Uitvoeringsbesluit ten behoeve van de Organisatieregeling 2011

Artikel 1 Inrichting van de ambtelijke organisatie

1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende afdelingen:

a. Afdeling Concernzaken

b. Afdeling Dienstverlening

c. Afdeling Informatievoorziening

d. Afdeling Ondersteuning

e. Afdeling Realisatie & Beheer

f. Afdeling Ruimte

g. Afdeling Samenleving

h. Afdeling Vastgoed

i. Intergemeentelijke afdeling Sociale Zaken

2. Ter ondersteuning van het bestuur en de directie is er, onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, het Kabinet. Tot de taken van het Kabinet behoren:

· Bestuurs- en directiesecretariaat

· Representatie

Artikel 2 Taken van de afdeling Concernzaken

De taak van de afdeling Concernzaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

· Advisering over concernbrede kaderstelling

· Budgetcyclus

· Beleidscoördinatie

· Risicomanagement

· Onderzoek

· Projectmatig werken

· Support

Artikel 3 Taken van de afdeling Dienstverlening

De afdeling Dienstverlening kent de volgende teams:

· team Ondersteuning, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- verkiezingen: het organiseren van plaatselijke en landelijke verkiezingen

- kwaliteitsbeheer

- doorontwikkelen Antwoord ©

- contentbeheer website

- applicatiebeheer

- werkverdeling en workflow

- gegevensbeheer basisregistratie personen

· team Klantcontactcentrum (KCC), aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- KCC Burgerservice: registratie persoonsgegevens t.b.v. persoonsinformatievoorziening, verstrekken documenten, verstrekken van informatie inzake gemeentelijke belastingen

- KCC Omgeving:

· het geven van informatie, c.q. het voor zover mogelijk marginaal toetsen van aanvragen

· huisnummering

- KCC Zorg: het geven van informatie, c.q. het in behandeling nemen van zorgvragen

- KCC TIP: het zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken, c.q. vragen en verzoeken doorgeleiden en registreren

· team Vergunningen, Toezicht & Handhaving, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Bouw- en woningtoezicht

- Toezicht en handhaving

- Vergunningverlening op het gebied van:

· Omgevingsvergunning

· APV

· Bijzondere wetten

Artikel 4 Taken van de afdeling Informatievoorziening

De afdeling Informatievoorziening kent de volgende teams:

· team Beleid, Kwaliteit & Projecten, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- E-Overheid, NUP bouwstenen (voorbeeldprojecten)

- Onderhoud en ontwikkelingen (technische) t.b.v. internet/intranet

· team Documentaire Informatievoorziening, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Documentaire Informatievoorziening

- Tekstondersteuning

- Ondersteuning bestuurlijk proces Raad en B&W

- Publicatie bestuurlijke besluitvorming

- Documentatiebeheer

· team ICT, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- ICT, informatie-architectuur en telefonie

- Netwerk- en systeembeheer

- Centrale opslag en ontsluiting van gegevens

· team Gegevensbeheer, aangestuurd door een eigen Teammanager ,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Inwinning van geometrie

- Landmeetkundige werkzaamheden t.b.v. locatieontwikkeling

- Basisregistraties en registratie van publiekrechtelijke beperkingen

- WOZ, belastingen, rioolrechten en afvalstoffenheffingen

- Reinigingsrecht

- Hondenbelasting, precario en legesbezwaren

Artikel 5 Taken van de afdeling Ondersteuning

De afdeling Ondersteuning kent de volgende teams:

· team Ondersteuning, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- de zorg voor secretariële en administratieve ondersteuning aan de afdeling

· team Financiën, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Boekhouding en jaarrekening

- (meerjaren) Begroting en financieel beleid

- Financiële administratie en invordering

- Treasury en verzekeringen

- Interne controle

- consulentschap op het taakgebied financiën

· team Communicatie & Personeel, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Communicatie

- Personeel en organisatie

- Personeels- en salarisadministratie

- consulentschap op het taakgebied communicatie en personeel

· team Juridische & Facilitaire Zaken, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- In- en extern klachtrecht

- Integriteit

- Commissie bezwaar en beroep

- Juridische kwaliteitszorg

- Facilitaire zaken en gebouwbeheer stadhuis

- Centrale inkoop en contractbeheer

- Bode- en huishoudelijke dienst

- Repro

- consulentschap op het taakgebied juridische zaken en inkoop

Artikel 6 Taken van de afdeling Realisatie & Beheer

De afdeling Realisatie & Beheer kent de volgende teams:

· team Ondersteuning, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- de openbare ruimte in breedste zin van het woord

· team Ingenieursbureau, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- nieuwe aanleg en groot onderhoud van civiele werken, wegen, rioleringen en rioolgemalen, watergangen, groenvoorziening, sportvelden, begraafplaatsen wegmeubilair,

- omgevingsinrichting / landschapsarchitectuur

- stedenbouwkundig ontwerp

· team Wijkonderhoud, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- onderhoud wegmeubilair, speelvoorzieningen

- onderhoud groenvoorzieningen, sportvelden en begraafplaatsen

- beheer stadserf

- gladheidsbestrijding

· team Stadsbeheer, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- opstellen van de meerjaren beleidsontwikkeling voor het beheer

- de vertaling van dat beleid naar jaarplannen of jaarschijven

- opdrachtgeverschap voor het Ingenieursbureau voor werken

- handhaving

- afwikkelen van aansprakelijkheid voor schade

- geografische informatievoorziening

- faciliteiten voor begraven en begrafenissen

· team Afval & Reiniging, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Inzamelen huishoudelijk afval, beheer afvalbrengstation en straatreiniging

Artikel 7 Taken van de afdeling Ruimte

De afdeling Ruimte kent de volgende teams:

· ‘team’ Afdelingssecretariaat, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de secretariële en administratieve ondersteuning aan de afdeling

· team Ruimtelijk beleid & Ontwikkelingen, aangestuurd door de Teammanager van beide teams,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Stedenbouw, volkshuisvesting, monumenten, archeologie en cultuurhistorie

- Economische zaken, recreatie, evenementen en binnenstadscoördinatie

- Verkeer en vervoer

· team Ruimtelijke plannen, Bouwplannen & Bouwbeleid, aangestuurd door de Teammanager van beide teams,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Ruimtelijke plannen

- Bouwbeleid en bouwplannen

· ‘team’ Projectmanagement, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Projectmanagement

· ‘team’ Milieu, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Milieucoördinatie en RMD

Artikel 8 Taken van de afdeling Samenleving

De afdeling Samenleving kent de volgende teams:

· team Ondersteuning, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor secretariële en administratieve ondersteuning aan de afdeling

· team Onderwijs, Arbeidsmarkt & Zorg, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- jeugd

- peuterspeelzalen

- onderwijs

- voorkomen van ontwikkelingsachterstanden

- leerplicht en leerlingenvervoer

- subsidies, budgetcontracten met verbonden partijen als RMC, scholen en welzijnsinstellingen, accountmanagement

- leerplichtfunctie, RMC-taak, leerplichtadministratie

- uitvoering Verordening leerlingenvervoer

- implementatie Integraal Huisvestingsplan Onderwijs

- toezicht op openbaar onderwijs

- kinderopvang

· team Welzijn, Leefbaarheid & Veiligheid, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- WMO / zorg, volksgezondheid, welzijn, wijkgericht werken, veiligheid, sport, cultuur

- subsidies, budgetcontracten met de Veiligheidsregio cultuurinstellingen en wijkplatforms, accountmanagement

- inzet en ontwikkeling veiligheidsinstrumenten

- handhaving openbare orde en veiligheid

- crisiscoördinatie

- coördinatie wijkgericht werken

Artikel 9 Taken van de afdeling Vastgoed

De afdeling Vastgoed kent de volgende teams:

· team Ondersteuning, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is:

- de financieel/administratieve registratie, begeleiding en vastlegging van vastgoedtransacties, alsmede het uitvoeren van eenvoudige verhuringen van sporthallen en uitgifte van kleine percelen

- registratie van gemeentelijke gronden en opstallen

- privaatrechtelijke handhaving bij illegale ingebruikname van gemeentegrond

· team Staf, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is:

- het formuleren van de beleidskaders voor het grond- en vastgoedbeleid alsmede het onderhouden van alle externe relaties

- Juridische, financiële en technische kaders voor het grond- en vastgoedbeleid

· team Accommodatiebeheer, aangestuurd door de Medewerker Uitvoering en beheer A met module leidinggeven,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied:

- van gebouwen en gronden die de gemeente zelf exploiteert

- beheer en exploitatie van gemeentelijke gronden en opstallen

· team Gebouwen, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- nieuwbouw en onderhoud van gebouwen bestemd voor maatschappelijke voorzieningen

- nieuwbouw

- Operationeel beheer van gemeentelijke accommodaties

· team Vastgoedeconomie, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- de financiële begeleiding van ruimtelijke ontwikkelingsprocessen (grond- en gebouwontwikkeling)

- financiële begeleiding van gebiedsontwikkelingen en bouwplannen inclusief kostenverhaal

- Selectie van marktpartijen bij gemeentelijke gebiedsontwikkeling

· team Verwerving & Uitgifte, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- de privaatrechtelijke contracten bij aankoop en uitgifte van gemeentelijke eigendommen

- aankoop en aanhuur van opstallen ten behoeve van de gemeente

- afstoting van gemeentelijke gronden en opstallen

Artikel 13 Taken van de intergemeentelijke afdeling Sociale Zaken

De intergemeentelijke afdeling Sociale Zaken kent de volgende teams:

· team Bedrijfsbureau, aangestuurd door de Afdelingsmanager,

de taak van dit team is:

- applicatiebeheer

- bedrijfsvoeringsadvies

- secretariaat van samenwerkingsverband IZSZ

- managementondersteuning

· team Werk & Inkomen, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Wet Werk en Bijstand (WWB)

- Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (IOAW)

- Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte zelfstandigen (IOAZ)

- Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen (BBZ)

- Wet structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI)

- Besluit extramurale vrijheidsbeneming en sociale zekerheid

- Wet kinderopvang (deels)

- Aanwijzing sociale zekerheidsfraude

- Wet investeren in jongeren (WIJ)

- Wet BUIG

- Wet stimulering arbeidsparticipatie (STAP)

· team Bijzondere Ondersteuning, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Schuldhulpverlening

- Minimabeleid

- Wet Inburgering

- Regeling certificaat inburgering Oudkomers

- Regeling inburgering allochtone vrouwen niet G31

- Regeling vrijwillige inburgering niet G31

- Besluit en regeling Inburgering

· team WMO, aangestuurd door een eigen Teammanager,

de taak van dit team is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

- Frontoffice WMO-loket (WMO-prestatieveld 3)

- Backoffice WMO: verstrekken WMO-voorzieningen, rolstoelen, vervoersvoorzieningen, woningaanpassingenen huishoudelijke hulp (WMO-prestatieveld 6)

- Frontofficewerkzaamheden in het kader van de Wet gemeentelijke Anti-discriminatievoorzieningen

Artikel 14 De afdelingsmanager

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een afdelingsmanager met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het opstellen en de uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de directie.

2. De afdelingsmanager geeft integraal leiding aan de onder hem ressorterende afdeling en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor:

a. een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering aan burgemeester en wethouders;

b. een goede taakverdeling tussen de medewerkers;

c. het vervullen van specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan diens afdeling;

d. een goed functionerend afdelingsoverleg;

e. inrichting van de organisatie van de afdeling en de processen.

3. Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer de afdelingsmanager en de medewerker van mening verschillen als het gaat om speerpunten van het beleid komt dit in het advies tot uiting.

4. De afdelingsmanager:

a. voert overleg met de portefeuillehouder over van belang zijnde zaken, de taken van de afdeling betreffende;

b. draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies, voorzien van argumenten en kanttekeningen, volledig wordt voorgelegd aan burgemeester en wethouders, de burgemeester of de directie;

c. ziet erop toe dat wordt overlegd met de andere afdelingen, indien een aangelegenheid tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of –mogelijkheden bestaan. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Als er geen eensluidend advies is, legt het afdelingsmanager van de primair verantwoordelijke afdeling de aangelegenheid aan de directie ter bespreking voor;

d. is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van de afdeling voortvloeiende uit de budgetcyclus.

Artikel 15 De teammanager

1. Onder de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager geeft de teammanager (operationeel) leiding aan een team en is daarbij verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid, waaronder het voeren van sollicitatie-, beoordelings- en functioneringsgesprekken, Arbobeleid en werkoverleg.

2. De teammanager draagt zorg voor de ontwikkeling, uitvoering en coördinatie van de werkzaamheden binnen het team. De teammanager beheert daartoe de aan het team toegewezen middelen met betrekking tot personeel, organisatie, informatie, financiën en automatisering.

Artikel 16 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de directie de zorg voor:

a. de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd.

b. De toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college of de directie en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Artikel 17 Managementoverleg

1. De directie en de afdelingsmanagers vormen het managementoverleg.

2. Het managementoverleg vindt maandelijks plaats.

3. De algemeen directeur is voorzitter van het managementoverleg.

4. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementoverleg deel te nemen.

5. Van het managementoverleg wordt een verslag gemaakt.

6. Voor zover van belang maakt het besprokene tijdens het managementoverleg deel uit van het periodiek werkoverleg van de afdelingen.

Artikel 18 Taken managementoverleg

Het managementoverleg heeft tot doel de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken. Het managementoverleg bevordert hiertoe het goed functioneren van de ambtelijke organisatie door middel van:

a. de coördinatie van de uitvoering en de advisering over het strategisch concernbeleid;

b. de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven;

c. de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

d. de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;

e. de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

f. de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;

g. de verdere ontwikkeling van de bedrijfscultuur;

h. tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en toetsing van signalen vanuit het bestuur op praktische verwerking in de organisatie.

Artikel 19 Werkoverleg

1. Ter bewaking van de eenheid in advisering en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt binnen de afdeling werkoverleg gevoerd.

2. Het werkoverleg heeft in ieder geval tot doel:

a. doorkoppeling van het besprokene in de directie, het managementoverleg en bespreking van de vergaderingen van burgemeester en wethouders en de raad;

b. bespreken van het afdelingsplan, waaronder planning en coördinatie van de werkzaamheden, de budgetten en het personeelsbeleid;

c. het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

d. het bespreken van personeelsbeleid.

3. Aan het werkoverleg nemen alle medewerkers van de afdeling of team deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor de afdelingsmanager te besluiten met delen van de afdeling afzonderlijk overleg te voeren.

4. Het werkoverleg vindt in de regel eenmaal per maand plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor de afdelingsmanager te besluiten minder frequent te overleggen.

5. Een medewerker kan zijn afdelingsmanager verzoeken om werkoverleg te houden.

6. Van het werkoverleg wordt een beknopt verslag gemaakt, wat voor de medewerkers van de afdeling toegankelijk is.

Artikel 20 Slotbepalingen

1. In gevallen waarin dit uitvoeringsbesluit niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de directie een passende regeling treffen.

2. Dit besluit wordt aangehaald als “Uitvoeringsbesluit 2011”.

3. Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2011; tegelijkertijd wordt het “Uitvoeringsbesluit t.b.v. organisatieregeling”, vastgesteld door de directie op 3 december 2008, ingetrokken.