Regeling vervallen per 13-05-2016

Verordening dorpsplatforms gemeente Woensdrecht

Geldend van 07-03-2013 t/m 12-05-2016

Intitulé

Verordening dorpsplatforms gemeente Woensdrecht

De raad van de gemeente Woensdrecht;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 december 2012;

gelezen het ‘Onderzoek dorpsplatforms’ van de Rekenkamercommissie gemeente Woensdrecht;

gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;

overwegende dat het aanbeveling verdient om de rol en werkzaamheden van de dorpsplatforms te verankeren in een verordening;

overwegende dat aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aanpassing van de verordening vereisen;

overwegende dat in overleg met de dorpsplatforms gekomen is tot nieuwe financiële richtlijnen;

BESLUIT :

de Verordening dorpsplatforms gemeente Woensdrecht als volgt vast te stellen:

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. dorpsplatform: een vaste commissie van advies aan het college van burgemeester en wethouders, als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

b. organisatieverordening: de regeling omtrent de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet;

c. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woensdrecht;

d. de leden: de door het college benoemde leden van het dorpsplatform, zijnde inwoners vanuit de betreffende dorpskern, danwel het territorium waarvoor het dorpsplatform is ingesteld.

Artikel 2 Instellen dorpsplatforms

Het college kan dorpsplatforms instellen voor de kernen Hoogerheide, Huijbergen, Ossendrecht, Putte en Woensdrecht.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

  • 1 De taak van het dorpsplatform bestaat uit het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college omtrent aangelegenheden op de beleidsvelden openbare orde en veiligheid, verkeer & vervoer en openbare ruimte. Dit kan op eigen initiatief of op verzoek van het college.

  • 2 Het dorpsplatform kan ongevraagd adviseren over zaken t.a.v. milieu, toerisme, recreatie en handhaving.

  • 3 Het dorpsplatform kan ongevraagd WMO-aangelegenheden adviseren aan de WMO adviesraad.

  • 4 Niet tot de bemoeienis van het dorpsplatform behoren:

    a. klachten, bezwaarschriften en andere zaken, die op individuele personen betrekking hebben, tenzij het slechts betrekking heeft op procedurele of zakelijke aspecten;

    b. personeel- en organisatiebeleid van de gemeente Woensdrecht.

Artikel 4 Raadpleging en advies

  • 1 Het college raadpleegt in alle gevallen van betekenis, bij vaststelling, evaluatie, wijziging of uitvoering van beleid, binnen het taakveld van de dorpsplatforms, het betreffende dorpsplatform.

  • 2 Indien het college afwijkt van een advies dat door een dorpsplatform is uitgebracht stelt het college het betreffende platform hiervan gemotiveerd schriftelijk in kennis.

Artikel 5 Zittingsduur

  • 1 De maximale zittingsperiode van een lid van een dorpsplatform bedraagt acht jaar.

  • 2 Een lid van een dorpsplatform kan te allen tijde ontslag nemen. Het lid geeft daarvan schriftelijk kennis aan het college van burgemeester en wethouders.

  • 3 Zodra blijkt dat een lid van een dorpsplatform de hoedanigheid op grond waarvan hij is benoemd zoals gesteld onder artikel 1 onder d niet meer bezit, houdt hij op lid van het dorpsplatform te zijn.

  • 4 De vervulling van een tussentijdse ontstane vacature geschiedt binnen acht weken nadat hij is ontstaan.

  • 5 Het dorpsplatform maakt zelf een rooster van aftreden.

Artikel 6 Samenstelling

  • 1 In een dorpsplatform hebben zitting:

    a. de voorzitter;

    b. de leden.

  • 2 De dorpsplatforms hebben tenminste 4 leden en maximaal 10 leden.

Artikel 7 Aanwezigheid bij openbare vergaderingen

  • 1 Bij een openbare vergadering zijn aanwezig:

    a. een lid van het college;

    b. de wijkagent van de kern waarvoor het dorpsplatform is ingesteld.

  • 2 Dorpsplatforms kunnen een ieder verzoeken om aanwezig te zijn bij openbare vergaderingen.

  • 3 Woningstichtingen die werkzaam zijn binnen een kern nemen op eigen initiatief of op afroep deel aan de vergaderingen.

Hoofdstuk 2 VOORZITTER EN AMBTELIJKE ONDERSTEUNING

Artikel 8 De voorzitter

  • 1 Het college benoemt op voordracht van het dorpsplatform een voorzitter en vicevoorzitter welke worden gekozen onder de leden van het betreffende dorpsplatform.

  • 2 Bij verhindering van de voorzitter en vicevoorzitter wordt deze tijdelijk vervangen door een van de leden.

  • 3 Het college kan in bijzondere omstandigheden, gehoord het dorpsplatform, op andere wijze voorzien in het voorzitterschap.

Artikel 9 Taken van de voorzitter

De voorzitter is belast met:

a. de voorbereiding en de uitvoering van de vergaderingen;

b. de leiding van de vergaderingen;

c. toezicht tijdens de vergadering op naleving van deze verordening.

Artikel 10 De ambtelijk secretaris

  • 1 De ambtelijk secretaris van een dorpsplatform is een door het college aangewezen ambtenaar.

  • 2 Bij afwezigheid wordt hij/zij vervangen op de wijze zoals in de Organisatieverordening van de gemeente Woensdrecht is geregeld.

Artikel 11 Taak ambtelijk secretaris

  • 1 De ambtelijk secretaris is geen lid van het dorpsplatform. Wel kan hij/zij op verzoek van de voorzitter aan de beraadslagingen deelnemen.

  • 2 De ambtelijk secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de voorzitter, de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen en voor weergave van de vergadering in een actielijst. De actielijst bestaat uit een zakelijke weergave van te ondernemen acties.

  • 3 De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor dat de leden van het dorpsplatform over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 4 De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor, dat de actielijst binnen 4 weken na de betreffende vergadering ter kennis wordt gebracht aan het college, de gemeenteraad en de leden van het dorpsplatform.

  • 5 De ambtelijk secretaris draagt zorg voor beheer van het budget en overige financiën.

  • 6 De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de (jaar) planning(en).

  • 7 De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor dat ten behoeve van vergaderingen van het dorpsplatform vergaderruimte beschikbaar wordt gesteld.

  • 8 De ambtelijk secretaris draagt zorg voor het uitzetten van acties, koppelt deze terug en bewaakt de termijnen.

Artikel 12 Tekenen van stukken

Alle van een dorpsplatform uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter.

Hoofdstuk 3 OPENBARE VERGADERINGEN

Artikel 13 Tijd en plaats

  • 1 Een dorpsplatform vergadert 3 maal per jaar, bij voorkeur in de maanden februari, mei en november. Bij bijzondere omstandigheden kan op verzoek van het college of van het dorpsplatform een extra vergadering worden gehouden.

  • 2 De vergaderingen worden in de regel gehouden in een multifunctioneel centrum dat gevestigd is in de kern waarvoor het dorpsplatform is ingesteld.

  • 3 Er wordt naar gestreefd om zoveel mogelijk vergaderingen van dorpsplatforms in dezelfde maand en één per week te houden.

Artikel 14 Oproep, agenda en verzoek om advies

  • 1 De oproeping voor een vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste een week vóór de vergadering aan de leden toegezonden.

  • 2 De ambtelijk secretaris zorgt er voor dat, spoedeisende gevallen uitgezonderd, de te behandelen verzoeken om advies bij de oproepingsbrief zijn bijgevoegd.

  • 3 De ambtelijk secretaris zorgt er voor dat, spoedeisende gevallen uitgezonderd, de te behandelen verzoeken om advies bij de oproepingsbrief zijn bijgevoegd.

  • 4 De bij deze verzoeken om advies behorende stukken liggen ten minste één week vóór de vergadering ter inzage.

  • 5 De oproep wordt ter kennis gebracht aan de leden van de raad.

Artikel 15 Openbare kennisgeving

Een openbare vergadering wordt aangekondigd met een openbare kennisgeving. In de openbare kennisgeving wordt in ieder geval vermeld:

a. de datum, de aanvangstijd en locatie van de vergadering;

b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende verzoeken om advies kan inzien;

c. de mogelijkheid voor niet-leden van een commissie tot het al dan niet uitoefenen van het spreekrecht.

Artikel 16 Presentielijst

De leden tekenen ter vergadering de presentielijst.

Artikel 17 Beraadslagingen

  • 1 Niet-leden kunnen, al dan niet op verzoek van het dorpsplatforms, door de voorzitter worden uitgenodigd aan de beraadslagingen deel te nemen.

  • 2 Op degene, die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslagingen zijn de bepalingen van deze verordening van toepassing.

Artikel 18 Spreekrecht

  • 1 Niet-leden van een dorpsplatform worden, voorafgaand aan de vergadering, in de gelegenheid gesteld het woord te voeren over onderwerpen die tot het werkgebied van het dorpsplatform behoren, uitgezonderd het verslag en de rondvraag.

  • 2 Zij die het woord wensen te voeren dienen dit vóór de aanvang van de vergadering aan de ambtelijk secretaris kenbaar te maken. Daarbij wordt aangegeven waarover men wenst te spreken.

  • 3 De spreektijd voor niet-leden bedraagt maximaal vijf minuten per persoon; de voorzitter is bevoegd de spreektijd te beperken, indien meer dan vijf niet-leden het woord wensen te voeren.

Artikel 19 Handhaving orde

  • 1 Indien een lid of een spreker zich beledigend of onbehoorlijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp in behandeling, danwel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen.

  • 2 Indien betrokkene hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3 De voorzitter kan ter handhaving van de orde van de vergadering, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

Artikel 20 Verslag en actielijsten

Het college maakt met de dorpsplatforms afspraken over hoe actielijsten worden geregeld.

Artikel 21 Toehoorders en pers

  • 1 De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2 Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3 Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeld-registraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen gesproken wordt.

  • 4 De voorzitter kan degenen die in strijd met dit artikel handelen uit de vergaderzaal doen verwijderen.

Hoofdstuk 4 FACILITEITEN, BUDGET EN ONKOSTENVERGOEDING

Artikel 22 Budget

  • 1 De gemeenteraad stelt jaarlijks een budget beschikbaar voor de dorpsplatforms. Het budget bestaat uit twee onderdelen:

    a. een vast bedrag gelijk per dorpsplatform; en

    b. een bedrag naar rato van het inwoneraantal van de kern waarvoor het dorpsplatform is opgericht.

  • 2 Het bedrag is steeds vanaf het begin van het kalenderjaar beschikbaar ten behoeve van initiatieven welke door of vanuit het dorpsplatform worden ontwikkeld.

  • 3 Het budget kan uitsluitend worden besteed aan zaken welke raakvlak hebben met het taakveld van de dorpsplatforms, voor het gebied waarvoor het dorpsplatform is ingesteld.

  • 4 Het dorpsplatform is zelfstandig verantwoordelijk voor het budget zoals bedoeld in artikel 24, inclusief het beheer en uitgave.

  • 5 Het dorpsplatform adviseert over de uitgave van het budget zoals bedoeld in artikel 25.

Artikel 23 Besteding budget

  • 1 Het budget dat een individueel dorpsplatform ter beschikking heeft, bestaat uit:

    a. een vrij besteedbaar deel, dat 50% bedraagt van het budget;

    b. een deel dat wordt beheerd door de gemeente Woensdrecht, dat 50% bedraagt van het budget.

  • 2 Artikel 24 regelt de voorwaarden waaronder het vrij besteedbare deel besteed mag worden.

  • 3 Artikel 25 regelt de voorwaarden waaronder het niet vrij besteedbare deel besteed mag worden.

Artikel 24 Vrij besteedbare budget

  • 1 Het vrij besteedbare budget mag vrij besteed worden, indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

    a. het bedrag wordt uitgegeven in het kader van het taakveld van de dorpsplatforms zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid;

    b. een individuele besteding mag niet meer dan €500,- bedragen;

    c. aan het eind van elk kalenderjaar een financiële rapportage wordt overlegd waarin bestedingen worden verantwoord.

  • 2 De financiële rapportage zoals bedoeld in het eerste lid, onder d, moet in ieder geval de volgende zaken bevatten.

    a. de omvang van gegeven giften/ bijdragen;

    b. de ontvangers van gegeven giften/ bijdragen;

    c. de reden van de gegeven giften/ bijdragen.

  • 3 Het vrij besteedbare budget dat jaarlijks voor 31 december niet is besteed, wordt toegevoegd aan het budget dat wordt beheerd door de gemeente Woensdrecht.

Artikel 25 Budget in beheer bij gemeente

  • 1 Het budget dat beheerd wordt door de gemeente Woensdrecht, mag worden besteed aan giften of bijdragen indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

    a. bij een besteding van >€500 - ≤€1500,- dient schriftelijk toestemming te zijn verkregen van het afdelingshoofd van de afdeling Beheer Collectieve Voorzieningen van de gemeente Woensdrecht;

    b. bij een besteding van >€1500,- dient schriftelijk toestemming te zijn verkregen van het college van burgemeester en wethouders;

    c. de besteding mag geen doublures veroorzaken met door de gemeente verstrekte of te verstrekken subsidies.

  • 2 Het budget als bedoeld in het eerste lid mag worden besteed aan:

    a. een werk in de openbare ruimte (bijvoorbeeld extra onderhoud door gemeente of gemeentelijke aannemers); of

    b. een voorziening van algemeen nut conform voorschriften van de gemeente (bijv. extra bankjes, speeltoestellen, lichtmasten).

  • 3 Het bedrag voor een voorziening zoals bedoeld in het tweede lid, onder b betreft de aanschafkosten plus de kosten voor 5 jaar onderhoud. De gemeente wordt na plaatsing eigenaar van de voorziening en daarmee verantwoordelijk voor beheer en onderhoud. Na deze 5 jaar komen de onderhoudskosten weer voor rekening van de gemeente.

  • 4 Over de uitvoering van het tweede lid, worden door het college en de dorpsplatforms nadere afspraken vastgelegd.

Artikel 26 Onkostenvergoeding

  • 1 Dorpsplatforms hebben ter compensatie van onkosten recht op een vergoeding van € 250,00 per jaar.

  • 2 De vergoeding zoals bedoeld in het eerste lid is in ieder geval bedoeld voor:

    a. vergoeding van reiskosten;

    b. print en kopiekosten.

Hoofdstuk 5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 27 Uitleg verordening

In de gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist:

a. de voorzitter van het dorpsplatform, indien het de vergaderorde betreft;

b. het college over andere aangelegenheden.

Artikel 28 Evaluatiebepaling

Binnen 3 jaar na inwerkingtreding wordt deze verordening geëvalueerd, waarbij in ieder geval wordt beoordeeld of de doelstellingen zijn bereikt waarvoor deze verordening is ingesteld.

Artikel 29 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ''Verordening dorpsplatforms gemeente Woensdrecht".

Artikel 30 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na de dag waarop zij is bekendgemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de “Verordening op de dorpsplatforms gemeente Woensdrecht uit 2010”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 7 februari 2013,
de raad voornoemd,
 
de griffier,                 de voorzitter,

Toelichting 1 op Verordening dorpsplatforms; inclusief wijzigingen ten opzichte van oude verordening

In verband met een goede opbouw, heeft een algemene vernummering plaatsgevonden. De wijzigingen worden per artikel behandeld, op basis van de nieuwe verordening.

Algemeen

Hoofdstuk 4 uit de oude verordening dat besloten vergaderingen regelt, is geheel komen te vervallen.

Artikel 1 Begripsbepaling

Het begrip ‘instellingsbesluit’ is verwijderd. Het begrip wordt niet gebruikt in de verordening.

Het begrip ‘afdelingshoofd BCV’ is verwijderd. Het afdelingshoofd maakt geen deel meer uit van het dorpsplatform en vervult daarom in deze verordening geen specifieke functie meer.

Artikel 2 Instellen dorpsplatforms

Geen wijzigingen.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

Inhoudelijk geen wijzigingen, wel andere indeling in verband met de leesbaarheid.

Artikel 4 Raadpleging en advies

Geen wijzigingen.

Artikel 5 Zittingsduur

Zittingsduur is, op advies van de Rekenkamercommissie, losgekoppeld van die van de gemeenteraad. In plaats daarvan is een maximale zittingsduur per lid vastgesteld van acht jaar. Hiermee wordt tevens bereikt dat een platform niet in één keer wordt vervangen, maar slechts leden individueel. Hiermee wordt recht gedaan aan de aanbeveling van de Rekenkamercommissie, die ertoe strekt ervaring en continuïteit te borgen. 

Lid 5 is toegevoegd ten opzichte van de oude verordening. Hiermee worden de dorpsplatforms in staat gesteld hun eigen overdracht en vervanging te regelen. Indien bijvoorbeeld meerdere leden op hetzelfde moment lid zijn geworden, kan het dorpsplatform hier vooraf rekening mee houden. Op die manier kan ervaring en kennis worden overgedragen aan nieuwe leden volgens een rooster dat het dorpsplatform zelf opstelt. 

Artikel 6 Samenstelling

Collegeleden en de wijkenten maken geen deel meer uit van het dorpsplatform. Ze nemen dus ook geen zitting meer in het platform, conform de aanbeveling van de rekenkamercommissie.

Het minimaal aantal leden dat een dorpsplatform moet hebben is verhoogd van 3 naar 4.

Voor de dorpsplatforms van de kernen Huijbergen, Ossendrecht, Putte en Woensdrecht is het maximaal aantal leden verhoogd van 8 naar 10. Daarmee wordt het aantal leden gelijkgetrokken met die van de kern Hoogerheide. Bij de instelling van het dorpsplatform Putte in december 2012, werd een ledenaantal van 10 als een solide basis beschouwd door het dorpsplatform en het gemeentebestuur.

Dit zou daarom moeten gelden voor alle dorpsplatforms in de gemeente Woensdrecht.

Artikel 7 Aanwezigheid bij openbare vergaderingen

In de verordening is een nieuw artikel 7 opgenomen, waarin de aanwezigheid bij openbare vergaderingen wordt geregeld. De Rekenkamercommissie heeft aanbevolen om collegeleden en wijkagenten op uitnodiging aanwezig te laten zijn bij openbare vergaderingen. Het college en de dorpsplatforms hebben aangegeven er waarde aan te hechten dat collegeleden en wijkagenten altijd aanwezig zijn, dus niet enkel op uitnodiging.

Dat wordt in artikel 7 van de nieuwe verordening geregeld.

Artikel 8 De voorzitter

Op basis van het oude artikel 7 was het niet duidelijk dat het de bedoeling is dat een voorzitter en vicevoorzitter wordt gekozen onder de leden van het platform. Dit is nu duidelijk neergezet.

Op basis van het oude artikel treedt het afdelingshoofd BCV op als voorzitter, indien de voorzitter en vicevoorzitter zijn verhinderd. Het afdelingshoofd heeft in de nieuwe verordening geen zitting meer in het platform, waardoor het meer voor de hand ligt om bij verhindering een voorzitter aan te wijzen onder de leden van het platform.

Artikel 9 Taken van de voorzitter

In de oude verordening is geregeld dat de voorzitter belast is met ‘het gestelde in deze verordening’. De voorzitter is echter belast met de orde tijdens de vergadering, dus toezicht op naleving van de verordening is in dit geval toegespitst op de vergaderorde.

Artikel 10 De ambtelijk secretaris

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 9.

Artikel 11 Taak ambtelijk secretaris

Betreft het oude artikel 10.

Aan het vierde lid is een bepaling ingevoegd die regelt dat actielijsten van een vergadering binnen 4 weken toegezonden moeten worden aan het college, de gemeenteraad en de dorpsplatforms. Ook is in het vierde lid de term ‘verslag’ verwijderd, omdat enkel met actielijsten wordt gewerkt.

De discussie over de rol, taken en bevoegdheden van de ambtelijk secretaris, inclusief de aanbevelingen van sommige dorpsplatforms over het aanstellen van ‘dorpsmanagers’ wordt in 2013 gevoerd. Pas dan is er duidelijkheid rondom de mogelijkheden hiervoor binnen de gemeente Woensdrecht.

Lid 7 is toegevoegd, deze bepaling stond in het oude artikel 24, eerste lid.

Artikel 12 Tekenen van stukken

Het ondertekenen van stukken door de ambtelijk secretaris is komen te vervallen, ter uitvoering van de aanbeveling van de Rekenkamercommissie. In de nieuwe verordening tekent slechts de voorzitter.

Artikel 13 Tijd en plaats

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 12.

Artikel 14 Oproep, agenda en verzoek om advies

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 13.

Artikel 15 Openbare kennisgeving

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 14.

Artikel 16 Presentielijst

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 15.

Artikel 17 Beraadslagingen

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 16.

Artikel 18  Spreekrecht

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 17.

Artikel 19 Handhaving orde

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 18.

Artikel 20  Verslag en actielijsten

Het woord ‘verslagen’ is gewijzigd in ‘actielijsten’. Dit is in lijn met de wijziging bij artikel 11.

Artikel 21  Toehoorders en pers

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 20.

Artikel 22 Budget

Dit artikel is het oude artikel 24. Artikel is naar voren gehaald, in verband met een logische opbouw. In artikel 22 wordt nu bepaald hoe het budget tot stand komt en hoe het wordt verdeeld. Artikel 23, 24 en 25 gaan vervolgens over de besteding van de budgetten.

Artikel 23 Besteding budget

Dit artikel is nieuw en regelt dat er twee soorten budgetten zijn, die in artikel 24 en 25 nader worden uitgewerkt. Dit sluit aan bij de wens om duidelijke financiële richtlijnen te hebben voor de dorpsplatforms, die zo de zekerheid hebben dat ze integer om kunnen gaan met hun budgetten. Dit is een expliciete wens van de dorpsplatforms.

Artikel 24 Vrij besteedbare budget

Dit artikel is nieuw en regelt een vrij besteedbaar budget en de voorwaarden waaronder het kan worden besteed. De basis voor dit artikel zijn de opgestelde financiële richtlijnen, die zijn voorbesproken met de dorpsplatforms.

Artikel 25 Budget in beheer bij gemeente

Dit artikel is nieuw en regelt een budget dat in beheer is bij de gemeente Woensdrecht, en de voorwaarden waaronder het kan worden besteed. De basis voor dit artikel zijn de opgestelde financiële richtlijnen, die zijn voorbesproken met de dorpsplatforms.

Een belangrijk toetsingskader wordt gevormd door het eerste lid, onder c. Deze bepaling voorkomt dat een organisatie die al subsidie krijgt op basis van de Algemene subsidieverordening, ook nog een bijdrage ontvangt van een dorpsplatform.

Artikel 26 Onkostenvergoeding

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 25.

Artikel 27 Uitleg verordening

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 27.

Artikel 28 Evaluatiebepaling

Ten opzichte van de  oude verordening is een evaluatiebepaling opgenomen. Gezien het feit dat er op onderdelen met nieuwe systematiek wordt gewerkt, is het verstandig om doelmatigheid ervan te evalueren.

Artikel 29 Citeertitel

Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 28.

Artikel 30 Inwerkingtreding

Aangepast op intrekking laatste verordening.

Reacties dorpsplatforms op ontwerpverordening

Dorpsplatform Putte

1. Moet er op het voorblad na de bovenste regel niet de toevoeging 2013 staan?

Hier is bewust niet voor gekozen, de verordening heet gewoon ‘Verordening  dorpsplatform gemeente Woensdrecht’. De verordening uit 2010 heeft ook niet het  jaartal als toevoeging. Hiervoor is gekozen omdat op die manier altijd met de term  ‘verordening dorpsplatforms’ wordt verwezen naar de laatst vastgestelde verordening,  ongeacht uit welk jaar deze is.

In artikel 29 wordt de oude verordening ingetrokken. Hiernaar wordt verwezen als  ‘Verordening op de dorpsplatforms gemeente Woensdrecht’ uit 2010.

2. Blad 3, artikel 6, lid 2, staat dat Putte maximaal 8 leden mag tellen, terwijl er 10  zijn, dus Putte ook uit lid 2 verwijderen en toevoegen aan lid 3, evenals  Hoogerheide;  minimaal 4 en maximaal 10.

Opmerking is overgenomen in de verordening. Daar komt bij dat nu alle  dorpsplatforms minimaal 4 leden moeten hebben en maximaal 10 leden mogen  hebben. Alles wordt dus gelijk getrokken.

3. Blad 6, artikel 22, lid 1 eerste regel staat twee keer het woord “beschikbaar” in  dezelfde regel.

Aangepast in verordening.

4. Blad 11, artikel 22, tweede regel staat “wordt nu bepaalde” en dit moet volgens  mij zijn “wordt nu bepaald”, dus tegenwoordige tijd en daarom zonder de letter  “e”.

Dit moet inderdaad ‘bepaald’ zijn. Aangepast in de toelichting.

5. Blad 11, artikel 24, laatste regel staat het woord “voorsproken” waarvan ik mij  afvraag of dit niet moet zijn “voorbesproken”,

Dit moet inderdaad ‘voorbesproken’ zijn. Aangepast in de toelichting.

6. Blad 11, artikel 25, voorlaatste regel eveneens het woord “voorsproken”.

Dit moet inderdaad ‘voorbesproken’ zijn. Aangepast in de toelichting.

Dorpsplatform Woensdrecht

1. De kop van de verordening vermeldt afdoening van de aanbevelingen  Rekenkamercommissie. Naar onze mening kan dit woord beter gewijzigd  worden in implementatie. Middels de aanpassing van de verordening voert u  immers  een aantal zaken uit die voortvloeien uit de aanbevelingen van de  rekenkamercommissie.

De kop maakt geen deel uit van de verordening en zal geen deel uitmaken van de  stukken die ter vaststelling aan de gemeenteraad worden aangeboden. De aanleiding  voor de verordening wordt gegeven in de overwegingen. Het betreffen de volgende  overwegingen:

 overwegende dat het aanbeveling verdient om de rol en werkzaamheden van de dorpsplatforms te verankeren in een verordening;

 overwegende dat aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aanpassing van de verordening vereisen;

 overwegende dat in overleg met de dorpsplatforms gekomen is tot nieuwe financiële richtlijnen;

2. Artikel 11 Taak  ambtelijk secretaris

Lid 2  gaat over de actielijst en Lid 4 gaat over het verslag. Het is ons op dit  moment niet duidelijk wat precies  het verschil is tussen de actielijst en het  verslag. Momenteel  is eenduidig  vastgelegd dat de secretaris de actielijst  maakt. In lid 4 wordt vastgelegd dat de ambtelijk secretaris zorg draagt dat het  verslag aan eenieder ter kennis wordt gebracht. Hier ontbreekt het feit dat de  ambtelijk secretaris ook het verslag maakt. (dit wordt in het midden gelaten )  Naar onze mening is een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering   met een daarbij behorende actielijst tot nu toe de verantwoordelijkheid van de  ambtelijk secretaris. We zijn tussentijds afgestapt van uitgebreide verslagen  en  gaan akkoord met een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering.   Verder willen wij in artikel 11 lid 4  een termijn  opgenomen zien waarbinnen het  verslag en de actielijst ter kennis wordt gebracht aan college, raad en DPF’s.  Ons voorstel is dat het verslag en de actielijst  binnen 4 weken na de  betreffende  DPF  vergadering gereed is en ter kennis wordt gebracht aan  eenieder.

In 2010 is een enquête gehouden onder de dorpsplatforms. Uitslag van deze enquête  was dat de dorpsplatforms liever met een actielijst werken in plaats van een verslag. Bij  de vorige wijziging van de verordening in 2010 is daarom bewust gekozen om enkel  een actielijst op te stellen na elke vergadering. De term verslag is wel per abuis in  artikel 11 en 20 blijven staan, terwijl het zeker de bedoeling is om enkel met actielijsten  te werken. Dit geeft aanleiding om het woord ‘verslag’ te verwijderen uit de artikelen.

Voor wat betreft de opmerking dat de actielijsten binnen 4 weken toegezonden moeten  worden is dit toegevoegd aan artikel 11, vierde lid.

De verwerking van de opmerkingen leiden tot de volgende wijzigingen in de  verordening:

Artikel 11, vierde lid is gewijzigd in:

De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor, dat de actielijst binnen 4 weken na de  betreffende vergadering ter kennis wordt gebracht aan het college, de gemeenteraad  en de leden van het dorpsplatform.

Artikel 20 is gewijzigd in:

Het college maakt met de dorpsplatforms afspraken over hoe actielijsten worden  geregeld.

3. Artikel 20 Verslag en actielijst

Hierin staat dat er per DPF  afspraken worden gemaakt hoe actielijsten en  verslagen worden geregeld. Dit blijft erg vaag en wij verwijzen graag naar onze  reactie op Artikel 11.

Zie antwoord bij opmerking 2.

4. Artikel 14 lid 1

De termijn van tenminste  een week voor de vergadering de agenda toesturen is  akkoord, maar dan betekent dit wel  dat wanneer er bv op dinsdag vergaderd  wordt  de agenda op dinsdag (een week eerder) bij de leden ligt en niet meer op  vrijdag of zaterdag.

De termijn van een week is in de verordening opgenomen, omdat dit de minimale tijd is  die de dorpsplatforms nodig hebben om zich goed voor te bereiden op de vergadering.  Er zal daarom worden gelet op tijdige toezending. 

5. Artikel  24  Vrij besteedbaar budget lid a en lid b

In de Financiële richtlijnen dorpsplatforms die wij eerder ontvingen is  aangegeven dat er geen voorwaarden zijn verbonden aan de doelen waaraan het  dorpsplatform bijdraagt.  Nu gaat U in lid a en lid b de zaak alweer inperken tot  wijk- en dorpsvernieuwing en leefbaarheid. Onze taken en bevoegdheden zijn  echter veel ruimer (zie artikel 3) en wij zouden  graag zien dat wij dit budget  ruimer kunnen inzetten wel passend binnen onze taken en bevoegdheden.

Dit kan bv betekenen dat we  voor verbetering van de veiligheid, van verkeer en  vervoer en van de openbare ruimte ook  dit vrije budget moeten kunnen inzetten.

Opmerking is overgenomen. Als voorwaarde voor de besteding is nu opgenomen:

“het bedrag wordt uitgegeven in het kader van het taakveld van de dorpsplatforms zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid;”

6. Artikel 25 Budget in beheer bij gemeente  lid 2b

Ons voorstel is hier ook het word extra toe te voegen bij de voorbeelden om te voorkomen dat het budget aan reguliere  gemeentelijke voorzieningen en werken  kan worden uitgegeven. Alleen indien vanuit het DPF om extra voorzieningen  en/of werken wordt gevraagd bovenop de reguliere gemeentelijke taken  kan dit  budget  hiervoor worden ingezet.

Woord ‘extra’ is toegevoegd.  

Dorpsplatform Huijbergen

Het dorpsplatforms Huijbergen heeft telefonisch laten weten geheel akkoord te zijn met de ontwerpverordening.

Dorpsplatform Ossendrecht

1. In art 5 lid 3 wordt verwezen naar art. 1 lid e welke volgens mij niet aanwezig is.

Klopt, is gecorrigeerd in verordening.

2. Art 5 lid 4 Het voorzien in een vacature binnen 8 weken is prima, wij gaan er  vanuit dat betrokken persoon dan ook in tegenstelling tot de huidige werkwijze  binnen 8 weken officieel is benoemd en in kennis gesteld.

Ja, een vacature is pas vervuld nadat een lid is benoemd.

3. Art. 11: Sluiten hierbij graag aan bij de opmerkingen gemaakt door DP Woensdrecht Lid 2 gaat over de actielijst en Lid 4 gaat over het verslag. Het is ons op dit moment niet duidelijk wat precies het verschil is tussen de actielijst en het verslag. Momenteel is eenduidig vastgelegd dat de secretaris de actielijst maakt. In lid 4 wordt vastgelegd dat de ambtelijk secretaris zorg draagt dat het verslag aan een ieder ter kennis wordt gebracht. Hier ontbreekt het feit dat de ambtelijk secretaris ook het verslag maakt. (dit wordt in het midden gelaten ) Naar onze mening is een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering met een daarbij behorende actielijst tot nu toe de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris. We zijn tussentijds afgestapt van uitgebreide verslagen en gaan akkoord met een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering. Verder willen wij in artikel 11 lid 4 een termijn opgenomen zien waarbinnen het verslag en de actielijst ter kennis wordt gebracht aan college, raad en DPF’s. Ons voorstel is dat het verslag en de actielijst binnen 4 weken na de betreffende DPF vergadering gereed is en ter kennis wordt gebracht aan eenieder.

Zie antwoord op reactie dorpsplatforms Woensdrecht.

4. Art. 13 lid 3 Door het opeenstapelen van alle vergaderingen is het ons inziens voor de ambtelijk secretaris nog steeds onmogelijk om de notulen op een aanvaardbare “korte” termijn uit te werken en aan een ieder kenbaar te maken.

Op basis van de verordening, wordt 4 weken gezien als een aanvaardbare termijn.  Organisatorisch moet het zeker mogelijk zijn om deze termijn te halen.

5. Art. 14 lid 1 week vervangen door 5 werkdagen

Opmerking wordt niet overgenomen. Dit zou namelijk en verkorting van de termijn  betekenen waarbinnen de leden stukken kunnen doornemen.

6. Art. 20 Sluiten hierbij graag aan bij de opmerkingen gemaakt door DP Woensdrecht Hierin staat dat er per DPF afspraken worden gemaakt hoe actielijsten en verslagen worden geregeld. Dit blijft erg vaag en wij verwijzen graag naar onze reactie op Artikel 11. zie reactie Woensdrecht

Zie antwoord op reactie dorpsplatform Woensdrecht 2 en 3.

7. Art 24 volledigheidshalve toevoegen “besteden aan de niet nader genoemde beleidsvelden van het dorpsplatform”

Op basis van de opmerking van het dorpsplatform Woensdrecht (opmerking 5) wordt  nu in de verordening geregeld dat het geld uitgegeven kan worden aan het taakveld  van de dorpsplatforms. Het is dus niet meert nodig om ‘niet nader genoemde  beleidsvelden’ toe te voegen, aangezien nu wordt verwezen naar alle taken.

8. Art. 25 lid 2 toevoegen “extra” het kan niet zo zijn dat geld besteed wordt aan reguliere werkzaamheden.

Opmerking is overgenomen. Aangepast in verordening.

Dorpsplatform Hoogerheide

1. Allereerst dien ik op te merken dat we wederom! weer eens geconfronteerd worden met te korte reactie termijnen. Reageren voor 7 december was voor ons niet mogelijk en daarom hebben we een reactie in eerste instantie nagelaten.

Dat gezegd hebbende het volgende:

In de ontwerp verordening staat niets opgenomen over de aansprakelijkheid bij onterechte uitgaven welke wij zelf mogen uitgeven tot € 500. Graag zouden wij hierover toch een passage terug zien in de verordening. Wanneer mocht blijken dat wij een financiële bijdrage hebben verstrekt aan een persoon /vereniging welke daarmee niet juist omgaat, dan willen wij hiervoor niet verantwoordelijk gehouden worden.

Christ Koolen heeft in onze laatste openbare vergadering wel opgemerkt dat wij  niet verantwoordelijk gehouden zullen worden, maar toch zouden we dit ook  graag terug zien in de verordening.

Zelf hebben wij natuurlijk ook nagedacht over hoe, en waar je dat zou kunnen  zetten. Wij dachten zelf aan artikel 24, lid 4 (een nieuw lid): Dorpsplatformleden  kunnen niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij ter goede trouw een  bijdrage hebben verleend uit het vrij besteedbare budget.  Of iets van dergelijke strekking.

Aansprakelijkheid kan niet worden uitgesloten in een verordening. Aansprakelijkheid  wordt namelijk geregeld in wetten en wetten gaan boven verordeningen. Als voorbeeld  kan de gemeente Woensdrecht in een verordening niet regelen dat door rood rijden niet  strafbaar is, dit wordt namelijk in de Wegenverkeerswet geregeld. 

Als antwoord op de vraag of een dorpsplatform aansprakelijk kan worden gesteld indien  de ontvanger van een bijdrage daar niet juist mee om gaat het volgende.

De dorpsplatforms beschikken straks over een budget waarvoor ze verantwoordelijk zijn en waarover ze beperkte verantwoording hoeven af te leggen (door middel van een jaarlijkse algemene rapportage). Het gaat om publiek geld en de dorpsplatforms treden op als een bestuursorgaan. Dit betekent dat de dorpsplatforms een verantwoordelijkheid hebben om toe te zien op een juiste besteding van het geld dat ze ter beschikking stellen. Een huishoudboekje is dus noodzakelijk.

Controle op de besteding van beschikbaar gesteld geld kan op hoofdlijnen en hoeft niet tot in het onredelijke plaats te vinden. Wel moeten de dorpsplatforms, om in alle redelijkheid te kunnen stellen dat het geld op een goede manier wordt uitgegeven, controle uitoefenen. Dit betekent niet dat voor alles een bonnetje gevraagd moet worden maar een algemeen beeld moet er wel zijn. Als dat beeld er is, en desondanks blijkt dat geld niet goed is besteed, kan het dorpsplatform moeilijk aansprakelijk worden gesteld. De gemeente Woensdrecht kan uiteraard helpen om een redelijk controlesysteem mee op te zetten.