Gedragscode voor leden van het college van burgemeester en wethouders

Ondertekening

Bijlage Lijst onkostenvergoedingen

• 1.

  Opbouw onkostenvergoedingen

Naast vergoedingen voor nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding. Bij de opbouw van de vaste of forfaitaire onkostenvergoedingen voor gemeentebestuurders zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd:

• a.

  Representatie

Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functieuitoefening als politieke ambtsdrager. Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties.

• b.

  Vakliteratuur

Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken.

• c.

  Contributies (verenigingen)

Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d.

• d.

  Telefoonkosten

De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding.

• e.

  Bureaukosten en porti.

Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken.

• f.

  Giften

Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privé-persoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit.

• g.

  Fractiekosten

Bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend.

• h.

  Representatieve ontvangsten aan huis

Hieronder vallen de kosten verbonden aan ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.).

• i.

  Excursies

Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten).

Toelichting deel 2 gedragscode

1. Algemene bepalingen:

Geen bijzonderheden.

2. Belangenverstrengeling, nevenfuncties en aanbesteding:

Reeds aangegeven is dat bestuurders van gemeenten het algemeen belang dienen. Persoonlijk voordeel kan niet het oogmerk zijn.

Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van het publiek belang met het persoonlijk belang van de bestuurder of dat van derden waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het publiek belang niet langer is gewaarborgd. Reeds de schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden.

Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als een bestuurder een nevenfunctie vervult die raakvlakken heeft met de uitoefening van het politieke ambt. Daarbij kan het gaan om een bestuurslidmaatschap van een vereniging die in de gemeente is gevestigd of een commissariaat bij een bedrijf dat met de gemeente zaken doet. Ook als het gaat om de uitoefening van een nevenfunctie waarin de bestuurder qualitate qua is benoemd - bijvoorbeeld als commissaris van een overheidsbedrijf - is het risico van belangenverstrengeling overigens niet uitgesloten. Ook dan hoeven immers de belangen van de gemeente en die van de organisatie waarvoor de q.q. nevenfunctie wordt vervuld niet altijd parallel te lopen.

Ook het hebben van bepaalde financiële belangen of het verrichten van bepaalde financiële transacties kan (de schijn van) belangenverstrengeling veroorzaken. Financieel belang dient hier breed te worden gedefinieerd. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook om financiële deelnemingen in ondernemingen en dergelijke. Zelfs negatieve financiële belangen, zoals bijvoorbeeld schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Dergelijke financiële belangen kunnen een rol gaan spelen bij besluiten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen of grondverkopen.

Bij belangenverstrengeling betreft het niet alleen mogelijk persoonlijk voordeel voor de bestuurder zelf. Het kan ook gaan om bevoordeling van bijvoorbeeld vrienden en familieleden of van bedrijven en instellingen waarmee de bestuurder als privé-persoon banden heeft. De bevoordeling kan naast het verlenen van overheidsgunsten ook bestaan uit het doorgeven van vertrouwelijke overheidsinformatie.

Nevenfuncties

Veel gemeentelijke bestuurders hebben naast hun politieke ambt nog andere (neven)functies, betaald of onbetaald. Het onderstaande is toegespitst op de bestuurders voor wie het ambt een hoofdfunctie is. De strekking ervan zal echter waar mogelijk van overeenkomstige toepassing kunnen zijn op raadsleden.

Het vervullen van nevenfuncties door bestuurders is in zijn algemeenheid uit maatschappelijk, bestuurlijk en ook persoonlijk oogpunt veelal positief te waarderen. Het vervullen van nevenfuncties, in het bijzonder van nevenfuncties buiten de publieke sfeer, vindt echter zijn grens waar dit afbreuk zou kunnen doen aan het aanzien van het ambt en een optimaal functioneren van degene die het ambt vervult. Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dienen bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie aanvaard wordt.

In algemene zin zijn bij het aanvaarden van nevenfuncties twee afwegingen van belang:

• Er mag geen verstrengeling optreden tussen het ambt en de nevenfunctie.

• De nevenfunctie mag niet leiden tot een zodanig tijdbeslag dat daardoor het functioneren als ambtsdrager in het geding komt.

De bestuurder die een nevenfunctie vervult, dient dit voorts te doen vanuit het voortdurend besef dat de belangen van die nevenfunctie en de gemeente uit elkaar moeten worden gehouden.

Inkomsten uit nevenfuncties

Sommige nevenfuncties vervullen bestuurders uit hoofde van hun functie als bestuurder. Dat zijn de nevenfuncties waarin zij ‘qualitate qua’ zijn benoemd (de zogenoemde q.q.-nevenfuncties). De wethouder/burgemeester geniet géén vergoedingen - in welke vorm dan ook - voor werkzaamheden, verricht in nevenfuncties uit hoofde van het ambt, ongeacht of de vergoeding ten laste van de gemeentekas komt of niet. Ontvangen inkomsten moeten in de gemeentekas worden gestort. De overweging is dat de werkzaamheden verricht in de q.q.-functie geacht worden te behoren tot de normale taakvervulling in het kader van de functie of het ambt. De bezoldiging wordt toegekend voor alle in het kader van die normale taakvervulling te verrichten werkzaamheden.

Aan de hand van de volgende criteria kan bepaald worden of een nevenfunctie een q.q.- nevenfunctie is:

• 1.

  Er is een aantoonbaar belang van de gemeente dat de nevenfunctie door een bestuurder wordt vervuld. De bestuurder bekleedt in dat geval de nevenfunctie uit hoofde van het ambt en behartigt (in)direct de belangen van de gemeente.

• 2.

  De nevenfunctie is gekoppeld aan de inhoud en duur van het ambt. Bij beëindiging van de hoofdfunctie moet de nevenfunctie ook worden neergelegd.

Of er sprake is van een q.q.- nevenfunctie zal uiteindelijk uit de feitelijke context moeten blijken. Ook indien de statuten geen eisen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld de termijn waarin het commissariaat of de bestuursfunctie wordt vervuld, maar uit de praktijk blijkt dat er ook bestuurders van andere gemeenten in het stichtingsbestuur zitting hebben, is er sprake van een q.q.-nevenfunctie.

Eventuele vergoedingen uit hoofde van q.q.-functies dienen in de gemeentekas te worden gestort. Het verdient aanbeveling in dat geval de vergoeding door de betreffende instantie rechtstreeks in de kas te laten storten en dit niet via de privé-rekening te laten geschieden. De stortingsplicht betreft slechts de beloning voor geleverde diensten. De aan een q.q.-functie verbonden vergoeding voor (daadwerkelijke) onkosten behoeft niet in de gemeentekas te worden teruggestort.

Inkomsten uit nevenfuncties die niet voortvloeien uit het ambt mogen worden behouden.

Deze inkomsten hoeven onder de huidige wetgeving niet openbaar gemaakt te worden. Wel is wenselijk en gebruikelijk dat bij de openbaarmaking van de nevenfuncties het tijdbeslag wordt aangegeven en of deze betaald dan wel onbetaald zijn. De raad zou kunnen besluiten dat bestuurders op vrijwillige basis inkomsten uit nevenfuncties openbaar maken. Denkbaar is daarbij ook een onderscheid te maken in de soort van functies. Zo ligt het voor de hand in dat geval een uitzondering te maken voor bijvoorbeeld de inkomsten die raadsleden en parttime wethouders verkrijgen uit hun hoofdbetrekking.

Onverenigbaarheid van functies

Het uitoefenen van een of meer andere functies naast het politieke ambt kan onder omstandigheden leiden tot belangenverstrengeling en daarmee een onafhankelijk oordeel van de bestuurder in de weg staan. Daarom is in de Gemeentewet vastgelegd welke functies in ieder geval onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de raad respectievelijk met de functie van wethouder. Controle op het vervullen van deze functies vindt plaats bij de benoeming in het politieke ambt. Wie als bestuurder een functie gaat vervullen die daarmee onverenigbaar is, verliest zijn ambt.

Belangenverstrengeling door nevenfuncties

Als bepaalde nevenfuncties niet wettelijk zijn verboden betekent dat nog niet dat de uitoefening daarvan nooit zou kunnen leiden tot belangenverstrengeling. Het spreekt voor zich dat er van belangenverstrengeling sprake kan zijn bij een vergunningverlening aan een vereniging waarvan de wethouder bestuurslid is. De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf, maar betrokkene zal daarover openbaarheid moeten betrachten en zich daarvoor moeten kunnen verantwoorden in de raad. Naar analogie van de Ambtenarenwet zou in aanvulling op de wettelijke bepalingen in de Gemeentewet voor wethouders als algemene lijn kunnen worden aangehouden dat hij of zij geen nevenwerkzaamheden verrichten waardoor de goede vervulling van het politieke ambt of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de vervulling van het politieke ambt, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Een dergelijke formulering gaat overigens verder dan uitsluitend de bescherming van de integriteit. Daarmee is immers tevens aangegeven dat geen nevenfuncties worden vervuld die afzonderlijk of tezamen een zodanige werkbelasting inhouden dat onvoldoende tijd resteert om het politieke ambt naar behoren te vervullen.

Het risico van belangenverstrengeling hoeft overigens niet altijd te betekenen dat de nevenfunctie zou moeten worden opgegeven. De noodzaak daartoe zal afnemen naarmate het risico een meer incidenteel karakter heeft. Onder omstandigheden is een oplossing dat de betrokken bestuurder zich buiten de concrete besluitvorming houdt.

Bij q.q.-nevenfuncties is het risico van belangenverstrengeling niet uitgesloten. Ook hier kan sprake zijn van verschil in belangen. Het belang van de regio waarvan de burgemeester voorzitter is, is niet altijd gelijk aan dat van de gemeente. En het belang van het energiebedrijf kan in conflict komen met dat van de gemeente. Ter vermijding van iedere schijn van belangenverstrengeling verdient het aanbeveling in de raad nog eens kritisch van gedachten te wisselen over de vervulling van commissariaten door gemeentelijke bestuurders in bijvoorbeeld vervoers- en energiebedrijven. Gemeenten hebben immers ook de mogelijkheid om anderen dan bestuurders als gemeentelijke commissarissen te benoemen.

Financiële belangen

Het gevaar van belangenverstrengeling doet zich voor als een bestuurder financiële belangen bezit die een onafhankelijke besluitvorming kunnen beïnvloeden. Het betreffen dan vooral financiële belangen in ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen en ten aanzien waarvan die gemeente besluiten neemt. In de praktijk kan dit risico optreden bij besluiten over bijvoorbeeld aanbesteding, subsidieverstrekking, steunverlening, verstrekking van leningen en verlening van advies- en onderzoeksopdrachten. Bestuurders zouden in de verleiding kunnen worden gebracht zich bij het nemen van functionele beslissingen mede te laten leiden door persoonlijk financieel belang. Voorzichtigheid, openheid en controleerbaarheid zijn hier van groot belang.

Openbaarheid

Hierboven is aangegeven dat de vervulling van nevenfuncties een serieus integriteitsrisico kan inhouden vanwege eventuele belangenverstrengeling. De vraag welke nevenfuncties wel en welke niet toelaatbaar zijn dient beantwoord te worden aan de hand van de wettelijke criteria. In eerste instantie zal betrokkene zelf de afweging moeten maken of voldaan wordt aan de criteria. Door openbaarmaking kan de vraag ook door anderen beantwoord worden. Melding en openbaarmaking en daardoor de mogelijkheid van democratische controle kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling. Het is om die reden dat er een wettelijke verplichting voor de gemeentelijke bestuurders is om hun nevenfuncties openbaar te maken. Daarmee wordt een en ander controleerbaar en kan zo nodig een publiek debat in staten en raad worden gevoerd over de aanvaardbaarheid van bepaalde nevenfuncties. Raadsleden en wethouders moeten de gegevens over nevenfuncties openbaar maken door ze ter inzage te leggen op het gemeentehuis. Uiteraard is het regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) bijhouden van de lijst van nevenfuncties van groot belang. Wanneer de burgemeester voornemens is een nevenfunctie te aanvaarden die niet voortvloeit uit zijn ambt, moet hij dit melden aan de gemeenteraad. Ook moeten dergelijke functies openbaar gemaakt worden. Dit kan geschieden door terinzagelegging op het gemeentehuis. Het gebruik van de gemeentelijke kan de toegankelijkheid van de informatie vergroten. Hoewel dat wettelijk niet is voorgeschreven, wordt het raadzaam geacht dat burgemeesters op gelijke wijze ook hun q.q.-nevenfuncties openbaar maken.

Er zij op gewezen dat de melding, beoordeling en openbaarmaking slechts momentopnamen zijn. Situaties kunnen zich wijzigen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de inhoud van de hoofdfunctie of van de nevenfunctie verandert. Ook is mogelijk dat de instantie waarbij de nevenfunctie wordt vervuld een andere relatie krijgt met de gemeente. In dergelijke gevallen kan de beoordeling van de vraag of de nevenfunctie toelaatbaar is, anders uitvallen dan in de oorspronkelijke situatie.

Voor het hebben van financiële belangen als zodanig geldt geen meldingsplicht. Het verdient aanbeveling in de raad afspraken te maken over de melding van financiële belangen.

Deelnemen aan een stemming

Belangenverstrengeling hoeft niet altijd structureel te zijn of financieel tot uitdrukking te komen. Het kan ook gebeuren dat een bestuurder incidenteel moet stemmen over - zoals artikel 28 van de Gemeentewet dat aangeeft - 'een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken' of over 'de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort'. Daarbij kan gedacht worden aan familierelaties, eigendommen, zakelijke belangen als bijvoorbeeld aandelen, of bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen. In zo’n geval mag het raadslid niet aan de stemming deelnemen. Daaronder vallen zowel hoofdelijke als schriftelijke stemmingen. De verantwoordelijkheid hiervoor laat de wet in eerste instantie bij betrokkene zelf. Wel kunnen nadere regels worden gesteld in het reglement van orde van de gemeenteraad.

De bepaling van artikel 28 van de Gemeentewet heeft niet alleen betrekking op stemmingen in de gemeenteraad, maar ook op besluiten in het college van B&W. De wettelijke regeling ziet niet op het meedoen aan discussies en het impliciet of expliciet stemmen in commissievergaderingen. Omdat veel besluiten feitelijk in deze verbanden worden genomen, is het verstandig ook hiervoor een regeling te treffen of afspraken te maken.

Betrekkingen met het bedrijfsleven

Het risico van belangenverstrengeling zal met name groot zijn in de zakelijke betrekkingen van de overheid met het bedrijfsleven waarbij grote sommen geld omgaan. Voorbeelden zijn aanbesteding, projectontwikkeling en verkoop van grond. Hieronder zal bijzondere aandacht worden geschonken aan de aanbesteding. Wat hier wordt beschreven geldt echter mutatis mutandis ook voor andere situaties waarin een overheidsorganisatie optreedt als inkoper van goederen of diensten. Besluiten over de aanbesteding van werken zijn bij uitstek een moment waarop overheid en particuliere markt elkaar ontmoeten en waarmee tevens vaak grote bedragen zijn gemoeid. In het kader van integriteit gaat het daarom om een kwetsbare activiteit, waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is.

Beëindiging ambt

Om elke schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan, wordt een draaideurconstructie' voor leden van het college van burgemeester en wethouders niet aanvaardbaar geacht. Deze constructie houdt in dat voormalige leden van het college van burgemeester en wethouders na hun vertrek bij de gemeente, vervolgens door de gemeente weer worden ingehuurd (bijvoorbeeld via een adviesbureau) om werkzaamheden te verrichten. Oud collegeleden worden gedurende twee jaar na het eind van de ambtstermijn uitgesloten van het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden bij de gemeente. Deze termijn is zodanig dat het voormalig lid van het college van burgemeester en wethouders in voldoende mate op afstand is komen te staan van de gemeente, zodat schijn van belangenverstrengeling kan worden vermeden. Het is een oud-bestuurder wel toegestaan om (tegen de gebruikelijke vergoeding) zitting te nemen in de raad.

Aanbestedingsbeleid

Aanbesteden is een vraagtechniek die van oudsher in de bouwwereld gebruikt wordt om aannemers te selecteren. Overheidsorganisaties doen er verstandig aan om voor wat betreft het verlenen van opdrachten een beleid te ontwikkelen aan de hand waarvan genomen besluiten kunnen worden getoetst, zowel inhoudelijk als procedureel, en dat beleid te laten vaststellen door de gemeenteraad. De Gemeentewet geeft op dit punt houvast (artikel 15). Daar is bepaald dat bestuurders niet kunnen optreden als advocaat, procureur of adviseur voor de tegenpartij in geschillen met gemeente. Ze worden ook beperkt in hun optreden als gemachtigde of adviseur. Tevens bestaan er beperkingen met betrekking tot het aangaan van overeenkomsten voor het aannemen van werk, het verrichten van werkzaamheden of het leveren van diensten. De strekking van de artikelen is vooral om een waarborg te scheppen voor de zuiverheid in de verhoudingen tussen bestuurders enerzijds en gemeente anderzijds.

De overheid als aanbesteder heeft te maken met belangen die elke opdrachtgever heeft (kostenbeheersing, een goede prijs-kwaliteitverhouding, tijdige oplevering e.d.), maar heeft daarnaast specifiek te maken met doelstellingen die samenhangen met het overheid zijn, zoals:

• 1.

  doelmatige besteding van publieke gelden;

• 2.

  non-discriminatie in de zin dat bedrijven gelijke kansen krijgen om een opdracht te verwerven en dat bedrijven die aan de aanbesteding meedoen een gelijke behandeling krijgen;

• 3.

  integriteitbewaking;

• 4.

  bevorderen van lokale overheidsbelangen, bijvoorbeeld met betrekking tot werkgelegenheid.

Fasen in het traject van aanbesteding

Het aanbestedingstraject kan in verschillende fasen worden onderscheiden. Ten eerste het voortraject, waarin onder andere de eisen worden vastgesteld waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen. Ten tweede de vaststelling van het bestek als basis voor de aannemingsovereenkomst. Ten derde de aanbesteding zelf waarbij verschillende vormen onderscheiden worden (openbare aanbesteding, openbare aanbesteding met voorafgaande selectie, onderhandse aanbesteding en onderhandse aanbesteding met voorafgaande selectie). Ten vierde de fase van de uitvoering van het project zelf en de controle daarop.

In elk van deze fasen kunnen zich integriteitrisico's voordoen. In de voorfase kan worden gedacht aan situaties waarin een bedrijf is betrokken geweest bij de opdrachtformulering en daarop vervolgens een offerte kan uitbrengen, ofwel een bedrijf dat in feite zijn eigen bestek heeft mogen schrijven. In de fase van aanbesteding zelf is het integriteitrisico dat de opdracht wordt verstrekt op grond van persoonlijke belangen van de bestuurder of van diens familie of vrienden dan wel als gevolg van beïnvloeding door het aanbieden van diensten of geschenken. In de uitvoeringsfase ligt bijvoorbeeld een integriteitrisico in de sfeer van het meer- en minderwerk.

Belangenverstrengeling

Persoonlijke belangen mogen nimmer een rol spelen bij een beslissing over het verlenen van een opdracht aan een bedrijf. Bij een persoonlijk financieel belang is opdrachtverlening volstrekt uit den boze. Een persoonlijk belang behoeft niet per definitie een financieel belang te zijn. Het behoeft ook niet een direct eigen belang te betreffen. Er kan zich het geval voordoen dat een wethouder of gedeputeerde familie- of vriendschapsbetrekkingen heeft met een aanbieder van diensten. Alertheid is dan geboden. De bestuurder dient dit in ieder geval vooraf te melden in het college.

De betrekking als zodanig kan uiteraard nooit een reden zijn om een opdracht te verlenen. Aan de andere kant behoeft de betrekking ook niet tot gevolg te hebben dat de aanbieder zonder meer kansloos moet zijn. De uitgangspunten van openbaarheid en non-discriminatie gelden ook voor hen en hun aanbod zal op dezelfde zorgvuldige wijze beoordeeld moeten worden. Komen zij als beste uit de bus, dan is er geen reden om hen de opdracht te onthouden. In dat geval kan immers worden aangetoond dat van bevoordeling geen sprake is en dat de procedures zijn gevolgd zoals die in het aanbestedingsbeleid zijn vastgelegd. Een belangrijk punt in dit soort situaties kan wel zijn dat de bestuurder op wie de betrekkingen van toepassing zijn, zich onthoudt van deelname aan de besluitvorming.

Beïnvloeding

Pogingen van potentiële opdrachtgevers om bestuurders te beïnvloeden krijgen op verschillende manieren vorm, bijvoorbeeld het aanbieden van diensten of geschenken of het aanbod om mee te betalen aan dienstreizen. Het zijn vormen die in het algemeen bij belangenverstrengeling kunnen optreden en op andere plaatsen besproken worden. Het algemene uitgangspunt is ook hier helder namelijk dat niets mag worden aangenomen dat kennelijk tot doel heeft om de bestuurder bij zijn keuze te beïnvloeden. De bestuurder moet vanuit een onafhankelijke positie zijn keuze kunnen maken en het product of de dienst kunnen beoordelen. Die onafhankelijkheid wordt geschaad door het aannemen van goederen of diensten.

3. Informatie

Een integer bestuurder dient zorgvuldig en correct om te gaan met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij mag geen onjuiste informatie verstrekken of relevante (niet geheime) informatie achterhouden. Ook mag hij niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik maken van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Evenmin mag hij geheime informatie verstrekken. De reden spreekt voor zich. Het zou de betrouwbaarheid en de geloofwaardigheid van de overheid kunnen aantasten.

Oneigenlijk gebruik van overheidsinformatie

Integriteitrisico's kunnen ontstaan als een bestuurder over vertrouwelijke informatie beschikt die hij kan gebruiken om er persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten bate van bijvoorbeeld vrienden, kennissen, familieleden of andere relaties. Het kan daarbij gaan om zaken als de aan- en verkoop van een huis of een stuk grond, de gunning van opdrachten etc. De verleiding kan groot zijn om in de privé-sfeer melding te maken van informatie die voor de relaties van direct belang is. Soms gaat het daarbij om informatie die in principe openbaar wordt, maar waarbij de bestuurder of zijn relaties voordeel hebben bij het eerder verkrijgen van die informatie.

De geloofwaardigheid van de organisatie wordt hiermee aangetast. Er moet op kunnen worden vertrouwd dat informatie bij de gemeente in goede handen is en niet wordt gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor die informatie is verkregen.

Een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie is het lekken van informatie naar pers en media. Het oogmerk is daarbij niet het behalen van een voordeel in de privé-sfeer, maar het nastreven van politieke doeleinden.

Geheime of vertrouwelijke informatie

Er zijn aangelegenheden die naar hun aard vertrouwelijk behandeld moeten worden. De Gemeentewet bevat regels over de beslotenheid van vergaderingen onderscheidenlijk de geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde. Vergaderingen van het college van B&W zijn in beginsel besloten. De raad en de commissies vergaderen in beginsel openbaar, maar er kan besloten worden dat een vergadering wordt gehouden met ‘gesloten deuren’. Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat op de leden ter zake een geheimhoudingsplicht rust. De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die in een besloten vergadering zijn behandeld. Het schenden van die geheimhoudingsplicht kan volgens artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht bestraft worden met gevangenisstraf of een geldboete. Dit geldt overigens niet alleen voor informatie waarvoor nadrukkelijk een geheimhoudingsplicht is opgelegd, maar voor elk geval waarin “hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren” toch dat geheim schendt.

4. Aannemen van geschenken

Bij het afleggen van de ambtseed of belofte verklaren bestuurders dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om benoemd te worden. Ook beloven ze geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten. Dat betekent kort gezegd dat nooit giften of gunsten - ook niet als ze van geringe waarde zijn - mogen worden aangenomen in ruil voor een tegenprestatie.Toch is het binnen de diverse relaties die gemeenten onderhouden niet ongebruikelijk dat geschenken worden gegeven en ontvangen. Dat hoeft geen probleem te zijn zolang de onafhankelijkheid van de bestuurders niet in het geding is.

Geschenken van de gemeente

Het is vanzelfsprekend dat bestuurders niet zelf - op persoonlijke titel - geschenken geven, maar dit namens de gemeente doen. Het gaat dan vaak om relatiegeschenken die verbonden zijn met de gemeente die over het algemeen niet zeer kostbaar zijn.

Geschenken aan de gemeente

Ook met het ontvangen van geschenken door de gemeente moet zorgvuldig en terughoudend worden omgegaan.

Geschenken aan bestuurders

Het ontvangen van geschenken door bestuurders persoonlijk brengt meer risico’s met zich mee dan het ontvangen van geschenken als gemeente. Bedacht moet worden dat de onafhankelijkheid in de besluitvorming op geen enkele wijze mag worden aangetast. Persoonlijk ontvangen of aangeboden geschenken boven een bepaalde waarde (50 EURO) moeten in het college worden gemeld. Bij het ontvangen van geschenken past openheid. Het is daarom minder gewenst om op het huisadres geschenken te ontvangen, als dit toch gebeurd dient dit in het college te worden gemeld.

Diners, excursies en evenementen

In het kader van het integriteitbeleid dienen de begrippen geschenken en diensten ruim te worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, een excursie, werkbezoeken of een gezamenlijk bezoek aan een evenement zijn beïnvloedingsmiddelen waarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Een niet ongebruikelijke vorm van relatiebeheer is het op uitnodiging bezoeken van evenementen zoals Sail, een voetbalwedstrijd, de TT van Assen of andere (internationale) sportevenementen in binnenland of zelfs het buitenland. Het college erkent dat relatiebeheer en netwerken onderdeel uitmaakt van de functie als bestuurder en is van mening dat hiervoor ook ruimte moet zijn. Als het gaat om excursies, werkbezoeken of evenementen (zoals hierboven aangegeven) op uitnodiging is voorwaarde dat zij functioneel zijn en in het belang van de gemeente. Het verdient aanbeveling deze te melden in het college. Het is in dat geval logisch dat de gemeente de reis- en verblijfkosten betaalt. Hetzelfde geldt in principe ook voor diners.

Het bezoek aan evenementen op uitnodiging is doorgaans niet functioneel en in het belang van de gemeente. Dat betekent nog niet dat dergelijke uitnodigingen nooit zouden kunnen worden aangenomen. Wel zal ook hier een grote mate van openheid moeten worden betracht, zodat controle en verantwoording mogelijk is. De openheid betekent ook dat het als regel zou moeten gaan om evenementen waarvoor meerdere personen of instanties worden uitgenodigd. Voorwaarde is verder dat het college hieraan vooraf toestemming verleent en dat de uitnodiging binnen de grenzen van de redelijkheid blijft.

Het spreekt voor zich dat ook door andere geschenken of aangeboden voordelen een onafhankelijke besluitvorming in het gedrang kan komen. Dat beperkt zich niet tot gevallen van persoonlijke bevoordeling zoals bijvoorbeeld een goedkope verbouwing of tuinaanleg. Ook donaties aan de politieke partij van de bestuurder met het oog op een gunstige overheidsbeslissing zijn uit den boze.

5. Bestuurlijke uitgaven

Het belangrijkste onderscheid vormt de afbakening tussen bestuurlijke uitgaven en uitgaven in het privé-domein. Bij de uitoefening van de functie worden kosten gemaakt. Deze functionele kosten geschieden in het directe belang van de gemeente.

Het betreft uitgaven die benodigd zijn om het beroep of de bestuursfunctie te kunnen vervullen. Deze kosten zijn daarmee te onderscheiden van uitgaven die privé worden gedaan. Privé-uitgaven moeten worden bekostigd uit het eigen inkomen; functionele kosten komen in aanmerking voor financiering uit de gemeenschapsgelden. Ter bepaling van het begrip bestuurlijke uitgaven zijn de volgende criteria te formuleren.

·          Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend;

            en

·          De uitgave vloeit voort uit de functie.

Als met de uitgave geen gemeentebelang is gediend, moeten de kosten voor eigen rekening blijven.

De vaste onkostenvergoedingen

Naast vergoedingen voor nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding. Bij de opbouw van de vaste of forfaitaire onkostenvergoedingen voor gemeentebestuurders zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd:

·          Representatie;

·          Vakliteratuur;

·          Contributies (verenigingen);

·          Telefoonkosten;

·          Bureaukosten en porti;

·          Giften;

·          Fractiekosten;

·          Representatieve ontvangsten aan huis;

·          Excursies.

Een specificatie is in de bijlage opgenomen. De vergoedingen zijn vastgesteld in de respectievelijke rechtspositiebesluiten. De samenstelling van de vergoedingen en de hoogte van de bedragen verschilt voor de diverse categorieën gemeentebestuurders. De vergoedingen zijn onderworpen aan de belastingheffing.

6. Declaraties

Onder een declaratie wordt verstaan een voorschotbetaling door de bestuurder die vervolgens wordt gerestitueerd. De bestuurder betaalt dus in eerste instantie de uitgave uit eigen middelen en verzoekt terugbetaling van het bedrag door gemeente. Terughoudendheid is geboden bij deze financieringswijze van bestuurlijke uitgaven. Het verdient de voorkeur eigen middelen en publieke middelen zoveel mogelijk gescheiden te houden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de organisatie, zonder dat een ‘voorfinanciering’ geschiedt uit de privé-gelden van de individuele bestuurder. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te kunnen dienen zal echter behoefte blijven bestaan. Het is van belang dat daarbij dan zorgvuldigheid wordt betracht met name bij de afwikkeling van de declaraties in de financiële administratie.

7. Creditcards

Ten behoeve van buitenlandse dienstreizen kunnen collegeleden gebruik maken van een college-creditcard. Op deze wijze is heel duidelijk zicht op prive- en zakelijke uitgaven. De creditcard ligt met een parafenlijst in de kluis bij de burgemeester;

8. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen

Geen bijzonderheden

9. Reizen buitenland

Er is sprake van een toenemende internationalisering van de Nederlandse samenleving en dat heeft consequenties voor burgers, bedrijven en overheid. Ook in gemeenten is een intensivering waarneembaar van contacten met overheden, bedrijven en instellingen in het buitenland. Zo kennen veel gemeenten een stedenband met een gemeente in het buitenland en onderhouden tal van gemeenten zakelijke relaties met buitenlandse bedrijven die investeringen in de regio doen of overwegen. Ook zijn deelname aan internationale conferenties en de organisatie van studiereizen naar steden of regio's in het buitenland geen uitzondering meer. Dat heeft ertoe geleid dat bestuurders en ambtenaren in het belang van gemeente vaker buitenlandse reizen maken.

De reis moet functioneel zijn

In beginsel gelden voor buitenlandse reizen dezelfde regels als voor binnenlandse reizen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de reis altijd een functioneel karakter moet hebben. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond dan heeft deelname aan de reis een privé-karakter en komen de kosten voor eigen rekening.

Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de gemeente te komen. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van dergelijke reizen door derden moet in beginsel worden afgewezen. Hiermee kan de onafhankelijke positie van de gemeente in gevaar komen, bijvoorbeeld in situaties waarin contracten moeten worden gesloten met of gunningen verleend aan bedrijven. Soms hoeft het echter geen bezwaar te zijn als de ontvangende partij (een deel van) de reis- en verblijfkosten voor zijn rekening neemt bijvoorbeeld bij de uitnodiging voor een bezoek aan een tweelinggemeente. Openheid hierover is wel een voorwaarde.

Of een buitenlandse reis als functioneel is aan te merken is een zaak die in het college wordt beoordeeld. De bestuurder meldt de reis in het college en geeft daarbij uitleg over het doel en beleidsoverwegingen voor de reis, omvang en aard van het reisgezelschap, de kosten en het budget waaruit de reis wordt betaald en de eventueel benodigde bevoorschotting. Van de reis wordt een verslag gemaakt.