Inkoopbeleid 2010-2011

2.1 Drempelbedragen*

De gemeente Westerveld hanteert verschillende drempelbedragen, die gebruikt worden om de selectiemethode te bepalen. Hieronder worden de gehanteerde vormen beschreven.

* De drempelbedragen zijn excl. BTW. Er mogen altijd meer offertes worden aangevraagd dan het aantal dat is genoemd.

2.2 Vormen van aanbesteding en procedures.

2.2.1 Europese aanbestedingen

Werken boven € 4.845.000 moet Europees worden aanbesteed. Bij leveringen en diensten is de grens € 193.000.

In dit kader wordt alleen gebruik gemaakt van de openbare aanbestedingsmethode.

Ad 1. De openbare aanbesteding

Dit is een aanbesteding, die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. De openbare procedure start met het plaatsen van de oproep tot mededinging in het Publicatieblad van de EG en de website www.simap.eu In deze oproep wordt direct een prijsopgave gevraagd. Alle belangstellenden kunnen rechtstreeks een offerte indienen. Zij schrijven op die manier in op een opdracht en worden dan ook “inschrijvers” genoemd. Aanbiedingen moet men aanleveren in een gesloten enveloppe, die op een vastgelegd tijdstip aan het eind van de indieningtermijn wordt geopend. De opdrachtgever moet rechtstreeks uit de offertes op grond van de in de oproep bekendgemaakte objectieve selectie- en gunningcriteria een keuze maken aan wie de opdracht wordt gegund.

Europese termijnen

De richtlijnen schrijven minimumtermijnen voor, waaraan men zich dient te houden. Bij de openbare procedure dient de termijn voor ontvangst van aanbiedingen ten minste 52 dagen te bedragen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging. Deze termijn kan tot 36 dagen verkort worden indien er een vooraankondiging heeft plaatsgevonden.

Indien het om dringende redenen onmogelijk is de bovengenoemde termijnen in acht te nemen, kan men gebruik maken van een verkorte procedure. Daarbij dient de termijn voor de ontvangst van de aanvragen tot deelname ten minste 15 dagen te bedragen en de termijn voor de indiening van de aanbiedingen ten minste 10 dagen.

In de vermelde termijnen is niet meegenomen de tijd die intern benodigd is om tot een goed pakket van eisen (bestek) te komen. De totale doorlooptijd is dus langer.

Selectie, technische- en gunningcriteria

Bij de aanbestedingvormen vinden voor het ontvangen van de verzoeken tot deelname dan wel de inschrijving nog drie activiteiten plaats (selectie criteria mag maar één keer worden toegepast), namelijk:

• a.

  de selectie van gegadigden/inschrijvers;

• b.

  technische specificaties: opstellen van het programma van eisen

• c.

  bepalen van de criteria voor de gunning van de opdracht

Ad a. de selectie van gegadigden/inschrijvers

Indien de opdrachtgever een aannemer/leverancier uitzoekt, is het van belang te weten welke eisen de opdrachtgever aan inschrijvers/gegadigden mag stellen. Kern van de zaak is dat er niet gediscrimineerd wordt. De selectiecriteria moeten voor alle inschrijvers gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. In de aankondiging van de opdracht moet duidelijk aangegeven zijn, welke criteria aan inschrijvers worden gesteld. In de richtlijnen staan de eisen die aan de aannemer kunnen worden gesteld. De eisen zijn verdeeld in economische, technische en betrouwbaarheidseisen. Het bedrijf moet economisch en technisch in staat zijn het werk uit te voeren. Selectiecriteria hebben dus slechts betrekking op de kwaliteiten van de inschrijvers en staan los van de offerte. Een inschrijver kan de opdracht alleen gegund krijgen indien hij aan alle geschiktheideisen voldoet.

Ad b. het programma van eisen

Een beschrijving van het/de door de opdrachtgever gewenste werk, levering of dienst kan men terugvinden in het bestek/het programma van eisen. Het door de opdrachtnemer te bereiken resultaat moet zodanig worden opgesteld dat het getoetst kan worden aan de in het bestek geldende eisen. Het bestek is de basis voor de prijsvorming: iedere inschrijver beschikt over dezelfde informatie.

Uitgangspunt van alle aanbestedingen is dan ook dat er een duidelijk en volledig programma van eisen beschikbaar is.

Ad c. de gunning van de opdracht

De richtlijnen geven ten slotte de criteria aan op basis waarvan de opdracht gegund kan worden. In de aankondiging wordt vermeld voor welk criterium is gekozen: de laagste prijs of de meest economisch voordelige aanbieding. Indien geen gunningcriteria zijn aangegeven, bepaalt de richtlijn dat automatisch het criterium van de laagste prijs van toepassing is.

2.2.2 Openbaar aanbestedingen

Werken bij een verwacht aanbestedingsbedrag boven € 500.000 maar onder de Europese grens van € 4.845.000 moeten openbaar worden aanbesteed. De publicatie hiervan wordt geplaatst op de website www.aanbestedingskalender.nl en eventueel in een plaatselijke krant.

Selectiecriteria:

Bij het selecteren van aannemers of leveranciers voor een openbare aanbesteding moeten vooraf selectiecriteria worden opgesteld.

2.2.3 Meervoudig onderhandse aanbesteding

Meervoudig onderhandse aanbesteding mag plaatsvinden voor levering en 2A diensten met een verwacht aanbestedingsbedrag tot € 193.000 en werken met een verwacht aanbestedingsbedrag tot € 500.000. Er worden ten minste drie offertes gevraagd bij geschikte aannemers/leveranciers

De 2A diensten vallen volledig onder de werking van de Richtlijn en moeten geheel conform deze Richtlijn en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht worden aanbesteed. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn schoonmaakdienstverlening en accountantsdiensten.

Selectiecriteria:

Bij het selecteren van aannemers of leveranciers voor een meervoudige onderhandse aanbesteding moeten vooraf selectiecriteria worden opgesteld.

2.2.4 Enkelvoudige aanbestedingen

Bij werken tot € 50.000, leveringen en 2A diensten met een te verwachten aanbestedingsbedrag tot € 5.000 en 2B diensten tot € 193.000 wordt aan één aannemer/leverancier op basis van een open begroting gevraagd een offerte in te dienen.

Voor 2B diensten onder de € 193.000 is het niet nodig meerdere aanbiedingen op te vragen.

Een 2B dienst is een dienst waarbij er een persoonsgebonden dienst wordt verleend (adviseurs). Bij 2B diensten is het alleen verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen.

Bij enkelvoudige aanbestedingen bestaat de mogelijkheid tot onderhandelen. Voor de meeste enkelvoudige aanbestedingen is een raamcontract beschikbaar. Info hierover bij de inkoopcoördinator.

2.2.5 Dossiervorming

In het kader van de Wet Openbaarheid bestuur maar ook vanuit de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten worden er eisen gesteld ten aanzien van de dossiers die van aanbestedingen dienen te worden aangemaakt. Deze eisen hebben betrekking op de uitgangspunten transparantie, nondiscriminatie en objectiviteit. Het moet achteraf mogelijk zijn voor een derde om te kunnen toetsen of de gemeente aan deze uitgangspunten heeft voldaan. Alle relevante documenten aangaande een aanbesteding of aangegane verplichting worden daarom in een project dossier bijgehouden en opgeslagen in het gemeente archief.

3.1 Gecoördineerde inkooporganisatie

De Gemeente Westerveld heeft gekozen voor een gecoördineerde inkoop organisatie. De gecoördineerde inkooporganisatie wordt getypeerd door de uitvoering van de strategische en tactische inkoop (organisatiebrede inkoop) op centraal niveau en de operationele inkoop zo veel mogelijk op afdelingsniveau. Hierin heeft de inkoopcoördinator een facilitaire rol. Deze vorm past het best bij de gemeente Westerveld, gezien de wens om inkoop te professionaliseren en ook volgens het gevolgde bedrijfsvoeringconcept, dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie legt.

3.2 Taakverdeling binnen inkooptrajecten

De (hoofd)budgethouder:

• -

  zorgt voor budget

• -

  is eindverantwoordelijke en controleert de voorgang.

De materiedeskundige:

• -

  stelt de inhoudelijke eisen voor het bestek op.

• -

  selecteren

• -

  bestellen

• -

  bewaken en nazorg

De inkoopcoördinator:

-begeleid de activiteiten in het inkoopproces uit: selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg.

-zorgt ervoor dat er – indien mogelijk- besteld wordt binnen de afgesloten

raamovereenkomsten;

Neven taken inkoopcoördinator:

Strategisch / tactisch

• -

  beheert het inkoopbeleid;

• -

  stelt het inkoopactieplan;

• -

  bundelt inkoopvolumes, daar waar zinvol;

Operationeel

• -

  neemt deel aan inkoopteams (procesbegeleiding);

• -

  bewaakt de inkoopprocessen;

• -

  zorgt voor contractbeheer.

• -

  ondersteund en adviseert waar nodig

Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats voor het

onderhandelen. De meeste invloed kan worden uitgeoefend tijdens de specificatiefase en de selectiefase. Het is daarom van belang de

inkoopcoördinator al in een vroeg stadium bij het inkoopproces te betrekken. In de toetsende rol wordt de inkoopcoördinator in ieder geval op een drietal specifieke momenten in het inkoopproces betrokken:

• 1.

  bij specificeren: vooraf toetsen van programma van eisen/bestek aan inkooptechnische aspecten;

• 2.

  bij selecteren: toetsen van keuze selectiewijze aan het inkoopbeleid;

• 3.

  bij nazorg: het evalueren met de desbetreffende afdeling van de leverancier.

3.3 Inkoophandboek

Het gehele inkoopproces ligt niet bij de materiedeskundige van de afdeling maar bij de inkoopcoördinator. Om het inkoopproces zo professioneel mogelijk in te richten, wordt gekozen voor een standaard werkwijze. Deze bestaat uit eenduidige procedures en werkvoorschriften, die worden

vastgelegd in het inkoophandboek. Tevens zullen een aantal standaardformulieren worden opgenomen.

4.1 Inkoopvoorwaarden

Bij iedere aankoop zijn de inkoopvoorwaarden van de gemeente Westerveld van toepassing.

Deze inkoopvoorwaarden worden bij iedere offerte aanvraag meegestuurd. Zo zijn de inkoopvoorwaarden van toepassing op de binnen gekomen aanbiedingen en hoeft de gemeente Westerveld niet akkoord te gaan met de verkoopvoorwaarden van de leverancier.

4.2 Offertevergelijk

De offertes die leveranciers indienen, worden zoveel mogelijk beoordeeld op de economisch voordeligste aanbieding (beoordeling op zowel prijs, kwaliteitscriteria en duurzaamheid). Het gunnen tegen de laagste prijs wordt alleen toegepast bij zeer gedetailleerd omschreven opdrachten.

De gemeente Westerveld streeft naar inschakeling van mensen die door belemmeringen niet of zeer moeilijk kunnen deelnemen aan het arbeidsproces. Dit betreft zowel (re) integratie van mensen zonder werk als handhaving en versterking van goede sociale werkvoorziening. Naast een economische afweging, wordt deze sociale component meegenomen in de selectie criteria.

4.3 Lokaal en regionaal leveranciersbeleid

Bevoordeling van de lokale en regionale bedrijven is in strijd met het non discriminatiebeleid. Lokale leveranciers kunnen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden.

4.4 Mantel / Raam overeenkomsten

De gemeente Westerveld streeft ernaar om voor alle gewijzigde herhaling- en routinematige herhalingsinkopen mantelraamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één geschikte leverancier om de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn.

4.5 Samenwerking

Daar waar samenwerking op inkoop gebied mogelijk is tussen gemeenten zal er aansluiting gezocht worden om volume vergroting te verkrijgen. Op deze manier zijn er betere condities te bedingen, en zijn er efficiëntie voordelen te behalen.

4.6 Duurzaam inkopen

De gemeente Westerveld streeft naar een milieuvriendelijk inkoopbeleid. Bij alle in te kopen of aan te besteden goederen, diensten en werken wordt een afweging gemaakt ten aanzien van duurzaamheid.

De organisatie is zelf verantwoordelijk in hoeverre invulling wordt gegeven aan de aspecten t.a.v. duurzaamheid in de specificatie. Hoe de afweging is gemaakt, en hoe de duurzaamheidaspecten wel of niet zijn ingevuld wordt vastgelegd in een rapportage.

Voor duurzaamheids criteria wordt de website: www.senternovem.nl geraadpleegd.