Regeling HRM-Gespreksvoering en Beoordeling

Ondertekening

Toelichting

Artikel 2 lid 2 en Artikel 4 lid 2 bepalen:” In daartoe aanleiding gevende gevallen kan een (P&O-) adviseur bij het gesprek aanwezig zijn. Aan de andere gesprekspartner wordt dit van te voren gemeld.”

Een P&O-adviseur of een eigen adviseur van de medewerker kunnen op verzoek van de medewerker en/of leidinggevende bij het HRM- of beoordelingsgesprek aanwezig zijn. Het uitgangspunt is en blijft dat het om een tweerichtingsgesprek gaat (en dus twee gesprekspartner: de leidinggevende en de medewerker), gebaseerd op gelijkwaardigheid. In het geval dat een adviseur gewenst wordt, is het uitgangspunt dat men zich zoveel mogelijk van tevoren laat adviseren, zodat het tweegesprek bij het HRM-gesprek of het beoordelingsgesprek behouden blijft.

Indien toch aanwezigheid van een adviseur tijdens het gesprek wordt gewenst, dan beperkt de adviseur zich zoveel mogelijk tot objectieve procesbegeleiding- en waarneming. De adviseur heeft geen inhoudelijke bijdrage: dit is de verantwoordelijkheid van de medewerker en de leidinggevende. De adviseur kan begeleiding geven op de gespreksvoering, de mogelijkheden in vervolgafspraken en de rechtspositie toelichten. Inhoudelijke onenigheid tussen medewerker en leidinggevende kan voorgelegd worden aan de naasthogere leidinggevende in diens hoedanigheid als beoordelingsautoriteit. De beoordelingsautoriteit is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de HRM-gesprekken en beoordeling.

Over het algemeen geldt dat in geval van onenigheid het beter is om niet te wachten met het bespreekbaar maken hiervan tot het moment van een HRM-gesprek of beoordeling.

Artikel 2, lid 10

bepaalt dat naar wens van de ambtenaar of leidinggevende meer HRM-gesprekken kunnen plaatsvinden.

Er is een minimum aantal te voeren HRM-gesprekken geregeld in de Regeling HRM-Gespreksvoering en Beoordeling. Naar wens mogen er meerdere gesprekken worden gevoerd. Gemeente Westland voert het beleid dat leidinggevenden als primaire taak de sturing en coaching van medewerkers hebben. Binnen dit beleid past het dat naar wens van de medewerker of de leidinggevende meerdere gesprekken kunnen worden gevoerd. Een voorbeeld in deze: een medewerker wil graag over zijn/haar persoonlijke ontwikkeling wil praten, maar wil hier niet mee wachten totdat het POP-gesprek formeel aan de orde is. In dat geval vraagt de medewerker eerder om een POP-gesprek.

Artikel 2, lid 13 bepaalt dat het (verslag op het) gespreksformulier door beiden voor akkoord wordt ondertekend.

Indien er geen overeenstemming is tussen medewerker en leidinggevende over het tekstverslag van het gevoerde gesprek kan men hierover in overleg gaan, eventueel in het proces ondersteund door een P&O-adviseur of naasthogere leidinggevende.

Komt men niet tot overeenstemming dan bepaalt de leidinggevende hoe de tekst op papier staat en heeft de medewerker de mogelijkheid om zijn/haar zienswijze op het formulier te vermelden.

Artikel 2, lid 14

bepaalt dat indien de leidinggevende en de ambtenaar, ook na onderling overleg hierover of na overleg hierover met de naasthogere leidinggevende , geen overeenstemming hebben over het verslag van het gevoerde gesprek en/of de afspraken in het verslag, stelt de leidinggevende het verslag (inclusief de afspraken) vast en heeft de ambtenaar de mogelijkheid om zijn/haar zienswijze op het formulier te vermelden.

Hiertegen kan de ambtenaar dus geen bezwaar maken. Wel kan de ambtenaar bezwaar maken tegen de beoordeling die volgt op de HRM-gesprekken.

Artikel 2, lid 15

bepaalt dat ten aanzien van het persoonlijk ontwikkelingsplan geldt dat dit gezamenlijk wordt vastgesteld door de leidinggevende en ambtenaar. Bij ontbreken van overeenstemming is uiteindelijk de beslissing van de leidinggevende namens de werkgever een voor beroep vatbaar besluit.

Hiertegen kan de ambtenaar dus wel bezwaar maken. Dit is een bepaling in de CAR/UWO.

Zie ook Artikel 6, lid 4: Op de HRM-gespreksverslagen van het Startgesprek, Functioneringsgesprek, Persoonlijk Werkplan-gesprek, Loopbaanadviesgesprek of Functioneringsgesprek is geen bezwaar mogelijk.

Bij deze gespreksverslagen heeft de ambtenaar de mogelijkheid om zijn/haar zienswijze op het formulier te vermelden.

Artikel 2, lid 17

bepaalt dat kosten die gemaakt zullen worden in het kader van de in het persoonlijk ontwikkelplan opgenomen opleiding en activiteiten door het college vergoed, dat het benodigd verlof voor opleidingsactiviteiten wordt overeengekomen conform de Regeling Studiefaciliteitenen en dat de overige bepalingen van de Regeling Studiefaciliteiten tevens onverkort van toepassing zijn op de in het kader van de in het persoonlijk ontwikkelingsplan opgenomen opleiding en activiteiten.

De bepaling dat een opleiding die in het kader van een persoonlijk ontwikkelplan wordt gevolgd voor 100% door de werkgever wordt bekostigd, is direct uit de CAR/UWO overgenomen. Een opleiding die in een persoonlijk ontwikkelplan wordt opgenomen dient altijd volledig aan te sluiten op de belangen van de werkgever.

Voor het benodigde studieverlof dat voor deze opleiding overeengekomen dient te worden, geldt de bepaling over de studie-urencompensatie zoals deze is opgenomen in de Regeling Studiefaciliteiten. In deze regeling is bepaald dat indien er sprake is van een dienstopdracht (geen vrije keus van de medewerker, maar een opdracht van de werkgever) wordt 100% van de aan de studie te besteden tijd vergoed en indien sprake is van tevens persoonlijk belang wordt maximaal 7,2 studie-uren per week gecompenseerd. Voor deeltijders geldt dit aantal uren naar rato.

Verder is bepaald dat alle regelingen en bepalingen opgenomen in de Regeling Studiefaciliteiten onverkort van toepassing zijn op opleidingsactiviteiten die via de POP zijn overeengekomen. Dit geldt dus ook voor de terugbetalingsverplichting en voor de wijze van aanvragen. Ook opleidingsactviteiten in het kader van het persoonlijk ontwikkelplan dienen te worden aangevraagd conform de administratieve organisatie van de Regeling Studiefaciliteiten.

Artikel 2, lid 18

bepaalt dat in het POP-gesprek tevens opleidingswensen kunnen worden besproken die geen deel uitmaken van het persoonlijk ontwikkelplan (geen volledige aansluiting op de belangen van de werkgever). Deze opleidingswensen dienen te worden aangevraagd door de medewerker conform de Regeling Studiefaciliteiten.

Deze bepaling is in de Regeling HRM-Gespreksvoering en Beoordeling opgenomen om er voor te zorgen dat er vrijuit over 'ontwikkeling' kan worden gesproken. Ook is het van belang om te spreken over ontwikkelwensen die niet volledig aansluiten op de belangen van de werkgever, maar wel bijdragen aan de persoonlijke groei en motivatie. Dergelijke opleidingsactiviteiten kunnen via de Regeling Studiefaciliteiten worden aangevraagd.

Artikel 2, lid 19 benoemt dat er bijzondere omstandigheden kunnen zijn waardoor geen HRM-gesprek kan worden gehouden.

Een bijzondere omstandigheid is bijvoorbeeld (langdurige) ziekte van de leidinggevende of medewerker. In alle gevallen zal uiterst getracht moeten worden om de cyclus van HRM-gesprekken en beoordelen doorgang te laten vinden. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen, waardoor dit echt niet haalbaar is, Een definitie van zulke bijzondere omstandigheden kan niet op voorhand worden gegeven, omdat onvoorzien is welke zulks zijn. Indien een gesprek of beoordeling geen doorgang kan vinden en de medewerker is het daarmee oneens, dan kan de medewerker zich altijd richten tot de P&O-adviseur voor het proces, de naasthogere leidinggevenden of opschalen of uiteindelijk bezwaar maken tegen het besluit om niet conform de cyclus genoemd in de Regeling HRM-Gespreksvoering en Beoordeling het gespreksmoment of beoordeling te laten plaastvinden.

Artikel 2, lid 20

bepaalt dat zonder dat te behalen resultaten en afspraken betreffende het functioneren zijn besproken/vastgelegd (bijv. in een functiebeschrijving, taakomschrijving, startgesprek, bilateraal overleg, functioneringsgesprek) en er geen mogelijkheid tot verbetering is geboden, geen beoordeling kan worden opgemaakt.

Een redelijke termijn om de mogelijkheid tot verbetering te bieden is 3 maanden. Dit betekent dus dat 3 maanden nadat (nogmaals) kenbaar is gemaakt aan de medewerker wat er van het functioneren wordt verwacht, het functuioneren kan worden beoordeeld.

Artikel 3 lid 3 bepaalt dat een beoordeling tenminste eenmaal per twee jaar wordt opgemaakt.

De reden van beoordelen is niet primair het nemen van een rechtspositioneel besluit. Indien een rechtspositioneel besluit genomen wordt, waaraan een beoordeling ten grondslag dient te liggen dan kan ook eerder dan binnen 2 jaar een beoordeling worden opgemaakt. Dit kan overigens ook op verzoek van de medewerker. Voorwaarde om een beoordeling te mogen opmaken is dat te behalen resultaten en afspraken betreffende het functioneren zijn besproken en vastgelegd en dat er een mogelijkheid tot verbetering is geboden (binnen het beoordelingstijdvak dient een functioneringsgesprek te zijn gevoerd).

Bij de Gemeente Westland is de HRM-gesprekscyclus en het beoordelingssysteem zodanig afgesproken dat de medewerker recht heeft op deze vorm van feedback over het functioneren. Juridisch gezien kunnen rechtspositionele besluiten ook ondersteund worden door andere vormen van verslaglegging en overleg. Om de medewerkers van de Gemeente Westland bescherming te bieden tegen dergelijke onvoorziene besluiten, is de Regeling HRM-Gespreksvoering en Beoordeling tot stand gekomen.

De primaire reden van beoordelen is om medewerkers een helder rapport te verschaffen over hun functioneren. Het maakt deel uit van het proces van het gespreksinstrumentarium. Dit proces richt zich op de ontwikkeling van medewerkers in hun vakmanschap.

De beoordeling wordt in principe voorafgegaan door 3 gesprekken (functioneringsgesprekken en 1 keer in de 3 jaar een POP-gesprek en 1 keer in de 5 jaar een loopbaanadviesgesprek). In deze gesprekken wordt toegewerkt naar duurzaam inzetbaar houden van medewerkers, talenten ontwikkelen en behouden, een juiste match tussen medewerker en functie en het verhogen van de arbeidssatisfactie en de kwaliteit van het vakmanschap.

Eenmaal in de twee jaar wordt in rapportvorm in termen van scores (beoordeling) de resultante van het leer- en ontwikkelproces in het functioneren opgemaakt. Dit is voor zowel de medewerker als de organisatie een moment van concretisering van het functioneren en een start voor een nieuwe cyclus hrm-gesprekken.

Artikel 3, lid 8 bepaalt dat zonodig in overleg en met instemming tussen beoordelaar en ambtenaar, informant(en) kunnen worden geraadplee

gd en

Artikel 4 lid 3 bepaalt dat de informant(en) in onderling overleg en instemming ook kan/kunnen worden uitgenodigd het gesprek geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

In geval van een meningsverschil hierover tussen medewerker en leidinggevende wordt de naasthogere leidinggevende geraadpleegd in diens hoedanigheid als beoordelingsautoriteit. De beoordelingsautoriteit is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de beoordeling.

Indien de medewerker van oordeel is dat de beoordeling niet tot stand had mogen komen met informatie van de betreffende informant, of van oordeel is dat de informant het gesprek niet had mogen bijwonen, dan kan de medewerker bezwaar tegen de beoordeling maken via de bezwaarprocedure. Overigens kan ook op verzoek van de medewerker een informant worden geraadpleegd.

Vermelding van de informant op het beoordelingsverslag is geregeld op het beoordelingsformulier en in artikel 3 lid 7 (bij het opstellen van de beoordeling wordt gebruik gemaakt van het beoordelingsformulier waarop de informanten moeten worden vermeld). Dit waarborgt dat de medewerker op de hoogte is van het raadplegen van informanten en welke perso(o)n(en) dit is (zijn).

Artikel 7 lid 3 bepaalt dat het gespreksformulier (en het daarop weergegeven verslag) van de HRM-gesprekken, inclusief de module functioneringsgesprek(ken) tenminste wordt bewaard tot de navolgende beoordeling en na het onherroepelijk worden van de navolgende beoordeling wordt vernietigd tenzij de beoordelingsautoriteit besluit dat betreffende gespreksformulieren langer bewaard moeten blijven vanuit rechtspositionele overwegingen. Tegen dat besluit kan bezwaar en beroep plaatsvinden.

De beoordelingsautoriteit kan met redenen omkleed besluiten om gespreksverslagen (nog) langer te bewaren. Dit kan gebeuren in het geval dat het functioneren van de medewerker hiertoe aanleiding geeft. In geval van onvoldoende functioneren bijvoorbeeld. Deze bepaling geeft de organisatie dus altijd de mogelijkheid om verslagen langer te bewaren.

Gespreksverslagen kunnen gebruikt worden voor negatieve rechtspositionele besluiten, maar nooit op zichzelf staand. Wel als onderdeel van een groter geheel. Zoals gezegd heeft de beoordelingsautoriteit altijd de mogelijkheid om te besluiten verslagen van HRM-gesprekken langer te bewaren en zodoende een dossier te vormen. De beoordelingsautoriteit dient dit op het beoordelingsformulier (=besluit) aan te geven, waarmee voor de medewerker bezwaar mogelijk is.

De medewerker zelf kan ook verzoeken om verslagen langer te bewaren. Een verslag of behaald resultaat waarop men trots is, kan een reden zijn om hiertoe te verzoeken.

Gemeente Westland heeft ervoor gekozen om verslagen standaard te bewaren tot de navolgende beoordeling (dus de beoordeling na de eerstvolgende beoordeling: de 2e beoordeling in 4 jaar) omdat de Gemeente Westland wil investeren op de mens en zijn/haar vakmanschap.

Een van de middelen om hierop te investeren is mobiliteitsbeleid. Het gespreksinstrumentarium heeft daarom een functioneringsgesprek, POP-gesprek en loopbaanadviesgesprek in zich.

Doelen hiervan zijn het duurzaam inzetbaar houden van medewerkers, talenten ontwikkelen en behouden, een juiste match tussen medewerker en functie en het verhogen van de arbeidssatisfactie en de kwaliteit van het vakmanschap.

Om een goede loopbaanbegeleiding te kunnen realiseren is het van belang om over langere termijn te kunnen kijken naar de ontwikkeling van medewerkers en gemaakte loopbaan-, ontwikkel- en/of werkafspraken. Niet in de beoordeling, maar juist in het functioneringsgesprek, POP-gesprek en loopbaanadviesgesprek worden dergelijke afspraken en bespreking daarover vastgelegd. Om de ontwikkellijn te zien en eerdere afspraken te achterhalen is het van belang om deze verslagen langer te bewaren. Het verslag kan derhalve gebruikt worden in loopbaanadviestrajecten, scholingstrajecten en/of ontwikkeltrajecten.

Het bewaren van de verslagen geeft de medewerker de garantie dat eerder gemaakte afspraken en/of behaalde resultaten niet verloren gaan bij bijvoorbeeld een wisseling van de leidinggevende.

Artikel 7, lid 3 bepaalt dat de beoordelingsautoriteit kan besluiten om betreffende gespreksformulieren langer te bewaren vanuit rechtspositionele overwegingen. Tegen dat besluit kan bezwaar en beroep plaatsvinden.

In het betreffende artikel wordt gemeld dat tegen dit besluit bezwaar- en beroep mogelijk is. Het besluit om formulieren langer te bewaren wordt op het beoordelingsformulier vermeld en bekrachtigd door de beoordelingsautoriteit. Als zodanig maakt het onderdeel uit van het "besluit" beoordeling en kan bezwaar- en beroep worden aangetekend.