Regeling ambtelijk horen 2020

Ondertekening

Toelichting

Deze regeling geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door ambtelijk hoorders.

Artikel 2

Besluiten met weinig of geen beleidsvrijheid komen bij uitstek in aanmerking voor ambtelijk horen. In lid 1 is een opsomming gegeven van de besluiten die niet onder de reikwijdte van ambtelijk horen vallen. Deze besluiten worden in behandeling genomen door de bezwarencommissie. Ter bepaling van lid 1 sub c zal altijd contact worden opgenomen met de burgemeester vanuit het ambt burgemeester of als portefeuillehouder bezwaar en beroep namens het college. Het kan hierbij gaan om een breed spectrum aan besluiten, die zich vanwege een bepaalde mate van gevoeligheid of complexiteit niet lenen voor ambtelijk horen. Bij gevoelige zaken kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het weigeren van een subsidie voor een vereniging met een breed maatschappelijk draagvlak. Bij complexe zaken kan worden gedacht aan besluiten waarbij het bestuursorgaan wordt geconfronteerd met een grote mate van beleidsvrijheid en weinig tot geen bestuurlijke precedenten. Medewerkers van de gemeenschappelijke regelingen genoemd in lid 2 nemen naast primaire besluiten ook besluiten op bezwaarschriften namens de bestuursorganen van de gemeente Woensdrecht. Deze typen besluiten komen daarom niet in aanmerking voor ambtelijk horen.

Artikel 3

Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht is de ambtelijk hoorder is een van de juridische adviseurs van de gemeente Woensdrecht, die niet betrokken is bij de totstandkoming van het bestreden besluit. Zo wordt een onafhankelijke interne behandeling van het bezwaar gewaarborgd. Dit is in het belang van de rechtsbescherming van bezwaarde. De aanwijzing van de ambtelijk hoorder(s) geschiedt door het college.

Artikel 4

Dit artikel regelt procesrechtelijke bevoegdheden die, namens het bestuursorgaan, door de ambtelijk hoorder voor de bezwaarschriften worden uitgeoefend. Artikel 2:1, tweede lid geeft de mogelijkheid om van een gemachtigde een schriftelijke machtiging te verlangen. Artikel 6:6 geeft de mogelijkheid om als niet wordt voldaan aan de formele vereisten die aan een bezwaarschrift worden gesteld, het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren .Vooraf dient de indiener echter, door de ambtelijk hoorder, in de gelegenheid te worden gesteld om het verzuim te herstellen binnen een daartoe gestelde termijn. Artikel 6:14 regelt dat de ambtelijk hoorder aan bezwaarde een ontvangstbevestiging kan zenden. Artikel 6:15 regelt dat de ambtelijk hoorder, in het geval een bezwaarschrift is ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of onbevoegde administratieve rechter, het stuk zo spoedig mogelijk kan doorzenden aan het bevoegde orgaan. Artikel 6:17 regelt dat de ambtelijk hoorder de op de zaak betrekking hebbende stukken kan zenden aan in ieder geval de gemachtigde van bezwaarde. Artikel 7:1a heeft betrekking op de mogelijkheid dat bezwaarde in het bezwaarschrift kan verzoeken om in te stemmen met rechtstreeks beroep (de zogenaamde prorogatie) bij de administratieve rechter. Het bestuursorgaan, bij monde van de ambtelijk hoorder, kan instemmen met dit verzoek indien de zaak daartoe aanleiding geeft. Artikel 7:3 regelt de mogelijkheid voor de ambtelijk hoorder om van het horen van bezwaarde af te zien. Artikel 7:4, tweede lid regelt dat de ambtelijk hoorder het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken, voorafgaand aan het horen tenminste een week, voor belanghebbenden ter inzage legt. Artikel 7:6, vierde lid regelt dat de ambtelijk hoorder in het geval er afzonderlijk is gehoord om onder andere redenen van geheimhouding ieder van hen niet op de hoogte wordt gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn/haar aanwezigheid. Artikel 7:10, derde lid regelt dat de ambtelijk hoorder de beslissing op het bezwaarschrift voor ten hoogste vier weken kan verdagen.

Artikel 5

Concreet betekent dit dat de indiener van een bezwaarschrift door de ambtelijk hoorder wordt benaderd met de bedoeling er achter te komen of voor de bezwaren, buiten de bezwaarprocedure om, een definitieve oplossing kan worden gevonden. Indien partijen beslissen om een mediation-traject in te zetten, moet de beslistermijn worden opgeschort. Mediation kan zowel door de juridisch adviseurs worden geïnitieerd als door de vakafdeling.

Artikel 6

Wanneer pré-mediation niet tot het gewenste resultaat leidt wordt alsnog de procedure voor ambtelijk horen gevolgd.

Artikel 7

De ambtelijk hoorder neemt contact op met bezwaarmaker en eventuele belanghebbende(n) om een afspraak in te plannen. De voorkeur is om dit telefonisch te doen. Dit scheelt tijd en is een stuk efficiënter.

Tijdens de hoorzitting wordt bezwaarmaker gehoord door de ambtelijk hoorder. Daarnaast zullen derde-belanghebbende worden gehoord. Het horen van bezwaarmaker kan separaat van eventuele belanghebbende(n) gebeuren indien dit een zorgvuldige afhandeling van het bezwaarschrift bevordert.

Artikel 8

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid van de Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk bijvoorbeeld in het geval dat bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, sociale, medische, of financiële aard danwel andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

Artikel 9

Op grond van artikel 7.7 Awb wordt van het horen een verslag gemaakt. Het verslag verwijst eventueel naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. De ambtelijk hoorder ondertekent het verslag.

Artikel 10

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden opnieuw te horen en het bestuursorgaan te verzoeken een aanvullende reactie op te stellen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid om de ambtelijk hoorder te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de ambtelijk hoorder kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 12

Gekozen is voor de procedure waar verslag wordt uitgebracht aan het college en het jaarverslag eventueel ter kennis wordt gebracht aan de raad. Het jaarverslag van de ambtelijk hoorder en het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften geven een volledig beeld van de afhandeling van ingekomen bezwaarschriften. Aangegeven wordt welke aantallen bezwaren zijn ontvangen, wat de werkvoorraad was bij aanvang en einde van het kalenderjaar, hoeveel adviezen er zijn uitgebracht en het dictum van deze adviezen inhielden. Het jaarverslag kan tevens een instrument zijn waar verbeterpunten uit te destilleren valt.