BUDGETHOUDERSREGELING 2019 GEMEENTE WESTERVELD

BUDGETHOUDERSREGELING 2019 GEMEENTE WESTERVELD

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Budget: de middelen die via de programmabegroting en productenraming of bij tussentijdse begrotingswijziging zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken.

Projectbudget: Budget dat is toegekend voor een project. Dit budget wordt beschikbaar gesteld voor de duur van het project. Indien het project nog niet is afgerond, wordt het budget dat resteert aan het eind van het boekjaar automatisch overgeheveld naar het volgende boekjaar

Krediet: de door de raad beschikbaar gestelde middelen voor éénmalige investeringen.

Budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor een rechtmatig en doelmatig financieel beheer van de aan hem, door of namens het college, aangewezen budgetten en kredieten en hierover aan de directeur zowel inhoudelijk als financieel verantwoording aflegt. De budgethouder codeert de uitgave/factuur ten behoeve van de boeking in de gemeentelijke administratie. Hij/zij controleert tevens of het budget toereikend is en beoordeelt of de geleverde dienst ontvangen is

Controller: ondersteuning bij het budgetbeheer van het taakveld. Het signaleren en monitoren van afwijkingen, waaronder het budgetbeheer van projecten en beleidsopdrachten.

Programmacoördinator: verantwoordelijk voor de coördinatie binnen de planning- en controlcyclus.

  Directeur: de algemeen directeur/de gemeentesecretaris.

Verplichtingen/Overeenkomsten:

a. het besluit tot aanneming van werken voor of door de gemeente Westerveld. Hieronder wordt verstaan:

• burgerlijke en utiliteitsbouw;

• grond-, weg- en waterbouw (GWW). Hiertoe worden doorgaans alle infrastructurele werken gerekend, maar bijvoorbeeld ook een gebiedsontwikkelingsproject, dat uit een samenstel van bouwkundige en civieltechnische werken bestaat, moet als een werk worden beschouwd.

b. het besluit tot aangaan van overeenkomsten tot de levering van goederen aan de gemeente Westerveld. Hieronder wordt verstaan: • de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of • indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering.

c. het besluit tot het aangaan van overeenkomsten tot de verlening van diensten aan de gemeente Westerveld. het begrip dienst is te beschouwen als een restbegrip. Als het geen werk of levering is, is het een dienst. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie (bijv. juridische advisering, accountantsdiensten, groenvoorzieningen, onderhoud sloten, maaiwerk, catering).

d. de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins door de gemeente beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders kan medewerkers aanwijzen als budgethouder. De toewijzing van budgetten en kredieten aan budgethouders wordt schriftelijk vastgelegd. Wijzigingen in het budgethouderschap worden éénmaal per jaar voorgelegd aan het College.

• 2.

  De beoordelaar functioneert naast de budgethouder. De beoordelaars worden aangewezen door de budgethouder.

Artikel 3

De griffier is eerste budgethouder voor de budgetten en kredieten ten behoeve van de gemeenteraad.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en kredieten binnen de kaders van de productenraming inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.

Artikel 5

De medewerker die is aangewezen als budgethouder is verantwoordelijk voor het behalen van de aangekondigde doelen en resultaten in de programmabegroting binnen de aan de budgethouder toegewezen budgetten en de kredieten. Tevens is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie van de geraamde inkomsten, waarvoor hij als budgethouder is aangewezen.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen

De budgethouder draagt zorgt voor een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige inzet van de budgetten en kredieten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen.

De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

tot maximaal de budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen; voor meerjarige budgetten dienen de budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn.

tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a.;

tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen.

• 1.

  Alle verplichtingen die worden aangegaan dienen te voldoen aan de regels zoals die zijn vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor de bevoegdheden met betrekking tot het aangaan van verplichtingen wordt verwezen naar het inkoopbeleid en het mandaatbesluit.

• 2.

  In geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is. De budgethouder dient de directeur en het college binnen 72 uur schriftelijk te informeren over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan. De budgethouder zorgt er tevens voor dat binnen 1 maand na het aangaan van dergelijke verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van het budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.

• 3.

  De budgethouder is bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten overeenkomstig de geraamde budgetten of van de geraamde (externe) bijdragen aan de vastgestelde kredieten.

De budgethouder dient er zorg voor te dragen dat vorderingen zodra deze bekend zijn worden vastgelegd in het financieel systeem conform de afspraken die hierover zijn gemaakt.

De budgethouderbeoordeelt de op zijn budgetten en kredieten betrekking hebbende facturen en documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. De budgethouder of aangewezen codeerder codeert de uitgave/factuur ten behoeve van de boeking in de gemeentelijke administratie. Hij/zij controleert tevens of het budget toereikend is. De budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor het budgetbeheer.

De controller ondersteunt de budgethouders bij het budgetbeheer van de toegewezen budgetten en signaleert en monitort afwijkingen, waaronder het budgetbeheer van projecten en beleidsopdrachten.

Het college kan met betrekking tot specifieke verplichtingen bepalen, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

Artikel 7

De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten die niet binnen hetzelfde programma vallen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als hij daarvoor van de Raad vooraf toestemming heeft gekregen.

De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten binnen hetzelfde programma, waarvoor hij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als hij daarvoor vooraf van het college toestemming heeft gekregen.

De budgethouder kan tussen de verschillende onderdelen van budgetten voor hetzelfde productbudgettair neutraal overhevelen mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de wijzigingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende product.

De directeur dient toestemming te geven voor het aanwenden van onderschrijdingen op salarislasten.

Overheveling is niet toegestaan met betrekking tot:

- doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen;

- budgetten die gekoppeld zijn aan urenbesteding;

- kapitaallasten;

- omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten;

- budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve of een voorziening.

Artikel 8 Rapportage en verantwoording

De programmacoördinator (waar nodig ondersteund door de budgethouder) is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controlcyclus.

De budgethouder legt, gehoord hebbende het AT, verantwoording af aan de directeur over het gevoerde beheer inzake het vastgestelde beleid.

Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

Bij dreigende budgetafwijking of afwijking van het beschikbaar gestelde krediet kan de budgethouder in de bestuursrapportages een verzoek doen voor bijstelling van het budget c.q. het krediet.

In de reguliere rapportages meldt de budgethouder welke investeringen zijn gedaan en welke kredieten kunnen worden afgesloten. De budgethouder stelt, indien gewenst, na afronding van een investering een nacalculatie op. In deze nacalculatie komt aan de orde:

- de aanbestedingsresultaten;

- het verschil tussen voor- en nacalculatie en de verklaring daarvan.

De na afloop van het boekjaar resterende budgetten vallen in het rekeningresultaat. Overheveling van budgetten is slechts mogelijk na toestemming door de Raad. Investeringskredieten en restanten daarvan worden afgeraamd, indien deze aan het eind van het opvolgende dienstjaar niet zijn besteed. Hiervan kan worden afgeweken als de budgethouder gemotiveerd kan aantonen dat de prestaties geheel of gedeeltelijk nog zullen worden geleverd.

Artikel 9 Overdracht

Het budgethouderschap van budgetten worden toebedeeld aan een budgethouder conform de meest recente budgethouderslijst. Bij afwezigheid van deze functionaris wordt deze vervangen door de vervanger zoals aangegeven in de budgethouderslijst.

Indien er geen vervanger aangewezen is of de eerste vervanging niet aanwezig is, dan vindt de verdere vervanging plaats door de direct leidinggevende teamleider, of dienst vervanger (gemeentesecretaris ofwel concerncontroller). Bij afwezigheid van de griffier worden diens taken overgenomen door de waarnemend griffier.

Artikel 10 Informatieverstrekking

Financieel beleid draagt er zorg voor, dat de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

De budgethouders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

De financiële administratie toetst of de facturen en de documenten over inkomsten voldoen aan de formele vereisten.

De financiële administratie effectueert de boeking en de betaling van de geaccordeerde facturen en documenten.

De financiële administratie draagt zorg voor het debiteurenbeheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig invorderingsmaatregelen.

Artikel 11 Slotbepaling

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College nadat daarover door of namens de directeur advies is uitgebracht.

Artikel 12 Inwerkingtreding/Citeerartikel

Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.

Met de vaststelling van deze regeling zijn alle voorgaande regelingen betreffende het budgethouderschap vervallen.

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling 2019”.