Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2008

1. De organisatie bestaat uit acht afdelingen en een directiestaf. Aan het hoofd van de organisatie staat de algemeen directeur / secretaris.

2. De afdelingen worden geleid door een manager. De afdelingen kunnen worden verdeeld in teams. Een medewerker van het team kan worden aangewezen als teamcoördinator.

3. De algemeen directeur en de afdelingsmanagers vormen tezamen het managementteam.

4. De directiestaf bestaat uit de concerncontroller, de bestuursadviseur en de controller Personeel en Organisatie.

5. De afdelingen en de daarbij behorende beleidsvelden zijn:

• a.

  Personeel, Informatisering, Financiën en Automatisering (PIFA)

  • -

    Personeelszaken

  • -

    Informatisering

  • -

    Financieel beheer

  • -

    Belastingen

  • -

    Planning en Control

  • -

    Juridisch control

  • -

    Inkoopbeleid

  • -

    Automatisering

• b.

  Interne Dienstverlening, Accommodaties en Gebouwen (IDAG)

  • §

    Beheer gebouwen en accommodaties

  • §

    Post en archief

  • §

    Gegevensbeheer

  • §

    Waardebepaling onroerende zaken

• c.

  Publiekszaken (PUZA)

  • -

    Burgerzaken

  • -

    Publiekszaken

  • -

    Communicatie

• d.

  Welzijn, Zorg en Educatie (WZE)

  • -

    Welzijn

  • -

    Onderwijs

  • -

    Zorg

• e.

  Sociale Zaken (SOZA)

  • -

    Reïntegratie

  • -

    Bijstandsverlening

  • -

    Inburgering

  • -

    Beleid sociale werkvoorziening

• f.

  Veiligheid en Vergunningen (V&V)

  • -

    Brandweer

  • -

    Rampenbestrijding

  • -

    Vergunningverlening op het gebied van bouw, milieu en APV

  • -

    Openbare orde en veiligheid

  • -

    Vergunningverlening

  • -

    Monumentenzorg

    §Handhaving;

• g.

  Landschap en Ruimte (L&R)

  • -

    Aanleg openbare ruimte

  • -

    Planologie en Ruimtelijke ordening

  • -

    Economie en werkgelegenheid

  • -

    Vastgoed en grondzaken

  • -

    Recreatie en toerisme

  • -

    Cultuurhistorie en archeologie

  • -

    Verkeer en vervoer

  • -

    Milieubeleid

  • -

    Concernprojecten

• h.

  Beheer Openbare Ruimte (BOR)

  • -

    Beheer openbare ruimte

  • -

    Reiniging en afvalinzameling

  • -

    Waterbeheer

  • -

    Riolering

1. De algemeen directeur / secretaris staat als secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde, zoals nader is geregeld in de instructie voor de secretaris (§ 2 van dit besluit).

2. De algemeen directeur / secretaris is eindverantwoordelijk voor de externe prestaties van de ambtelijke organisatie, binnen de door het bestuur gestelde kaders en verstrekte middelen, en het interne functioneren (doelmatigheid).

3. De algemeen directeur/ secretaris is direct verantwoordelijk

• -

  voor de verbinding tussen het college en de ambtelijke organisatie;

• -

  de adequate bemensing van de managementfuncties;

• -

  het zorgen voor een optimaal werkklimaat;

• -

  een correcte en tijdige rapportage aan het college;

• -

  een optimaal functioneren van het managementteam.

4. De algemeen directeur/ secretaris

• -

  geeft directe leiding aan de managers en de leden van de directiestaf;

• -

  houdt functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met de afdelingsmanagers doet hiervan verslag aan het college;

• -

  is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering in zijn totaliteit;

• -

  is voorzitter van het managementteam.

5. Aan de algemeen directeur / secretaris wordt het mandaat verleend om personele besluiten te nemen.

6. De algemeen directeur / secretaris draagt zorg voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden van de afdelingen onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid.

7. De algemeen directeur / secretaris vertegenwoordigt, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college, de gemeente naar buiten en draagt zorg voor een goede behartiging van het algemeen gemeentelijk belang.

1. Alle activiteiten/werkzaamheden binnen een afdeling worden gerelateerd aan een primair proces. De uitkomst van een primair proces is altijd een product of dienst. De te leveren producten/diensten worden vastgesteld door het college; elk product/dienst wordt toegewezen aan één van de afdelingen. Voor één product/dienst is slechts één afdeling verantwoordelijk.

2. De afdeling draagt integrale verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de te leveren producten, ook indien andere afdelingen daaraan bijdragen.

3. De precisering van de toedeling van taken en verantwoordelijkheden aan de afdelingen geschiedt door de algemeen directeur / secretaris (als eindverantwoordelijke voor de bedrijfsvoering in zijn totaliteit).

1. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de juiste inrichting van de bedrijfsvoering van de afdeling in samenhang met de bedrijfsvoering van de andere afdelingen.

2. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de beleidsinhoudelijke inbreng van de afdeling en de afstemming daarvan op andere afdelingen.

3. De afdelingsmanager heeft de volgende kerntaken:

• -

  vertalen van de bestuursdoelen in gewenst concreet handelen van de individuele medewerker, ofwel het geven van een missie aan elke medewerker;

• -

  opstellen van een jaarlijks afdelingsplan;

• -

  optimaal vormgeven aan de manier van werken van de medewerkers (werkprocessen) en scheppen van een optimaal werkklimaat;

• -

  zorgen dat de afdeling over voldoende en de juiste middelen beschikt en dat deze op een zo efficiënt mogelijke manier worden ingezet;

• -

  zorgen dat de medewerkers over de noodzakelijke informatie kunnen beschikken om hun werk goed te kunnen doen;

• -

  zorgen dat jaarlijks de juiste gegevens ten behoeve van de P&C-cyclus worden aangeleverd;

• -

  zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden binnen de P&C-cyclus plaatsvindt;

• -

  signaleren en bijsturen als planningen (inhoudelijk en financieel) niet gehaald worden;

• -

  de werklast van de afdeling in kaart brengen en het inplannen van de individuele taakstellingen van medewerkers (planningsgesprekken) en dit bewaken door middel van de gesprekkencyclus;

• -

  eventuele over- en ondercapaciteit ter sprake brengen in het managementteam zodat er een organisatiebrede afweging kan worden gemaakt over de inzet van middelen;

• -

  het optimaal inzetten van de medewerkers in relatie met hun capaciteiten (loopbaanplanning);

• -

  zorgen dat de beschikbare formatie adequaat bezet is;

• -

  ontwikkelen van de professionaliteit van de medewerkers, waarbij de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker een belangrijke rol speelt (het houden van functioneringsgesprekken, opstellen ontwikkelplannen, mobiliteit/employability etc.).

4. De afdelingsmanager is verantwoordelijk houder van de hem toegewezen budgetten.

5. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor een doelmatige en doelgerichte inrichting (inclusief een adequate beschrijving) van de bedrijfsvoeringsprocessen, zoals bedoeld in de door de raad op grond van artikel 213a Gemeentewet vastgestelde Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Winterswijk.

6. De afdelingsmanager zorgt voor een goede communicatie over de aangelegenheden die zijna afdeling betreffen.

7. De afdelingsmanager heeft periodiek overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden die het gebied van zijn afdeling betreffen. Essentiële punten worden door de afdelingsmanager aan de algemeen directeur gemeld.

8. De afdelingsmanager rapporteert aan de algemeen directeur.

9. De afdelingsmanager draagt er zorg voor dat de voorstellen die in opdracht van de algemeen directeur voor het college worden voorbereid, voldoen aan de eisen van:

• -

  tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;

• -

  juridische rechtmatigheid, financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

10. De afdelingsmanagers dragen onder de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur / secretaris de zorg voor:

• a.

  de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren;

• b.

  een juridisch deugdelijke behandeling van verzoeken en aanvragen, bezwaar- en beroepschriften;

• c.

  het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures.

11. De afdelingsmanager houdt periodiek werkoverleg met de medewerkers.

1. Het managementteam heeft de volgende kerntaken

• -

  advisering op beleidsinhoudelijk strategisch terrein over zaken waar een groot gedeelte van de organisatie bij betrokken is;

• -

  besluiten ten aanzien van de bedrijfsvoering (verdeling van de PIOFAH-middelen, bewaking gelijkvormigheid in de uitvoering van personeelsbeleid en van afdelingsplannen, prioritering en doelmatigheid e.d.);

• -

  verhoging van de in- en externe dienstverlening van de organisatie;

• -

  het zorgen voor een goed werkklimaat.

2. In het managementteam vindt afstemming plaats over de bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie als geheel en over de centrale beleidscoördinatie en integratie.

3. Het managementteam is collectief verantwoordelijk voor de uitvoering van zijn taken en streeft naar unanieme besluitvorming. Wanneer deze uniformiteit niet wordt bereikt ligt de beslissing bij de algemeen directeur als eindverantwoordelijke functionaris.

1. De algemeen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door achtereenvolgens:

• -

  de afdelingsmanager L&R, eerste vervanger;

• -

  de afdelingsmanager WZE, tweede vervanger;

• -

  de afdelingsmanager PIFA, derde vervanger;

• -

  een andere door de algemeen directeur aan te wijzen afdelingsmanager.

2. Een afdelingsmanager wordt bij afwezigheid vervangen door een andere afdelingsmanager op basis van in het managementteam te maken afspraken welke worden vastgelegd in een door de algemeen directeur te nemen besluit.

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

7. De bestuursadviseur wordt benoemd als eerste loco-secretaris.

1. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid;

• d.

  de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• e.

  de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

• f.

  de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

• g.

  de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

2. Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de secretaris.

1. Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.

2. Mandatering dient (binnen de geldende rechtsregels) schriftelijk te geschieden door het bevoegde orgaan.

3. Het college en de burgemeester regelen de mandatering in een door hen gezamenlijk vast te stellen Mandaatbesluit.

1. In de financiële organisatie worden onderscheiden de functies Concerncontroller, manager PIFA , teamcoördinator Financieel Beheer, treasurer en kassier.

2. De teamcoördinator Financieel Beheer is aangewezen als treasurer.

3. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

4. De functie van manager PIFA en de functie van teamcoördinator Financieel Beheer/treasurer zijn onverenigbaar met de functie van kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie.

5. De functie van teamcoördinator Financieel beheer/treasurer en de functie van kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

1. De teamcoördinator Financieel Beheer is als treasurer verantwoordelijk voor het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort.

2. De teamcoördinator Financieel Beheer voert zijn taken uit onder toezicht van de manager PIFA en binnen de kaders van de “Wet Financiering decentrale overheden” en artikel 12 van de “Financiële verordening gemeente Winterswijk” en het besluit “Treasurystatuut gemeente Winterswijk”.

3. De teamcoördinator Financieel Beheer is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

4. Onder de verantwoordelijkheid van de teamcoördinator Financieel Beheer berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers. De kassiers zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige kasgelden en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten.

5. De financiële overeenkomsten die worden gesloten door de treasurer worden jaarlijks integraal getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant.

1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de algemeen directeur / secretaris.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3. De algemeen directeur (secretaris) draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

1. Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast.

2. Op basis van de begroting, de vastgestelde investeringskredieten en de productraming van de gemeente, maken de afdelingsmanagers en de algemeen directeur / secretaris het afdelingsplan.

3. In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

4. Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de algemeen directeur / secretaris. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

5. Een budgethouder kan zijn budgetten doormandateren aan een andere medewerker van de gemeente (de deelbudgethouder).

6. Betalingsstukken en ontvangsten worden voor akkoord gefiatteerd door de verantwoordelijke (deel)budgethouder.

7. Bij afwezigheid van de afdelingsmanager/budgethouder kunnen zijn bevoegdheden worden uitgeoefend door de afdelingsmanager die op grond van artikel 11, tweede lid als zijn vervanger is aangewezen.

8. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder kunnen zijn bevoegdheden worden uitgeoefend door de afdelingsmanager/budgethouder, door een door laatstgenoemde aan te wijzen medewerker/deelbudgethouder of door de secretaris /algemeen directeur.

1. Een manager informeert de algemeen directeur tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

2. Het college kan bij specifieke verplichtingen aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen genoemd in het vijfde en het zesde lid van artikel 7 van de “Financiële verordening gemeente Winterswijk” en verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

3. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

4. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het inkoopbeleidsplan van de gemeente.

1. Door het college vastgestelde budgetten in de productraming en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college met ten hoogste 5 % met een maximum van respectievelijk € 10.000 voor produkten en € 50.000 voor investeringskredieten worden overschreden.

2. Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

3. Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten.

4. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten bate respectievelijk ten laste van de algemene middelen.

5. De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen van de driemaands rapportage en de achtmaands rapportage aan het college voorgelegd.

1. Iedere afdeling legt door middel van de driemaands rapportage, de achtmaands rapportage en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

3. Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor de afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

1. De afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor de juridische rechtmatigheid zoals nader is bepaald in artikel 5, negende en tiende lid.

2. Ten dienste van de gehele organisatie is er een juridisch controller die tot taak heeft de juridische rechtmatigheid te bewaken. Hij doet dit onder meer door:

• a.

  het zonodig juridisch ondersteunen van de afdelingsmanagers en hun medewerkers;

• b.

  het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan bestuur, management en medewerkers;

• c.

  het bevorderen van een juiste toepassing door de gemeentelijke medewerkers van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

• d.

  het zorgdragen voor en het beheer van gemeentelijke regelgeving en mandaatbesluiten;

• e.

  het organiseren van overleg tussen de juridisch medewerkers (‘juridisch beraad’);

• f.

  het zonodig uitvoeren van ‘juridisch control’ , bijvoorbeeld het (doen) uitvoeren van audits in de organisatie;

• g.

  het in voorkomende gevallen behandelen van bezwaar- en beroepschriften en het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures.

1. Het Organisatiebesluit Winterswijk 2004 wordt ingetrokken.

2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

3. De datum van ingang van dit besluit is 1 april 2008.