Organisatieverordening Zaanstad

1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Zaanstad bestaat uit een Concernstaf (CS) alsmede een aantal nader aangegeven organisatorische eenheden.

2. Aan het hoofd van de Concernstaf staat de secretaris bedoeld in artikel 100 Gemeentewet, terwijl aan het hoofd van elk van de overige in het eerste lid bedoelde organisatieonderdelen een directeur staat.

1. Het college van burgemeester en wethouders kan de in de artikelen 4 en 5 gegeven omschrijvingen van de missie en visie van de verschillende organisatorische eenheden nader preciseren.

2. Op basis van de missie en visie alsmede de instructies en opdrachten bedoeld in artikel 7, vierde lid, stelt het college van burgemeester en wethouders de hoofdstructuur van elke organisatorisch eenheid van de ambtelijke organisatie vast.

1. Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie van de gemeente Zaanstad berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Onder toezicht van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer, voor wat betreft de Concernstaf, opgedragen aan de secretaris en voor wat betreft een organisatorische eenheid opgedragen aan de directeur.

3. Onverminderd de taken en bevoegdheden die deze verordening aan de secretaris en aan de directeuren toekent en onverkort het gestelde in artikel 30, derde lid, zijn zij elk voorzover het hen aangaat, medeverantwoordelijk voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie als concern.

4. Het college van burgemeester en wethouders kan ten aanzien van het dagelijks beheer instructies vaststellen voor de secretaris, de directeuren en het Gemeentelijk Management-team als bedoeld in artikel 30. Daarnaast kan het college van burgemeester en wethouders bijzondere opdrachten vaststellen.

1. De functies van concerncontroller als bedoeld in artikel 40, respectievelijk van controller als bedoeld in artikel 41, van concernadministrateur als bedoeld in artikel 44, eerste lid en van administrateur als bedoeld in artikel 44, tweede lid, zijn onverenigbaar.

2. De functie van treasurer als bedoeld in artikel 47, tweede lid, sub d, is onverenigbaar met de functies van concerncontroller, controller en administrateur als bedoeld in respectievelijk artikel 40, 41 en 44, tweede lid.

1. De directeuren zijn ervoor verantwoordelijk, dat bij het college van burgemeester en wethouders ingediende voorstellen zijn getoetst op:

• a.

  inhoud en integraliteit;

• b.

  rechtmatigheid;

• c.

  tijdigheid;

• d.

  juistheid en volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

• e.

  doelmatigheid;

• f.

  juistheid van de te volgen procedure;

• g.

  toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.

2. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de bij of krachtens deze verordening vastgestelde regels.

3. De Concerncontroller ziet erop toe, dat deze toetsing van voorstellen plaats vindt. Waar nodig voorziet De Concerncontroller in een aanvullende toetsing.

4. Van bij het college van burgemeester en wethouders ingediende voorstellen wordt door de directeur een afschrift gezonden aan de Concernstaf.

1. Het college van burgemeester en wethouders wijst een ambtenaar van de Concernstaf aan als concerncontroller.

2. De concerncontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie. In het kader van deze taken heeft de concerncontroller de bevoegdheid de raad gevraagd en ongevraagd rechtstreeks te adviseren.

3. De concerncontroller is belast met en ten opzichte van het college van burgemeester en wethouders, voor de gemeente als geheel, verantwoordelijk voor:

• a.

  het voorbereiden van gemeentelijke middelenbeleidskaders;

• b.

  het ontwikkelen en (doen) praktiseren van planning- en controlinstrumenten en van de administratieve organisatieontwikkeling;

• c.

  het samenstellen van de concern jaar- en meerjarenbegroting en de toelichting daarop;

• d.

  het doen samenstellen van managementrapportages en het samenstellen van concern- en bestuursrapportages, -jaarverslagen en -rekeningen;

• e.

  het arrangeren van doelmatigheidsoperaties;

• f.

  het behandelen van bedrijfseconomische vraagstukken;

• g.

  het (doen) verrichten van beleidsevaluerende onderzoeken en doelmatigheidsonderzoeken in verband met de bedrijfsvoering;

• h.

  het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie,

• i.

  het over de onder a tot en met h genoemde onderwerpen adviseren van het college van burgemeester en wethouders, in algemene zin na overleg met het Gemeentelijk Managementteam en in bijzondere gevallen met de betrokken directeur en/of de concernadministrateur als bedoeld in artikel 44, eerste lid;

1. Het college van burgemeester en wethouders wijst op voorstel van de directeur een ambtenaar aan als controller bij de betreffende organisatorische eenheid.

2. De controller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de organisatorische eenheid.

3. De controller is belast met en ten opzichte van de directeur, voor de organisatorische eenheid als geheel, verantwoordelijk voor:

• a.

  het vanuit de organisatorische eenheid leveren van bijdragen aan de financiële meerjarenplanning en aan de voorbereiding van middelenbeleidskaders, onder meer door het samenstellen van het jaarplan, managementrapportages en jaarverslagen;

• b.

  het samenstellen van de begroting, managementrapportage en jaarrekening van de organisatorische eenheid als bijdragen aan de op te stellen begroting, management-rapportage en jaarrekening;

• c.

  het toetsen van de beleidsuitvoering aan de doelstellingen van de organisatorische eenheid;

• d.

  het bijdragen aan de ontwikkeling en de invoering van systemen en instrumenten voor de beheersing en sturing;

• e.

  het doen van verbeteringsvoorstellen in verband met de administratieve organisatie;

• f.

  het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie;

• g.

  het adviseren over de onder a tot en met f genoemde onderwerpen aan de directeur.

1. Uit oogpunt van consistentie bij de bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de organisatorische eenheid en binnen de gemeente als geheel, bestaat een controllersoverleg.

2. Het controllersoverleg wordt gevormd door de controllers van de organisatorische eenheden bedoeld in artikel 3, sub a tot en met e, en staat onder leiding van de concerncontroller.

3. De concerncontroller regelt vanuit de Concernstaf de administratieve ondersteuning van het controllersoverleg.

4. Onverkort het bepaalde in het eerste en tweede lid voert de concerncontroller ter bevor-dering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de organisatorische eenheid regelmatig overleg met elk van de controllers van de organisatorische eenheden bedoeld in artikel 3.

1. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de inrichting van het financieel beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel.

2. Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller ter handhaving en uitvoering van deze verordening nadere richtlijnen kan geven.

3. Indien de concerncontroller van oordeel is dat op enigerlei wijze een meer doelmatig financieel beheer kan worden verkregen, treedt hij over te nemen maatregelen in overleg met de verantwoordelijke directeur en de verantwoordelijke administrateur en legt hij zo nodig een voorstel aan het college van burgemeester en wethouders voor.

1. Het college van burgemeester en wethouders wijst op voorstel van de secretaris, gehoord de directeur Stadsbedrijven Zaanstad, een ambtenaar van Stadsbedrijven Zaanstad aan als concernadministrateur.

2. Voor iedere organisatorische eenheid wijst het college van burgemeester en wethouders, gehoorde de betrokken directeur, een ambtenaar aan die de functie van administrateur van die organisatorische eenheid vervult.

3. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd, in afwijking van het bepaalde in het tweede lid, in bijzondere gevallen een niet-ambtenaar aan te wijzen als administrateur.

1. Uit oogpunt van consistentie bij de bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de organisatorische eenheid en binnen de gemeente als geheel, bestaat een administrateursoverleg.

2. Het administrateursoverleg wordt gevormd door de administrateurs van de organisatorische eenheden bedoeld in artikel 3 en staat onder leiding van de concernadministrateur.

3. De concernadministrateur regelt de administratieve ondersteuning van het administrateursoverleg.

4. Onverkort het bepaalde in het eerste en tweede lid voert de concernadministrateur ter bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op organisatorische eenheidniveau regelmatig overleg met elk van de administrateurs van de organisatorische eenheden bedoeld in artikel 3.

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt, gehoord de concerncontroller en de concernadministrateur en met inachtneming van het gestelde in deze verordening, op advies van de directeur in een beheersverordening de organisatiestructuur met betrekking tot het financieel management en de administratieve organisatie van de betreffende organisatorische eenheden vast, en zendt deze ter kennisneming aan de raad en aan gedeputeerde staten.

2. De organisatiestructuur als bedoeld in het eerste lid omvat onder meer:

• a.

  een organisatieschema dat een doelmatige functiescheiding waarborgt;

• b.

  beschrijvingen van de bij het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële administratie betrokken functies;

• c.

  procesgerichte beschrijvingen;

• d.

  een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden;

• e.

  een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen van gegevensbestanden;

• f.

  voorschriften inzake periodieke verslaggeving en de rapportering zowel naar het college van burgemeester en wethouders als naar de budgethouders in de organisatorische eenheid.

3. De controller en de administrateur van de betreffende organisatorische eenheid en de accountant, aangewezen ingevolge artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet, worden gehoord over het ontwerp van de voorschriften als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel.

4. De administratieve organisatie is zodanig ingericht dat kan worden voldaan aan de eisen van doelmatig beheer en interne controle, gericht op tijdigheid, volledigheid en juistheid van de administratieve verantwoording en de verslaggeving. Daarbij worden de door de concerncontrolIer verstrekte richtlijnen voor de door de organisatorische eenheid te hanteren hoofdlijnen van de administratieve organisatie in acht genomen.

1. De raad stelt een statuut voor de treasury vast, waarin het beheer van de gemeentelijke geldstromen is geregeld en dat is gericht op het doelmatig financieren van gemeentelijke activiteiten.

2. Dit statuut regelt in ieder geval:

• a.

  doelstelling en taken;

• b.

  treasuryorganisatie;

• c.

  de wijze van vaststelling van het treasurybeleid;

• d.

  renterisicobeheer;

• e.

  het opstellen en vaststellen van een treasuryjaarplan en -jaarverslag;

• f.

  de aanwijzing van de treasurer, zijnde degene die belast is met uitvoering van de treasury-activiteiten, alsmede de verdere taken waarmee treasurer is belast.

1. De secretaris draagt er zorg voor dat elke directeur tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld wordt van alle door de raad en door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor de organisatorische eenheid zijn verbonden.

2. De hiervoor in aanmerking komende functionarissen van de organisatorische eenheid verstrekken de administrateur alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van een juiste verzorging van zijn administratie, de financiële planning, de budgetbewaking en de verslaggeving nodig heeft. Zij stellen in overleg met de administrateur, de controller en de directeur zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig zal worden voldaan. De directeur ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

1. De concernadministrateur kan één of meer afzonderlijke bank- en/of girorekeningen en/of rekening-courantrekeningen aanwijzen voor het innen van door hem aan te geven inkomsten onderscheidenlijk het verrichten van uitgaven.

2. De inkomsten en uitgaven van de organisatorische eenheid geschieden met inachtneming van door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen procedures en toe te kennen fiatteringsbevoegdheden.

3. De administrateur is belast met het toezicht op de inning van de inkomsten van de organisatorische eenheid en met het tijdig nemen van invorderingsmaatregelen.

1. Jaarlijks voor een door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen datum, biedt de directeur aan het college van burgemeester en wethouders een na overleg met de controller en de Concernstaf overeenkomstig de door het college vastgestelde richtlijnen opgemaakt ontwerp jaarplan en een ontwerp jaarverslag aan, waarin opgenomen de ontwerpbegroting van het komend dienstjaar, respectievelijk de ontwerp jaarrekening van het afgesloten dienstjaar. De controller tekent het ontwerp jaarplan, respectievelijk het ontwerp jaarverslag, voor gezien.

2. De directeur voorziet de aan het college van burgemeester en wethouders voor te leggen beleidsvoorstellen van een financiële paragraaf, waarbij de financiële consequenties voor het jaarplan, respectievelijk de concernbegroting, nader uitgewerkt zijn. De controller voorziet deze financiële paragraaf van zijn paraaf.

3. Indien en voor zover de controller met betrekking tot de financieel-technische aspecten van het ontwerpjaarplan of het ontwerpjaarverslag, dan wel de beleidsvoorstellen bedoeld in het voorgaande lid, een van de directeur afwijkend standpunt heeft doet hij, na overleg met de directeur, bij de aanbieding van het dienstplan, het ontwerpjaarverslag, dan wel die beleidsvoorstellen schriftelijk mededeling aan het college van burgemeester en wethouders. Een afschrift van dat advies zendt hij aan de directeur.

1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de voorbereiding van de besluiten die ter uitvoering van deze verordening genomen moeten worden - de actualisering van die besluiten daarbij inbegrepen - tijdig plaats vindt.

2. De secretaris brengt voor 1 juli 2003, of zo veel eerder als hij redenen daartoe aanwezig acht, aan het college van burgemeester en wethouders een rapport uit inzake het functioneren van deze verordening. Vervolgens brengt hij zodanig rapport om de twee jaar uit en voorts op ieder tijdstip dat hij nodig acht. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.

3. Het college van burgemeester en wethouders brengt de rapporten van de secretaris ter kennis van de raad, vergezeld van het door hen daarop ingenomen standpunt.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2002.

2. Op dat moment vervalt de Organisatieverordening Zaanstad, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 12 september 1996 en nadien gewijzigd op 13 maart en 28 mei 1997.