Handreiking Inkoop en aanbesteding versie 2.1

1 Inleiding

De laatste vernieuwing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Winsum dateert van 10 juli 2007. De afgelopen jaren zijn er diverse aanpassingen geweest in de Europese regelgeving en de regelgeving van de Rijksoverheid. De belangrijkste hiervan is de Europese Richtlijn 2004/18/EG, deze richtlijn heeft de oude richtlijnen voor werken, leveringen en diensten vervangen. Daarnaast is in 2005 het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) vastgesteld.

Bovendien heeft het college op 10 november 2009 besloten tot het meervoudig onderhands aanbesteden (d.w.z. het aanvragen van 3 offertes) bij werken met een raambedrag vanaf € 30.000. Omdat dit bij werken in voorkomende gevallen tot praktische problemen kan leiden is er een mogelijkheid om gemotiveerd aan het college een ontheffing van deze regel te vragen.

Bovenstaande wijzigingen impliceren dat er enkele aanpassingen aan de Handreiking Inkoop en aanbesteding gemeente Winsum gemaakt moeten worden. In de praktijk zijn de wijzigingen in de Europese regelgeving niet spectaculair.

Het aanmaken van de aanbestedingsdossiers zal in de praktijk een grotere rol moeten krijgen.

Deze dossiers bieden de organisatie niet alleen inzicht in het verlopen aanbestedingsproces en vormen een basis voor volgende aanbestedingen, maar dienen tevens om de rechtmatigheid van het inkoop- en aanbestedingsproces aantoonbaar te maken richting de accountant.

2 Definities inkoop- en aanbesteding

Aanbesteden

Aanbesteden is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van goederen of diensten.

Diensten

De definitie van een “dienst” omvat alle inkopen van dienstverlening anders dan resulterend in onroerend goed (bijvoorbeeld onderhouds-/ schilderbeurt aan het gemeentehuis, in dat geval is er sprake van een werk). Bij diensten kan onder andere gedacht worden aan: schoonmaak, onderhoud groen, catering, beveiliging, leerlingenvervoer en inhuur uitzendkrachten. Welke opdrachten verder onder diensten vallen, wordt in Bijlage 2 van het BAO genoemd.

Leveringen

Onder een “levering” wordt verstaan een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente en een leverancier (natuurlijk persoon of rechtspersoon) voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten.

Onder producten verstaan wij enkel roerende zaken, onroerende zaken vallen buiten de werkingssfeer van leveringen.

Ondernemer

De term ondernemer dekt zowel de termen:

• -

  aannemer

• -

  leverancier

• -

  dienstverlener.

Werken

De letterlijke weergave van het begrip “werk” in de richtlijn is: “het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen”. In het algemeen wordt onder werken verstaan alle overeenkomsten op het gebied van bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels, ook het maaien van bermen en het aanleggen en renoveren van sportvelden valt onder werken.

Een overheidsopdracht voor werken heeft volgens het BAO betrekking op:

• a.

  de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van één van de werkzaamheden genoemd in Bijlage 1 van het Bao, of van een werk, of

• b.

  het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet.

De omschrijving “met welke middelen dan ook” onder b. is opgenomen om ontduiking van de aanbestedingsplicht door een financiële constructie te voorkomen. Bijvoorbeeld in een situatie waarin een projectontwikkelaar zich ertoe verbindt een gebouw op te trekken dat aan tevoren door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet, de voorfinancieringslasten te dragen en de eigendom op korte of lange termijn over te dragen aan de aanbestedende dienst. Alleen aankomen van reeds bestaande werken die niet zijn gebouwd om aan te voren door die aanbestedende dienst vastgestelde eisen te voldoen, vallen buiten de werkingssfeer van het Besluit.

3 Uitgangspunten gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is bestemd voor de gehele organisatie van de gemeente Winsum inclusief De Beurs. In voorkomende gevallen is er af te wijken van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid; hiervoor moet echter een zeer goede reden aanwezig zijn, die gemotiveerd dient te worden op een Ontheffingsformulier.

Het Ontheffingsformulier dient voor de inkoop of aanbesteding goedgekeurd te worden door het college, zie 3.3.

3.1 Drempelbedragen

De totale geraamde waarde van de opdracht is uiteindelijk bepalend welke inkoop- of aanbestedingswijze gevolgd dient te worden en wie bevoegd is tot opdrachtverlening. Onderstaand overzicht sluit aan bij de huidige praktijk. De bedragen zijn aangepast op de laatste Europese richtlijn. Vooral bij diensten zal per geval beoordeeld moeten worden of het een op zich staande opdracht is, of onderdeel uitmaakt van een grotere dienst. Bovendien kan het voorkomen dat ten behoeve van de opdrachtformulering eerst behoefte is aan een ondersteuning in de verkenningsfase.

! Voordat kan worden bepaald onder welk drempelbedrag de opdracht komt te vallen, moet eerst de waarde van de opdracht worden bepaald aan de hand van onderdeel 4 van de Handreiking “Waarde van de opdracht”.

* Hiervan kan gemotiveerd worden afgeweken; zie 3.4 Afwijken van gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

**Europese drempelbedragen worden elke twee jaar herzien, de laatste herziening was per 1 januari 2010.

3.2 Toelichting open begroting bij werken van € 30.000 tot € 250.000

Er wordt gewerkt met een open begroting voor werken vanaf € 30.000. Het voordeel hiervan is, dat er inzage is in de opbouw van het offertebedrag. Doordat de opbouw van het offertebedrag zichtbaar is kan dit goed gebruikt worden in de onderhandeling over de door de aannemer gehanteerde eenheidsprijzen.

3.3 Afwijken van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het is mogelijk, alleen als de situatie hierom vraagt, af te wijken van de in deze handreiking genoemde procedures ten aanzien van inkopen en aanbestedingen.

! De reden waarom men afwijkt van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid moet altijd gemotiveerd worden in een collegevoorstel.

! Voor het afwijken van de regel Werken-aanbestedingsprocedure, dat er bij een raambedrag van € 30.000 tot € 250.000 meervoudig onderhands aanbesteed moet worden (d.w.z. minimaal 3 offertes aanvragen) is een Ontheffingsaanvraag beschikbaar. De Ontheffingsaanvraag dient om in voorkomende gevallen bij werken enkelvoudig onderhands te kunnen aanbesteden (d.w.z. met het aanvragen van een enkele offerte). Er dient echter in alle gevallen een open begroting aangevraagd te worden. De Ontheffingsaanvraag dient door het College worden goedgekeurd.

! Van Europese regelgeving mag men nooit afwijken.

Situaties waarvoor moet worden afgeweken van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure kunnen zijn:

• -

  wanneer er minder aanbieders zijn dan het gestelde aantal op te vragen offertes

• -

  wanneer het in werken gaat om relatief eenvoudige herstelwerkzaamheden, die logischerwijze uitgezet zou worden bij een aannemer die de werken heeft verzorgd

• -

  wanneer er ingekocht wordt via een aanbestedingscentrale

• -

  wanneer er een uitbreiding van een reeds aanwezig softwarepakket aangeschaft moet worden

• -

  wanneer er sprake is van detachering (let op! hier vallen advies, beheer, onderhoud, onderzoek en accountancywerkzaamheden niet onder)

• -

  wanneer er slechts één aannemer is die over het materieel en de kennis beschikt om het werk goed uit te kunnen voeren

• -

  wanneer er sprake is van een spoedsituatie

• -

  wanneer men een geïntegreerde contractvorm (‘turnkey’, ‘design and construct’, ‘design and build’ of ‘instandhouding’) wil aangaan.

3.4 Inkoop- en aanbestedingsdossier

Van alle opdrachten tot uitvoering van werken en het verlenen van diensten met een raming van € 30.000 en hoger dient een inkoop- en aanbestedingsdossier bijgehouden te worden. Voor alle opdrachten tot het leveren van producten moet al vanaf een raming van € 10.000 een dossier bijgehouden worden. De dossiers moeten alle informatie bevatten die benodigd is om aan te kunnen tonen dat de juiste procedure gevolgd is. Ook wordt vastgelegd op basis van welke criteria de opdracht is verleend.

Het bijhouden van deze dossiers is nodig om de rechtmatigheid van de naleving van de Europese regelgeving en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de controle van de jaarrekening aan te kunnen tonen. Daarnaast kan een goed onderhouden dossier als naslagwerk dienen voor mogelijke juridische geschillen.

De inkoop- en aanbestedingsdossiers dienen minimaal de volgende stukken, indien relevant, te bevatten:

(De benaming van onderstaande documenten komt overeen met de benaming van de documenten op http://git.ovia.nl)

- collegebesluit (event. ontheffingsaanvraag) - raadsbesluit - raadsinfo

- reactie raad - kostenraming - offerteaanvraag

- beoordelingsmatrix - aankondiging opdracht - procesverbaal aanbesteding

- offertes - gunningsbrief - contact/ overeenkomst

3.5 Toetsing op rechtmatigheid

Sinds de jaarrekening van 2004 wordt de jaarrekening door de accountant niet alleen meer op de getrouwheid gecontroleerd, maar ook op de rechtmatigheid. Voor inkoop en aanbesteding zal de controle van de rechtmatigheid zich op twee zaken richten, dit zijn:

• -

  toetsen of de aanbesteding op de juiste wijze is uitgevoerd

• -

  toetsen of de middelen op de juiste wijze beschikbaar zijn gesteld

3.5.1 Rechtmatigheid van de aanbesteding

De aanbestedingen moeten voldoen aan de eisen die te maken hebben met rechtmatigheid, dit betekent dat iedere opdracht/ aanbesteding(sprocedure) moet voldoen aan zowel Europese regels, regels van de rijksoverheid als de eigen gemeentelijke beleidsregels zoals beschreven in deze handreiking.

Hieronder staan alle wet- en regelgeving die van belang zijn voor het aanbesteden van een opdracht. Hogere wet- en regelgeving is altijd leidend, daarom staan ze hier op volgorde van hoog naar laag.

• 1.

  Richtlijn 2004/18/EG (Europese Richtlijn)

• 2.

  Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO)

• 3.

  Aanbestedingsregelement Werken 2005 (ARW 2005)/ UAR

• 4.

  Handreiking inkoop en aanbesteding gemeente Winsum, versie 2.1

In geval er aanbesteed wordt aan de hand van een verkregen subsidie, kan het zijn dat de volgende verordening en/ of beschikking van belang is/ zijn:

• 5.

  subsidieverordening van de subsidieverlenende instantie/ overheid

• 6.

  subsidiebeschikking

Om te kunnen toetsen of de regels worden nageleefd, dient er een goed onderhouden dossier aanwezig te zijn, zoals beschreven onder 3.5.

3.5.2 Rechtmatigheid van de totstandkoming van benodigde middelen

De raad geeft door het vaststellen van de programmabegroting het college de opdracht om gemeentelijke taken uit te voeren. Daarnaast wordt het college geautoriseerd om de uitvoering van de gemeentelijke taken binnen het vastgestelde budget te realiseren.

Als er voor een opdracht geen rekening is gehouden in de begroting of dat de kosten van een opdracht het beschikbare budget overschrijden, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel inclusief –krediet aan de raad voor.

Ook moet het college bij het aangaan van meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000, de raad informeren. Het college mag pas een besluit nemen nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft gebracht.

Het bovenstaand houdt in dat iedere uitgave dat niet overeenkomstig de bovenstaande regels (financiële verordening gemeente Winsum artikel 212 Gemeentewet), onrechtmatig is.

4 Waarde van een opdracht

Het bepalen onder welk drempelbedrag (dus aanbestedingsprocedure) de opdracht valt, kan enkel door een juiste waardebepaling van de opdracht. Hieronder staat per opdrachtsoort hoe de opdracht gewaardeerd dient te worden. Onder 4.4 staan de overige waardebepalingen, deze hebben betrekking op alle drie opdrachtsoorten.

4.1 Werken

De waarde van de opdracht omvat de totale vergoeding aan de aannemer, exclusief BTW. Als de waarde van tevoren niet kan worden vastgesteld, moet een reële raming worden gemaakt.

4.2 Leveringen

De waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan de leverancier, exclusief BTW. Als de waarde van tevoren niet kan worden vastgesteld, moet een reële raming worden gemaakt.

4.3 Diensten

De waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan de dienstverlener, exclusief BTW. Als de waarde van tevoren niet kan worden vastgesteld, moet een reële raming worden gemaakt.

4.4 Overige waardebepalingen

4.4.1 Knippen van opdrachten

Voorgenomen werken en voorgenomen aankopen ter verkrijging van bepaalde hoeveelheden leveringen en/of diensten mogen niet worden gesplitst om ze te ontrekken aan de toepassing van de Richtlijn.

4.4.2 Percelenregeling

Opdrachten kunnen verdeeld worden in percelen. Voor de raming van de totale waarde van de opdracht dienen de verschillende percelen bij elkaar opgeteld te worden. Indien de totale waarde boven het drempelbedrag uit komt, dient ieder perceel gegund te worden volgens de Richtlijn.

4.4.3 Gemengde opdrachten

Gemengde opdrachten zijn opdrachten die uit een mix van een werk, levering en/ of dienst bestaan. In deze gevallen zal de opdracht vallen onder het deel van de gemengde opdracht dat de grootste waarde heeft.

4.4.4 Meer dan 50% gesubsidieerde opdrachten

Als de geraamde waarde van de opdracht, exclusief BTW, gelijk of hoger is als het drempelbedrag, dan dient de subsidie te worden mee gerekend in de waarde van de opdracht.

5 Inkoopproces en de aanbestedingsprocedure

Het inkoopproces bevat 7 activiteiten, deze 7 activiteiten kunnen onderverdeeld worden in 4 tactische - en 3 operationele activiteiten. Van de tactische activiteiten vallen er 3 onder het aanbestedingsproces.

Hieronder is een schema, waarin de stappen van het inkoopproces op chronologische volgorde staan.

5.1 Tactische werkzaamheden

Alle tactische werkzaamheden, waaronder de werkzaamheden voor het aanbesteden, staan op http://git.ovia.nl. Per opdrachtsoort (levering, dienst, werk) staan de aanbestedingsprocedures volledig in fases beschreven. Om gebruik te maken van http://git.ovia.nlmoet je wel eerst weten om wat voor opdracht (levering, dienst of werk) het gaat, en moet je aan de hand van de waarde van de opdracht de te volgen aanbestedingsprocedure bepaald hebben.

5.2 Operationele werkzaamheden

5.2.1 Bestellen

In deze stap worden de gecontracteerde zaken door de gebruiker zelf besteld. Als voorbeeld kan genoemd worden een kantoorartikelencontract waarbij gemachtigden binnen de organisatie zelf hun materialen bestellen bij de gecontracteerde leverancier tegen vaste afspraken.

5.2.2 Bewaken

Hier dient de gebruiker zelf te bewaken, dat bijvoorbeeld leveringen ook worden nagekomen. Dit geldt voor zowel de kwaliteit als de levertijd. Indien de leverancier niet naar behoren presteert en de gebruiker krijgt onvoldoende antwoord op zijn klacht, zal de gebruiker zijn probleem voorleggen aan de budgethouder c.q. contracteigenaar.

5.2.3 Nazorg

Bij nazorg is het de bedoeling om het oorspronkelijke PvE bij een volgende aanbesteding aan te passen aan de ervaringen, die met het bestaande contract zijn opgedaan. Deze stap is van belang voor zowel gebruikers als contracteigenaren om zodoende uiteindelijk optimale afspraken te maken. Een projectverslag is dan ook aan te raden.

6 Criteria

6.1 Geschiktheidcriteria of selectiecriteria

In elke aanbesteding moeten objectieve geschiktheidcriteria worden meegenomen.

Geschiktheid- of selectiecriteria zijn criteria waaraan de ondernemer moet voldoen. De ondernemer voldoet wel of niet aan de geschiktheideis en wordt vervolgens wel of niet meer verder beoordeeld, omdat de leverancier dan uitgesloten wordt van verdere mededinging. De leverancier moet daarover worden geïnformeerd. Een voorbeeld van een dergelijke eis is een verklaring, dat de leverancier zich niet in een staat van faillissement bevindt of geen ernstige fout bij de beroepsuitoefening heeft begaan.

Indien een leverancier gevraagde documenten niet inlevert, hoeft dat niet altijd tot uitsluiting te leiden. Simpele formulieren (bijvoorbeeld “KvK-verklaring”), die vergeten zijn in te leveren, mogen in specifieke gevallen alsnog worden nagevraagd en kunnen geen reden zijn om alleen daarop af te wijzen. Dat geldt weer niet voor belangrijke formulieren zoals “Model K” waarmee de inschrijver aangeeft rechtmatig te hebben ingeschreven, omdat dat natuurlijk alleen kan op het moment van inschrijven.

Voorbeelden van deze criteria zijn verder:

Referenties

Referenties zijn altijd geschiktheid- of selectiecriteria en kunnen dus niet zoals gunningcriteria (zie paragraaf hierna) gewogen worden. Je voldoet er aan of je voldoet er niet aan. Referenties worden gevraagd om aan te geven of de leverancier de mogelijkheden bezit om de gevraagde werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dat wordt “technisch bekwaam” genoemd.

Financiële en economische draagkracht

Financiële en economische draagkracht wordt gevraagd om er van verzekerd te zijn dat de opdrachtnemer de opdracht ook financieel kan uitvoeren. Zo kan er een omzeteis gesteld worden, die echter nooit hoger dan 5 maal de omzet van de begrote opdrachtwaarde mag bedragen. Hiervoor wordt de “Ratio-analyse tabel” gebruikt die kort enkele financiële kenmerken helder weergeeft en goed moet worden geïnterpreteerd, omdat elke branche zijn eigen gemiddelde cijfer kent.

6.2 Gunningcriteria

Gunningcriteria zijn criteria waarop een leverancier extra kan scoren om zodoende de opdracht gegund te krijgen.

Er zijn twee mogelijkheden in gunningcriteria:

• a.

  de laagste prijs

• b.

  de economisch meest voordelige inschrijving

Als er wordt gekozen voor het tweede criterium, dient de gemeente alle te gebruiken criteria op te nemen hetzij in het bericht van aanbesteding, hetzij in het bestek. Hierbij worden subcriteria geëist, waaronder: prijs, gebruikskosten, onderhoud, planning, uitvoeringstermijn, levertijd, garanties, technische waarde, kwaliteit, milieu- en duurzaamheidscriteria, esthetische kenmerken, etc.

Als het criterium “economisch meest voordelige inschrijving” wordt gebruikt, dan moet in het offerteaanvraag c.q. bestek worden vermeld welke criteria worden gehanteerd met de aanduiding van het “gewicht” van die criteria alsmede de subcriteria met de daaraan verbonden “gewichten”. Bij het toekennen van de opdracht mogen er geen andere subcriteria meespelen dan de subcriteria de genoemd zijn in de offerteaanvraag c.q. bestek. Veel juridische procedures worden aangespannen vanwege foutieve toepassing van het gunningcriteria.

De Europese regelgeving geeft aan, dat indien geen gunningcriterium is genoemd, automatisch het gunningcriterium “laagste prijs” van toepassing is.