Reglement adviescommissie bezwaarschriften 2010

Ondertekening

Toelichting 1 Algemene toelichting Reglement Adviescommissie

Jaarlijks ontvangt de gemeente Weststellingwerf een honderdtal bezwaarschriften. Dat is niet zo verwonderlijk voor wie bedenkt hoeveel regels en wetgeving de gemeente uitvoert en handhaaft. De belangen van de gemeente, burgers en bedrijfsleven komen niet altijd overeen. Een algemeen besluit kan in individuele gevallen verstrekkende gevolgen hebben. Dat is onvermijdelijk, maar de belanghebbende heeft wel recht op een heroverweging. De gemeenettelijke overheid moet die heroverweging zorgvuldig, rechtmatig en tijdig doen.De bezwaarschriftprocedure geeft de burgers en het bedrijfsleven de gelegenheid om de juistheid van een besluit aan de orde te stellen. Het bestuursorgaan voert op basis van het bezwaarschrift een heroverweging uit. Als de heroverweging leidt tot bijstelling van het besluit, dan hoeft de rechter niet te worden ingeschakeld. Mocht de heroverweging niet tot een bijstelling leiden, dan kan de burger of het bedrijf proberen alsnog zijn gelijk te halen via de rechter.In het Coalitieakkoord 2010-2014 is de wenselijkheid opgenomen om voortaan, zowel het horen van belanghebbenden, als de advisering over de betreffende aangelegenheid, in handen te stellen van een onafhankelijke externe adviescommissie.In openbare raadsvergadering op 14 juni 2010 is besloten de taak van de onafhankelijke externe adviescommissie - ingesteld door het college - uit te breiden door deze commissie in het vervolg ook te belasten met het horen en adviseren over bezwaarschriften die zijn gericht tegen besluiten van raad.TOELICHTING Afdeling 1 Algemene bepalingenIn dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  bestuursorgaan:1. de raad van de gemeente Weststellingwerf;2. de burgemeester van de gemeente Weststellingwerf, onderscheidenlijk het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf;

• b.

  commissie:de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die het bestuursorgaan adviseert over bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

• c.

  indiener:de belanghebbende die bij het bestuursorgaan een bezwaarschrift heeft ingediend;

• d.

  bezwaarschrift:elk geschrift waarmee bezwaar wordt gemaakt als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht;

• e.

  wet:

Algemene wet bestuursrecht.CommentaarDe Awb geeft in artikel 7:13 regels voor de situatie dat het bestuursorgaan zich voorafgaande aan het nemen van een beslissing op bezwaarschriften laat adviseren door een onafhankelijke adviescommissie.De bij dit reglement ingestelde commissie heeft als taak aan de raad, aan de burgemeester, onderscheidenlijk aan burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf advies uit te brengen over ingediende bezwaarschriften.Hiermee is de keuze ver(ant)woord voor het horen en adviseren door een onafhankelijke adviescommissie. Artikel 2 Registratie

• 1.

  Ingekomen bezwaarschriften worden centraal geregistreerd.

• 2.

  Van alle ingekomen bezwaarschriften wordt de afhandeling bewaakt binnen de wettelijk gestelde termijnen.

• 3.

  In een register worden de beslissingen op de ingekomen bezwaarschriften, de uitspraken op daartegen ingestelde beroepen en de hoger beroepen - bijgehouden.

CommentaarArtikel 2, eerste en tweede lidDe post komt binnen bij het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en wordt geopend, gesorteerd en geregistreerd in het geautomatiseerd postverwerkingsysteem DECOS. Dit geldt ook voor faxen en e-mails.Ook de bezwaarschriften die bij de gemeente binnenkomen worden centraal geregistreerd. DIV koppelt aan elk bezwaarschrift een zogenaamde “workflow” (een toepassing om de afhandeling te bewaken binnen de wettelijk gestelde termijnen). Op basis van deze registratie, kan het team DIV overzichten/rapportages maken van alle bezwaarschriften en daarbij aangeven wat de uitkomst is geweest.Komt een bezwaarschrift bij de balie van het Publiekcentrum binnen, dan krijgt de indiener een ontvangstbewijs uitgereikt met daarop de datum van ontvangst. Aantekenen van de datum van ontvangst is wettelijk voorgeschreven voor het geval het bezwaarschrift bij een onbevoegd bestuursorgaan is ingediend.De enveloppe waarin het bezwaarschrift is ontvangen wordt bewaard (vanwege het poststempel) om in grensgevallen onnodige geschillen te voorkomen over de ontvankelijkheid.Een bezwaarschrift verzonden per fax moet vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn zijn ingediend. Het faxen moet zijn begonnen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen (zowel bij de zendende als de ontvangende faxapparatuur) is voor de verzender. Een bezwaarschrift indienen per e-mail is (nog) niet mogelijk. Deze weg is in de gemeente Weststellingwerf niet opengesteld. De verzender van een bezwaarschrift per e-mail wordt bericht dat de elektronische weg bij onze gemeente hiervoor niet openstaat. De verzender wordt gevraagd het bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven manier in briefvorm per post te versturen of bij de balie van het Publiekcentrum af te geven. Een per e-mail ingekomen bezwaarschrift kan dus niet “zo maar” niet-ontvankelijk worden verklaard. Zodra een bezwaarschrift van de gemeentelijke organisatie wordt overgedragen aan de commissie wordt dit in DECOS vermeld. Tevens wordt de uiterste termijn ingevoerd waarop de commissie geacht wordt haar advies te hebben uitgebracht. Nadat het advies door de commissie is uitgebracht wordt hiervan in DECOS aantekening gemaakt.Artikel 2, derde lidMet behulp van DECOS worden alle beslissingen op de ingekomen bezwaarschriften, de uitspraken op daartegen ingestelde beroepen en de hoger beroepen bijgehouden.

Artikel 3 Reikwijdte

• 1.

  Een bezwaarschrift wordt om advies in handen van de commissie gesteld, tenzij het bevoegde bestuursorgaan concludeert dat:a. het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is; ofb. aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad.

• 2.

  De commissie brengt geen adviezen uit over besluiten op het gebied van de gemeentelijke belastingen en retributies of de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken.

• 3.

  De leden van de commissie onthouden zich van behandeling van zaken waarbij zij in enig opzicht betrokken zijn geweest of waarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Commentaar

Artikel 3, eerste lidDeze bepaling is geschreven om te voorkomen dat de commissie zich geconfronteerd ziet met zaken die - in de voorfase - eenvoudig kunnen worden uitgefilterd. Want, het beste bezwaarschrift is geen bezwaarschrift! Er zijn goede voorbeelden uit de praktijk om bezwaarschriften te voorkomen.De overheid moet ervoor zorgen dat regelgeving en daarop gebaseerde besluitvorming begrijpelijk is voor burger en bedrijf. Wie nieuwe regels vaststelt moet in de ontwerpfase zoveel mogelijk conflicten vermijden. Dit kan vroegtijdig door een uitvoeringstoets te laten doen op de desbetreffende vakafdelingen. Een juiste afstemming tussen wetgeving, beleid en uitvoering helpt hierbij echt.Na ontvangst van het bezwaar wordt de vakafdeling nauw betrokken bij de eerste stappen om te komen tot een behandeling van het bezwaar. Is het bezwaar naar het juiste orgaan gestuurd en is het volledig ingediend? Zo niet: moet het worden doorgezonden of moet de indiener de gelegenheid krijgen om alsnog de juiste documenten te sturen (verzuimherstel).Is het bezwaar tijdig ingediend of kennelijk niet-ontvankelijk. Mogelijk is er tijdens de voorbereiding van het besluit een foutje gemaakt dat eigenlijk eigenlijk wel kan worden hersteld zonder de hele procedure van bezwaarschriftbehandeling te doorlopen. In die gevallen kan een telefoontje naar de indiener helpen om hierover duidelijkheid te krijgen.Burgers willen op tijd, respectvol, persoonlijk en netjes behandeld worden. Veel kostbare conflicten met de overheid ontstaan omdat daar te weinig op wordt gelet. Burgers worden mondiger, reageren steeds vaker per e-mail en willen snel een antwoord. Hiermee moet de overheid rekening houden. Onze reacties en ons taalgebruik kunnen wij daarop afstemmen. Het vraagt van ons bestaande gewoontes de herijken.Een strikte juridische afhandeling van een bezwaarschrift vreet energie en kost handenvol geld. Bovendien worden hiermee niet altijd alle problemen opgelost. Een juridische beoordeling kent maar twee uitkomsten: aan het bezwaar tegemoet komen of verwerpen. Er is dus geen ruimte voor creatieve oplossingen.Sommige mensen schrijven in een brief dat zij ‘bezwaar’ hebben tegen een besluit dat de gemeente heeft genomen. Daarmee hebben zij lang niet altijd een afhandeling voor ogen van hun ‘bezwaar’ met een heleboel juridische “heisa”. Ook hier kan een telefoontje naar de indiener de nodige duidelijkheid geven en soms oplossingen bieden die naar tevredenheid door de indiener worden aanvaard.Wie bezwaar maakt krijgt een telefoontje. Een medewerker van de vakafdeling belt de indiener. Even vragen wat aan de hand is. Het inschakelen van de commissie kan altijd nog. Niet opnieuw de beslissing van de gemeente uitleggen, of de indiener “ompraten”. Maar, vragen wat de indiener met het bezwaar wil bereiken. Soms is dat mogelijk, alleen niet via het maken van bezwaar. Sommige mensen reageren impulsief en blijken achteraf met een begripvol telefoontje anders tegen de zaak aan te kijken. Kortom, gewoon even bellen of er naar toegedaan en bekijken of een aanvaardbare oplossing valt te vinden zonder al die juridische “heisa”. Dreigt hierdoor vertraging te ontstaan, spreek dan vooraf af dat de indiener eventuele vertraging accepteert, mocht het bezwaarschrift achteraf toch formeel worden afgehandeld.Gezegd zou kunnen worden dat het inschakelen van de commissie plaatsvindt bij bezwaarschriftprocedures waarin sprake is van ‘echte’ meningsverschillen tussen de indiener en het bestuursorgaan. Het belasten van een commissie met bezwaarschriftprocedures waarbij het gaat om herstel van niet betwiste fouten, of waarin een compromis kan worden bereikt, zou een onnodige verzwaring met zich brengen van de bestuurslasten. Dit is zowel voor de indiener, als voor het bestuursorgaan, niet wenselijk.Maar, er blijven nu eenmaal altijd bezwaren die er echt toe doen! Met het inschakelen van de commissie komen de indiener en de overheid als procespartijen tegenover elkaar te staan.Artikel 3, tweede lidDit artikellid verlangt van de commissieleden een alerte houding om iedere vorm van een vooropgezette mening of de schijn van partijdigheid vermijden. De houding van de commissieleden tegenover de partijen en het onderwerp van de zaak moet vrij zijn van vooringenomenheid en vooroordeel.Toelichting afdeling 2 De commissieArtikel 4 Instellen commissie

• 1.

  Er is een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2.

  De commissie is belast met het uitbrengen van adviezen als voorbereiding van beslissingen op bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 1:5 van de wet, ten aanzien van:a. besluiten van het bestuursorgaan; ofb. besluiten die - namens het bestuursorgaan - in mandaat zijn genomen door daartoe aangewezen ambtenaren.

• 3.

  De commissie brengt geen adviezen uit over besluiten op het gebied van de gemeentelijke belastingen en heffingen of de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken.

CommentaarArtikel 4, eerste lidHet instellen van een onafhankelijke adviescommissie heeft gevolgen voor het karakter van de bezwaarschriftprocedure. Zonder inschakeling van een dergelijke commissie staat het aspect van de ‘verlengde besluitvorming’ voorop. Tot dusver nam het bestuursorgaan kennis van de bezwaren, hoorde de belanghebbende daarover en heroverwoog vervolgens de bestreden beslissing. Met het instellen van een onafhankelijke adviescommissie kiest het bestuursorgaan voortaan voor een andere werkwijze.Artikel 4, tweede lidDe bepaling in het tweede lid spreekt voor zich.

Artikel 4, derde lidDe wetgever heeft ervan afgezien de instelling van een onafhankelijke adviescommissie voor te schrijven. Dit kan gezien het uiteenlopende karakter van verschillende bezwaarschriftprocedures in de ogen van de wetgever het beste per soort bezwaarschriftprocedure worden geregeld. Het instellen van een onafhankelijke adviescommissie heeft gevolgen voor het karakter van de bezwaarschriftprocedure. Deze opzet betekent dat het bestuursorgaan vrij is om al dan niet te kiezen voor het instellen van een adviescommissie voor de behandeling van bepaalde bezwaarschriften. Deze uitzondering is gemaakt voor bezwaarschriften die betrekking hebben op een specifieke materie. Voor deze categorie van bezwaarschriften is het wenselijk een andere methodiek van behandelen te hanteren. Op het gebied van belastingen kent onder meer de Algemene wet inzake rijksbelastingen afwijkende of aanvullende bepalingen over beslist termijnen, het horen en geheimhouding. Daarom is voor gekozen dit type van bezwaarschriften uit te zonderen. Bezwaarschriften met betrekking tot rechtspositie van het personeel en de legesheffingen worden wel om advies in handen gesteld van de externe commissie.Artikel 5 Samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee (plaatsvervangende) leden.

• 2.

  De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden maken geen deel uit van het bestuursorgaan. Zij zijn niet werkzaam of werkzaam geweest onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.

• 3.

  De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuursorgaan.

• 4.

  De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

CommentaarArtikel 5, eerste lidIn de praktijk bestaan adviescommissies meestal uit drie leden, soms uit vijf. Een oneven aantal leden is van belang bij de besluitvorming over het advies. Maar, de Awb schrijft geen oneven ledental voor.Artikel 5, tweede lidDe Awb geeft in artikel 7:13 regels voor de situatie dat het bestuursorgaan bij de voorbereiding van een beslissing op bezwaar een onafhankelijke adviescommissie heeft ingesteld. Met ‘onafhankelijk’ wordt bedoeld dat de leden van de commissie geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn (geweest) onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Deze onafhankelijke commissie heeft dus een ‘externe‘ voorzitter. Zoals in de praktijk vaak voorkomt kent deze commissie overigens ook ‘externe’ (plaatsvervangende) leden.Artikel 6 Zittingsduur van de commissie

• 1.

  De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden worden benoemd voor een periode van vier jaar.

• 2.

  De voorzitter of een (plaatsvervangend) lid kan eenmaal herbenoemd worden.

• 3.

  De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden kunnen op ieder moment ontslag nemen.

• 4.

  De aftredende (plaatsvervangende) leden blijven hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien.

CommentaarArtikel 6, derde lid Elk lid kan zelf het tijdstip van zijn ontslag bepalen, om indien nodig of wenselijk, nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn.Artikel 6, vierde lidDit is een bepaling van orde. Een ontslag nemend lid kan niet gedwongen worden de functie feitelijk te blijven vervullen.Artikel 7 De secretaris van de commissie

• 1.

  De commissie wordt bijgestaan door een secretaris.

• 2.

  Burgemeester en wethouders wijzen de secretaris en een of meer plaatsvervangers aan.

• 3.

  Burgemeester en wethouders stellen de taakomschrijving en de instructie voor de secretaris vast.

CommentaarArtikel 7De behandeling van het bezwaarschrift komt volledig voor rekening van de commissie, met uitzondering van de beslissing op het bezwaarschrift. Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een ambtelijk secretaris en ook ambtelijke ondersteuning krijgt bij haar werkzaamheden.Doorgaans verzorgt de ambtelijke ondersteuning de correspondentie. De ambtelijke secretaris is verantwoordelijk voor het verslag van de hoorzitting en belast met de voorbereiding van het conceptadvies van de commissie.TOELICHTING AFDELING 3 BEVOEGDHEDEN EN TAKEN Artikel 8 Bevoegdheden van de commissie

• 1.

  De commissie kan namens het bestuursorgaan de bevoegdheden uitoefenen die berusten op de onderstaande artikelen uit de wet:a. het verlangen van schriftelijke machtiging (artikel 2:1, tweede lid Awb);b. de gelegenheid geven binnen een nader te stellen termijn om een verzuim te herstellen (artikel 6:6 Awb);c. het versturen van stukken aan een gemachtigde (artikel 6:17 Awb);d. het ter inzage leggen van stukken voorafgaand aan het horen (artikel 7:4, tweede lid Awb);e. het afzien van het horen van belanghebbenden (artikel 7:3, lid c en d en artikel 7:17, lid c Awb);f. het niet op de hoogte stellen van het verhandelde tijdens het horen buiten aanwezigheid van een belanghebbende, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden, al dan niet op verzoek van een belanghebbende (artikel 7:6, vierde lid Awb).

• 2.

  De bevoegdheden in het eerste lid worden uitgeoefend door de voorzitter van de commissie.

• 3.

  Voor het overige regelt de commissie - met in achtneming van dit reglement - zelf haar werkwijze en stelt zo nodig hiervoor een huishoudelijk reglement vast.

CommentaarArtikel 8, lid 1 sub aDe commissie kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen. Deze bepaling is facultatief geformuleerd. De (voorzitter van de) commissie is dan ook vrij om te bepalen of al dan niet van deze bevoegdheid gebruik wordt gemaakt.Artikel 8, lid 1, sub bIndien niet is voldaan aan artikel 6:5 Awb of enig andere bij de wet gesteld vereiste voor een behandeling nemen van een bezwaarschrift kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gekregen het verzuim te herstellen binnen een daartoe door (de voorzitter van) de commissie te stellen termijn. De (voorzitter van de) commissie bepaalt de termijn waarbinnen het verzuim moet worden hersteld. Daarbij geld als uitgangspunt dat sprake moet zijn van een redelijke termijn. In de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken worden volstaan na het einde van de bezwaartermijn. De indiener moet een reële mogelijkheid worden geboden om het verzuim te herstellen, maar het moet niet zo zijn dat door een te lange hersteltermijn de procedure wordt vertraagd.Artikel 8, lid 1, sub cAls iemand zich laat vertegenwoordigen stuurt de commissie de op de zaak betrekking hebben de stukken in elk geval aan de gemachtigde. De voorzitter kan namens de commissie met deze taak worden belast. Artikel 8, lid 1, sub dDe (voorzitter van de) commissie legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebben de stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage. Het inzagerecht geldt als een fundamentele waarborg voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure. Het maakt hoor en wederhoor zinvol. Ter inzage leggen is gekoppeld aan de hoorzitting. Wordt er niet gehoord dan is er ook geen sprake van verplichte ter inzage legging.Artikel 8, lid 1, sub eArtikel 7:3 Awb vermeldt in welke gevallen van het horen van een belanghebbende kan worden afgezien. Deze bevoegdheid van de commissie kan worden uitgeoefend door de voorzitter.Artikel 8, lid 1, sub fDe commissie kan - al dan niet op verzoek van een belanghebbende - toepassing van artikel 7:6, vierde lid, Awb achterwege laten. De voorzitter kan namens de commissie met deze taak worden belast.Artikel 8, tweede lidHet kan voorkomen dat bij de commissie behoefte bestaat aan het verdelen van de taken om doelmatiger te kunnen werken. Denk aan een groot aantal te behandelen bezwaarschriften, of aan de splitsing naar onderwerpen die specifieke deskundigheid vereisen. Daarom is de commissie bevoegd zelf haar werkwijze te regelen door bijvoorbeeld kamers in te stellen die belast worden met de behandeling van bezwaarschriften. De commissie mag zelf het aantal kamers bepalen, voor elke kamer vaststellen welke categorie of categorieën van bezwaarschriften door de kamer zullen worden behandeld en voor elke kamer afzonderlijk een (plaatsvervangend) voorzitter aanwijzen. Als randvoorwaarde geldt dat door commissie ingestelde kamers functioneren in overeenstemming met dit reglement.Artikel 9 Taken voorzitter

• 1.

  De voorzitter bepaalt de plaats en het tijdstip van de zitting.

• 2.

  De voorzitter leidt de hoorzitting over het bezwaarschrift.

• 3.

  De voorzitter ondertekent het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie op het bezwaarschrift.

CommentaarDit artikel spreekt voor zich.TOELICHTING AFDELING 4 DE PROCEDUREArtikel 10 Ingekomen bezwaarschriften

• 1.

  Een bezwaarschrift dat om advies in handen van de commissie wordt gesteld wordt - voorzien van alle bijbehorende stukken - aan de commissie doorgezonden.

• 2.

  Bij het bericht van ontvangst, als bedoeld in artikel 6:14 van de wet, wordt vermeld dat de commissie over het bezwaarschrift zal adviseren.

CommentaarMet dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling door de commissie gestart. Artikel 10, eerste lidDe gemeente Weststellingwerf heeft een centraal archief dat wordt beheerd door het team DIV. Onderscheid wordt gemaakt tussen een dynamisch, semistatisch en statisch archief. Het dynamisch archief bevat de meest recente dossiers en wordt veelvuldig geraadpleegd. Alle stukken voor het dynamisch archief staan in DECOS geregistreerd.Er zijn verschillende gedeconcentreerde archieven. De gedeconcentreerde archieven zijn ondergebracht bij de verschillende afdelingen, maar DIV heeft de verantwoordelijkheid voor deze archieven. Gedeconcentreerde archieven zijn te vinden bij:- Leefomgeving (milieuvergunningen, milieubeleid)- Personeel en Organisatie (personeelsdossiers)- Publiekscentrum (cliëntendossiers WMO)- Werk en Inkomen (cliëntendossiers W&I)De desbetreffende vakafdeling is ervoor verantwoordelijk dat het procesdossier (met daarin alle relevante stukken in chronologische volgorde) in de kortst mogelijke tijd aan de onafhankelijke commissie wordt overgedragen. Artikel 10, tweede lid Deze bepaling is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 10 weken met de mogelijkheid de beslissing te verdagen met vier weken.Artikel 11 Vooronderzoek

• 1.

  De commissie is bevoegd in verband met de voorbereiding van de behandeling van een bezwaarschrift rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

• 2.

  De commissie kan, buiten de gevallen geregeld in artikel 7:8 van de wet, bij deskundigen inlichtingen inwinnen en deze uitnodigen daarvoor in de commissie te verschijnen.

• 3.

  Indien aan de toepassing van het vorige lid onkosten zijn verbonden is de commissie verplicht het bestuursorgaan voorafgaand een machtiging te vragen voor het doen van deze uitgaven.

• 4.

  De bevoegdheden in de voorafgaande leden worden uitgeoefend door de voorzitter van de commissie.

• 5.

  De voltallige commissie beslist over de toepassing van artikel 7:4, zesde lid en artikel 7:5, tweede lid van de wet.

CommentaarArtikel 11, eerste lid en tweede lidHet is logisch dat (de voorzitter van) de commissie doet wat noodzakelijk is om het verloop van de bezwaarschriftenprocedure goed voor te bereiden. De (voorzitter van de) commissie is bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen, zowel intern bij de gemeentelijke organisatie als extern bij deskundigen. De (voorzitter van) de commissie kan met de indiener in contact treden om nadere informatie te vragen of bijvoorbeeld bij kennelijke niet- ontvankelijkheid de indiener in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken. Artikel 3:7 Awb schrijft voor dat het bestuursorgaan - al dan niet op verzoek - de adviseur de gegevens ter beschikking stelt die nodig zijn voor een goede taakvervulling. Uit deze formulering blijkt dat het bestuursorgaan beoordeelt welke gegevens dat zullen zijn. Wil de commissie haar werkzaamheden goed kunnen doen dan zullen dit alle op de zaak betrekking hebben de gegevens moeten zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen als zij niet beschikt over alle relevante gegevens.Artikel 11, derde lidAls de voorbereiding kosten met zich brengt, bijvoorbeeld voor het inschakelen van externe deskundigen, komen die kosten ten laste van de gemeentebegroting. Gewoonlijk is in de gemeentelijke begroting voorzien in de lopende kosten van de commissie. Dat kan anders liggen als het om extra kosten gaat. Omdat burgemeester en wethouders belast zijn met de uitvoering van de begroting is het logisch dat de commissie geen extra kosten kan maken, voordat burgemeester en wethouders de gelegenheid hebben gehad de uitgaven te toetsen aan een begrotingspost. Daarom is in deze bepaling als het gaat om kosten van getuigen of deskundigen een beoordeling vooraf geïntroduceerd. Natuurlijk is niet de bedoeling door een dergelijke toetsing vooraf het werk van commissie te frustreren of de onafhankelijke positie van de commissie in het geding te brengen.Artikel 11, vierde lidVolgens artikel 7:13 Awb beslist de commissie over de toepassing van artikel 7:4, zesde lid en artikel 7:5, tweede lid. Dit wettelijk voorschrift verhindert dat deze bevoegdheid aan de voorzitter of een ander lid van commissie wordt overgelaten. TOELICHTING Afdeling 5 De hoorzitting

Artikel 12 De hoorzitting

• 1.

  Het horen geschiedt door de commissie, tenzij toepassing is gegeven aan artikel 7:13, derde lid van de wet.

• 2.

  De voorzitter bericht de indiener, de belanghebbenden en het bestuursorgaan schriftelijk - uiterlijk twee weken voorafgaand aan de zitting - dat zij in de gelegenheid worden gesteld tijdens de hoorzitting hun zienswijze naar voren te brengen.

• 3.

  De voorzitter kan, in bijzondere gevallen, op verzoek van een belanghebbende of het bestuursorgaan en na overleg met de indiener, een andere dag en/of een andere aanvangstijd bepalen.

CommentaarArtikel 12, eerste lid Een belangrijk onderdeel van de bezwaarschriftbehandeling is het horen van de belanghebbende. Het uitgangspunt is dat het horen geschiedt door de voltallige commissie. Om in eenvoudiger gevallen de bestuurslasten te beperken is het wettelijk toelaatbaar de bevoegdheid om te horen op te dragen aan de voorzitter van de commissie of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, lid 3 Awb).Artikel 12, tweede lidBij de uitnodiging kan de indiener attent worden gemaakt op de mogelijkheid zijn verweer op schrift te stellen. Een zodanig verweerschrift kan bij het verslag worden gevoegd.Bij de hoorzitting wordt een vertegenwoordiger namens het bestuursorgaan uitgenodigd om het standpunt van het bestuursorgaan toe te lichten. Het is belangrijk dat het bestuursorgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Op die manier kan worden voorkomen dat over de kwestie een eenzijdig beeld ontstaat. Verder is het voor de commissie van belang te horen hoe de beslissing tot stand is gekomen en wat de bestuurlijke implicaties daarvan zijn. Zonder de inbreng van het bestuursorgaan kan de commissie geen juiste afweging maken.Tijdens de zitting staan (de vertegenwoordiger van) het bestuursorgaan en de indiener als partijen tegenover elkaar. Hiermee heeft de bezwaarschriftbehandeling het karakter gekregen van een procedure op tegenspraak. Dit hoeft overigens het zoeken naar een compromis niet in de weg te staan.De termijn tussen het oproepen en de hoorzitting moet zodanig zijn dat de indiener en andere belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. De termijn van twee weken staat in verband met de termijn van 10 weken waarbinnen behoudens verdaging op een bezwaarschrift moet zijn beslist.Artikel 12, derde lidDe regeling voorziet in het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Een verzoek om uitstel hoeft overigens niet altijd te worden ingewilligd. Het is geen automatisme. De verzoeker moet wel tijdig uitsluitsel hierover krijgen. Een gemotiveerd verzoek om eenmalig uitstel kan ingewilligd worden.Artikel 13 QuorumVoor het houden van een zitting is vereist dat de meerderheid van het aantal (plaatsvervangende) leden, onder wie in elk geval de voorzitter, of diens plaatsvervanger aanwezig is.CommentaarDit artikel spreekt voor zich.Artikel 14 Openbaarheid

• 1.

  De zittingen van de commissie zijn openbaar.

• 2.

  De deuren kunnen worden gesloten, indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt. In elk geval worden achter gesloten deuren zittingen gehouden die betrekking hebben op bezwaarschriften ingevolge de Wet werk en bijstand c.a., de Wet maatschappelijke ondersteuning en die betrekking hebben op individuele rechtspositionele gevallen.

• 3.

  Een zitting kan achter gesloten deuren worden voortgezet op verzoek van de voorzitter, een van de aanwezige leden, de indiener of een belanghebbende.

• 4.

  De voltallige commissie beslist over een verzoek om de zitting achter gesloten deuren te houden of voort te zetten.

CommentaarArtikel 14, eerste lidIn deze bepaling is vastgelegd dat hoorzitting - in beginsel - in het openbaar plaatsvindt.Artikel 14, tweede lidUitzonderingen op de regel blijven altijd mogelijk, bijvoorbeeld als bijzondere persoonlijke zaken van de familiaire, medische, financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. Artikel 7:5, tweede lid, Awb biedt hiervoor de wettelijke grondslag.Artikel 14, derde en vierde lidDeze bepalingen spreekt voor zich.Artikel 15 Verslaglegging

• 1.

  Het verslag, als bedoeld in artikel 7:7 van de wet, vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid.

• 2.

  Het verslag bevat een zakelijke weergave van het verloop van de zitting en wat er naar voren is gebracht.

• 3.

  Indien en voor zover van toepassing maakt het verslag melding van:c. een behandeling achter gesloten deuren; ofd. het horen van belanghebbenden of hun gemachtigde niet in elkaars tegenwoordigheid.

• 4.

  Zo nodig verwijst het verslag naar de stukken die tijdens de zitting zijn overgelegd, die aan het verslag kunnen worden gehecht.

CommentaarGezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de advisering door de commissie over het bezwaarschrift ligt het voor de hand een afschrift van het verslag van de hoorzitting te versturen bij het uitbrengen van het advies van de commissie aan het bestuursorgaan (zie: artikel 18, eerste lid).Artikel 15, eerste lidDe manier waarop verslag wordt gelegd en de inhoudelijke vereisten die aan het verslag moet worden gesteld zijn niet in de Awb vastgelegd. Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken, dat van al het aanwezige publiek de naam en hoedanigheid in het verslag wordt opgenomen. Wel zal het verslag duidelijk moeten vermelden wie namens welke partij aanwezig was.Artikel 15, tweede lidHet verslag hoeft geen letterlijke weergave te bevatten van wat over en weer is gezegd. Een zakelijke weergave volstaat van de argumenten die zijn gewisseld.Artikel 15 derde en vierde lidDeze bepalingen spreekt voor zich.TOELICHTING Afdeling 6 De Raadkamer en adviesArtikel 16 Nader onderzoek

• 1.

  De commissie kan besluiten een nader onderzoek te laten instellen indien dit - na afloop van de zitting en voordat het advies is opgesteld - wenselijk blijkt.

• 2.

  De informatie uit nader onderzoek verkregen wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het bestuursorgaan, de indiener en de belanghebbenden toegezonden.

• 3.

  Uiterlijk één week na de ontvangst van de informatie, als bedoeld in het tweede lid, kunnen de leden van de commissie, het bestuursorgaan, de indiener of de belanghebbenden de commissie verzoeken een nieuwe hoorzitting te beleggen in overeenstemming met de bepalingen in dit reglement.

CommentaarArtikel 16, eerste lidEen nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Het kan de aanleiding voor commissie vormen om de indiener, belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.Artikel 16, tweede lidDeze bepaling spreekt voor zich. Telefonische informatie die na de hoorzitting door de commissie wordt ingewonnen valt te beschouwen als nader onderzoek.Artikel 16, derde lidDeze bepaling sluit aan bij artikel 7:9, Awb dat voorziet in de mogelijkheid de commissie te vragen een nieuwe hoorzitting te houden. Er moet wel sprake zijn van feiten of omstandigheden die van aanmerkelijk belang kunnen zijn voor de te nemen beslissing op bezwaarschrift. Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan de commissie volstaan met het bieden van de gelegenheid tot een schriftelijke reactie. Artikel 17 Beraadslaging en advies

• 1.

  De commissie beraadslaagt en beslist over het door haar uit te brengen advies achter gesloten deuren.

• 2.

  De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 3.

  De stem van de voorzitter is doorslaggevend indien bij stemming de stemmen staken.

• 4.

  Het advies maakt melding van een minderheidsstandpunt indien het betreffende commissielid dit wenst.

• 5.

  Het advies wordt gemotiveerd en bevat een voorstel voor de door het bestuursorgaan te nemen beslissing op een bezwaarschrift.

Commentaar

Artikel 17, eerste lidUit het eerste en derde lid van artikel 7:13 Awb volgt dat de commissie hoort en adviseert. De hoorzitting is - in beginsel - openbaar. De beraadslagingen vinden achter gesloten deuren plaats.Artikel 17, tweede lidDe advisering geschiedt door de voltallige commissie. Kan het horen plaatsvinden door een niet-voltallige commissie; de advisering moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, Awb. Op welke manier het advies tot stand komt is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is toegestaan.Artikel 17, derde lidHet derde lid is opgenomen voor die gevallen waarin weliswaar het vergaderquorum aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden of hun plaatsvervangers bij de beraadslagingen uit een even aantal personen bestaat.Artikel 17, vierde lidDit artikellid spreekt voor zich.Artikel 17, vijfde lidDe commissie stelt een schriftelijk advies op. Dit advies bevat een verslag van het horen en een gemotiveerd voorstel voor de beslissing op een bezwaarschrift.Artikel 18 Uitbrengen van advies

• 1.

  Het advies, het verslag van de hoorzitting en de eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie worden - onder gelijktijdige toezending van een afschrift aan de indiener en de belanghebbenden - uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift een beslissing dient te nemen.

• 2.

  Indien naar het oordeel van de commissie de termijn van tien weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid van de wet, ontoereikend is voor - achtereenvolgens - het uitbrengen van advies door de commissie en het nemen van een beslissing door het bestuursorgaan, verzoekt de commissie het bestuursorgaan de beslissing - tijdig - te verdagen.

• 3.

  Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie, de indiener en de belanghebbenden een afschrift.

• 4.

  Bij het advies aan het bestuursorgaan voegt de commissie in daartoe geëigende gevallen een ontwerpbeslissing op het bezwaarschrift.

CommentaarArtikel 18, eerste lidDe commissie zendt de vermelde relevante stukken aan de indiener, de belanghebbenden en het bestuursorgaan, dat het advies op zijn merites moet beoordelen. Dat wil zeggen of het advies zorgvuldig is voorbereid en deugdelijk van inhoud is.Artikel 18, tweede lidIndien een onafhankelijke adviescommissie over het bezwaarschrift advies uitbrengt, geldt een langere beslistermijn en dient het bestuursorgaan binnen 10 weken op het bezwaarschrift te beslissen. De commissie streeft ernaar tijdig advies uit te brengen en het bestuursorgaan er in ieder geval van op de hoogte te stellen, zodra de adviesprocedure vertraging ondervindt. Het bestuursorgaan kan dan de beslissing op het bezwaarschrift verdagen. Het is het bestuursorgaan niet toegestaan een beslissing op het bezwaarschrift te nemen zonder dat een advies door de onafhankelijke commissie is uitgebracht, ingeval de adviesprocedure vertraging oploopt.Artikel 18, derde lidDit artikellid spreekt voor zich.Artikel 18, vierde lidIn de praktijk komt het vaak voor dat het advies vergezeld gaat van een conceptbeslissing op bezwaar. Het nemen van een beslissing op het bezwaarschrift is echter een taak van het bestuursorgaan.toelichting afdeling 7 overgangs- en slotbepalingen-Artikel 19 Afschrift beslissingHet bestuursorgaan zendt een kopie van de genomen beslissing aan de commissie.CommentaarHet bestuursorgaan neemt, na heroverweging, een beslissing op het bezwaar en informeert de indiener daarover. Als de indiener het niet eens is met de beslissing, kan hij ervoor kiezen om een beroepsprocedure bij de rechter te starten. De uitkomst van de bezwaarprocedure vormt dan een belangrijk uitgangspunt voor de beroepsprocedureArtikel 20 JaarverslagDe commissie biedt het bestuursorgaan jaarlijks - uiterlijk 15 februari - een verslag aan over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar.CommentaarDit artikel spreekt voor zich.Artikel 21 Inwerkingtreding en bekendmaking

• 1.

  Dit reglement treedt inwerking op 15 juni 2010.

• 2.

  Dit reglement wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt.

CommentaarDit artikel spreekt voor zich.Artikel 22 CiteertitelDit reglement wordt aangehaald als: Reglement adviescommissie bezwaarschriften 2010.CommentaarDit artikel spreekt voor zich