Verordening op de Raadsinformatieavonden en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland

1. De Raad van de gemeente Westland heeft met ingang van 28 september 2011 de volgende raadscommissies:

• a.

  de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving

• b.

  de raadscommissie Economie, Financieel beleid en Organisatie

• c.

  de raadscommissie Ruimte

• d.

  de raadscommissie Bestuur

2. Op elk moment kan de Raad deze indeling wijzigen en nieuwe commissies, al dan niet ter vervanging van de bestaande commissies instellen.

1. De raadscommissies dragen in het kader van hun informatie- en overlegtaken ingevolge artikel 82 lid 1 Gemeentewet op de aan hen door de Raad bij deze verordening toegewezen beleidsterreinen en taakvelden zorg voor de voorbereiding van de besluitvorming van de Raad. Zij kunnen op die beleidsterreinen overleg plegen met het College, de Burgemeester of de afzonderlijke wethouders.

2. De raadscommissies hebben tot taak de informatiepositie van de Raad voor al zijn werkzaamheden te bevorderen en te dienen. Zij vormen het sluitstuk van het informatieproces ten behoeve van de besluitvorming door de Raad. Een hoofdtaak is, om in de raadscommissies ten aanzien van de voor behandeling in de raadsvergadering voorgedragen onderwerpen te adviseren of deze door kunnen naar de voorlopige raadsagenda.

3. De adviestaak van de raadscommissies betreft de agendeerbaarheid op technisch-procedurele aspecten, onverminderd de rechten tot agendering van de leden en de fracties van de Raad en onverminderd de bevoegdheid van de Raad, op grond van de Gemeentewet en artikel 15 en de andere bepalingen in het Reglement van Orde van de Raad, zijn agenda vast te stellen.

4. Ten aanzien van de agendeerbaarheid van de onderwerpen wordt de adviserende mening van de fractievertegenwoordigers door de voorzitter van de raadscommissie gepeild en geregistreerd door de commissiegriffier en vervolgens ter kennis gebracht aan het Presidium.

1. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raadscommissie zijn overeenkomstig artikel 82 Gemeentewet, leden van de Raad.

2. De Raad benoemt de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissies. Deze bezetten geen fractiezetel in de raadscommissie en zij vervullen als een onafhankelijk voorzitter op politiek-neutrale wijze de door de Raad door middel van deze verordening opgelegde taken.

3. De leden van de raadscommissies worden op voordracht van de fracties uit de kring van raadsleden en fractieadviseurs door de Raad benoemd overeenkomstig artikel 31 en artikel 82 lid 3 van de Gemeentewet. Dit geschiedt naar evenredigheid aan de vertegenwoordigers van de fracties in de Raad, met dien verstande dat voor de raadscommissies Maatschappelijke Omgeving, raadscommissie Ruimte en raadscommissie Economie, Financieel beleid en Organisatie, de fracties GemeenteBelang Westland vijf leden per raadscommissie, de fractie CDA vier leden per raadscommissie en de fractie LPF drie leden per raadscommissie mogen voordragen; de fracties Westland Verstandig en Progressief Westland twee leden per raadscommissie mogen voordragen en de fracties VVD Westland, ChristenUnie-SGP en D66 Westland één lid per fractie per raadscommissie mogen voordragen.

4. De taken van de Bestuurscommissie Ruimte en Omgeving worden vervuld door de raadscommissie Ruimte.

5. Het Raadsoverleg Financiën maakt als werkgroep deel uit van de raadscommissie Economie, Financieel beleid en Organisatie. Voor deze werkgroep zijn de bepalingen van deze verordening overeenkomstig van toepassing.

6. De leden van de raadscommissies worden voor de huidige raadsperiode benoemd.

7. Een raadslid of fractieadviseur kan zich laten vervangen in de raadscommissie. Hij doet daarover vooraf aan de vergadering mededeling aan de voorzitter, via de commissiegriffier.

8. Alle overige, niet in een betreffende raadscommissie benoemde raadsleden of fractieadviseurs, hebben toegang tot deze raadscommissie en kunnen aan de beraadslagingen ervan deelnemen.

9. De Raad kan de getalsmatige verhouding in en de samenstelling van de raadscommissies op elk moment wijzigen; in ieder geval geschiedt dit wanneer de politieke verhoudingen wijzigen in de Raad. Tevens kan de verhouding en samenstelling van de raadscommissies wijzigen wanneer er vacatures in de raadscommissies ontstaan. Aan het begin van elke nieuwe raadsperiode worden de samenstelling en indeling van de raadscommissies door de Raad in nieuwe samenstelling opnieuw besloten.

10. De raadscommissie Bestuur heeft binnen haar taken en bevoegdheden, zoals onder meer bepaald in artikelen 7, 8, 11, 12 en 13 van deze verordening en onverminderd hetgeen voortvloeit uit overige wet- en regelgeving, het karakter van het bestuurlijk overlegforum van de fractievoorzitters en de Burgemeester. De fractievoorzitters kunnen zich laten vervangen door hun plaatsvervangend fractievoorzitter. Voorts is lid 8 van dit artikel onverminderd van toepassing op de raadscommissie Bestuur.

11. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt:

• a.

  als de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of het lid ophoudt lid te zijn van de raad;

• b.

  als het functieverband van een fractieadviseur is beëindigd;

• c.

  als het commissielid ontslag neemt als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of lid van de raadscommissie;

• d.

  als de raad het commissielid ontslag verleent als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of lid van de raadscommissie.

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 107a Gemeentewet wijst de griffier (een) commissiegriffier aan ten behoeve van elke raadscommissie en de daarbij horende RIA's.

2. De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

3. De griffier regelt de vervanging van de commissiegriffier indien deze verhinderd is als zodanig op te treden.

4. De voorzitter van de Raad en de griffier kunnen aan iedere raadscommissievergadering en RIA deelnemen.

1. Voor een goede invulling van haar taken is een raadscommissie in ieder geval bevoegd:

a. zich tot het College, de Burgemeester en de afzonderlijke wethouders te wenden ter verkrijging van alle stukken en informatie waarvan zij de kennisneming nodig acht;

b. tot het voeren van schriftelijk en mondeling overleg met het College, de burgmeester of de afzonderlijke wethouders;

c. deskundigen in te schakelen en uit te nodigen ter vergadering;

d. tot het met behulp van de griffier of anderszins vergaren van informatie uit bronnen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie.

1. Onverminderd en overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 van deze verordening kunnen raadscommissies, leden van het College en de Burgemeester voor overleg dan wel voor het verstrekken van informatie in de raadscommissievergadering uitnodigen. De wethouders en de Burgemeester kunnen zich daarbij door ambtenaren doen vergezellen.

2. Al dan niet op verzoek van één of meer raadscommissieleden en onverminderd artikel 12 lid c kan de voorzitter bij geagendeerde onderwerpen betrokkenen en informanten uitnodigen en hen het woord verlenen.

1. De voorzitter van de raadscommissie is bestuurlijk verantwoordelijk voor de voorlopige raadscommissieagenda, alsmede voor de activiteitenplanning en het programma en de agenda's betreffende de aan de raadscommissie voorafgaande RIA's, zoals de presentaties, werkbijeenkomsten en andere informatieve bijeenkomsten op de beleidsvelden van zijn raadscommissie.

2. De voorzitter is bestuurlijk verantwoordelijk voor de publicatie van de voorlopige agenda van de raadscommissie en de overige informatieve bijeenkomsten op de beleidsvelden van zijn raadscommissie.

3. De voorzitter wordt ambtelijk ondersteund door de griffie en daarbij in het bijzonder door de voor zijn raadscommissie functionerende commissiegriffier, die voor de raadscommissie en haar voorzitter de secretarisrol vervult.

4. Elke maand vindt er per raadscommissieveld Bestuurlijk Vooroverleg (BVO) ten behoeve van de agendavorming van de raadscommissies en RIA's plaats, waarin participeren: de voorzitter van de raadscommissie, bijgestaan door de betrokken commissiegriffier en de betrokken wethouders, bijgestaan door hun adviseurs.

5. Bij raadsbrede onderwerpen en aangelegenheden wordt de voorzitter van de Raad betrokken; dergelijke onderwerpen kunnen worden behandeld in raadsbrede (werk)bijeenkomsten, RIA's of een vergadering van alle raadscommissies tezamen. Als de voorzitter van de Raad een bijeenkomst of vergadering voorzit is de griffier in deze vergadering de secretaris.

1. De raadscommissies vergaderen zoals geregeld in het vergaderschema en voorts zo dikwijls als door hun voorzitter nodig wordt geoordeeld, dan wel wanneer dit door tenminste twee fracties wordt gevraagd.

2. De voorzitter zendt tenminste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en de plaats van de vergadering.

3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86 eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden of zodanig ter kennis gebracht en toegankelijk gemaakt dat zij zonder beletsel raadpleegbaar zijn.

4. Een raadscommissievergadering wordt op voorstel van de voorzitter geannuleerd indien alle benoemde leden van de raadscommissie het hiermee unaniem eens zijn. Dit laatste wordt in een telefonische, mondelinge peiling of mailconsultatie aangenomen indien één namens elke fractie in de raadscommissie benoemd lid te kennen heeft gegeven het met het annuleren van de raadscommissievergadering eens te zijn.

1. De voorzitter schorst de openbare vergadering nadat tenminste eenvijfde deel van de leden die de presentielijst hebben getekend daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt.

2. De voorzitter verzoekt ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten met uitzondering van de daartoe aangewezen ambtenaren.

3. Op een besloten vergadering of het voornemen daartoe is artikel 86 Gemeentewet van toepassing, evenals artikel 25 Gemeentewet.

4. De bepalingen van deze verordening zijn van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

5. De vergadering beslist of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

6. Indien de vergadering instemt met het beraadslagen met gesloten deuren, opent de voorzitter de besloten vergadering.

7. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

1. Een raadscommissie kan slechts bevoegd beraadslagen en adviseren wanneer naast de voorzitter ten minste een meerderheid (de helft + één) van het aantal in de raadscommissie benoemde leden ter vergadering aanwezig is.

2. Indien bij een vergadering het vereiste aantal benoemde leden niet is opgekomen, belegt de voorzitter met een tussenruimte van tenminste tweemaal 24 uur een nieuwe vergadering, welke wordt gehouden ongeacht het aantal opgekomen leden van de raadscommissie.

3. Indien op grond van de voorgaande leden van dit artikel niet met een quorum vergaderd kan worden en de voorzitter van de vergadering de behandeling van één of meer op de voorlopige agenda staande onderwerpen met de wel aanwezige raadsleden en fractieadviseurs in het belang acht van de informatiepositie van de Raad of de externe beeldvorming kan hij besluiten dat hierover toch beraadslaagd wordt. Deze vergadering en zijn uitkomst heeft een informele status.

1. Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Hetzelfde geldt indien naar het oordeel van de voorzitter een spreker afwijkt van het onderwerp.

2. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen, het storen van de orde of het afwijken van het onderwerp, ontneemt de voorzitter hem het woord.

3. De raadscommissies en RIA's hebben een aanvangstijdstip van 19:00 uur en eindigen uiterlijk om 23:30 uur van dezelfde avond, tenzij de raadscommissie daarvan afwijkt.

4. De planning van de raadscommissievergaderingen en RIA's geschiedt door het Presidium bij een jaarlijks vast te stellen vergaderschema van de Raadsvergaderingen, raadscommissie-vergaderingen en RIA's.

5. Per onderwerp wordt in beginsel door één woordvoerder van een fractie het woord gevoerd.

1. De rondvraag in de raadscommissies worden aan het slot van de agenda geplaatst.

2. Tijdens de raadscommissievergadering kunnen leden van de raadscommissie politiek-actuele, technische, informatieve vragen stellen. De fractievoorzitters en het Presidium hebben de zorg voor het beheersbaar houden van het aantal vragen in de vragenrondes.

3. De deadline voor de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving is op vrijdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de maandag waarop 's avonds de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving vergadert.

4. De deadline voor de raadscommissie Economie, Financieel Beleid en Organisatie en de raadscommissie Ruimte is op maandagmiddag 12:00 uur van de week waarin zij vergadert.

5. De deadline voor de raadscommissie Bestuur is op dinsdagmiddag 12:00 uur van de week waarin zij vergadert.

1. Na opening van de vergadering kunnen andere aanwezige burgers het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep open staat of heeft open gestaan;

• b.

  benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan of kon worden ingediend;

• d.

  een besluit dat wordt voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure zoals opgenomen in de afdeling 3.4 van de Awb.

3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

1. De voorzitter kan de raadscommissie voorafgaande aan, dan wel aan het begin van de vergadering, in overweging geven voor de behandeling van één of meer onderwerpen een spreektijdregeling in acht te nemen.

2. De voorzitter brengt zijn voorstel zo mogelijk vóór de vergadering ter kennis van de leden van de raadscommissie. Ook een lid van de raadscommissie kan een voorstel doen over spreektijd.

3. Zodra de aan een spreker toegekende spreektijd is verstreken, is hij op uitnodiging van de voorzitter gehouden zijn rede onverwijld te beëindigen.

4. Voldoet een spreker niet aan het verzoek van de voorzitter, dan ontneemt de voorzitter hem het woord.

1. De commissiegriffier zal op een lijst de gedane toezeggingen van wethouders, College of Burgemeester registreren. Overeenkomstig artikel 11 onder e van deze verordening wordt genoteerd per fractie of zij in adviserende zin wel of niet akkoord waren met plaatsing op de voorlopige raadsagenda van de voor vervolgbehandeling en besluitvorming in Raad voorgelegde onderwerpen of voorstellen.

2. De geluidsbestanden van de raadscommissievergaderingen worden na de vergaderingen geïndexeerd op spreker en agendapunten, waarna deze gepubliceerd zullen worden op de website van de gemeente Westland.

3. De eventuele stukken en de geluidsbestanden van een besloten vergadering worden niet openbaar gemaakt en liggen uitsluitend voor de leden van de raadscommissie ter inzage of afluistering bij de griffie.

4. Van de informatieve bijeenkomsten tijdens de RIA, niet zijnde een commissievergadering, worden gelet op het karakter van de bijeenkomsten geluidsopnames gemaakt. Deze geluidsbestanden worden de volgende dag op het Extranet van de Raad geplaatst welke vier weken zullen blijven staan. Daarna zijn de geluidsbestanden op de vragen op CD bij de griffie.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of raadsvoorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging hierover, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten peilt de voorzitter overeenkomstig art 11 onder e van deze verordening de adviserende meningen der fracties en formuleert hij een advies voor het Presidium ten behoeve van diens taak de voorlopige raadsagenda op te stellen. Daarbij wordt in het bijzonder aangegeven ten aanzien van welk onderwerp de raadscommissie positief adviseert voor agendering in de Raad, met de meningen per fractie.

1. Van de openbare raadscommissievergaderingen en overige bijeenkomsten in de RIA's kunnen door externen beeld- en geluidsregistraties worden gemaakt vanaf de publieke tribune. Het is echter niet toegestaan voor externen, waaronder de media, de kring waar de raadscommissieleden zitten in de vergaderzaal hiervoor te betreden. Daarnaast kan de voorzitter bepalen dat tijdens een vergadering geen registraties worden gemaakt, indien dit naar zijn oordeel de vergadering kan verstoren.

2. In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het alleen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien de geluidsfuncties hiervan die de orde van de vergadering zouden kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing worden verleend.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na besluitvorming.

2. Op dat moment is overeenkomstig het raadsbesluit waarbij deze verordening is vastgesteld de Tijdelijke Verordening Commissies 2006 ingetrokken.

3. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de Raadsinformatieavonden en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland.