Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR77605
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR77605/2
Regeling vervallen per 06-10-2011
Verordening Documentaire Informatie 2003
Geldend van 06-10-2011 t/m 05-10-2011
Intitulé
Verordening Documentaire Informatie 2003De raad van de gemeente woerden,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 april 2003;
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit;
vast te stellen "Verordening Documentaire Informatie 2003"
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet : de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
c. organisatieonderdeel : een afdeling; de raadsgriffie (valt tevens onder beschrijving artikel 1b. van deze verordening);
d. de archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
e. de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
f. beheerseenheid : het organisatieonderdeel dat is belast met de documentaire informatieverzorging;
g. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
h. documenten : de in de wet in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het stadhuis aan de Blekerijlaan 14 te Woerden.
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archief-bewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 5 eerste lid
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden conform de bij of krachtens de wet gestelde eisen is gewaarborgd.
Artikel 5 tweede lid
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aan-merking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Deze worden ter kennisname gebracht aan de raadscommissie Bestuur en Veiligheid.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 8
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 9
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 10
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 11
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de in de gemeentelijke legesverordening vermelde tarieven en voorwaarden.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 12
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 13
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 14 eerste lid
De hoofden van de organisatieonderdelen verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de documenten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin documenten zijn opgenomen.
Artikel 14 tweede lid
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de documenten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 15
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het hoofd van de beheerseenheid alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 16 eerste lid
Het hoofd van de beheerseenheid doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
a. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
c. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
d. voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem.
Artikel 16 tweede lid
De gemeentesecretaris doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van een of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon, voorzover dit consequenties heeft t.a.v. het archief.
Artikel 17
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 18
De verordening Documentaire Informatie van de gemeente Woerden vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 mei 1997 komt hierbij te vervallen.
Artikel 19
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de datum van vaststelling van dit besluit.
Artikel 20
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Documentaire Informatie 2003” van de gemeente Woerden.
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl