Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland houdende regels omtrent organisatie Organisatieregeling gemeente Westland 2017

1. De directie is samengesteld uit directeuren, waar onder de algemeen directeur.

2. De directie is verantwoordelijk voor de organisatie, de organisatieontwikkeling, de te realiseren opgaven en de resultaten van de organisatie.

3. De directie verdeelt onderling haar taken.

4. De algemeen directeur treedt op als voorzitter en is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de directie.

5. De algemeen directeur is het hoofd van de ambtelijke organisatie en in die hoedanigheid over het functioneren van de organisatie verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders.

6. De directeur geeft integraal leiding aan een cluster en legt verantwoording af aan de algemeen-directeur.

7. Bij afwezigheid van de algemeen-directeur neemt een van de directeuren zijn functie waar.

1. Ter bevordering van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel vergadert de directie periodiek.

2. De Algemeen Directeur is voorzitter van de directie en is eindverantwoordelijk voor het functioneren ervan.

3. De voorzitter kan in voorkomende gevallen functionarissen aanwijzen om aan het overleg deel te nemen.

4. In de directievergadering vindt: a. terugkoppeling plaats uit de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, de raadscommissies en de gemeenteraad; b. een vertaling plaats van college- en raadsbesluiten van strategisch naar tactisch en operationeel niveau; c. collegiale concernsturing, de voortgangbewaking op de ontwikkelopgaven, onderlinge informatie-uitwisseling, consultatie en afstemming plaats.

5. Bij afwezigheid van de algemeen-directeur treedt een directeur op als voorzitter van de directie. 

6. Bij afwezigheid van een directeur is er sprake van verticale vervanging.

1. De clusters staan onder leiding van een directeur. De directeur geeft leiding aan de teammanagers van het cluster en is eindverantwoordelijk voor de resultaten van het cluster, de clusterbrede ontwikkelopgaven en de bedrijfsvoering van het cluster.

2. De clusters zijn in beginsel samengesteld uit teams. Een team vormt een organisatie-eenheid binnen een cluster met een vastomlijnd aantal taakvelden.

3. .De directie kan de taakvelden en programma's en de toedeling daarvan aan de clusters nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven en daartoe zo nodig teams toevoegen of opheffen.

4. Clusterdirecteuren kunnen met inachtneming van de bestaande clusterstructuur, wijzigingen aanbrengen in de organisatie van de clusters. Deze besluiten dienen binnen het kader van het vastgestelde loonbudget te passen.

1. Het cluster Beleid is belast met de zorg voor de extern gerichte beleidsontwikkeling, de realisatie en de evaluatie daarvan.

2. Het cluster Dienstverlening is belast met het verlenen van alle gemeentelijke diensten aan burgers, bedrijven en andere overheden ter ondersteuning van de wettelijke taken en eigen doelstellingen van de gemeente.

3. Het cluster Ruimte is belast met het initiëren en invulling gegeven aan ruimtelijke ontwikkelingen en het in stand houden van kwalitatief hoogwaardige leefomgeving.

4. Het cluster Bedrijfsvoering voorziet in informatiebehoeften, advisering en ondersteuning van de andere clusters op alle bedrijfsvoeringsonderdelen.

5. De overige clusters dragen bij aan de extern gerichte beleidsontwikkeling, de realisatie en de -evaluatie daarvan en zijn belast met de zorg voor de ontwikkeling, de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van de aan hen toebedeelde taakvelden, programma's en producten.

6. De clusters stellen jaarlijks een clusterplan op. De clusterplannen worden op elkaar afgestemd en voor de aanvang van het desbetreffende begrotingsjaar vastgesteld door de directie.

1. De secretaris is verantwoordelijk voor de algehele ondersteuning van de bestuursorganen met uitzondering van de gemeenteraad.

2. De secretaris is de eerste adviseur van het college en in dat kader verantwoordelijk voor: a. de voorbereiding van de vergaderingen van het college; b. het zorgdragen voor het vastleggen van de besluitvorming in de vergadering van het college en de terugkoppeling daarvan naar de ambtelijke organisatie. c. het toezien op de uitvoering van genomen besluiten en het zo nodig initiëren van nader overleg over de daaraan verbonden uitvoeringsaspecten.

3. De secretaris ondersteunt, in afstemming en samenwerking met de raadsgriffier, het samenspel tussen het college en de raad.

4. Bij afwezigheid van de secretaris worden zijn taken waargenomen door de eerste loco-secretaris of bij afwezigheid hiervan de tweede loco-secretaris.

1. De secretaris heeft als zodanig de aan hem bij wet- en regelgeving toebedeelde bevoegdheden.

2. De secretaris ziet bij de voorbereiding van voorstellen voor het college toe op: a. de tijdigheid, de juistheid, de volledigheid en de kwaliteit van de gegeven informatie; b. de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid; c. de organisatorische consequenties.

1. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college en de individuele leden van het college.

2. De secretaris ziet toe op een volledige, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college en aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan.

3. De secretaris zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen.

1. Met het oog op eenheid van beleid ziet de secretaris toe op de coördinatie van de ambtelijke adviezen en de uitvoering van besluiten.

2. Voor de uitvoering van het genoemde in het eerste lid van dit artikel toetst de secretaris ambtelijke adviezen.

3. Als het advies niet voldoet aan de door hem gestelde eisen, zal hij het advies, met vermelding van zijn bevindingen, niet doorgeleiden naar het college en terugsturen naar de verantwoordelijke organisatorische eenheid.

1. De teammanager geeft leiding aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende medewerkers en legt verantwoording af aan de directeur.

2. De teammanager opereert op verschillende resultaatsgebieden , namelijk hiërarchisch, functioneel en operationeel.

3. De teammanager is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de met de directeur overeengekomen doelstellingen, programma's, de omvang en de kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders.

4. De teammanager rapporteert en legt verantwoording af aan de directie over de overeengekomen doelstellingen en de aan hem toebedeelde taakvelden, programma's, producten en diensten.

5. De teammanager fungeert mede als aanspreekpunt voor de hem/haar betreffende leden van het college.

6. De teammanager informeert de directeur gevraagd en ongevraagd over alle relevante ontwikkelingen met betrekking tot de hem toegewezen taakvelden en programma's rekening houdend met wet- en regelgeving en de vastgestelde beleidslijnen.

7. De teammanager is verantwoordelijk voor de integrale voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van de aan hem/haar toegewezen taakvelden en programma's ten behoeve van het gemeentebestuur.

8. De teammanager is verantwoordelijk voor het organiseren van de persoonlijke ontwikkeling van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende medewerkers binnen de gestelde concernkaders.

9. De teammanager is medeverantwoordelijk voor clusterbrede ontwikkelopgaven, de bedrijfsvoering in het cluster en de resultaten van het cluster.

1. De concerncontroller is werkzaam binnen de eenheid Control. 

2. De concerncontroller vervult zijn adviserende en toetsende taak in opdracht van en ter ondersteuning van het college en de gemeentesecretaris. Hij is onafhankelijk in zijn oordeel.

3. De concerncontroller toetst of de organisatie en het beleid zich ontwikkelen in het tempo en de richting die bestuur en management noodzakelijk achten..

4. De concerncontroller verricht onderzoek naar en bewaakt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde bestuur.

5. Indien de concerncontroller bij de uitoefening van de hierboven genoemde werkzaamheden een ten opzichte van de directie afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na de algemeen directeur hierover te hebben ingelicht, mededeling aan het college.

6. Het college kan, gehoord de concerncontroller, een instructie voor de concerncontroller vaststellen.

1. De gemeentearchivaris geeft leiding aan de medewerkers van het Historisch Archief Westland en legt verantwoording af en rapporteert aan de directeur van het cluster Dienstverlening.

2. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het realiseren van de met de directeur overeengekomen doelstellingen, de omvang en kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering van het team binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders.

3. De gemeentearchivaris ziet toe op de kwaliteit van het archiefbeheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris verricht hiertoe periodiek onderzoek.

4. Indien de gemeentearchivaris bij de uitoefening van zijn werkzaamheden in het kader van het toezicht als bedoeld in lid 3 van dit artikel, een ten opzichte van de directeur en de directie afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na het afdelingshoofd en de algemeen directeur hierover te hebben ingelicht, mededeling aan het college.

5. De gemeentearchivaris informeert en adviseert de directeur van het cluster Dienstverlening over de ontwikkelingen op het taakgebied van het team rekening houdend met de vastgestelde beleidslijnen en wet- en regelgeving.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2017.

2. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Westland 2017’.

3. De organisatieregeling Westland 2014 wordt ingetrokken.