Gedragscode elektronische communicatiemiddelen

1. Algemeen

In dit document worden gedragsregels gegeven waaraan alle gebruikers van de elektronische communicatiemiddelen binnen de gemeente zich dienen te houden. Gebruik van elektronische communicatiemiddelen is voor velen binnen de de gemeente nodig om het werk goed te doen. Maar onjuist hiermee omgaan kost tijd en capaciteit van mensen en apparatuur, en brengt diverse risico's met zich mee. Gebruik van internet brengt een aantal specifieke aspecten scherper naar voren. Deze zijn deels ook herkenbaar in andere elektronische communicatiemiddelen. Daarom gebruikt de gedragscode waar mogelijk het algemene begrip elektronische communicatiemiddelen.

Internet kent verschillende verschijningsvormen. Dit zijn onder andere e-mail (via internet en via intranet), World Wide Web (surfen), File Transfer (down- and uploading van bestanden, bestandsuitwisseling), Usenet (nieuwsgroepen) en chat (babbelbox). Nieuwe verschijningsvormen ontwikkelen zich in een hoog tempo (bijvoorbeeld Twitter).

Aan het gebruik van het internet zijn, per verschijningsvorm, risico's verbonden die nopen tot het stellen van gedrags- en gebruiksregels. Datzelfde geldt voor andere elektronische communicatiemiddelen zoals e-mail en (mobiele) telefoons.

Bij risico's valt te denken aan:

Beveiligingsrisico’s: zoals beschadiging van het netwerk door virussen, uitlekken van informatie, bieden van openingen voor computercriminaliteit. Juridische risico’s zoals het maken van inbreuk op intellectueel eigendom van een ander door illegaal downloaden, of misbruik van het eigen bedrijfslogo. Ook kunnen zaken strafbaar zijn, zoals het downloaden van bepaalde porno of het lekken van gevoelige informatie.

Ethische risico’s: zoals het in diskrediet brengen van de goede naam van de gemeente.

Kosten: door het oneigenlijk gebruik van communicatiemiddelen kunnen de kosten oplopen. Denk aan het uitbreiden van het geheugen, extra beveiligingsmaatregelen, hoge telecommunicatiekosten. Ook dient men zich te realiseren dat wanneer de zakelijke telefoon voor meer dan 10% privé gebruikt wordt dit kan leiden tot een fiscale bijtelling van de kosten bij het loon waarover loonbelasting verschuldigd is.

Uitval van systemen: overbelasting van de ICT-infrastructuur door ongewenste toepassingen (bijvoorbeeld downloaden van films, luisteren naar online radio) kan het normaal functioneren van diverse systemen binnen de gemeente ernstig verstoren.

De elektronische communicatiemiddelen worden aangeboden ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van de gemeente. Het gebruik van computers en netwerk is in principe dan ook alleen toegestaan als het ten dienste staat aan deze activiteit.

Het incidenteel sturen van e-mail en het incidenteel surfen op Internet in de privé-sfeer is toegestaan.

Het lang bezet houden van deze elektronische communicatiemiddelen als dat geen direct bedrijfsvoeringdoel heeft, is echter niet toegestaan (voetbaluitslagen, beursnieuws etc.).

Voor alle duidelijkheid worden hierna allereerst een aantal algemene regels geformuleerd voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Het uitgangspunt hierbij is dat de gemeente er aan hecht dat de gebruikers van de elektronische communicatiemiddelen de algemene maatschappelijke normen en waarden respecteren. Uiteraard is de Wet bescherming persoonsgegevens onverkort van toepassing.

2. Algemene regels voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen

• -

  Deze regeling geldt voor een ieder die voor de gemeente werkzaam is en voor de leden van het college van burgemeester en wethouders.

• -

  Onder elektronische communicatiemiddelen worden verstaan: (Mobiele) telefonie, internet, e-mail en andere huidige en toekomstige elektronische informatie- en communicatiemiddelen die ter beschikking worden gesteld of worden betaald door de gemeente.

• -

  Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen wordt vastgelegd. Deze registratie geschiedt om het beheer en de continuïteit van de technische infrastructuur te borgen, verstoring van bedrijfsprocessen te voorkomen en andere (financiële) schade tegen te gaan. Het is ook bedoeld om toezicht te houden op de naleving van de gedrags- en gebruiksregels binnen de gemeente.

• -

  Het analyseren van vastgelegde gegevens over het gebruik van elektronische communicatiemiddelen kan plaatsvinden indien er sprake is van een vermoeden van overtreding van deze gedragscode door de gebruiker.

• -

  Gebruik van de elektronische communicatiemiddelen moet binnen de grenzen van de wet plaatsvinden. Diefstal, fraude, ongeautoriseerd binnendringen in computersystemen van derden, schending van auteursrechten en valsheid in geschrifte moeten worden tegengegaan.

• -

  De gemeente behoudt zich het recht voor om de toegang tot communicatiemiddelen te beperken, zoals het beperken van toegang tot bepaalde sites en (mobiele) telefoonnummers. Met name sites met, of nummers die toegang bieden tot een pornografische, racistische, discriminerende of een op entertainment gerichte inhoud zullen (kunnen) worden geweerd.

• -

  Medewerkers van de gemeente en leden van het college mogen elektronische communicatiemiddelen incidenteel en kortstondig voor privé-doeleinden gebruiken, zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en mits hierbij voldaan wordt aan de verdere richtlijnen van deze gedragscode. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen is echter primair en hoofdzakelijk verbonden met taken/bezigheden die voortvloeien uit de functie van de betreffende medewerker.

• -

  De continuïteit van het primaire proces en de bedrijfsvoering van de gemeente mag nimmer in gevaar komen.

• -

  Het ophalen en verspreiden van discriminerende uitingen is niet toegestaan.

• -

  Gebruik van de faciliteiten moet in lijn zijn met de bedrijfsvoering van de gemeente.

• -

  Ontplooien van activiteiten die de goede naam van de gemeente kunnen schaden zijn niet toegestaan.

• -

  Het is niet toegestaan om de goede werking van computers en netwerken te verstoren.

• -

  Het installeren van software is zonder toestemming van het team Automatisering verboden.

• -

  Alle medewerkers en leden van het college gaan op een zorgvuldige en verantwoorde wijze om met de computerapparatuur, de daarop voorhanden zijnde voorzieningen (toepassingsprogramma’s) en data. Een goede werking van computers en netwerken kan alleen in stand worden gehouden als de medewerkers en gebruikers zich houden aan de richtlijnen en spelregels voor het gebruik.

• -

  Tegen de achtergrond van de risico's van elektronische communicatiemiddelen wordt van de gebruiker verantwoordelijk, professioneel en integer handelen verwacht.

3. Gedragsregels e-mail

• -

  Voor e-mail geldt het briefgeheim. Indien er verdenking bestaat van niet toegestaan gebruik, mogen automatiseringsmedewerkers op grond van hun verantwoordelijkheid e-mail van medewerkers bekijken.

• -

  Iedere gebruiker draagt er zorg voor dat zijn inlogcode en wachtwoord alleen voor eigen gebruik kan worden aangewend.

• -

  Beperkt privé gebruik van het e-mailsysteem is toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden.

Het is niet toegestaan:

• -

  inlogcodes en wachtwoorden te gebruiken die op niet reglementaire wijze verkregen zijn.

• -

  een e-mail adres van een andere gebruiker als afzender te gebruiken.

• -

  anoniem e-mail te versturen of e-mailberichten op enige wijze te vervalsen.

• -

  voor andere gebruikers bestemde e-mailberichten te lezen, te kopiëren te wijzigen of te wissen.

• -

  zich toegang te verschaffen tot e-mailberichten van andere gebruikers.

• -

  e-mail berichten te ondertekenen met gebruikmaking van een andere naam.

• -

  commercieel gebruik te maken van e-mail of e-mail te gebruiken voor kettingbrieven, in welke vorm of voor welk doel dan ook.

• -

  het e-mailsysteem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende of aanstootgevende inhoud.

• -

  het e-mail systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een (seksueel) intimiderende inhoud of die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld.

• -

  in te loggen onder een valse naam, het vervalsen van adresgegevens of anderszins veranderen van header-gegevens, met als doel de identiteit van de zender te verbergen en/of de regels van deze gedragscode te omzeilen.

• -

  buitensporig e-mail verkeer (ook wel spam genoemd) te genereren.

4. Gedragsregels internet

• -

  Internet wordt in principe gebruikt voor het werk.

• -

  Er worden nooit persoonlijke gegevens doorgegeven op het internet.

• -

  Er worden geen sites bezocht die niet aan onze fatsoensnormen voldoen. Hierbij moet worden gedacht aan sites waarop discriminerende, fascistische, racistische of pornografische uitingen staan.

Het is niet toegestaan:

• -

  spelletjes te spelen via Internet (al dan niet met derden),

• -

  software, gegevens en artikelen te downloaden of te kopiëren waarvoor auteursrechten of licenties gelden.

• -

  onbevoegde toegang te krijgen tot systemen en gegevens van de gemeente of enige andere organisatie.

• -

  bepaald materiaal te downloaden en binnen de gemeente aan te wenden, waaronder begrepen: teksten, afbeeldingen, geluid- of video-opnames met een discriminerende of pornografische inhoud, dan wel met een zodanige inhoud dat redelijkerwijze kan worden begrepen dat de gemeente zich hiermee niet kan verenigen en/of betrokkenheid van de gemeente bij dit materiaal de eer en goede naam van de gemeente schaadt, tenzij dit noodzakelijk is ten behoeve van het werk. Als dergelijk gebruik toch noodzakelijk is, dan altijd en uitsluitend n.a.v. een opdracht van en in overleg met de betreffende leidinggevende.

• -

  geld te verwerven voor persoonlijk gewin.

• -

  handelingen te verrichten met een commercieel privé-doel.

• -

  inlogcodes en wachtwoorden te gebruiken die op niet reglementaire wijze verkregen zijn.

5. Gedragsregels mobiele telefonie

• -

  Het gebruik van de mobiele telefoon in het buitenland is verboden als er een (goedkopere) vaste telefoonverbinding beschikbaar is.

• -

  Het gebruik van een netwerk in het buitenland (roaming), zijnde geen voorkeursnetwerken, is verboden. Met andere woorden, onnodig hoge belkosten dienen te worden vermeden.

• -

  Het is zonder voorafgaande toestemming van de werkgever niet toegestaan een abonnement te nemen op zogeheten "value added services", diensten die – meestal via SMS(short Message Service) op de telefoon worden aangeboden en waarvan de kosten via de telefoonrekening worden betaald.

• -

  Het privé-gebruik van de door de werkgever verstrekte mobiele telefoon dient, zowel binnen als buiten de (normale) werkuren, zo beperkt mogelijk te zijn.

• -

  Het continu doorgeschakeld laten staan van de vaste telefoon naar de mobiele telefoon is niet toegestaan.

• -

  Het gebruik van de mobiele telefoon om de laptop te verbinden met het/een ICT-netwerk is niet toegestaan.

• -

  Reageren op SMS-spam is niet toegestaan.

6. Controle, bewaring en verwijdering

Zoals onder 2 is bepaald wordt het gebruik van elektronische communicatiemiddelen vastgelegd om adequaat beheer van het gebruik mogelijk te maken.

Het algemene toezicht op het gebruik zal bestaan uit het van tijd tot tijd (steekproefsgewijs) controleren van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (bijvoorbeeld de tijdsbesteding, sites die bezocht worden). Daartoe kunnen lijsten van bezochte internetsites, van verstuurde e-mails en van de namen en nummers van gevoerde telefoongesprekken worden uitgedraaid.

Controle vindt normaal gesproken plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien personen of een groep van personen van onrechtmatig gebruik/misbruik van de internet of e-mail faciliteiten wordt verdacht, kan daarop gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. De manager belast met automatisering neemt hiertoe het besluit.

Het is de gemeente in beginsel toegestaan de vastgelegde gegevens over het gebruik van elektronische communicatiemiddelen te analyseren ten behoeve van het onderzoeken van ongeoorloofd gedrag indien er sprake is van een redelijke verdenking of vermoeden van een ongeoorloofde handeling door één of meerdere medewerkers. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat andere middelen zijn uitgeput, dat er een zwaarwichtig belang van de gemeente in het geding is en dat bij de uitvoering rekening wordt gehouden met de ernst van de gevolgen voor de betrokken medewerker(s) en de wijze waarop in de bescherming van de privacy van de medewerkers wordt voorzien.

De gemeente neemt zoveel mogelijk maatregelen in technische zin om onrechtmatig gebruik of misbruik van de internet en e-mail faciliteiten te voorkomen.

Persoonsgegevens gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het College bescherming persoonsgegevens.

De medewerkers van Team Automatisering hebben in deze een bijzondere positie. De algemeen directeur treft voorzieningen over de positie en de integriteit van al diegenen die beroepsmatig met genoemde controles te maken hebben en controleert die personen ook.

Om bovengenoemde controle(s) te kunnen uitvoeren worden diverse methoden toegepast:

• -

  content-filtering (het scannen van berichten of bestanden op verboden woorden of extensies).

• -

  gebruikersanalyses.

Daarnaast kunnen andere maatregelen worden getroffen:

• -

  het afsluiten van bepaalde (verboden of ongewenste) websites.

• -

  het afsluiten van bepaalde (verboden of ongewenste) nieuwsgroepen.

• -

  het verhinderen van doorgiften.

• -

  blokkeren van bepaalde 0900 c.q. 06 nummers.

Indien de gemeente kennis neemt van onwettig gebruik van de internet en e-mail faciliteiten, kan de gemeente aangifte doen bij politie of justitie.

Wanneer de politie of justitie in het kader van de opsporing van strafbare feiten hier formeel om verzoekt, zullen in geval van onwettig gebruik van de internet en e-mail faciliteiten, ten einde de identiteit van de gebruiker te achterhalen, de naam-, adres- en woonplaatsgegevens van de gebruiker(s) ter beschikking worden gesteld.

7. Rechten van de medewerker

Aan de medewerker die daarom verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.

De medewerker kan het college van burgemeester en wethouders verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Het college van burgemeester en wethouders bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van dat verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

8. Sancties

Overtreding van deze gedragscode kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

9. Slotbepalingen

In gevallen waarin deze gedragscode niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van deze gedragscode beslist de algemeen directeur.

Hiermee komen eerdere regelingen met betrekking tot mail-, internet- en telefoniegebruik te vervallen.

De gedragscode treedt in werking na vaststelling door het college.

De gedragscode wordt ter kennis gebracht aan het personeel en wordt opgenomen in het personeelshandboek dat is te raadplegen op het intranet.

De gedragscode is tot stand gekomen in overleg met en met instemming van de Ondernemingsraad.