Nota waarderen en afschrijven vaste activa gemeente Winterswijk 2020

1. Activeren

1.1. Activeringsgrens

Voor het activeren van investeringen met economisch nut hanteren we een ondergrens van € 25.000. Investeringen onder dit bedrag worden niet geactiveerd, maar komen ineens ten laste van de exploitatie van het betreffende boekjaar.

Een uitzondering op de ondergrens vormen investeringen in gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd1.

Het is niet toegestaan om een investering op “onlogische” wijze op te delen om beneden de gestelde ondergrens voor activeren te blijven. Indentieke activa (bijvoorbeeld vervanginsinvestering voor een aantal laptops) worden daarom, met inachtneming van de levensduur, samengevoegd onder één noemer en geactiveerd.

1.2. Meerjarig nut

Investeringen worden geactiveerd als er sprake is van meerjarig nut (exploitatie meer dan 2 jaar). Als de economische levensduur 2 jaar of minder is, dan wordt de investering direct ten laste van de exploitatie gebracht.

1.3. Kosten van onderzoek en ontwikkeling

Onderzoeks- en ontwikkelkosten (en de voorbereidingskosten) die leiden tot een actief worden geactiveerd. Als één en ander niet heeft geleid tot een actief, worden de kosten ten laste van de exploitatie gebracht.

1.4. Kosten van geldleningen

Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Een saldo voor agio of disagio wordt afgeschreven op basis van de looptijd van de lening.

1.5. Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Als aan alle voorwaarden van artikel 61 van het BBV wordt voldaan, dan activeren wij bijdragen aan activa in eigendom van derden.

1.6. Componentenbenadering

We passen de componentenbenadering toe.

2. Waarderen

2.1 Verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs

Activa worden geactiveerd op basis van de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:

• -

  Verkrijgingsprijs: de inkoopprijs met bijkomende kosten.

• -

  Vervaardigingsprijs:

  • ○

    De aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen.

  • ○

    De overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Onder de overige kosten begrijpen wij ook een redelijk deel van de indirecte kosten. Het gaat dan om de toe te rekenen ambtelijke uren maal het begrote uurtarief.

2.2 Bruto activeren

Vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

2.3. Restwaarde

Wij hanteren geen restwaarde. Dit betekent dat we afschrijven tot de boekwaarde nihil is. Zoals hiervoor

3. Afschrijven

3.1. Afschrijvingsmethode

Voor vaste activa hanteren wij de lineaire afschrijvingsmethode met uitzondering van gebouwen en soft- en hardware.

Voor gebouwen en soft- en hardware hanteren we de annuïtaire afschrijvingsmethode. We doen dit omdat hier een meerjarig onderhoudsplan onder ligt.

3.2. Moment van starten met afschrijven

We starten met afschrijven met ingang van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gerealiseerd is.

Een uitzondering hierop zijn investeringen in automatisering. Deze schrijven we af met ingang van 1 januari van het jaar waarin het actief gerealiseerd is.

3.3. Afschrijvingstermijnen

In bijlage 1 zijn de afschrijvingstermijnen van de verschillende soorte activa opgenomen.

Als de tabel in bijlage 1 niet voorziet in een afschrijvingstermijn, dan stelt het college van B&W een redelijke termijn vast.

4. Rapporteren over investeringen

In de begroting wordt op grond van het BBV afzonderlijk aandacht besteed aan de investeringen. Hiertoe wordt een Bijlage Investeringskredieten opgenomen. In deze Bijlage wordt aangegeven wat de omvang van de investering is welke einddatum het krediet heeft. Bij de jaarrekening wordt deze Bijlage geactualiseerd en opnieuw ter vaststelling aangeboden als onderdeel van de jaarstukken.

In de Bijlage Investeringskredieten worden de volgende investeringen opgenomen:

Nieuwe investeringen

Nieuwe investeringen geven in de regel uitbreiding van activa. Is er echter sprake van een investering voor de vervanging van bestaande activa waarbij sprake is van andere (nieuwe cq uitgebreidere) functionaliteiten dan betreft het eveneens een nieuwe investering. Aan nieuwe investeringen liggen vrijwel altijd beleidsmatige veranderingen ten grondslag.

Vervangingsinvesteringen

Van vervangingsinvesteringen is sprake als de investeringen gedaan worden ter vervanging van een bestaand bedrijfsmiddel waarvan de afschrijvingstermijn verstreken is en vervanging noodzakelijk. Vervangingsinvesteringen zijn bedoeld om bestaande processen in stand te houden.

Voor kredietaanvragen, en -wijzigingen en ook verantwoording geldt de werkwijze zoals is opgenomen in artikel 5 en 6 van de Financiële verordening. Eventuele wijzigingen in de investeringskredieten vinden plaats via de P&C-documenten.

1. Activeren

Artikelgewijze toelichting:

1.1. Activeringsgrens

In het BBV (artikel 59) is opgenomen dat alle investeringen moeten worden geactiveerd. Dit met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde.

Ter beperking van administratieve lasten mag de gemeente een ondergrens hanteren voor activering van investering, zolang deze niet zodanig hoog wordt gesteld ‘dat hierdoor (bepaalde typen) activa individueel of in totaal in materiële omvang buiten de balans worden gehouden’2. Bij het activeren van investeringen wordt geen onderscheid gemaakt tussen investeringen met economisch of maatschappelijk nut.

1.2. Meerjarig nut

Voor het activeren van investeringen dient sprake te zijn van een meerjarig nut.

1.3. Activeren van kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden op grond van het BBV als immateriële activa aangemerkt. Dit heeft als consequentie dat deze als een afzonderlijke actief moeten worden gewaardeerd en dus geen onderdeel meer uitmaken van de uiteindelijke investering.

De kosten kunnen volgens artikel 60 van het BBV worden geactiveerd als:

• -

  het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• -

  de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• -

  het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• -

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

1.4. Kosten van geldleningen

Hier genoemde onderdelen vallen onder de immateriële vaste activa.

1.5. Activeren van bijdragen aan activa in eigendom van derden

Voor bijdragen aan activa in eigendom van derden zijn afwijkende voorschriften vastgelegd in het BBV. Het activeren van deze bijdragen is niet verplicht. Artikel 61 schrijft voor dat deze bijdragen kunnen worden geactiveerd als er cumulatief wordt voldaan aan het volgende:

• -

  er is sprake van een investering door een derde;

• -

  de investering draagt bij aan de publieke taak;

• -

  de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en

• -

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

1.6. Componentenbenadering

Het afzonderlijk afschrijven van belangrijke bestanddelen (componenten) van een materieel vast actief wordt aangemerkt als de 'componentenbenadering'.

Overige toelichting:

1.7. Activeren implementatiekosten hardware en software

Volgens de stellige uitspraken van de commissie BBV valt software (als afzonderlijk actief) onder de materiële vaste activa, namelijk als investering met economisch nut. Kosten van software moeten zoveel mogelijk worden toegerekend aan de periode waarop deze kosten betrekking hebben. Ook gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die in één keer in rekening worden gebracht worden geduid als investering met economisch nut, zoals bedoeld in het BBV artikel 35 lid 1a.

Wanneer er implementatiekosten zijn verbonden aan nieuwe hardware of software, worden deze geactiveerd. Bij software geldt dat dit wel moet gaan om een eigen actief of om gebruiksrechten voor onbepaalde duur. Activering vindt plaats omdat de implementatie valt onder de bijkomende kosten die als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. De implementatie is namelijk noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. Implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externen als de kosten van eigen medewerkers betreffen.

1.8. Onderhoudskosten worden niet geactiveerd

Onderhoud gaat om de kosten die worden gemaakt voor kapitaalgoederen van de gemeente, om deze objecten gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen. Volgens de stellige uitspraak van de commissie BBV mag klein en groot onderhoud niet worden geactiveerd, omdat het een object in goede, oorspronkelijke staat brengt en dus niet van invloed is op de bepaalde gebruiksduur van het object. Er wordt onderscheid gemaakt tussen groot en klein onderhoud:

• -

  Klein onderhoud: door de commissie BBV is klein onderhoud gedefinieerd als de dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om een object in goede werkende en veilige staat te houden. Dit wordt altijd uitgevoerd op basis van een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Klein onderhoud wordt op een klein gedeelte van het object uitgevoerd, en gaat bijvoorbeeld om maatregelen die nodig zijn om representativiteit te behouden of om een object blijvend naar behoren te laten functioneren. Kosten worden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht.

• -

  Groot onderhoud: groot onderhoud wordt gedefinieerd als de lasten die na een langere periode van gebruik ontstaan door slijtage. Het gaat hier om gepland onderhoud dat op een substantieel deel van een object wordt uitgevoerd. Kosten worden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht óf ten laste gebracht van een vooraf gevormde voorziening (BBV artikel 44 lid 1c).

Indien de componentenbenadering wordt toegepast en het betreffende onderdeel van het kapitaalgoed is afgeschreven (einde gebruiksduur), is er volgens de notitie “Materiële vaste activa van de commissie BBV” geen sprake van groot onderhoud maar van vervangingsinvesteringen.

2. Waarderen

Artikelgewijze toelichting:

2.1. Waarderen op basis van verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs

Artikel 63 van het BBV schrijft voor dat activa worden geactiveerd op basis van de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:

• -

  Verkrijgingsprijs: de inkoopprijs met bijkomende kosten.

• -

  Vervaardigingsprijs: de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Onder de overige kosten begrijpen wij ook een redelijk deel van de indirecte kosten. Het gaat dan om de toe te rekenen ambtelijke uren maal het begrote uurtarief.

  Het is toegestaan rente toe te rekenen, maar dat doen we in Winterswijk niet.

2.2. Bruto-netto activeren

Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd (bruto-methode). Als voor de betreffende investering een bestemmingsreserve is gevormd, mag deze reserve NIET in mindering worden gebracht op de investering. De reserve kan gebruikt worden voor de dekking van de uit de investering voortvloeiende kapitaallasten.

In het BBV zijn twee uitzonderingen opgenomen, waarbij de netto-methode wordt gehanteerd:

• -

  Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief: deze worden in mindering op de waardering van het actief gebracht (artikel 62 lid 2).

• -

  Voorziening vervanging riolering: in de riool- of afvalstoffenheffing mogen bedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen worden opgenomen (o.g.v. Gemeentewet art. 229b lid 2, onderdeel a). Deze moeten dan wel aan een voorziening worden toegevoegd (BBV artikel 44 lid 1d). In het jaar dat de vervangingsinvestering daadwerkelijk plaatsvindt wordt de investering geactiveerd en dient het bedrag dat hiervoor uit de voorziening wordt gehaald in mindering te worden gebracht op de vervangingsinvestering (BBV artikel 62 lid 3).

Een laatste uitzondering zijn in erfpacht uitgegeven gronden. Voor deze gronden geldt de prijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

2.3. Restwaarde

Onder restwaarde wordt verstaan de schatting van de opbrengst van het actief dat na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden (tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname). De restwaarde dient reëel en per actief te worden geschat. Het hanteren van een vast percentage restwaarde voor bijvoorbeeld het totale vastgoed doet onvoldoende recht aan de individuele kenmerken van de materiele vaste activa en is derhalve niet toegestaan.

De algemene regel is dat wordt afgeschreven naar een boekwaarde van € nihil, omdat activa gedurende de afschrijvingsperiode technisch en economisch slijten/verouderen. Het college kan per individueel actief bepalen of er sprake is van restwaarde. Deze dient reëel en per actief te worden geschat.

Overige toelichting:

2.3. Geen activering compensabele BTW

BTW wordt niet geactiveerd als deze verrekenbaar of compensabel is volgens de Wet op het BTW-compensatiefonds. Is dit niet het geval, dan verhoogt de BTW de waardering van het actief.

2.4. Actuele waarde bij waardevermindering

Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, als deze vermindering naar verwachting duurzaam is. Een duurzame waardevermindering vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd als de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Opwaardering van een activum vindt niet plaats (BBV artikel 63, 65).

2.5. Actuele waarde bij bestemmingswijziging

Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde als gevolg van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen (BBV artikel 63 lid 5). Ook hier geldt dat opwaardering van een activum niet plaats vindt. De verkrijgings- of de vervaardigingsprijs vormt de bovengrens.

2.6. Afwaardering bij buitengebruikstelling

Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling.

2.7. Opbrengst en boekwaarde bij verkoop

Bij verkoop geldt dat een eventueel verkregen opbrengst als incidentele bate wordt verantwoord in de jaarrekening. Als het object nog een boekwaarde heeft, dan wordt deze boekwaarde geheel afgeboekt als een incidentele last in de jaarrekening. De verkoopopbrengst en het afboeken van de boekwaarde worden afzonderlijk verantwoord en mogen niet met elkaar worden verrekend. De verkoopopbrengst mag ook niet worden verrekend met de aanschafwaarde van een eventueel vervangingsobject.

3. Afschrijven

Op vaste activa waar waardevermindering plaatsvindt (ofwel met een beperkte gebruiksduur) moet worden afgeschreven. Er kan alleen worden afgeschreven op activa die in gebruik zijn. Artikel 64 van het BBV schrijft voor dat afschrijvingen worden doorgevoerd onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. De grondslagen voor afschrijven moeten consistent worden doorgevoerd. Alleen met gegronde redenen mag in een jaar worden afgeweken van het voorgaande boekjaar.

De gemeente is vrij om te kiezen welk afschrijvingsbeleid het hanteert. Wel wordt voorgeschreven dat in dit beleid aandacht wordt besteed aan3:

• -

  Afschrijvingsmethode per categorie;

• -

  Moment van starten met afschrijven;

• -

  De gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;

• -

  De componentenbenadering;

• -

  Restwaarde.

3.1. Afschrijvingsmethoden

Zoals aangegeven is de gemeente vrij om de eigen afschrijvingsmethode te kiezen. Per (sub)categorie in kapitaalgoederen kan de gemeente een andere afschrijvingsmethode vaststellen. In de toelichting op de balans geeft de gemeente aan volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend (BBV artikel 51). Volgens de commissie BBV moeten gelijksoortige activa wel volgens dezelfde methode worden afgeschreven, onafhankelijk van het moment van investeren. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk oude geactiveerde activa volgens een andere methode af te schrijven dan nieuw te activeren activa.

Wanneer de gemeente besluit een andere afschrijvingsmethode voor gelijksoortige activa te gaan hanteren dan een voorgaand jaar, is er sprake van een stelselwijziging. In dit geval wordt de huidige boekwaarde als gevolg van de wijziging niet herrekend. Wel wordt de afschrijving over de aangepaste afschrijvingsduur opnieuw berekend. De raad beslist over het invoeren van een dergelijke wijziging.

Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt elk jaar hetzelfde bedrag afgeschreven. De rentelasten, die berekend worden over de per 1 januari actuele boekwaarde, worden hierdoor jaarlijks lager. De jaarlijkse afschrijving is gelijk aan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (indien van toepassing, minus de restwaarde) gedeeld door de afschrijvingstermijn.

Bij de annuïtaire afschrijvingsmethode wordt uitgegaan van een jaarlijk gelijkblijvende som van afschrijvings- en rentelasten. De rentelast daalt gedurende de gebruiksperiode, waardoor het gedeelte voor de afschrijving omgekeerd evenredig stijgt.

3.2. Starten met afschrijven

Voor de start van afschrijvingen geldt dat voor alle categorieën vaste activa dezelfde methode moet worden gehanteerd. De gemeente kan de methode zelf kiezen en vastleggen in het beleid.

Mogelijke keuzes hierbij zijn:

• -

  vanaf het begin van het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt;

• -

  medio het begrotingsjaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt;

• -

  vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt.

Vanuit praktisch oogpunt is binnen de gemeente Winterswijk ervoor gekozen om te starten met afschrijven met ingang van het jaar volgende op die waarin het actief is gerealiseerd.

Investeringen in de automatisering schrijven we af met ingang van 1 januari van het jaar van aanschaf. Dit heeft te maken met de relatief korte levensduur van die investeringen.

3.3. Afschrijvingstermijnen per categorie

Het BBV schrijft voor dat de afschrijvingstermijn wordt gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. De gemeente kan zelf per categorie vaststellen welke afschrijvingstermijn wordt gehanteerd, zolang de economische levensduur de technische levensduur niet overschrijdt. Er mag rekening worden gehouden met een restwaarde.

De technische levensduur is de periode dat het actief technisch in staat is om gebruikt te worden.

Technische slijtage ontstaat door twee factoren:

• -

  het verloop van de tijd;

• -

  afhankelijk van de omvang van het gebruik.

De economische levensduur is de periode waarin de activa naar schatting economisch kan worden gebruikt.

In beginsel is iedere termijn die op een weloverwogen manier tot stand komt acceptabel. Daarbij kan ook worden gekeken naar wat maatschappelijk aanvaard is.

Economische slijtage:

Hoewel het kapitaalgoed technisch nog niet is versleten voldoet het niet meer aan de eisen van deze tijd. Deze veroudering wordt dan ook wel economische slijtage genoemd.

Een uitzondering is grond; grond heeft geen beperkte gebruiksduur en daarom wordt op grond niet afgeschreven.

Wanneer de gemeente besluit een andere afschrijvingsduur te kiezen, is er sprake van een schattingswijziging. Het gaat hier om een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur of gebruiksintensiteit. In dit geval wordt de huidige boekwaarde als gevolg van de wijziging niet herrekend. Wel wordt de afschrijving over de aangepaste afschrijvingsduur opnieuw berekend. De raad beslist over de invoering van een dergelijke wijziging.

Componentenbenadering

De gemeente kan zelf kiezen of zij wel of niet de componentenbenadering toepassen bij het afschrijven van activa. De componentenbenadering houdt in dat ‘verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele verwachte gebruiksduur van die delen’. Wij passen de componentenbenadering toe.