Subsidieregeling evenementen Zaanstad 2017

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Adviespanel evenementen: een door het college ingestelde commissie voor advies ex artikel 84 Gemeentewet, bestaande uit onafhankelijke deskundigen op het gebied van evenementen, marketing en cultuur;

• b.

  ASV: algemene subsidieverordening Zaanstad 2014;

• c.

  Beeldbepalend evenement: een evenement met een bovenregionale uitstraling welke aansluit bij de vier kernkwaliteiten van de stad;

• d.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad;

• e.

  De wet: de Algemene wet bestuursrecht;

• f.

  Evenementenkalender: een jaarprogramma van evenementen binnen de gemeente Zaanstad;

• g.

  Evenementenorganisator: een organisatie die rechtspersoonlijkheid bezit en zich ten doel stelt om zonder winstoogmerk activiteiten te verrichten op het gebied van het organiseren van evenementen;

• h.

  Evenement: een bijzondere en unieke gebeurtenis, van beperkte duur, met een eenmalig of terugkerend karakter, publiek toegankelijk (betaald of vrij entree) zoals bedoeld in de nota Zaanse Smaakmakers en de aanpak Stad aan de Zaan;

• i.

  Meerjarige subsidie: een subsidie voor een onderscheidend evenement dat naar het oordeel van het college van bijzonder belang is voor Zaanstad;

• j.

  Pop-up evenement: een evenement met een incidenteel karakter en een korte voorbereidingstijd;

• k.

  Raad: de gemeenteraad van de gemeente Zaanstad;

• l.

  Sanctiebeleid: Algemeen (sanctie)beleid bij verstrekken subsidies Zaanstad 2014;

• m.

  Stad aan de Zaan: het paraplumerk, een gezamenlijk label waaronder meerdere evenementen worden samengebracht ter versterking van de promotie van de afzonderlijke evenementen met als doel het aanbrengen van samenhang in het jaarprogramma, vergroting van de slagkracht, voorkomen van versnippering en meer doelgerichte samenwerking tussen de evenementen.;

• n.

  Sluitingsdatum: de datum waarop de volledige aanvraag door het college ontvangen dient te zijn;

• o.

  Subsidie: de aanspraak op financiële middelen verstrekt met het oog op de activiteiten van een evenementenorganisatie, anders dan als betaling voor geleverde diensten of goederen;

• p.

  Subsidiejaar: een jaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december;

• q.

  Subsidieplafond: het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens deze regeling ;

• r.

  Wijkevenement: evenement gericht op de leefbaarheid op wijkniveau;

• s.

  Zaanse Hotspot: een toeristisch ankerpunt met de Zaan als verbindend element, zoals verwoord in de Uitvoeringsagenda toerisme;

• t.

  Zaans evenementenbeleid: het integrale beleid van de gemeente Zaanstad met als onderwerp de organisatie, promotie, stimulering en afstemming van evenementen binnen haar gemeente en vastgelegd in de notitie Stad aan de Zaan 2016 – 2019, waarin de nota Zaanse Smaakmakers is aangescherpt;

• u.

  Zaanstad: de gemeente Zaanstad.

Artikel 1.2 Subsidiedoeleinden

Door middel van deze regeling wil het college een stimulans bieden aan de organisatie van evenementen die bijdragen aan de doelstellingen zoals verwoord in de nota Zaanse Smaakmakers en de aanscherping daarop in Stad aan de Zaan 2016-2019.

Artikel 1.3 Reikwijdte

• 1.

  Deze regeling is van toepassing op evenementen binnen de gemeente Zaanstad.

• 2.

  Voor evenementen die buiten de grenzen van de gemeente Zaanstad plaatsvinden, kan uitsluitend subsidie worden verleend als het belang van Zaanstad groot genoeg is en de organisatie van het evenement binnen Zaanstad redelijkerwijs niet mogelijk is.

• 3.

  Op basis van deze regeling wordt geen subsidie verleend voor wijkevenementen en pop-up evenementen en kleine evenementen tot € 10.000. Pop-up evenementen en kleine evenementen kunnen gebruik maken van de subsidieregeling amateurkunst en culturele activiteiten.

• 4.

  Evenementen die subsidie ontvangen worden geplaatst op de evenementenkalender.

Artikel 1.4 Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• 1.

  De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de direct aan de organisatie en uitvoering van een evenement verbonden kosten, die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die naar het oordeel van het college noodzakelijk zijn voor het realiseren van de gesubsidieerde activiteiten.

• 2.

  Kosten zijn subsidiabel indien zij gericht zijn op een of meer van onderstaande kostenposten:

  • a.

    organisatiekosten;

  • b.

    beveiliging en veiligheid;

  • c.

    marketing en communicatie;

  • d.

    programmering.

• 3.

  Organisatiekosten van de aanvrager kunnen tot maximaal 30% deel uitmaken van de begroting.

• 4.

  Het college kan besluiten dat andere kosten dan genoemd in lid 2 subsidiabel zijn.

Artikel 1.5 Aanvrager

• 1.

  Subsidie kan alleen worden aangevraagd door een evenementenorganisator.

• 2.

  De aanvrager dient te voldoen aan redelijke eisen van goed bestuur.

Artikel 1.6 Aanvraag

• 1.

  De subsidieaanvraag omvat minimaal een activiteitenplan inclusief programmering en communicatie/marketingplan, (indien van toepassing) de verbeterpunten die op grond van een vorige editie zijn vastgesteld en de aan de organisatie van het evenement verbonden uitgaven en inkomsten (begroting).

• 2.

  Voor het activiteitenplan en de begroting stelt de gemeente formats beschikbaar die door de aanvrager dienen te worden gebruikt.

• 3.

  Indien het evenement al eerder is georganiseerd moet bij de aanvraag ook een evaluatie van vorige editie ter beschikking worden gesteld.

• 4.

  De subsidieaanvraag wordt met een volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend aanvraagformulier ingediend.

Artikel 1.7 Aanvraagtermijn

• 1.

  Een aanvraag om een subsidie wordt uiterlijk op 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft ingediend.

• 2.

  Alleen volledige aanvragen worden in behandeling geworden.

• 3.

  Als de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van indiening van de aanvraag de datum waarop de aanvraag is aangevuld en compleet geworden is.

• 4.

  Na de sluitingsdatum ingediende aanvragen worden niet in behandeling genomen.

Artikel 1.8 Subsidieplafond

Deze regeling heeft een subsidieplafond dat jaarlijks door de raad in de begroting wordt vastgesteld.

Artikel 1.9 Eerste keer subsidie aanvragen

• 1.

  Indien een evenementenorganisator voor de eerste keer subsidie aanvraagt, worden een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten en het jaarverslag, de jaarrekening en de balans over het voorafgaande jaar toegevoegd bij de aanvraag.

• 2.

  In plaats van de onder lid 1 genoemde documenten levert een nieuwe instelling een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten, en een overzicht van de financiële positie van de aanvrager ten tijde van de aanvraag.

Hoofdstuk 2 Jaarsubsidies evenementen

Artikel 2.1 Hoogte subsidie

• 1.

  De hoogte van de subsidie is afhankelijk van de toetsing aan de criteria zoals genoemd in Artikel 2.4, door het adviespanel evenementen.

• 2.

  Een subsidie bedraagt maximaal 50% van de kosten van het te organiseren evenement.

• 3.

  Een subsidie bedraagt maximaal € 50.000 per evenement.

Artikel 2.2 Subsidiabele periode

• 1.

  Op grond van deze regeling kan slechts per kalenderjaar een subsidie worden aangevraagd en verstrekt.

• 2.

  Het college heeft de mogelijkheid om een meerjarige subsidie toe te kennen aan een onderscheidend evenement dat van bijzonder belang is voor Zaanstad. De subsidie moet per jaar worden aangevraagd.

• 3.

  Het college besluit expliciet tot een meerjarige subsidie na het inwinnen van advies van het adviespanel evenementen.

Artikel 2.3 Wijze van verdeling

• 1.

  Het college wint voor het verlenen van de subsidies advies in van het adviespanel evenementen.

• 2.

  Alle ingediende subsidieaanvragen worden door het adviespanel evenementen beoordeeld op basis van de in Artikel 2.4 genoemde criteria. Het adviespanel evenementen kent de aanvragen op ieder criterium een aantal punten toe. Het maximum aantal te behalen punten bedraagt 40 punten per aanvraag. Het minimale aantal punten om voor subsidie in aanmerking te komen bedraagt 25.

• 3.

  Op basis van het aantal punten dat het adviespanel evenementen aan een subsidieaanvraag heeft toegekend, bepaalt het college het subsidiebedrag waarvoor de aanvrager in aanmerking komt. Indien het adviespanel evenementen aan een aanvraag 40 punten heeft toegekend, komt de aanvrager in aanmerking voor het maximaal aangevraagde subsidiebedrag. Indien het adviespanel minder dan 40 punten heeft toegekend, wordt het subsidiebedrag waarvoor de aanvrager in aanmerking komt, naar evenredigheid verlaagd.

• 4.

  De subsidiebedragen waarvoor de aanvragers in aanmerking komen ingevolge het vorige lid, worden alle met hetzelfde percentage verhoogd indien het subsidieplafond nog niet is bereikt. Indien het subsidieplafond daarentegen zou worden overschreden, worden de aanvragen met het minste aantal behaalde punten geweigerd, tot het subsidieplafond bereikt wordt.

• 5.

  Subsidie wordt niet verleend voor een hoger bedrag dan aangevraagd.

• 6.

  Indien in een subsidiejaar het subsidieplafond niet bereikt wordt, komt het surplus ten goede aan het subsidieplafond van de subsidieregeling voor culturele activiteiten ten behoeve van pop-up evenementen van datzelfde jaar.

• 7.

  Bij meerdere evenementen met eenzelfde karakter, meerdere evenementen op dezelfde dag en/of meerdere evenementen op dezelfde locatie en in dezelfde maand, komt alleen het evenement met het hoogste aantal punten op basis van de criteria uit artikel 2.4 in aanmerking voor subsidie. Indien het puntenverschil tussen de aanvragen maximaal 2 bedraagt, kan het adviespanel aan de organisatoren van deze evenementen verzoeken een mondelinge toelichting te geven op hun evenement. Op basis van de aanvragen en de mondelinge toelichtingen besluit het adviespanel welk evenement zich onderscheidt van de anderen en daarom als enige in aanmerking komt voor subsidie.

• 8.

  Het college kan gemotiveerd afwijken van het advies van het adviespanel evenementen. Deze bevoegdheid kan gemandateerd worden aan de ambtelijke organisatie.

Artikel 2.4 Subsidiecriteria

• 1.

  De subsidieaanvragen voor evenementen worden door het adviespanel evenementen beoordeeld op grond van de volgende criteria:

  • a.

    aansluiting bij Zaanstad als stad van ambacht, maakindustrie en erfgoed;

  • b.

    verbinding met 1 van de 4 hotspots of de Zaan;

  • c.

    aanjager gebiedsontwikkeling;

  • d.

    originaliteit/uniciteit;

  • e.

    sociaal-maatschappelijke relevantie/bijzondere doelgroepen;

  • f.

    publieksbereik (kwalitatief én kwantitatief) ;

  • g.

    communicatie/marketingplan;

  • h.

    professionaliteit;

  • i.

    samenwerking;

  • j.

    duurzaamheid.

• 2.

  Een aanvraag dient ‘gemiddeld’ of ‘hoger’ te scoren op criterium a of ‘wel’ bij criterium b om in aanmerking te komen voor subsidie.

• 3.

  De criteria uit lid 1 zijn uitgewerkt in een puntensysteem. Dit is opgenomen in bijlage 1.

Artikel 2.5 Beslistermijn

• 1.

  Burgemeester en wethouder beslissen uiterlijk 15 januari van het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft over de verdeling van subsidies.

• 2.

  Indien een formeel collegebesluit nodig is alvorens tot subsidieverlening over kan worden gegaan, verandert de in lid 1 genoemde beslistermijn in 15 februari van het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft.

• 3.

  De in het eerste lid gestelde termijn kan, met redenen omkleed, met ten hoogste 9 weken verdaagd worden.

Artikel 2.6 Weigeringsgronden

Naast de weigeringsgronden genoemd in artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht, in artikel 9 van de ASV en in het sanctiebeleid, wordt de subsidie niet verleend indien:

• 1.

  de aanvraag te laat is ingediend;

• 2.

  niet voldaan is aan de eisen en criteria genoemd in deze regeling;

• 3.

  het subsidieplafond is bereikt;

• 4.

  het evenement niet in aanmerking komt voor een evenementenvergunning;

• 5.

  De financiële onderbouwing van het evenement onduidelijk, ondeugdelijk of onvoldoende is;

• 6.

  De aanvrager reeds op een andere manier van de gemeente Zaanstad een subsidie ter ondersteuning van het evenement ontvangt;

• 7.

  Minder dan 25 punten zijn toegekend in de beoordeling op grond van artikel 2.4;

• 8.

  Artikel 2.3.4 van toepassing is;

• 9.

  Artikel 2.3.7 van toepassing is.

Hoofdstuk 3 Verantwoording en voorschotten

Artikel 3.1Verantwoording van subsidies tot en met € 5.000

• 1.

  Subsidie tot en met € 5.000 wordt direct verleend en vastgesteld.

• 2.

  Onverminderd de verplichtingen van de subsidieontvanger als bedoeld in artikel 10 van de ASV, verstrekt de subsidieontvanger op verzoek van het college inlichtingen waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 3.

  Een verzoek om inlichtingen als bedoeld in het tweede lid, kan door het college worden gedaan tot vijf jaar na de datum van de subsidievaststelling.

• 4.

  Een verzoek om inlichtingen als bedoeld in het tweede lid, kan deel uitmaken van het besluit tot subsidieverstrekking.

Artikel 3.2 Verantwoording van subsidies hoger dan € 5.000

Bij subsidies van meer dan € 5.000 dient de subsidieontvanger, uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, een aanvraag tot vaststelling in. Deze aanvraag tot vaststelling bevat:

• • a.

    Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de activiteiten zijn verricht en het aantal en herkomst (lokaal, regionaal, landelijk) van de bezoekers. Indien geen gegevens over de herkomst van het publiek bekend zijn wordt uitgegaan van een lokaal publiek;

  • b.

    Indien van toepassing, een kopie van de publiciteit omtrent de gesubsidieerde activiteit;

  • c.

    Een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten, ten opzichte van de oorspronkelijke begroting (financieel verslag).

Artikel 3.3 Subsidievaststelling

• 1.

  Bij een subsidie tot € 5.000 kan de aanvrager worden verplicht om aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. In dat geval vindt de vaststelling van de subsidie plaats binnen 9 weken nadat de gevraagde inlichtingen zijn verstrekt.

• 2.

  Bij een subsidie boven € 5.000 vindt de vaststelling van de subsidie binnen 9 weken na ontvangst van de volledige verantwoording plaats.

• 3.

  De in lid 1 en 2 genoemde termijnen kunnen eenmaal met ten hoogste 9 weken worden verdaagd. Het college doet hiervan voor afloop van de eerste termijn mededeling aan de aanvrager.

• 4.

  Indien de subsidieontvanger de volledige verantwoording niet tijdig indient, kan het college de subsidie lager vaststellen.

• 5.

  De subsidies die worden verleend op basis deze regeling worden op basis van werkelijke kosten vastgesteld.

Artikel 3.4 Bevoorschotting

• 1.

  Een subsidie tot € 5.000 wordt uiterlijk binnen 6 weken na de verstrekking volledig uitbetaald.

• 2.

  Een subsidie boven € 5.000 wordt uiterlijk binnen 6 weken na verlening voor 95% uitbetaald. Bij de subsidievaststelling wordt binnen 6 weken het restant uitbetaald.

• 3.

  Wanneer de subsidie na de verantwoording lager wordt vastgesteld, wordt het verschil teruggevorderd.

Hoofdstuk 4 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 4.1 Hardheidsclausule

Het college kan, in bijzondere gevallen, afwijken van het bepaalde in deze regeling, indien een strikte toepassing daarvan zal leiden tot een onevenredige benadeling van de aanvrager of subsidieontvanger.

Artikel 4.2Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 4.3 Slotbepalingen

• 1.

  Deze subsidieregeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  De subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling evenementen Zaanstad 2017.

• 3.

  De Subsidieregeling evenementen Zaanstad wordt ingetrokken na inwerkingtreding van deze regeling.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 22-09-2016.

De voorzitter,

de griffier,

Bijlage 1 Toelichting op toetsingscriteria uit artikel 2.4

Aansluiting bij Zaanstad als stad van ambacht, de Zaanse maakindustrie en erfgoed

Het evenement draagt bij aan het vertellen van het verhaal van de Zaanstreek en het uitdragen van de geschiedenis. Thema’s die hierbij van belang zijn en een rol spelen zijn:

• ·

  de traditie van ambacht; bijvoorbeeld houtbouw, molens,

• ·

  de maakindustrie; (industriële) ontwikkeling en innovatie ,

• ·

  erfgoed: dit betreft zowel materieel erfgoed zoals monumenten, als immaterieel erfgoed zoals tradities maar ook het (cultureel/industrieel) landschap dat specifiek is voor de Zaanstreek.

Verbinding met 1 van de 4 hotspots of de Zaan

Het evenement vindt plaats in de directe nabijheid van één van de aangewezen toeristische ankerpunten zoals aangewezen in de uitvoeringsagenda toerisme of op/in/aan de Zaan. De vier hotspots zijn Hembrugterrein, centrum Zaandam, Zaanse Schans en Zaanbocht Wormerveer met als verbindend element de Zaan.

Aanjager gebiedsontwikkeling

Het evenement sluit aan bij de actuele ontwikkeling van een bepaald gebied in de stad, anders dan één van de hotspots. Door middel van het evenement wordt een specifiek gebied binnen Zaanstad onder de aandacht van een groot publiek gebracht. In het geval dat een evenement ook verbinding heeft met 1 van de 4 hotspots of de Zaan worden op dit criterium geen punten toegekend, tenzij het evenement op meerdere locaties plaatsvindt.

Originaliteit/uniciteit

Zaanstad streeft naar meer diversiteit in het aanbod van evenementen en stimuleert creativiteit en inhoudelijke vernieuwing. Evenementen die zich weten te onderscheiden door de inhoud en/of aanpak van hun activiteiten, scoren punten bij dit criterium. Of hier sprake van is, is ter beoordeling van het adviespanel en zal mede worden bepaald in relatie tot de andere aanvragen.

Sociaal-maatschappelijke relevantie/bijzondere doelgroepen

Hoewel evenementen op zichzelf waardevol zijn hecht Zaanstad er ook belang aan als evenementen samenhangen met actuele maatschappelijke thema’s of gericht zijn op bijzondere doelgroepen. Een evenement biedt kansen om deze thema’s in een nieuw licht te plaatsen, breder onder de aandacht te brengen en specifieke doelgroepen zoals jongeren, ouderen, vluchtelingen, etc. te bereiken en te stimuleren.

Publieksbereik kwantitatief

De omvang van het publiek dat redelijkerwijs bereikt zal worden met het aangevraagde evenement. In het geval dat een evenement meerdere dagen duurt, geldt het totaal aantal bezoekers dat wordt verwacht. Indien de gegevens beschikbaar zijn moet dit criterium worden onderbouwd, bijvoorbeeld door eerdere ervaringen van aanvrager.

Publieksbereik kwalitatief

Bij dit criterium geldt niet het aantal bezoekers, maar de aard ervan. De aanvrager kan extra punten behalen indien een evenement niet alleen lokale bezoekers trekt maar ook bezoekers uit de regio of daarbuiten. Indien de gegevens beschikbaar zijn moet dit criterium worden onderbouwd, door eerdere ervaringen van aanvrager.

Communicatie/marketingplan

Bij dit criterium wordt gekeken naar de manieren waarop de aanvrager publiciteit inzet om het evenement aan te kondigen en te promoten. Daarbij wordt tevens gekeken of en op welke wijze de doestellingen en doelgroepen van het evenement worden bereikt. De kwaliteit van dit criterium zal mede worden bepaald op basis van de andere aanvragen.

Professionaliteit

Bij dit criterium wordt gekeken of de voorbereiding, de activiteiten en de programmering van het evenement voldoende professioneel zijn opgezet en in hoeverre het programma en/of het thema zijn uitgewerkt en onderling samenhangen. De kwaliteit van dit criterium zal mede worden bepaald op basis van de andere aanvragen.

Samenwerking

Bij dit criterium wordt beoordeeld in hoeverre er sprake is van samenwerking met andere instellingen binnen of buiten de evenementen of culturele sector. Er kan worden samengewerkt met (een) andere evenementenorganisator(en) of bijvoorbeeld culturele, maatschappelijke, commerciële of sportinstellingen.

Duurzaamheid

Het evenement is bewust bezig met duurzaamheid en formuleert doelstellingen ten aanzien van preventie van milieubelasting en communiceert deze doelstellingen ook naar de bezoekers. Voor meer informatie over mogelijkheden tot verduurzaming van een evenement wordt verwezen naar de barometer duurzame evenementen.

http://www.milieukeur.nl/Public/Milieukeur_NonFood_schemas/160509CERTIFICATIESCHEMABAROMETERDUURZAMEEVENEMENTEN_4.pdf

Bijlage 2 Toelichting op de regeling

Algemeen

Deze subsidieregeling is opgesteld naar aanleiding van de herijking van het evenementenbeleid. De nota Zaans Smaakmakers is nog altijd van kracht. Hierin zijn 3 doelen voor evenementen geformuleerd, namelijk de profilering van Zaanstad, het creëren van economische spin-off en het bevorderen van sociale cohesie. In 2015 is dit beleid geëvalueerd. Daarbij bleek dat er sterker ingezet moest worden op de eerste 2 doelen, om deze kans van slagen te bieden. Ook is de nieuwe aanpak Stad aan de Zaan 2016-2019 van start gegaan, waarin met name gezocht wordt naar meer samenwerking en sterkere marketing van evenementen.

Een belangrijke wens achter de nieuwe regeling is om subsidie niet meer automatisch te verstrekken, maar subsidie daar terecht te laten komen waar de meeste kwaliteit geboden wordt. In het oude subsidiesysteem werden aanvragen beoordeeld op volgorde van binnenkomst. In de nieuwe regeling is dit vervangen door een kwalitatieve toets op basis van een puntensysteem. Hiermee wordt bepaald welke evenementen het meest bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente. Deze organisaties komen in aanmerking voor hogere subsidie dan andere.

Andere drijfveren achter de regeling zijn de wens tot meer flexibiliteit en de meer structurele ondersteuning van beeldbepalende evenementen. Door met evenementen per kalenderjaar subsidie te verstrekken en enkele evenementen aan te wijzen voor een meerjarige subsidie, wordt vorm gegeven aan beide wensen. De ‘meerjarige’ evenementen hebben daarmee zekerheid voor een wat langere periode en kunnen zich beter richten op doorontwikkeling. De flexibiliteit krijgt vooral vorm doordat er nog maar enkele evenementen structureel op het beschikbare budget drukken en er dus elk jaar kans is voor nieuwe spelers.

Artikel 1.1

Sub a. Adviespanel evenementen

De samenstelling en bevoegdheden van deze onafhankelijke adviescommissie zijn opgenomen in de regeling adviespanel cultuur en evenementen Zaanstad 2016.

Sub c. De vier kernkwaliteiten van Zaanstad:

• .

  de Zaan als identiteitsdrager van Zaanstad;

• .

  combinatie van stedelijk en landelijk ‘Zaans groen’;

• .

  industrieel verleden en heden van Zaanstad

• .

  directe nabijheid van Amsterdam

Artikel 1.2 Subsidiedoeleinden

Deze subsidieregeling is bedoeld om evenementen te ondersteunen die bijdragen aan de culturele en toeristische ontwikkeling van Zaanstad.

Voor de inhoudelijke beoordeling van aanvragen vraagt het college advies aan een adviescommissie, waarin onafhankelijke deskundigen op het gebied van evenementen, marketing en cultuur zitting hebben. Via een apart besluit kan de samenstelling van de commissie veranderd worden. Het betreft nadrukkelijk een adviescommissie. Het college kan ervoor kiezen (gemotiveerd) af te wijken van het advies. Deze bevoegdheid kan worden gemandateerd aan de ambtelijke organisatie.

Artikel 1.3 Reikwijdte

De gemeente is van mening dat evenementen een belangrijk onderdeel zijn van de cultuur en het toeristisch beleid van Zaanstad. De subsidieregeling voorziet in een steuntje in de rug van deze evenementen. Wijkevenementen vallen buiten deze regeling. Indien een wijkevenement een duidelijk cultureel karakter heeft, kan het mogelijk gebruik maken van de subsidieregeling voor amateurkunst en culturele activiteiten.

Artikel 1.4 Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

Dit artikel geeft aan dat alleen begrotingstekorten in aanmerking komen voor subsidie. Winstgevende evenementen komen daarom niet in aanmerking voor subsidie. Eventuele honoraria voor bijvoorbeeld de (artistieke) invulling van de programmering komen wel volledig in aanmerking voor subsidie.

Artikel 1.5 Aanvrager

Onder redelijke eisen van goed bestuur wordt in deze regeling verstaan dat het bestuur breed moet zijn samengesteld en niet gericht mag zijn op de belangen van een of enkele personen. Wij verwijzen hierbij naar de code of cultural governance welke van toepassing is. Uit de statuten moet blijken dat de aanvrager werkzaam is op het gebied van evenementen.

Artikel 1.6 Aanvraag

De gemeente stelt een digitaal aanvraagformulier ter beschikking. Indien een aanvrager niet in staat is de aanvraag digitaal te doen, kan via het telefoonnummer 14 075 geïnformeerd worden naar de mogelijkheden om schriftelijk subsidie aan te vragen.

De gemeente stelt formats voor het activiteitenplan én de begroting beschikbaar. Deze formats dienen bij elke aanvraag te worden gebruikt. Hiermee wordt gestimuleerd dat alle aanvragen dezelfde en volledige informatie geven waardoor de beoordeling eenvoudiger wordt.

Artikel 1.7 Aanvraagtermijn

Er geldt geen volgorde van binnenkomst bij de beoordeling van de subsidies. Alleen volledige aanvragen worden beoordeeld. Een aanvraag is pas volledig indien ook alle gevraagde bijlagen bijgevoegd zijn. Alle aanvragen worden gelijktijdig beoordeeld en moeten daarom volledig zijn ingediend op de in de regeling genoemde sluitingsdatum. Aanvragers doen er verstandig aan de aanvraag eerder in te dienen, zodat er waar nodig aanvullende informatie kan worden gevraagd.

Artikel 2.1 Hoogte subsidie

Van de aanvrager wordt verwacht dat hij ook zelf bijdraagt aan de activiteiten, dan wel financiering van derden ontvangt.

Artikel 2.2 Subsidiabele periode

De subsidiabele periode is in principe beperkt tot slechts één jaar. Een beperkt aantal onderscheidende evenementen komt in aanmerking voor ondersteuning over een langere periode dan een jaar (bij gelijkblijvende omstandigheden). Hierover besluit het college op basis van een advies van het adviespanel. Voor de meerjarige subsidie komen evenementen in aanmerking die laten zien dat ze op een of meerdere criteria onderscheidend zijn van de andere evenementen, en daarnaast mogelijkheden hebben om zich door te ontwikkelen. Met deze opzet blijft het grootste deel van het budget flexibel inzetbaar en kunnen elk jaar nieuwe evenementen instromen en in aanmerking komen voor subsidie.

Artikel 2.3 Wijze van verdeling

Om de hoogte van de subsidie te bepalen speelt het aantal behaalde punten een centrale rol. Deze wordt in een rekenmodule afgewogen ten opzichte van het aangevraagde bedrag en het subsidieplafond. De subsidiebedragen die op grond van het aantal punten zouden kunnen worden toegekend, kunnen worden verhoogd indien er voldoende subsidiebudget is. Indien er zoveel aanvragen zijn dat het subsidieplafond zou moeten worden overschreden, worden de aanvragen met het minste aantal punten geschrapt, net zolang tot het totale subsidiebedrag binnen het subsidieplafond valt.

Onderstaand rekenvoorbeeld toont de fictieve verdeling van subsidies op basis van het puntensysteem.

Het kan voorkomen dat gelijksoortige evenementen worden aangevraagd, die op grond van het puntensysteem alle in aanmerking zouden komen voor subsidie. Daar het de wens is om met de schaarse subsidiemiddelen een breed en divers aanbod aan evenementen te ondersteunen, is ervoor gekozen om in dat geval alleen het evenement dat als beste naar voren komt financieel te ondersteunen. Daarbij is het behaalde puntenaantal leidend. Is het puntenverschil 2 of minder, dan zal een mondelinge toelichting door de organisatoren uitwijzen welk evenement het beste is.

Voorbeeld 1: in een bepaald weekend in juni is voor 3 verschillende evenementen subsidie aangevraagd. Evenement 1 behaalt 26 punten, evenement 2 28 en evenement 3 27. Evenement 2 behaalt de meeste punten, maar het verschil is dusdanig klein dat een mondelinge toelichting ertoe kan leiden dat een van de andere 2 evenementen als sterkste naar voren komt. In dat geval wordt de oorspronkelijke puntenverdeling van de betrokken evenementen aangepast en ontvangt alleen het evenement met het hoogste aantal punten subsidie.

Voorbeeld 2: Er worden 2 evenementen aangevraagd met een kerstthema. Evenement 1 krijgt 30 punten, evenement 2 26 punten. In dat geval ontvangt alleen evenement 1 subsidie en wordt evenement 2 afgewezen. Indien van toepassing worden organisaties aangespoord om samenwerking te zoeken.

Artikel 2.4 Subsidiecriteria

De toelichting op de criteria is samen met het uitgewerkte puntensysteem opgenomen in bijlage 1 van de regeling. In de beschikkingen zal worden toegelicht/gemotiveerd hoe de puntenverdeling en de keuzes tot stand zijn gekomen.

Als extra drempel voor subsidie dient een aanvraag minimaal gemiddeld of hoger te scoren op criterium a (aansluiting bij Zaanstad als stad van ambacht, maakindustrie en erfgoed) of ‘wel’ op  criterium b (verbinding met 1 van de 4 hotspots of de Zaan). Als een aanvraag op geen van deze punten scoort, komt deze niet in aanmerking voor subsidie. Met deze drempel wordt gestimuleerd dat evenementen zo veel mogelijk aansluiten bij het evenementenbeleid.

Artikel 2.5 Beslistermijn

Hier wordt afgeweken van de standaard zoals deze in de ASV opgenomen. Dit heeft te maken met de kwalitatieve beoordeling door het adviespanel, van alle aanvragen die in hetzelfde kalenderjaar zullen plaatsvinden.

Artikel 2.6 lid 4 Weigeringsgrond vergunning

De aanvraagtermijnen en aanvraagvereisten voor evenementenvergunningen en –subsidies lopen flink uiteen. Het is daarom praktisch niet mogelijk deze direct aan elkaar te koppelen. Meestal wordt allereerst subsidie aangevraagd, en  wanneer deze verleend wordt en het evenement wordt voorbereid, vraagt men een vergunning aan. Mocht blijken dat de vergunning niet tijdig, onvolledig wordt aangevraagd of niet kan worden verleend, dan zal ook de subsidie worden teruggevorderd. Het evenement kan dan immers niet plaatsvinden. Het is van belang dat evenementenorganisaties zich bijtijds informeren over de veiligheidsvoorschriften en aanvraagtermijnen en deze strikt in acht nemen, ongeacht of zij voor subsidie in aanmerking komen.

Artikel 3.1 en 3.2 Verantwoording

Hierbij is zoveel mogelijk aangesloten bij de ASV. Subsidies tot € 5.000 worden direct verstrekt. Aanvrager hoeft geen verantwoording af te leggen, tenzij hier expliciet om gevraagd wordt. De gegevens moeten hiertoe vijf jaar bewaard worden na afloop van de activiteit.

Subsidies boven € 5.000 dienen wel verantwoord te worden. Verantwoording vindt plaats door een inhoudelijk en een financieel verslag. Een kopie van de publiciteit wordt verwacht indien deze heeft plaatsgevonden.