Regeling vervallen per 30-05-2013

Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2009

Geldend van 17-12-2009 t/m 29-05-2013

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2009

Het college van burgemeester en wethouders van Wijchen:

gelet op:

besluit;

vast te stellen interne regels inzake de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten;

Artikel 1 Definities

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

  • a.

    de aanbesteder: het college van burgemeester en wethouders;

  • b.

    de opdrachtgever: de directie, afdelingsmanager en budgethouder;

  • c.

    het BAO: het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten;

  • d.

    werk, levering en dienst zoals in artikel 1 van het BAO is bedoeld;

  • e.

    ondernemer: de aannemer, de leverancier en de dienstverlener zoals bedoeld in artikel 1 van het BAO;

  • f.

    de aanbesteding volgens de openbare procedure:

  • de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij ondernemers mogen inschrijven;

  • g.

    de aanbesteding volgens de niet-openbare procedure:

  • de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de aanbesteder aangezochte ondernemers mogen inschrijven;

  • h.

    de aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog:

  • de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbesteder een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbesteder beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers worden uitgenodigd om in te schrijven;

  • i.

    de aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging:

  • de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, waarna de aanbesteder met door hem gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt;

  • j.

    de aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging:

  • de aanbesteding waarbij de aanbesteder met door hem gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt;

  • k.

    de aanbesteding volgens de onderhandse procedure:

  • de aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee ondernemers tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes;

  • l.

    de aanbesteding van opdrachten op basis van een raamovereenkomst:

  • de aanbesteding van opdrachten op basis van een overeenkomst tussen een of meer aanbesteders en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen;

  • m.

    de aanbesteding van een concessieovereenkomst voor openbare werken en diensten, zoals bedoeld in artikel 1, sub l respectievelijk sub m van het BAO.

  • n.

    de aanbesteding bij wijze van experiment:

  • de aanbesteding waarbij kan worden afgeweken van de in de onderdelen f tot en met m genoemde aanbestedingsprocedures;

  • o.

    de gunning uit de hand:

  • de opdracht tot het uitvoeren van het werk zonder dat daaraan een aanbesteding is voorafgegaan.

  • p.

    inkoopvoorwaarden: Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Wijchen 2009.

Artikel 2 Toepassingsbereik voor opdrachten onder de “Europese drempel”

Opdrachten voor Werken, Diensten en Leveringen waarvan het geraamde bedrag, exclusief omzetbelasting, minder bedraagt dan het bedrag, genoemd in artikel 7 van het BAO, (de zgn. Europese drempelbedragen) worden opgedragen nadat daartoe een aanbesteding is gehouden volgens het type aanbestedingsprocedure, dat is voorgeschreven in het schema, dat is opgenomen in de nota “Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Wijchen 2008”.

Artikel 3

Van het houden van een aanbesteding volgens de openbare procedure of de niet-openbare procedure als bedoeld in artikel 2 wordt afgezien indien het betreft:

  • a.

    een gunning van opdrachten die zijn gebaseerd op een raamovereenkomst als bedoeld in artikel 1, onderdeel l;

  • b.

    een concessieovereenkomst voor openbare werken als bedoeld in artikel 1, onderdeel m.

Artikel 4. Doelstellingen beleid

  • 1.

    De doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:

    • a.

      Bevorderen van professioneel en economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. Gestreefd wordt naar de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en beleid, zodat de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt bereikt;

    • b.

      Bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen.

    • c.

      Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern.

    • d.

      Verantwoording van gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures.

Artikel 5. Transparantie

  • 1.

    Bij alle aanbestedingsprocedures dient een passende mate van openbaarheid in acht te worden genomen en voldoende concurrentie te worden gewaarborgd, gelet op:

    • -

      het economische belang van de opdracht;

    • -

      de aard van de opdracht;

    • -

      de omvang van de markt;

    • -

      de omstandigheden van het geval.

  • 2.

    Aan de in het vorige lid bedoelde openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door:

    • -

      publicatie van de aanbesteding;

    • -

      het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten.

Artikel 6. Verklaring geen kinderarbeid

Alle deelnemers aan een aanbestedingsprocedure dienen als onderdeel van de selectiecriteria een verklaring te ondertekenen die inhoudt, dat de betreffende onderneming geen producten levert, dan wel bij de bedrijfsuitoefening geen gebruik wordt gemaakt van producten die zijn vervaardigd door kinderarbeid.

Artikel 7. Kansen voor lokale bedrijfsleven

Bij onderhandse aanbestedingen – zijnde aanbestedingen waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie kandidaten tot inschrijving wordt uitgenodigd – streeft de gemeente ernaar om ten minste een derde van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale c.q. regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn.

Artikel 8. Opdrachten met maatschappelijke/politieke aspecten

  • 1.

    De verantwoordelijke portefeuillehouder wordt betrokken bij voorgenomen aanbestedingen die:

    • -

      mogelijkerwijs maatschappelijk en/of politiek gevoelig liggen dan wel gevolgen hebben en/of;

    • -

      die van belang zijn voor het realiseren van bestuurlijke doelen. Het bepaalde in dit lid heeft enkel interne werking.

    • Niet handelen overeenkomstig het bepaalde in dit lid heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van een genomen besluit of gesloten overeenkomst.

  • 2.

    De inkoopcoördinator wordt geïnformeerd over de in lid 1 bedoelde aanbestedingen.

Artikel 9. Opstellen nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid

  • 1.

    Het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt uiteengezet in een door het college vast te stellen nota. Deze nota dient gebaseerd te zijn op de uitgangspunten zoals geformuleerd in dit besluit.

  • 2.

    Het besluit tot vaststelling wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

Artikel 10. Functie (centrale) inkoopcoördinator

  • 1.

    De projectverantwoordelijke functionaris doet een melding aan de inkoopcoördinator via een startformulier aanbesteding van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – ;

    • a.

      voor werken boven € 50.000;

    • b.

      voor levering en diensten boven € 10.000,-.

  • 2.

    Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – onder de Europese drempel, kan de inkoopcoördinator gevraagd of ongevraagd advies omtrent aanbestedingen uitbrengen aan de directie en de betreffende afdelingsmanager(s).

  • Van het advies kan slechts worden afgeweken op basis van een beslissing van de directie.

  • 3.

    Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – gelijk aan of hoger dan de Europese drempel, moet de inkoopcoördinator verplicht om advies worden gevraagd. De inkoopcoördinator brengt binnen een week advies uit ten aanzien van:

    • a)

      het oordeel over de volledigheid van de aanbestedingsstukken met betrekking tot de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

    • b)

      de wijze van aanbesteden en of met de geformuleerde selectie- en gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd zal zijn;

    • c)

      het resultaat van de aanbesteding c.q. van het gunningadvies.

  • 4.

    Van de adviezen, bedoeld in lid 3, kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college.

  • 5.

    De afdelingen houden een registratie bij van aanbestedingen van opdrachten voor Werken met een geraamde waarde, exclusief BTW, boven € 50.000 en voor Leveringen en Diensten met een geramde waarde boven €10.000,- exclusief BTW.

  • Geregistreerd worden in elk geval of het een levering, een dienst of een werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze is gebaseerd voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven, voorzien van een motivering.

  • 6.

    De afdelingen houden een registratie bij van de ervaringen met gekozen leveranciers en dragen er zorg voor dat uitnodiging van leveranciers naar evenredigheid geschiedt.

Artikel 11. Beslissingsbevoegdheden

  • 1.

    De aanbesteding van bijzondere of specifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende afdelingsmanager, die hierover zonodig in overleg treedt met de portefeuillehouder.

  • Uitvoering kan plaatsvinden door inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende afdeling(en) al dan niet met inbreng van de inkoopcoördinator en waar nodig met externe expertise;

  • 2.

    De aanbesteding van een afdelingsoverschrijdende opdracht vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager, aan wie de trekkersrol voor de opdracht is toebedeeld, dan wel een door de directie aangewezen mandataris.

  • Uitvoering kan plaatsvinden door multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende afdelingen, de inkoopcoördinator en waar nodig met externe expertise.

Artikel 12. Algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten

  • 1.

    Bij elke offerteaanvraag of aanbesteding van opdrachten voor Leveringen en Diensten moeten de inkoopvoorwaarden voor Leveringen respectievelijk voor Diensten van toepassing worden verklaard en tegelijkertijd worden bijgevoegd, behoudens het gestelde in de leden 2 tot en met 8;

  • 2.

    Afwijken van de bepalingen in de inkoopvoorwaarden kan uitsluitend na verkregen toestemming van de afdelingsmanager en nadat de inkoopcoördinator hierover aan de afdelingsmanager heeft geadviseerd;

  • 3.

    In de aankondiging voor een opdracht en in de aanbestedingsdocumenten wordt aangegeven welke onderdelen van de inkoopvoorwaarden (eventueel) niet van toepassing zijn of voor welk onderdeel c.q. onderdelen een wijziging van toepassing zal zijn;

  • 4.

    Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is van toepassing op alle aanbestedingen van Werken volgens de procedures, genoemd in artikel 1, onderdelen f tot en met n;

  • Bij elke aanbesteding wordt vermeld dat het ARW 2005 van toepassing is;

  • 5.

    Voor de Europese aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten, waarop het BAO van toepassing is, wordt het ARW 2005 toegepast, voor zover dit reglement aanvullende bepalingen bevat ten opzichte van het BAO;

  • 6.

    Voor de nationale aanbesteding van Leveringen en Diensten is het ARW 2005 van toepassing.

  • Bij elke aanbesteding wordt vermeld dat het ARW 2005 van toepassing is;

  • 7.

    Van het ARW 2005 kan op onderdelen worden afgeweken, indien de projectverantwoordelijke functionaris dit deugdelijk motiveert en deze afwijking niet in strijd is met het inkoop- en aanbestedingsbeleid of (de beginselen van) het aanbestedingsrecht;

  • 8.

    Voor dienstverleningsopdrachten in de bouwsector worden de Algemene Inkoopvoorwaarden voor Diensten toegepast.

Artikel 13. Verbod op splitsen van opdrachten

Opdrachten mogen niet worden gesplitst enkel met het doel om zo aan de toepasselijkheid van de relevante Europese en/of openbare aanbestedingsregels te ontkomen.

Artikel 14. Dooronderhandelen

  • 1.

    Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, wordt altijd advies gevraagd bij de inkoopcoördinator, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan.

  • 2.

    Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.

Artikel 15. Nacalculatie

Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming vindt altijd plaats.

Artikel 16. Inschakelen NMa

Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van de inkoopcoördinator en na overleg met de directie contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).

Artikel 17. Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. (BIBOB)

  • 1.

    Verzoeken voor een BIBOB-advies worden ingediend door tussenkomst van het college.

  • 2.

    Ook bij niet-Europese aanbestedingen moeten de uitsluitingscriteria van de Europese aanbestedingsrichtlijnen expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing worden verklaard. Derhalve ook de uitsluitingscriteria op grond van de wet BIBOB.

  • 3.

    In aanbestedingsstukken dient te worden vermeld welke documenten de ondernemer dient over te leggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingscriteria niet op hem van toepassing zijn.

Artikel 18. Vergoeding inschrijvingskosten

In beginsel wordt geen vergoeding van inschrijvingskosten toegekend.

Artikel 19. Aanbestedingsdossier

  • 1.

    Van elke aanbesteding moet een dossier worden aangemaakt en bijgehouden door de persoon, die verantwoordelijk is voor de aanbesteding.

  • 2.

    Het dossier moet worden opgebouwd zoals is beschreven in bijlage 1 bij dit besluit.

  • 3.

    In het geval van Europese aanbestedingen moeten in het dossier ook de gegevens worden vastgelegd welke aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst moeten worden verstrekt.

Artikel 20. Periodieke informatieverstrekking aan de gemeenteraad

  • 1.

    Het college verstrekt via de gebruikelijke programmarapportages informatie aan de gemeenteraad over de omvang en samenstelling van de aanbestedingen met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – boven € 50.000.

  • 2.

    Hierbij geeft het college haar oordeel over de doel- en rechtmatigheid bij die trajecten, waarbij is afgeweken van het beleid, zoals in dit besluit en bijbehorende nota is bedoeld.

Artikel 21. Intrekking en inwerkingtreding

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking nadat het is bekend gemaakt;

  • 2.

    Reeds lopende aanbestedingsprocedures op het moment van inwerking treden worden afgehandeld conform het beleid dat van toepassing was voor dit tijdstip;

  • 3.

    De “Nota aanbestedingsbeleid Gemeente Wijchen” van 25 januari 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 22. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam “Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2009”.

Ondertekening

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders;
de secretaris, burgemeester,

Bijlage 1 - behorende bij Inkoop en aanbestedingsbeleid 2009

Inhoud aanbestedingsdossier

Het aanbestedingsdossier speelt bij aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern) maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Daarom moet bij elke aanbestedingsprocedure een aanbestedingsdossier worden aangemaakt.

De dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris die is belast met de uitvoering van de aanbesteding. De aanbestedingsdossiers dienen inzichtelijk en volledig te zijn. Hoe een aanbestedingsdossier moet worden ingericht is hieronder vermeld.

Het dossier zal tevens de rol van aanbestedingsleidraad gaan vervullen. Het neemt de budgethouder/ projectleider als het ware bij de hand. Door de indeling en het gebruik van standaardformulieren, wordt het dossier automatisch op de juiste wijze gevuld en wordt tevens bereikt dat de toetsmomenten duidelijk in beeld komen.

Het dossier wordt procedureel en steekproefsgewijs op volledigheid getoetst door inkoopcoördinator en eventueel financiële controller.

Het aanbestedingsdossier moet na afloop van het aanbestedingsproces centraal worden gearchiveerd.

Onderscheid wordt gemaakt naar een aanbestedingsdossier voor:

  • -

    Enkelvoudige c.q. meervoudige onderhandse aanbestedingen;

  • -

    Europese en openbare aanbestedingen;

Aanbestedingsdossier onderhandse aanbestedingen

Bij meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden minimaal de volgende documenten opgenomen in het dossier:

  • 1.

    Algemene administratieve gegevens: projectopdracht van opdrachtgevende dienst;

  • 2.

    Raming van de opdrachtwaarde;

  • 3.

    Aanbestedingsbescheiden

    • a.

      programma van eisen / bestek en tekeningen;

    • b.

      te hanteren gunning- en selectiecriteria;

    • bij de keuze voor criterium 'de economisch meest voordelige inschrijving': de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen;

    • c.

      bij aanbesteding van werken boven € 50.000 en bij aanbestedingen van leveringen en diensten boven € 10.000,- het startformulier aanbesteding;

    • d.

      aankondiging / publicatie aanbesteding / offerteaanvraag;

    • e.

      nota van inlichtingen (indien van toepassing);

    • f.

      ontvangen inschrijvingen / offertes;

    • g.

      (bij meervoudige aanbesteding) een procesverbaal van de opening offertes;

    • h.

      uitslag gunning;

  • 4.

    Opdrachtverstrekking;

    • §

      opdrachtbrief dan wel de tot stand gekomen overeenkomst;

  • 5.

    Overige gegevens

Aanbestedingsdossier Europese en (nationale) openbare aanbestedingen

Bij een Europese aanbesteding en een nationaal-openbare aanbesteding, al of niet met voorafgaande voorselectie, worden alle onderstaande onderdelen opgenomen in het aanbestedingsdossier.

Van elke aanbesteding wordt door verantwoordelijke persoon een dossier bijgehouden, waarin de volgende documenten worden opgenomen:

  • 1.

    Algemene administratieve gegevens: projectopdracht van opdrachtgevende dienst;

  • 2.

    Behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenst product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden);

  • 3.

    Raming van de opdrachtwaarde met paraaf afdelingsmanager;

  • 4.

    Proceduregegevens;

    • o

      meldingsformulier;

    • o

      eventuele adviesaanvraag bij inkoopcoördinator ten aanzien van onderstaande aandachtpunten;

    • o

      keuze aanbestedingsprocedure;

    • o

      wijze van aanbesteden;

    • o

      resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies;

  • 5.

    Aanbestedingsbescheiden;

    • o

      programma van eisen / bestek en tekeningen;

    • o

      reglement van aanbesteding;

    • o

      conceptovereenkomst / juridische randvoorwaarden;

    • o

      te hanteren gunnings- en selectiecriteria;bij de keuze voor criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”: de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen;

    • o

      aankondiging / publicatie aanbesteding

    • o

      ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie

    • o

      uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat, eventueel inclusief BIBOB-adviezen);

    • o

      ontvangen inschrijvingen / offertes;

    • o

      nota van inlichtingen;

    • o

      uitslag gunning / proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie en resultaat, keuze opdrachtnemer);

    • o

      aankondiging van gunning

  • 6.

    Opdrachtverstrekking

    • o

      (concept)opdrachtbrief dan wel de tot stand gekomen overeenkomst;

    • o

      ontwerpgegevens;

    • o

      overige gegevens;

  • 7.

    Vertrouwelijke gegevens van de ondernemer (indien gevoegd bij de overlegde stukken)

    • o

      • financiële economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s);

    • o

      • persoonsgebonden gegevens directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen;

    • o

      • ondernemingsgebonden gegevens;

  • 8.

    Evaluatieformulier;

  • 9.

    Overige gegevens

Bijlage 2 - MODELOVEREENKOMST ARIV-2008 voor LEVERINGEN

(vastgesteld B&W d.d. 8 december 2009)

NB. De tekst tussen haakjes is optioneel. S.v.p. keuze maken en dan haakjes en eventueel teksten tussen haakjes uit het definitieve exemplaar van de overeenkomst verwijderen.

PARTIJEN:

  • 1.

    De Gemeente Wijchen, vertegenwoordigd door de burgemeester van Wijchen, namens deze ………………(functienaam en naam ondertekenaar), hierna te noemen: “Koper”;

  • 2.

    (naam contractant(en)), gevestigd te ……….., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door …… (en ……..) (naam ondertekenaar), hierna te noemen: “Leverancier”,

OVERWEGENDE:

  • a.

    ….

  • b.

    ….

  • c.

    ….

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

In deze Overeenkomst is een aantal begrippen met een hoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2008 (ARIV-2008). In aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen in deze Overeenkomst verstaan:

“Offerte”: de door de Leverancier uitgebrachte offerte d.d. ………., kenmerk……… (bijlage..)

“Offerteaanvraag”: de offerteaanvraag van de Koper d.d. , ……….., kenmerk ….., (bijlage…)

1. Voorwerp van de Overeenkomst

1.1 De Koper koopt hierbij het Product (eventueel kan hier, of in een bijlage het te leveren Product kort worden omschreven)[, zoals genoemd in Bijlage [..] bij deze overeenkomst] van de Leverancier, gelijk de Leverancier hierbij het Product aan de Koper verkoopt, overeenkomstig de op basis van de [Offerteaanvraag] door de Leverancier uitgebrachte Offerte, tenzij in deze Overeenkomst anders is bepaald.

1.2 De navolgende documenten maken deel uit van deze Overeenkomst. Voorzover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde:

  • 1.

    deze Overeenkomst;

  • 2.

    de ARIV-2008;

  • 3.

    de offerteaanvraag (… (datum), … (kenmerk));

  • 4.

    de offerte die aan de opdracht ten grondslag ligt (….(datum), … (kenmerk));

  • 5.

    …

1.3 De ARIV-2008, Offerteaanvraag en/of de Offerte (voor zover onderdeel van de overeenkomst) zijn -ook ongeparafeerd- Bijlagen in de zin van artikel 1, onder 1.2 ARIV-2008.

1.4 (In aanvulling op of in afwijking van het bepaalde in artikel 1.1 worden de volgende Producten geleverd: …)

1.5 (Het Product moet voldoen aan de kwalificaties zoals omschreven in uw offerte van (datum offerte) met kenmerk (kenmerk offerte) >of< Het Product moet voldoen aan de volgende specificaties:

  • a.

    (kwalificatie)

  • b.

    (kwalificatie))

2. Totstandkoming van de Overeenkomst

Deze overeenkomst komt tot stand door ondertekening van het contract door beide/alle partijen.

3. Levering

3.1 De levering dient uiterlijk <op> of <voor> (afleverdatum) plaats te vinden aan het volgende adres:

(naam organisatie)

(adres afleverring)

ter attentie van (naam contactpersoon)

of

(3.1 Het product zal in de periode van [….] tot [….] in [aantal] deelleveringen worden afgeleverd aan de Koper:

  • -

    [omschrijving Producten en aantal] zullen op uiterlijk [datum invullen] worden afgeleverd op [afleveradres];

  • -

    [omschrijving Producten en aantal] zullen op uiterlijk [datum invullen] worden afgeleverd op [afleveradres];

  • -

    [pm]

  • -

    [restant Producten] zal op uiterlijk [datum invullen] worden afgeleverd op [afleveradres].)

4. Prijs en overige financiële bepalingen

4.1 De overeengekomen [prijs/prijzen] voor het Product [is/zijn]: € […] (incl. BTW) (eventueel een prijsbijlage aanhechten) / [staan opgenomen in Bijlage [..]]. De [prijs/prijzen] [heeft/hebben] betrekking op alle in het kader van deze Overeenkomst te leveren Producten en daarbij behorende eventuele materialen en documentatie, zoals gebruiksaanwijzingen e.d.

4.2 In afwijking van het bepaalde in artikel 6.1 van de ARIV-2008 zijn de kosten voor de montage- of installatiewerkzaamheden met betrekking tot het Product niet inbegrepen in de overeengekomen prijs.

De kosten voor de montage- of installatiewerkzaamheden bedragen: € [….] (incl. BTW).)

4.3 De overeengekomen [prijs/prijzen] voor het Product is gedurende het eerste kalenderjaar van deze Overeenkomst vast. De prijzen voor het daarop volgende kalenderjaar worden uiterlijk [datum] van het voorafgaande kalenderjaar overeenkomstig de consumentenprijsindex (“CPI-index”) van het CBS aangepast. Hierbij wordt telkens het maandcijfer van de derde maand voor de datum van de prijsaanpassing gehanteerd, waarbij het maandcijfer van de maand voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Overeenkomst wordt gesteld op 100%.)

4.4 Betaling vindt plaats als volgt:

- een bedrag van € ...... ([excl. BTW) na ondertekening van deze Overeenkomst [, zodra de Leverancier de kredietinstellingsgarantie bedoeld in artikel 8.2 van de ARIV-2008 heeft overgelegd] [of de procesgarantie bedoeld in artikel 4.5 van de ARIV-2008 heeft overgelegd.] Deze procesgarantie zal zekerheid bieden voor een bedrag van € …. en worden afgegeven voor een periode van …. [maanden/jaar]. Het bedrag van deze garantie zal de aansprakelijkheid van de Leverancier uit hoofde van deze Overeenkomst op generlei wijze beperken.] / [zie alternatief in art. 6.2];

- het restant van €……..([excl./incl. BTW) na Levering van het Product aan de Koper.)

4.5 De Leverancier zendt de factuur onder vermelding van:

contractnummer ……… en verplichtingennummer ........,

aan

Burgemeester en wethouders van Wijchen

Afdeling ……..t.a.v. …………….

Postbus 9000

6600HA Wijchen

5. Contactpersonen (Projectleiders)

5.1 Contactpersoon van Koper is …..(gebruik hier een functie, geen persoon), contactpersoon van Leverancier is …. (gebruik hier een functie, geen persoon).

5.2 In afwijking van het bepaalde in artikel 20.5 van de ARIV-2008 binden de genoemde contactpersonen hun Partij niet.

6. Van toepassing zijnde Voorwaarden

6.1 Op deze opdracht zijn de “Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2008” (ARIV-2008) van toepassing. De eventueel door Leverancier gehanteerde voorwaarden zijn niet van toepassing. De ARIV-2008 worden hierbij aan u toegezonden en kunnen via http://www.minez.nl, op de pagina “Contact”, onder het kopje “Procedures en richtlijnen” worden geraadpleegd.

Artikel 6.2 t/m 6.5 optioneel ;

(6.2 Artikel [4.5 of 8] van de ARIV-2008 is niet van toepassing.)

(6.3 In afwijking van artikel 10.1 van de ARIV-2008 geldt dat de in dit artikel bedoelde aansprakelijkheid van de Leverancier, per gebeurtenis, is beperkt tot een bedrag, exclusief BTW, van:

  • -

    € 150.000,- voor overeenkomsten waarvan de waarde kleiner is dan of gelijk aan €50.000,-;

  • -

    € 300.000,- voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-;

  • -

    € 500.000,- voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-;

  • -

    € 1.500.000,- voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-;

  • -

    € 3.000.000,- voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 500.000,-.

De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen:

  • a.

    ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel;

  • b.

    indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de Leverancier of diens personeel, ondergeschikten of hulppersonen).

(6.4 In afwijking van het bepaalde in artikel [15.1 of 15.3] van de ARIV-2008 geldt het volgende:……..”)

(6.5 Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen die ingevolge artikel 19 van de ARIV-2008 op de Leverancier rusten, is de Leverancier een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van € 50.000,- per gebeurtenis.)

7. Integriteitsverklaring

Leverancier verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van Koper generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Koper te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten.

8. Slotbepalingen

8.1 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voorzover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.

8.2 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge en/of schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen levering van het Product.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

Wijchen ……..(datum)

De burgemeester van Wijchen

namens deze

(Functie)

(naam)

(naam Leverancier)

namens deze:

…

(functienaam ondertekenaar)

naam ondertekenaar) (functie en naam ondertekenaar)

Bijlage(n):

Bijlage 3 - MODELOVEREENKOMST ARVODI-2008 voor DIENSTEN

(vastgesteld B&W d.d. 8 december 2009)

NB. De tekst tussen haakjes is optioneel. S.v.p. keuze maken en dan haakjes en eventueel teksten tussen haakjes uit het definitieve exemplaar van de overeenkomst verwijderen.

PARTIJEN:

  • 1.

    De Gemeente Wijchen, vertegenwoordigd door de burgemeester van Wijchen, namens deze ………………(functienaam en naam ondertekenaar), hierna te noemen: “Koper”;

  • 2.

    (naam contractant(en)), gevestigd te …., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door …… (en ……..) (naam ondertekenaar), hierna te noemen: “Opdrachtnemer”,

OVERWEGENDE:

  • a.

    ….

  • b.

    ….

  • c.

    ….

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

In deze Overeenkomst is een aantal begrippen met een hoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2008 (ARVODI-2008).

1. Voorwerp van de Overeenkomst

1.1 Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer opdracht tot het verrichten van Diensten tot ……………(hier de Diensten kort omschrijven of de aard van de activiteiten weergeven) overeenkomstig de op basis van de offerteaanvraag van Opdrachtgever d.d. …, kenmerk ….., (bijlage ..) en overeenkomstig de door Opdrachtnemer uitgebrachte offerte d.d. …, kenmerk …., (bijlage …), welke opdracht Opdrachtnemer bij deze aanvaardt, een en ander voor zover daarvan niet in deze Overeenkomst wordt afgeweken.

1.2 De navolgende documenten maken deel uit van deze Overeenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde:

deze Overeenkomst;

de ARVODI-2008;

de offerteaanvraag (… (datum), … (kenmerk));

de offerte die aan de opdracht ten grondslag ligt (….(datum), … (kenmerk));

…

1.3 De ARVODI-2008, offerteaanvraag en/of de offerte (voor zover onderdeel van de overeenkomst) zijn - ook ongeparafeerd - Bijlagen in de zin van artikel 1.2 ARVODI -2008.

1.4 (In aanvulling op of in afwijking van het bepaalde in artikel 1.1 worden de volgende Diensten verricht: …)

1.5 (De resultaten van de Diensten worden geleverd in de vorm van c.q. afgerond door indiening van een eindrapport. Het eindrapport bevat in elk geval een opgave van de bereikte onderzoeksresultaten, de daarbij gebruikte methoden en technieken, alsmede de daarop gebaseerde conclusies. Het eindrapport wordt in …-voud aangeleverd. Het eindrapport dient zowel in schriftelijke als in digitale vorm te worden opgeleverd).

1.6 (Het eindrapport wordt vooraf gegaan door een conceptrapport, dat in …-voud wordt aangeleverd. Het conceptrapport dient zowel in schriftelijke als in digitale vorm te worden opgeleverd.)

1.7 (Omtrent de vorm waarin de eindrapportage plaatsvindt, wordt door partijen nog nader overleg gevoerd. In het eindrapport wordt in ieder geval vermeld, dat Opdrachtgever auteursrechthebbende is.)

1.8 (Het eindrapport dient vergezeld te gaan van een samenvatting van maximaal twee pagina’s A-4, waarin opgenomen: de titel van het onderzoek, probleemstelling, doel van het onderzoek, opdrachtgever, opdrachtnemer, onderzoeksmethode en resultaten. Deze samenvatting dient tevens in digitale vorm te worden geleverd.)

2. Totstandkoming, tijdsplanning of duur van de Overeenkomst

2.1 Deze overeenkomst komt tot stand door ondertekening van het contract door beide/alle partijen.

2.2 De overeengekomen Diensten moeten uiterlijk op … (datum) voltooid zijn.

of

2.3 De overeengekomen Diensten worden verricht in de periode van … tot ….

3. Prijs en overige financiële bepalingen

3.1.Betalingen geschieden op basis van nacalculatie.

of

3.1 Betalingen geschieden op basis van een vast bedrag.

(bij nacalculatie:)

3.2.Opdrachtnemer declareert het werkelijk aantal bestede (advies)dagen/uren per maand op nacalculatiebasis als bedoeld in artikel 3.1 conform de in de offerte genoemde tarieven, tegen een dag-/uurtarief van € … (exclusief BTW en exclusief reis- en verblijf- en eventuele overige kosten). Opdrachtnemer brengt maximaal € …. (exclusief BTW) in rekening en staat ervoor in dat dit bedrag niet wordt overschreden.

of

(bij vast bedrag:)

3.2 Opdrachtnemer verricht de Diensten tegen een vaste totaalprijs. Deze vaste totaalprijs bedraagt € …..,-- (exclusief BTW en inclusief reis-, verblijf- en eventuele overige kosten).

3.3 (Uitdrukkelijk wordt bepaald dat, indien voor (een deel van) de Diensten geen vrijstelling van BTW blijkt te bestaan, het BTW-bedrag niet ten laste komt van Opdrachtgever.)

3.4 De prijs als bedoeld in artikel 3.2 heeft betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten uit te voeren Diensten en eventueel daarvoor benodigde materialen.

3.5 De overeengekomen tarieven zijn vast en onveranderlijk gedurende de duur van deze Overeenkomst. Bij contractsverlenging kunnen de overeengekomen tarieven telkens na ommekomst van een periode van minimaal 12 maanden en voor het eerst op 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar, worden gewijzigd met een percentage gelijk aan door het Centraal bureau voor de Statistiek (CBS) in het Statistisch Bulletin in januari eerst gepubliceerde ontwikkeling cao-lonen en contractuele loonkosten (procentuele mutatie t.o.v. dezelfde periode een jaar eerder) voor Contractuele loonkosten per uur inclusief bijzondere beloningen in de zakelijke dienstverlening, van de maand december in het voorgaande kalenderjaar (zie www.cbs.nl)

3.6 Betaling vindt plaats na ontvangst en acceptatie van het resultaat van de Diensten.

of

3.6 Opdrachtnemer kan onder de volgende voorwaarden tot een maximum van 80% van het totaalbedrag voorschotten in rekening brengen:

instemming van Opdrachtgever;

minimumbedrag van € 25.0000 (exclusief BTW) of een derde van de opdrachtsom;

maximaal drie voorschotten.

Het restant wordt voldaan na ontvangst en acceptatie van het eindrapport.

of

3.6 Betaling vindt plaats als volgt:

- een bedrag van € … (exclusief BTW) na ondertekening van deze Overeenkomst (, onder overlegging van de in de ARVODI-2008 genoemde kredietinstellingsgarantie);

- een bedrag van € … (exclusief BTW) na acceptatie van … (deellevering);

- het restant na ontvangst en acceptatie van het resultaat van de Diensten.

3.7 Opdrachtnemer zendt de factuur/facturen onder vermelding van (bovengenoemd) contractnummer en verplichtingennummer …… aan:

Burgemeester en Wethouders van Wijchen

Afdeling ……. t.a.v. ……………..

Postbus 9000

6600HA Wijchen

4. Contactpersonen (Projectleiders)

4.1 Contactpersoon van Opdrachtgever is …..(gebruik hier een functie, geen persoon), contactpersoon van Opdrachtnemer is …. (gebruik hier een functie, geen persoon).

4.2 (Projectleider bij Opdrachtgever is …, projectleider bij Opdrachtnemer is ….)

4.3 In afwijking van het bepaalde in artikel 8.2 ARVODI-2008 kunnen de genoemde contactpersonen/projectleiders partijen niet binden.

5. (Tijden en plaats werkzaamheden)

5.1 (De werkzaamheden worden in beginsel verricht vanuit het kantoor van Opdrachtgever.)

of

5.1 (De werkzaamheden worden verricht in …..)

5.2 (Indien de Diensten worden verricht ten kantore van Opdrachtgever verleent hij het Personeel van Opdrachtnemer toegang tot de plaats waar de Diensten worden verricht, en stelt hij dit Personeel in Staat de Diensten onder de bij die partij gebruikelijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende de regulier geldende kantoortijden.)

6. Van toepassing zijnde Voorwaarden

6.1 Op deze opdracht zijn de “Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2008” (ARVODI-2008) van toepassing. De eventueel door Opdrachtnemer gehanteerde voorwaarden zijn niet van toepassing. De ARVODI-2008 worden hierbij aan u toegezonden en kunnen via http://www.minez.nl, op de pagina “Contact”, onder het kopje “Procedures en richtlijnen” worden geraadpleegd.

6.2 In aanvulling op artikel 23 ARVODI-2008 geldt dat tot de resultaten van de Diensten ook behoren de in het kader van de opdracht gegenereerde onderliggende informatie, zoals o.a. berekeningen, methodieken en onderzoeksrapportages. Opdrachtnemer verstrekt deze informatie op eerste verzoek van Opdrachtgever in zodanige vorm dat Opdrachtgever en derden in opdracht van Opdrachtgever, deze bij eventuele vervolgopdrachten kunnen gebruiken en/of toepassen.

Artikel 6.3 t/m 6.12 optioneel:

6.3 (Onverminderd de plicht genoemd in artikel 7 ARVODI-2008 om over de voortgang van de werkzaamheden aan Opdrachtgever te rapporteren wanneer en op de wijze waarop deze dat nodig acht, is Opdrachtnemer in ieder geval gehouden schriftelijk/mondeling te rapporteren op .…. (datum).)

6.4 (Er is een begeleidingscommissie/stuurgroep ingesteld als bedoeld in artikel 9 ARVODI-2008, waarvan de taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in Bijlage … van deze Overeenkomst.)

6.5 (Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen welke ingevolge artikel 11 ARVODI-2008 op Opdrachtnemer en zijn Personeel rusten, is Opdrachtnemer een boete verschuldigd van € 50.000,- per gebeurtenis.)

6.6 (In afwijking van het bepaalde in artikel 14, vierde lid, ARVODI-2008, behoeven in geval van meerwerk de authentieke bescheiden ter specificatie van de aard en omvang van de verrichte meerwerkzaamheden slechts op verzoek van Opdrachtgever overgelegd te worden en kan worden volstaan met kopieën.)

6.7 (Artikel 16 ARVODI-2008 is niet van toepassing).

6.8 ( 1. De in 19.3 ARVODI-2008 bedoelde aansprakelijkheid is, per gebeurtenis, is beperkt tot een bedrag van:

  • -

    € 150.000,- voor opdrachten waarvan de waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-;

  • -

    € 300.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-;

  • -

    € 500.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-;

  • -

    € 1.500.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-;

  • -

    € 3.000.000,- voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 500.000,-.

2. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen:

  • a.

    ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel;

  • b.

    indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer of diens Personeel;

  • c.

    in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 23 ARVODI-2008.)

6.9 (In aanvulling op artikel 23 ARVODI-2008 geldt met betrekking tot publicatie het volgende: Uitsluitend Opdrachtgever is bevoegd om (delen van) de rapportage openbaar te maken. Indien Opdrachtgever daartoe besluit, vermeldt hij daarbij Opdrachtnemer als uitvoerend bureau.)

6.10 (In aanvulling op artikel 23 ARVODI-2008 geldt het volgende. Het is Opdrachtnemer toegestaan de door de werkzaamheden verkregen gegevens voor wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijk onderwijs te gebruiken, met uitzondering van privacy-gevoelige gegevens. Opdrachtnemer handelt daarbij niet in strijd met de belangen van Opdrachtgever. Bij twijfel daarover treedt Opdrachtnemer vooraf in overleg met Opdrachtgever.)

6.11 (Indien Opdrachtgever besluit de prestaties niet te publiceren, kan Opdrachtnemer aan Opdrachtgever schriftelijk verzoeken de prestaties in eigen beheer te mogen uitgeven. Deze toestemming dient schriftelijk te worden gegeven en wordt niet zonder redelijke grond geweigerd. Opdrachtgever is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden.)

6.12 (In afwijking van het bepaalde in artikel 25, eerste lid, ARVODI-2008 luidt de eerste zin van dit artikellid als volgt: "Opdrachtnemer zal zich op eerste verzoek van Opdrachtgever adequaat verzekeren en verzekerd houden voor de navolgende risico's: ………..”.)

7. Integriteitsverklaring

Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van Opdrachtgever generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten.

8. Slotbepalingen

8.1 In aanvulling op artikel 21 ARVODI-2008 geldt dat in alle gevallen van voortijdige beëindiging van deze Overeenkomst Opdrachtgever van Opdrachtnemer kan verlangen dat deze de Diensten op een zodanige wijze afrondt en de resultaten zodanig overdraagt aan Opdrachtgever of een door hem aan te wijzen derde, dat onbelemmerde voortzetting van de opdracht mogelijk is.

8.2 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voorzover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.

8.3 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen Diensten.

Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

Wijchen, (datum)

De burgemeester van Wijchen

namens deze (naam( …………..

(functienaam ondertekenaar)…………………..

(……………………….Naam Opdrachtnemer)

namens deze:

Naam: ……………………

………………….(functie en naam ondertekenaar)

Bijlage(n):