Verordening geldelijke voorzieningen voor raadsleden, steunfractieleden, commissieleden en fracties in de gemeente Zaanstad 2021

Artikel 1

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  raadslid: een lid van de raad, niet zijnde wethouder;

• b.

  de fractie: de raadsleden, steunfractieleden en fractie-assistenten die samen optreden als politieke groepering in de raad die erkend is door de voorzitter van de Raad;

• c.

  steunfractielid: een door de raad op voordracht van een fractie beëdigd persoon, die gelijk is gesteld aan een lid van een commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

• d.

  fractie-assistent: zoals bedoeld in artikel 12 van het Reglement van Orde

• e.

  lid van een commissie: een lid van een commissie als bedoeld in artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet, dat niet tevens lid van de raad is of ambtenaar die als zodanig tot lid van een commissie is benoemd;

• f.

  Zaanstad Beraad: activiteiten en bijeenkomsten van de gemeenteraad met een informerend en/of meningsvormend karakter, die gelijk zijn gesteld aan bijeenkomsten van een commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet.

• g.

  Rechtspositiebesluit: het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

• h.

  Regeling rechtspositie: de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers.

• i.

  tabel I: tabel in artikel 3.1.1 van het Rechtspositiebesluit

• j.

  tabel IV: tabel in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit

Artikel 2: Algemene vergoeding en onkostenvergoeding raadsleden

Aan een lid van de raad wordt een vergoeding toegekend voor:

• 1.

  werkzaamheden, gelijk aan 100% van de bedragen genoemd in tabel I voor de klasse waartoe de gemeente behoort;

• 2.

  onkosten gelijk aan de bedragen volgens het Rechtspositiebesluit.

• 3.

  de betaling van de vergoedingen, bedoeld in de leden 1 en 2, geschiedt in maandelijkse termijnen.

Artikel 3: Vergoeding voor waarneming voorzitterschap van de raad

Aan een lid van de raad, dat op grond van artikel 77 van de Gemeentewet meer dan 30 dagen onafgebroken het voorzitterschap van de raad waarneemt, wordt een toeslag van 8% toegekend van de in artikel 2, eerste en tweede lid bedoelde vergoedingen.

Artikel 4: Vergoeding steunfractieleden en commissieleden

• 1.

  Aan een steunfractielid en commissielid wordt een vergoeding toegekend voor het bijwonen van en deelnemen aan commissiewerkzaamheden, gelijk aan 100% van de bedragen genoemd in tabel IV voor de klasse waartoe de gemeente behoort.

• 2.

  Deze vergoeding wordt uitbetaald overeenkomstig de hiervoor geldende afspraken, op basis van presentielijsten.

Artikel 5: Vergoeding reis-, verblijfs-, functionerings-, en lidmaatschapskosten

• 1.

  Een raadslid, een steunfractielid of een commissielid, heeft ten laste van de gemeente recht op vergoeding van:

  • a.

    reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van de gemeenteraad en commissies, en

  • b.

    reis- en verblijfkosten voor reizen binnen de gemeente gemaakt voor de uitoefening van de functie.

• 2.

  Aan een raadslid, een steunfractielid en een commissielid, dat ter uitvoering van een besluit van het gemeentebestuur reizen buiten het grondgebied van de gemeente maakt, vindt vergoeding plaats van reis- en verblijfskosten.

• 3.

  Een raadslid, als zodanig lid is van een voor ieder raadslid, toegankelijke, landelijk georganiseerde beroepsvereniging die blijkens haar statuten deskundigheidsbevordering of belangenbehartiging van de functie van raadslid, ten doel heeft of mede ten doel heeft, wordt de contributie van die beroepsvereniging ten laste van de gemeente vergoed.

• 4.

  De kosten die de raad maakt voor het organiseren van congressen en symposia in verband met de ontwikkeling en het functioneren van de gemeenteraad als geheel, worden uit het jaarlijkse functioneringsbudget van de raad betaald.

Artikel 6: Beschikbaarstelling tablet/computer

• 1.

  De gemeente Zaanstad stelt aan raadsleden en steunfractieleden een tablet/computer (incl. bijbehorende software) in bruikleen beschikbaar.

• 2.

  De bruikleennemer ondertekent hiertoe een bruikleenovereenkomst met afspraken over ontvangst, gebruik, duur, beëindiging en aansprakelijkheid m.b.t. de beschikbaar gestelde apparatuur en programmatuur.

Artikel 7: Vergoeding fracties

• 1.

  Een fractie ontvangt een tegemoetkoming in de kosten die zij maakt ten dienste van de uitoefening van het raadslidmaatschap door haar leden.

• 2.

  De tegemoetkoming bestaat per kalenderjaar uit een vast deel dat gelijk is voor elke fractie.

• 3.

  De vaste vergoeding wordt verdeeld over het aantal fracties dat bij aanvang van de nieuwe raadsperiode is geïnstalleerd. In een verkiezingsjaar wordt de vergoeding berekend naar het aantal kalenderdagen dat een fractie in de raad aanwezig is.

• 4.

  Bij een splitsing van een fractie blijft de vaste vergoeding per fractie toegekend aan de fractie die deze vergoeding bij aanvang van de nieuwe raadsperiode heeft ontvangen.

• 5.

  Verder ontvangt een fractie per kalenderjaar een tegemoetkoming per raadslid van de fractie, waarbij deze tegemoetkoming in een verkiezingsjaar wordt berekend naar rato van het aantal kalenderdagen.

• 6.

  De tegemoetkoming per raadslid van de fractie wordt bepaald op 1 januari van een kalenderjaar en in een verkiezingsjaar op de dag van de installatie van de nieuwe raad.

• 7.

  De hoogte van de tegemoetkoming, bedoeld in het tweede en vijfde lid, is opgenomen in de tabel die als bijlage aan deze verordening is toegevoegd.

• 8.

  Sluit in de loop van een kalenderjaar een lid van een fractie zich aan bij een andere fractie, dan wordt hij, na mededeling hiervan aan de voorzitter van de raad, voor de toepassing van dit artikel geacht met ingang van het eerstvolgende kalenderjaar deel uit te maken van die andere fractie.

• 9.

  De vergoeding wordt jaarlijks in twee delen aan de fractie uitgekeerd, te weten de eerste helft in januari en de tweede helft nadat de verantwoording over het voorgaande kalenderjaar is goedgekeurd.

• 10.

  In een verkiezingsjaar wordt in januari de volledige vergoeding tot aan de verkiezingsdatum uitgekeerd en ontvangen de fracties vanaf de installatiedatum van de nieuwe raad de volledige vergoeding voor het resterende deel van het kalenderjaar.

Artikel 8: Bestedingsdoelen van fractievergoedingen en uitsluitingen

• 1.

  Fracties besteden de tegemoetkoming zodanig dat hun kaderstellende en controlerende rol wordt versterkt. Bestedingsdoelen zijn:

  • a.

    personele kosten, zoals salariskosten, kosten van reguliere inhuur of vrijwilligersbijdragen ter ondersteuning bij algemene dagelijkse werkzaamheden;

  • b.

    kosten van onderzoek (waaronder inhuur) en activiteiten die verband houden met een beleidsonderwerp of agendapunt van de raad;

  • c.

    bureaukosten, zoals kantoor- en vergaderbenodigdheden;

  • d.

    administratiekosten, zoals bankkosten en notariële kosten;

  • e.

    kosten voor fractieontwikkeling, zoals scholing individuele fractieleden en/of groepstrainingen voor de fractie;

  • f.

    representatiekosten (bijv. kleine geschenken, vergoeding parkeerkosten gasten);

  • g.

    kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raadslid of steunfractielid.

  • h.

    Het lidmaatschap van steunfractieleden van een voor ieder raadslid, toegankelijke, landelijk georganiseerde beroepsvereniging die blijkens haar statuten deskundigheidsbevordering of belangenbehartiging van de functie van raadslid, ten doel heeft of mede ten doel heeft.

• 2.

  Ten aanzien van de tegemoetkoming zijn de navolgende bestedingen uitgesloten:

  • a.

    bestedingen die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    besteding aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd t.b.v. de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    bestedingen in verband met het inrichten en onderhouden van een website die aan de politieke partij van een fractie is verbonden;

  • d.

    giften en leningen;

  • e.

    bestedingen die betaald dienen te worden uit vergoedingen die de leden volgens het Rechtspositiebesluit toekomen, met uitzondering van artikel 3.3.3 van het Rechtspositiebesluit;

  • f.

    bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

  • g.

    uitgaven ten behoeve van (her)verkiezing van raadsleden;

  • h.

    buitenlandse reizen;

  • i.

    (juridische) bijstand in geschillen.

  • j.

    de kosten van het permanent beschikbaar hebben van een ruimte voor de fractie buiten het stadhuis. Dit is niet van toepassing op aantoonbare, voor 1 november 2014 aangegane verplichtingen, tot het moment dat deze hadden kunnen worden opgezegd.

Artikel 9: Rekening en verantwoording van fractievergoedingen

• 1.

  Elke fractie beschikt over een bankrekening die op naam van de fractie is gesteld, waarop uitsluitend als inkomende geldstroom de in artikel 7 bedoelde tegemoetkoming en als uitgaande geldstroom de besteding daarvan plaatsvindt.

• 2.

  Binnen drie maanden na afloop van een kalenderjaar legt elke fractie aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de in artikel 7 bedoelde tegemoetkoming, onder overlegging van een digitaal verslag. De commissie belast met de controle besteding fractievergoeding zoals genoemd in artikel 10.1 kan op verzoek van een fractie besluiten een maand uitstel te verlenen.

• 3.

  Dit digitale verslag mag zowel op kasbasis als volgens een stelsel van lasten en baten worden opgesteld. Het digitale verslag vermeldt in elk geval:

  • a.

    de beginstand van de bank- of girorekening;

  • b.

    de ontvangen tegemoetkoming;

  • c.

    de besteding van de tegemoetkoming gespecificeerd naar de categorieën, zoals genoemd in artikel 8, eerste lid, onder a tot en met h;

  • d.

    eindstand van de bank- of girorekening.

• 4.

  In een kalenderjaar waarin raadsverkiezingen plaatsvinden, wordt aan de in het tweede lid bedoelde verantwoording eveneens de verantwoording toegevoegd over de dagen tot de installatievergadering van de nieuwe raad.

• 5.

  De fractie kan een deel van de tegemoetkoming reserveren voor besteding in een volgend jaar binnen dezelfde raadsperiode. De reserve is niet groter dan 30% van de in artikel 7 genoemde tegemoetkoming. Een beroep op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de in het tweede lid bedoelde verantwoording.

• 6.

  Bij het verslag wordt een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens gevoegd. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en de penningmeester. Deze functies zijn niet in één persoon verenigd.

• 7.

  Elke uitgave is onderbouwd met een document (kassabon, rekening) met daarop vermeld de reden van uitgave.

• 8.

  Tegemoetkomingen die op de dag voorafgaand aan de installatie van de nieuwe raad nog niet zijn besteed worden binnen drie maanden na deze datum door de fractie aan de gemeente terugbetaald.

• 9.

  Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan is de fractie verplicht binnen drie maanden:

  • a.

    een eindverantwoording in te dienen over de besteding van de fractievergoeding;

  • b.

    het niet bestede bedrag van de tegemoetkoming aan de gemeente terug te betalen.

Artikel 10: Controle besteding fractievergoedingen

• 1.

  Controle op de ingediende verantwoordingen wordt uitgevoerd door twee raadsleden of steunfractieleden, die jaarlijks opnieuw aangewezen en benoemd worden. Een lid zit maximaal twee jaar in de commissie. Deze leden vormen samen de commissie ‘controle besteding fractievergoedingen’. De commissie wordt ondersteund door de griffie.

• 2.

  De commissie ‘controle besteding fractievergoedingen’ heeft een signaleringsfunctie. De kerntaak van de commissie is de controle van de ordentelijkheid van de boekhouding en de aanwezigheid van facturen, overeenkomstig de bestedingsdoelen zoals genoemd in artikel 8.

• 3.

  De commissie ‘controle besteding fractievergoedingen’ brengt binnen twee maanden na de indieningstermijn volgens artikel 9, tweede lid verslag uit van haar werkzaamheden.

• 4.a

  Het verslag van de uitgevoerde controle wordt aangeboden aan de raad. Hierin wordt vermeld of fracties zich gehouden hebben aan de bestedingsdoelen in artikel 8 en of is voldaan aan de rekening en verantwoording, zoals genoemd in artikel 9. De gemeenteraad stelt op basis van de bevindingen van de commissie de afrekening van de fracties vast.

• 4.b

  Na vaststelling van de afrekening door de gemeenteraad worden restitutiebedragen per direct aan de gemeente overgemaakt.

• 4.c

  Indien een fractie niet aan de verantwoordingsplicht heeft voldaan binnen de in artikel 9.2 bedoelde termijn, wordt na vaststelling van de afrekening van de andere fracties, de volledige tegemoetkoming voor de in gebreke gebleven fractie over de te verantwoorden periode teruggevorderd door de gemeente. Deze betaling vindt per direct plaats.

• 5.

  Als er twijfel bestaat over de rechtmatigheid van de besteding van fractievergoedingen, meldt de commissie dit in haar verslaglegging aan de raad.

• 6.

  De raad kan besluiten tot nader onderzoek naar de besteding van fractievergoedingen. Indien de raad hiertoe besluit, wordt een verzoek gedaan aan een onafhankelijke deskundige partij om dit onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek richt zich op de vraag of de besteding van fractievergoedingen rechtmatig is en of geleverde producten of diensten in verhouding staan tot de kosten. Een fractie is verplicht om medewerking te verlenen aan het onderzoek.

• 7.

  Indien uit het onderzoeksrapport van de onafhankelijke deskundige blijkt dat er sprake is van onrechtmatigheden, wordt besloten tot terugvordering van het onrechtmatige deel van de fractievergoeding.

• 8.

  Gedurende de looptijd van het externe onderzoek kan de uitbetaling volgende termijn van de fractievergoeding worden opgeschort.

Artikel 11: Betaling van kosten

• 1.

  Betaling van de in artikel 5 genoemde kosten vindt plaats door vooruitbetaling uit eigen middelen. Voor vergoeding van deze kosten kan het lid van de raad en/of het steunfractielid gebruik maken van het digitale declaratieformulier dat beschikbaar is gesteld door de gemeente.

• 2.

  Raadsleden en steunfractieleden kunnen kosten als bedoeld in artikel 5, eerste en tweede lid, twee keer per jaar, voor 1 juli en voor 31 december, onder overlegging van bewijsstukken, declareren. De kosten worden vergoed bij overlegging van:

  • a.

    Losse trein- en buskaartjes

  • b.

    Overzicht van de dienstreizen met een ov-chipkaart

  • c.

    Betalingsbewijs van verblijfskosten

  • d.

    Specificatie van reisdatum, reisdoel en omschrijving van de werkzaamheden per (dienst)reis.

• 3.

  De fractievoorzitter beoordeelt de declaratie van de in artikel 5, eerste lid, onder b genoemde kosten van raads- en steunfractieleden.

• De voorzitter van de raad beoordeelt de declaratie van de in artikel 5, eerste lid, onder b genoemde kosten van fractievoorzitters.

• 4.

  Betaling van de in artikel 5, eerste lid, onder a genoemde kosten kan ook plaatsvinden via een vaste maandelijkse vergoeding op basis van 5 vergaderingen per maand, indien men altijd gebruik maakt van een eigen auto van woonhuis naar Stadhuis en met het maximumbedrag dat door een werkgever aan een werknemer per afgelegde kilometer onbelast kan worden verstrekt. Uitbetaling vindt niet plaats als het raads- of steunfractielid een maand niet heeft deelgenomen aan vergaderingen.

• 5.

  Raadsleden kunnen kosten als bedoeld in artikel 5, derde lid, onder overlegging van bewijsstukken, declareren.

• 6.

  De griffier beoordeelt de declaratie van de in artikel 5, eerste lid onder a, tweede lid en derde lid genoemde kosten.

Artikel 12: Collectieve verzekeringen voor raadsleden en steunfractieleden

• 1.

  De gemeente Zaanstad sluit voor raadsleden en steunfractieleden de volgende collectieve verzekeringen af:

  • a.

    Aansprakelijkheidsverzekering

  • b.

    Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

  • c.

    Rechtsbijstandsverzekering

  • d.

    Ongevallenverzekering

• 2.

  De verzekeringen zijn ondergebracht bij de afdeling Juridische Zaken van de gemeente Zaanstad, bij welke afdeling ook de voorwaarden beschikbaar zijn.

Artikel 13: Titel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening geldelijke voorzieningen voor raadsleden, steunfractieleden, commissieleden en fracties in de gemeente Zaanstad.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.

• 3.

  De Verordening geldelijke voorzieningen voor raadsleden en steunfractieleden, commissieleden en fracties in de gemeente Zaanstad 2014 wordt ingetrokken.