Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR56832
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR56832/2
Regeling vervallen per 30-07-2015
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en archiefruimten, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Geldend van 30-07-2015 t/m 29-07-2015
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en archiefruimten, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsDe raad van de gemeente Westland;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 maart 2004, nr. 5.6.1
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats enarchiefruimten, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Westland 2004).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a de wet de archiefwet 1995;
b het besluit het archiefbesluit 1995 (Stb. 671);
c. zorgdrager het college van burgemeester en wethouders van Westland;
d gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
e de archiefbewaarplaats de door de raad overeenkomstig de artikelen 31 en 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
f archiefruimten de door het college overeenkomstig artikel 13 van het besluit aangewezen archiefruimten;
g de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
h beheerder degene die ingevolge artikel 6 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
i beheerseenheid een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
j informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in Naaldwijk.
Artikel 3
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2.
Hoofdstuk III De aanwijzing van archiefruimten
Artikel 4
De in artikel 13, vierde lid van het besluit bedoelde archiefruimten zijn de ruimten, die zich bevinden in De Lier, 's-Gravenzande, Monster en Wateringen.
Artikel 5
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten als bedoeld in artikel 4.
Hoofdstuk IV De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Artikel 6
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders en de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke bescheiden en documentaire verzamelingen,voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats.
Artikel 7
-
1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 8
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn verbonden.
Artikel 9
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 10
Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij worden overlegd de verslagen die door de gemeentearchivaris zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 22.
Hoofdstuk V Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 11
-
1. Onder verantwoordelijkheid van het college is de gemeentearchivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
-
2. Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats opgenomen archiefbescheiden en documentaire verzamelingen zijn verbonden.
Artikel 12
De gemeentearchivaris kan in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op- nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Het college neemt aan de hand van de argumenten van de gemeentearchivaris, waarbij ook de omvang van het archief wordt betrokken, de beslissing of archiefbescheiden en documentatie worden opgenomen in de archiefbewaarplaats.
Artikel 13
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentearchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentearchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 15
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentearchivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 16
De gemeentearchivaris brengt éénmaal per twee jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk VI Toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 17
De gemeentearchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 18
De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 19, eerste lid
De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 19, tweede lid
De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 20
De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 21
De beheerder doet aan de gemeentearchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 22
De gemeentearchivaris doet eenmaal per twee jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VII Slotbepalingen
Artikel 23
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerstvolgende dag na verloop van een termijn van zes weken na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2004.
Artikel 24
De volgende verordeningen vervallen:
Archiefverordening Gemeente De Lier 1969, vastgesteld op 18 juni 1969;
Archiefverordening Gemeente 's-Gravenzande 2000, vastgesteld op 30 mei 2000;
Archiefverordening Gemeente Monster 1998, vastgesteld op 28 april 1998;
Archief- en documentatieverordening Naaldwijk 1987, vastgesteld op15 juli 1987;
Archiefverordening Gemeente Wateringen 1996, vastgesteld op 29 oktober 1996;
Artikel 25
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Westland 2004.
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl