Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR3125
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR3125/2
Regeling vervallen per 01-07-2013
Archiefverordening 2006
Geldend van 01-07-2013 t/m 30-06-2013
Intitulé
Archiefverordening 2006DE VERORDENING
De raad van de gemeente Zandvoort:
gelezen het voorstel van het college van Zandvoort van 17 januari 2006, nr.2006/405;
gelet op de overwegingen van de commissie Planning en Control van 2 februari 2006;
gelet op artikel 1b sub 1, 30 eerste lid, 31 en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995;
besluit de volgende verordening, inclusief toelichting, vast te stellen:
Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
BEGRIPSBEPALINGEN
Begripsbepalingen
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
het college: het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Zandvoort;
- b.
de raad: de gemeenteraad van Zandvoort.
- c.
de wet : de Archiefwet 1995;
- d.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b sub 1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- e.
de archiefbewaarplaats: door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- f.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- g.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- h.
beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- i.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Voldoende en doelmatige archiefruimten
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Aanwijzing archiefbewaarplaats
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de Jansstraat 40 en Kleine Houtweg 18 te Haarlem bij het Noord-Hollands Archief.
Aanwijzen van een beheerder
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Aanstelling voldoende deskundig personeel
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6 Waarborging behoud archiefbescheiden
- 1.
Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
- 2.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
-
Artikel 7 Beschikbaar stellen van voldoende middelen voor archiefbeheer
-
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8 Vaststellen voorschriften voor het dynamische archief
Het college stelt, voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.
Artikel 9 Verslaglegging aan de gemeenteraad
Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij verricht heeft ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan haar zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 14 en 20.
Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10 Aanwijzen archivaris als beheerder archieven
Onder het bevel van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 11 Bevoegdheid inzake opnemen van particuliere archieven en documentatie
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12 Verrichten van onderzoek in de archieven
1 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
2 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
3 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het bestuur van het Noord-Hollands Archief vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 13 Verslaglegging aan het college
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 14 Toezicht op het beheer
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 15 Mandatering van het toezicht op het beheer
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32 tweede lid, van de wet
opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
-
Artikel 16 Verstrekking van informatie en toegang
- 1.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
- 2.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 17 De archivaris informeert de beheerder en het college over zijn bevindingen.
- 1.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 18 Doen van mededeling ingeval van wijzigingen in het beheer
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
-
Artikel 19 Verslaglegging inzake het toezicht aan het college
-
De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Slotbepalingen
Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
De “Archiefverordening Zandvoort 2003” vastgesteld in de gemeenteraad van 16 december 2003 wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum;
- 2.
Deze verordening treedt in werking op 1 april 2006;
- 3.
Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening 2006”.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 februari 2006.
De griffier, De voorzitter,
TOELICHTING OP DE VERORDENING
aLGEMEEN
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren
archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk 1.2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd.
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk 1.4 bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.
Hoofdstuk 1.5 bevat een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1 Begripsbepalingen
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2 Voldoende en doelmatige archiefruimten
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3 Aanwijzing archiefbewaarplaats
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Deze is nu in de verordening opgenomen.
Artikel 4 Aanwijzen van een beheerder
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6 Waarborging behoud archiefbescheiden
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als
ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8 Vaststellen voorschriften voor het dynamische archief
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening 2006.
Artikel 9, Artikel 14, Artikel 18
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste eenmaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 11 Bevoegdheid inzake opnemen van particuliere archieven en documentatie
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 12 Verrichten van onderzoek in de archieven
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 16 Verstrekking van informatie en toegang
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 18 Doen van mededeling ingeval van wijzigingen in het beheer
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl