Regeling Functionerings- en Beoordelingsgesprekken

1. Een functioneringsgesprek wordt gevoerd tussen de ambtenaar en zijn leidinggevende.

2. Het functioneringsgesprek vindt tenminste éénmaal per jaar plaats. Op verzoek van de ambtenaar of leidinggevende kunnen meer gesprekken plaatsvinden.

3. De ambtenaar en zijn/haar leidinggevende zijn beiden verantwoordelijk voor het houden van het functioneringsgesprek. Als leidraad voor het gesprek wordt gebruik gemaakt van de functiebeschrijving en het gespreksformulier met de daarop aangegeven gesprekspunten.

4. Het functioneringsgesprek vindt plaats op een minimaal een week van te voren tussen de ambtenaar en zijn/haar leidinggevende af te spreken tijdstip, tenzij in gezamenlijk overleg anders wordt overeengekomen.

5. Voorafgaand aan het functioneringsgesprek wordt in onderling overleg afgesproken wie het gespreksformulier invult. Naast het formulier kan in onderling overleg een gespreksverslag worden gemaakt. Het gespreks-formulier wordt door beiden voor akkoord ondertekend. De ambtenaar ontvangt een kopie van het gespreksformulier en eventueel verslag. De leidinggevende meldt aan de P&O consulent dat het gesprek heeftplaatsgevonden en overhandigd aan P&O het formulier wat in hetpersoneelsdossier wordt bewaard.

6. De leidinggevende en de ambtenaar dragen zorg voor het uitvoeren c.q. nakomen van de gemaakte afspraken.

7. Tegen de schriftelijke weergave van het functioneringsgesprek, de gemaakte afspraken en aanbevelingen kan geen bezwaar worden ingediend.

8. Personeel en Organisatie ziet erop toe dat op de voorgeschreven momenten functioneringsgesprekken worden gehouden. Indien in verband met bijzondere omstandigheden geen functioneringsgesprek kan worden gehouden wordt dat door de leidinggevende gemeld bij de beoordelingsadviseur.

9. Zonder dat te behalen resultaten en afspraken betreffende de functie of gehele organisatie zijn vastgelegd (bijv. in een functiebeschrijving, taakomschrijving, bilateraal overleg, functioneringsgesprek) en er geen mogelijkheid tot verbetering is geboden(d.m.v. evaluatie of functioneringsgesprek), kan geen beoordeling worden opgemaakt.

1. De beoordeling van de ambtenaar betreft de wijze waarop deze zijn/haar functie gedurende het beoordelingstijdvak heeft vervuld met inbegrip van zijn/haar gedragingen tijdens de uitoefening van de functie.

2. Beoordelingen worden tenminste éénmaal per kalenderjaar opgemaakt. De beoordelingsperiode beslaat een tijdvak van maximaal 12 maanden en minimaal 6 maanden direct voorafgaande aan de beoordeling. Betrokkene dient voor minimaal 50% werkzaam te zijn geweest in de te beoordelen functie.

3. In bijzondere omstandigheden kan het te beoordelen tijdvak minder dan 6 maanden bedragen, maar nooit minder dan 3 maanden. Deze bijzondere omstandigheid kan pas plaatshebben nadat 2 beoordelingsgesprekken (volgens de normale periode) hebben plaatsgevonden.

4. Indien een besluit met rechtspositionele consequenties zal worden genomen is een recente beoordeling nodig. Een recente beoordeling is niet ouder dan 3 maanden.

5. Beoordeling kan ook tussentijds op verzoek van de ambtenaar plaatsvinden.

6. Bij het opstellen van de beoordeling wordt gebruik gemaakt van het beoordelingsformulier waarop de te beoordelen aspecten zijn vermeld.

7. Het beoordelingsformulier wordt door de direct leidinggevende opgemaakt en ondertekend. Zonodig kunnen informanten worden geraadpleegd, in overleg tussen beoordelaar en beoordeelde wordt afgesproken wie als informant zullen worden betrokken. Indien na overleg verschil van mening blijft is het oordeel van het afdelingshoofd doorslaggevend. De eindverantwoordelijke stelt de beoordeling vast.

8. De leidinggevende reikt de ambtenaar en de beoordelingsadviseur een kopie van het formulier uit. Een kopie wordt bewaard in het personeelsdossier.

9. Eisen waarvan de ambtenaar geen kennis heeft kunnen dragen worden bij de beoordeling buiten beschouwing gelaten.

1. Binnen een redelijke termijn, maar uiterlijk twee weken na uitreiking van het beoordelingsformulier, vindt een beoordelingsgesprek plaats.

2. In daartoe aanleiding gevende gevallen kunnen de leidinggevende, de beoordelingsadviseur en een adviseur van de ambtenaar bij het gesprek aanwezig zijn. Aan de andere gesprekspartner wordt dit van te voren gemeld.

3. Beoordelaar(s) en beoordeelde kunnen in onderling overleg informanten uitnodigen het gesprek geheel of gedeeltelijk bij te wonen. Als informant kunnen in de regel alleen diegenen optreden die een functionele werkrelatie hebben met beoordeelde ambtenaar.

4. Tijdens het beoordelingsgesprek wordt het beoordelingformulier per onderdeel besproken.

5. De ambtenaar kan per onderdeel en afwijkende mening gemotiveerd kenbaar maken. Hiervan wordt aantekening gemaakt op het formulier. Zonodig wordt het beoordelingsformulier naar aanleiding van het gesprek herzien.

6. Na het gesprek ondertekent de beoordeelde het formulier voor gezien. De ambtenaar ontvangt vervolgens van de leidinggevende een kopie van het beoordelingsformulier.

7. De leidinggevende levert het formulier daarna in bij de beoordelings-adviseur.

1. De beoordelaar is niet bevoegd om de beoordeling vast te stellen.

2. De eindverantwoordelijke stelt de beoordeling na het opmaken door de leidinggevende voorlopig vast d.m.v. een paraaf.

3. Na het gesprek stelt de eindverantwoordelijke de beoordeling definitief vast.

4. Na ontvangst van het getkende formulier kan de ambtenaar binnen 6 weken schriftelijk een gemotioveerd bezwaarschrift indienen bij burgemeester en wethouders.

5. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

• a.

  de naam en het adres van de indiener;

• b.

  de dagtekening;

• c.

  een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is ingericht;

• d.

  de gronden van het bezwaar.

1. Het beoordelingsformulier en alle daarbij behorende bescheiden zijn vertrouwelijk en worden bewaard in het personeelsdossier.

2. Het functioneringsformulier eventueel aangevuld met een gespreksverslag worden in het personeelsdossier bewaard.

3. Inzage van de in lid 1 en 2 bedoelde stukken is slechts toegestaan aan de ambtenaar, de beoordelaars, P&O-consulent en de directie.

4. Het functioneringsformulier en eventueel verslag worden tenminste bewaard tot de volgende beoordeling, daarna wordt het vernietigd tenzij de beoordeling aanleiding geeft het verslag langer te bewaren.

5. Het functioneringsformulier mag niet als basis worden gebruikt voor de opstelling van een berisping of een andere sanctie als bedoeld in artikel 16:1:2 van de CAR/UWO;

6. Het beoordelingsformulier wordt na 5 jaar uit dossier verwijderd, tenzij dit in verband met dossiervorming niet gewenst is.

7. Na afloop van de in het vorige lid vermelde termijn, of zoveel eerder als de ambtenaar de dienst heeft verlaten, worden de verslagen functionerings- en beoordelingsformulieren vernietigd. De beoordelingsformulieren kunnen ook na 5 jaar bewaard blijven wanneer deze deel uitmaken van dossieropbouw. De ambtenaar wordt over dit besluit schriftelijk op de hoogte gesteld.