Richtlijnen werkbezoeken aan het buitenland door het college van de gemeente Zaanstad 2014

Richtlijnen werkbezoeken aan het buitenland door het college van de gemeente Zaanstad 2014

Aanleiding

Het college van de gemeente Zaanstad heeft aangegeven voor de werkbezoeken aan het buitenland een afwegingskader te willen hebben. Deze richtlijnen voorzien hierin.

Kader

• -

  In de ‘Verordening rechtspositie wethouders 2014 zijn gerelateerde artikelen opgenomen m.b.t. zakelijke reiskosten, buitenlandse dienstreis, procedure van declaratie.

• -

  In de ‘Gedragscode voor de wethouders van Zaanstad en de Gedragscode voor de burgemeester van Zaanstad’ zijn gerelateerde artikelen opgenomen m.b.t. reizen.

1. Waarom op reis?

Binnen het college van B & W bestaat er de behoefte en noodzaak zich over de landsgrenzen heen te laten informeren over allerlei bestuurlijke onderwerpen die van belang kunnen zijn bij het vaststellen of wijzigen van het beleid in Zaanstad. Daarnaast is het in stand houden van een netwerk van groot belang voor de werkzaamheden van een collegelid. Een uitnodiging of voornemen tot een buitenlands werkbezoek kan belangrijk zijn om het beleid van Zaanstad uit te dragen of vorm te geven. Deze werkbezoeken kunnen hetzij individueel, hetzij in groepsverband plaatsvinden.

2. Criteria.

Onder een buitenlands werkbezoek worden reizen over de Nederlandse landsgrens verstaan, niet zijnde een reis naar een Europese instelling.

De buitenlandse werkbezoeken dienen functioneel en in het belang van de gemeente te zijn.

Ten aanzien van de functionaliteit van een buitenlands werkbezoek worden de volgende criteria gehanteerd:

• a.

  als afwegingskader geldt het collegeakkoord, d.w.z. het draagt bij aan de doelen die daarin zijn gesteld of er geldt een regulier doel (b.v. deelname aan een werkgroep uit hoofde van de functie van bestuurder);

• b.

  het onderwerp van de reis is gerelateerd aan in ontwikkeling zijnde projecten;

• c.

  acquisitie;

• d.

  het actueel houden van kennis en relatienetwerken;

• e.

  ter algemene promotie van Zaanstad in het buitenland.

3.Bepalingen.

3.1 Algemeen

• a.

  Goedkeuring: Alle buitenlandse werkbezoeken van bestuurders dienen vooraf ter goedkeuring aan het college van B&W te worden voorgelegd, waarbij de functionaliteit van de reis duidelijk moet worden onderbouwd. De aanvraag dient ten minste te bevatten:

  • 1.

    De naam van de deelnemer(s);

  • 2.

    Het doel en de functionaliteit van de reis;

  • 3.

    De financiële dekking;

  • 4.

    Eventueel aanwezige privé-elementen.

• b.

  Ambtelijke ondersteuning: Op grond van het Organisatiebesluit van gemeente Zaanstad (art. 5, tweede lid, onder a) geeft de gemeentesecretaris toestemming voor en het toekennen van vergoedingen verband houdende met de buitenlandse reizen.

• c.

  Bekostiging door derden: Bekostiging van een buitenlandse reis (geheel of gedeeltelijk) door ‘derden’ dient afgewezen te worden aangezien de onafhankelijke positie van de Gemeente hiermee in het geding kan zijn.

• d.

  Uitzonderlijke gevallen: Van de richtlijnen kan worden afgeweken als zich een uitzonderlijk geval voordoet. Dit zal worden bepaald door het college van B&W.

3.2 De hieronder geldende bepalingen zijn van toepassing nadat

goedkeuring door B&W heeft plaatsgevonden.

• a.

  Privé-element. Bij een buitenlands werkbezoek kan een privé-element aanwezig zijn (bijvoorbeeld de partner gaat mee of de reis wordt verlengd om privé redenen). De privé elementen komen voor rekening van de bestuurder. Ook eventuele meerkosten van de reis vanwege privé elementen komen voor rekening van de bestuurder (bijvoorbeeld het ticket voor heen- of terugreis op een ander privé gekozen tijdstip is duurder).

• b.

  Reisvoordelen. Privécards voor Airmiles, Flying Dutchman Miles, Frequent Flyer Points, etc, kunnen bij functionele reizen niet gebruikt of verkregen worden. Eventuele verkregen reisvoordelen komen ten goede aan de Gemeente Zaanstad. In overleg met het college van B&W zal besproken worden wat de bestemming van deze reisvoordelen zal worden.

• c.

  Vervoer. Per reis wordt bepaald of er Economy Class of Business Class wordt gereisd.

• d.

  Logies. Afhankelijk van het doel van de reis en de doelgroep, kan de bestuurder het type verblijf bepalen. De keuze van het verblijf dient vooraf ter goedkeuring aan het college te worden voorgelegd.

• e.

  Reisverslag. Degene die de reis maakt, is gehouden achteraf een schriftelijk reisverslag op te stellen. Verslaglegging geschiedt aan het college en wordt ter kennis gebracht van de raad. Het reisverslag dient discreet te zijn en het vermelden van vertrouwelijke informatie en/of gegevens dient te worden vermeden.

4. Intrekking oude regeling

De richtlijnen werkbezoeken aan het buitenland door het college van de gemeente Zaanstad uit 2009 worden ingetrokken.

5. Inwerkingtreding

De richtlijnen werkbezoeken aan het buitenland door het college van de gemeente Zaanstad treden in werking met ingang van de eerste dag na publicatie van het besluit.

……………………………………………. ……………………………………