Verordening Auditcommissie 2010

Artikel 1 De commissie

Er is een “Auditcommissie”.

Artikel 2 Taak

1. De auditcommissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande:

a) Jaarverslag en jaarrekening, financieel beheer en de follow up daarvan:

- het adviseren over de uitvoering en evaluatie van de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet, te weten de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie;

- het adviseren over de vaststelling van een (gewijzigde) financiële beheersverordening (artikel 212 Gemeentewet;

- de aanwijzing van, op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening, alsmede zonodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

- afstemmingsoverleg te zijn voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma door de accountant, als bedoel in artikel 2, vierde lid van de Controleverordening (art. 213 Gemeentewet);

- het adviseren over (tussentijdse) rapportages en andere verslagen van de accountant;

- het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

- het adviseren aan de gemeenteraad over de jaarrekening en het jaarverslag;

- het voorbereiden van de procedure rekening, zoals bedoeld in artikel 48 van het Reglement van orde van de raad 2008;

- het adviseren over de gemeentelijke planning- en controlcyclus, waarbij onder andere gebruikt wordt gemaakt van de input en feedback vanuit de raadscommissie waarin de “financiën” worden behandeld;

- het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties op het gebied van de financiële verantwoording en de voortgang daarvan.

b) Doelmatigheid en doeltreffendheid:

- het adviseren over de uitvoering van en het evalueren van de verordening inzake de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door de gemeente gevoerde bestuur (artikel 213a Gemeentewet);

- het adviseren over de bevindingen uit periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Woerden” (artikel 213a Gemeentewet).

c) Programmabegroting:

- het adviseren over de opbouw en inrichting van de programmabegroting;

- het voorbereiden van de procedure begroting, zoals bedoeld in artikel 47 van het Reglement van orde van de raad 2008.

d) Bestuursrapportage:

- het adviseren over de opbouw en inrichting van de bestuursrapportage;

3. De Auditcommissie heeft jaarlijks overleg met de Rekenkamercommissie Woerden, de accountant als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet en het College van B&W. Het overleg gaat over de voorgenomen onderzoeken van de Rekenkamercommissie, de voorgenomen controles van de accountant en de voorgenomen interne controles van het College van B&W. Hierbij worden de bevoegdheden en onafhankelijkheden van betrokken partijen gerespecteerd.

Artikel 3 Bevoegdheden

1. De Auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd:

a) zich tot een lid van het college te wenden ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennis nodig acht voor haar werkzaamheden;

b) tot het voeren schriftelijk en mondeling overleg met een lid van het college;

c) externe deskundigen in te schakelen, indien hieraan kosten zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium.

3. De commissie krijgt op haar verzoek ambtelijke ondersteuning, als bedoeld in de verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1. De raad benoemt de leden van de commissie.

2. De commissie bestaat uit maximaal één lid per in de raad vertegenwoordigde groepering.

3. De leden kunnen een plaatsvervanger uit hun eigen groepering aanwijzen.

4. De raad benoemt één van de leden van de commissie tot voorzitter.

5. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

6. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt aan het einde van de zittingsperiode van de raad, door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

7. De griffier of een door hem aan te wijzen vervanger is secretaris van de commissie.

Artikel 5 Vergaderingen en verslaglegging

1. De auditcommissie vergadert als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

4. De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken worden ter openbare kennis gebracht, tenzij de voorzitter anders bepaalt.

5. De voorstellen, adviezen en besluiten van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt met daarin opgenomen: de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie.

7. De verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad.

8. De Auditcommissie stelt een vergaderschema vast en zendt deze ter kennisname naar de raad.

Artikel 6 Wijze van advisering

1. De commissie brengt haar adviezen aan de raad schriftelijk uit.

2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Bij staken van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt ter kennisname van de raad gebracht.

Artikel 7 Openbaarheid

1. De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden.

2. Aangelegenheden waarvan openbare behandeling zich niet verdraagt met een belang genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van bestuur worden voor een besloten deel van de vergadering geagendeerd.

3. De commissie kan besluiten, op voorstel van een lid of de voorzitter, achter gesloten deuren te vergaderen.

4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie ander beslist.

5. Over het behandelde in een besloten vergadering wordt door de leden en andere aanwezigen geheimhouding in acht genomen.

Artikel 8 Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag van publicatie, op diezelfde datum komt artikel 8 van de Controleverordening gemeente Woerden 2008 te vervallen.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie 2010.