren ten opzichte van hetgeen als individuele gemeente bereikt kan worden. Naast financiële meerwaarde leidt samenwerking ook tot (verbeterde) kennisuitwisseling en efficiënter contractbeheer.

Samenwerking bij specifieke trajecten is beter mogelijk indien het beleid van de buurgemeenten op elkaar is afgestemd en er overeenstemming is over de inzet en de specificaties.

Het deelnemen aan inkoopsamenwerkingsvormen is geen doel op zich, maar zal bij elke gelegenheid op mogelijke effecten beoordeeld dienen te worden.

4.8. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen streeft de gemeente Westerveld ernaar om milieu- en sociale aspecten, waar mogelijk, mee te nemen in haar inkopen en aanbestedingen.

Het gaat er om een balans te vinden tussen mensen, milieu en omgeving, en winst. 

4.9. Social Return

Social return is een onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Social Return heeft als doel om ervoor te zorgen, dat een investering die de gemeente doet, naast het ‘gewone' rendement, ook een concrete sociale winst (return) oplevert.

De gemeente Westerveld streeft naar inschakeling van mensen die door belemmeringen niet of zeer moeilijk kunnen deelnemen aan het arbeidsproces. Dit betreft zowel (re) integratie van mensen zonder werk als handhaving en versterking van goede sociale werkvoorziening. Hoe het beste inhoud kan worden gegeven aan de invulling van social return dient bij elke aanbesteding te worden bepaald.