Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Zeeland

Besluit van de commissaris van de Koning houdende Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieZeeland
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingBesluit van de commissaris van de Koning houdende Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019
CiteertitelMandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019
Vastgesteld doorcommissaris van de koning
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpbestuur

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht
  2. artikel 176, tweede lid, van de Provinciewet
  3. artikel 3:42, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht
  4. artikel 25, eerste lid, van de Wet op de ondernemingsraden
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

27-09-201924-09-2019Nieuwe regeling

24-09-2019

prb-2019-6409

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van de commissaris van de Koning houdende Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019

Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland 24 september 2019, kenmerk 19424927 tot vaststelling van het Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019.

 

De commissaris van de Koning in Zeeland,

  • gelet op Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019;

  • gelet op het mandaatbesluit van gedeputeerde staten Zeeland 2019;

  • gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • gelet op art. 176, tweede lid van de Provinciewet;

  • gelet op artikel 3.42, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

  • gelet op artikel 25, eerste lid, onderdeel e, van de Wet op de ondernemingsraden;

besluit vast te stellen het navolgende Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019

 

Artikel 1  

  • 1.

    De commissaris van de Koning verleent volgens de bij dit besluit behorende bijlage toestemming tot de uitoefening in zijn naam van:

    • a.

      alle bevoegdheden in onderdeel I van de bijlage aan de secretaris/algemeen directeur;

    • b.

      alle bevoegdheden in onderdeel I van de bijlage voor zover van toepassing, aan de directeur Organisatie en aan de directeur Programma's en projecten;

    • c.

      de afzonderlijke bevoegdheden aan de daarbij vermelde functionarissen.

  • 2.

    De directeur Programma's en projecten kan ter uitoefening van een op grond van lid 1, onder b, aan hem verleende bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan een ambtelijk opdrachtnemer van een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of een project, en in bijzondere gevallen aan een andere functionaris binnen een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of project, in het kader van een door hem verstrekte opdracht op grond van artikel 5, vierde lid van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019.

  • 3.

    Het verlenen van ondermandaat blijft achterwege voorzover de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet.

  • 4.

    De directeur Programma's en projecten draagt er zorg voor dat elk besluit tot verlening wijziging of intrekking van een ondermandaat wordt opgenomen in een mandaatregister operationele bevoegdheden dynamisch proces provincie Zeeland.

  • 5.

    Daar waar in dit besluit wordt gesproken over mandaat, wordt daar tevens onder verstaan volmacht, respectievelijk machtiging tot het uitoefenen van daarmee verbonden procedurele bevoegdheden.

  • 6.

    De uitoefening van een in het eerste en tweede lid bedoelde bevoegdheid geschiedt met inachtneming van het in de artikelen 2 tot en met 6 bepaalde.

Artikel 2  

Bij afwezigheid of ontstentenis van een gemandateerde functionaris vindt waarneming plaats conform hoofdstuk 8 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019.

 

Artikel 3  

De uitoefening van een bevoegdheid geschiedt slechts in gevallen die routinematig, administratief, procedureel of formeel van aard zijn.

 

Artikel 4  

  • 1.

    De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019 vast gestelde taken en met inachtneming van de het ter zake geldende recht en provinciale beleids- en uitvoeringsregels.

  • 2.

    Het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op aangelegenheden met financiële of mogelijke financiële gevolgen, geschiedt met inachtneming van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019.

Artikel 5  

De gemandateerde verschaft de commissaris van de Koning tijdig die informatie die redelijkerwijs voor de commissaris van de Koning van belang geacht moet worden.

 

Artikel 6  

Een van de commissaris van de Koning uitgaand stuk wordt ondertekend als volgt:

 

  • de commissaris van de Koning in Zeeland,

  • namens dezen,

gevolgd door:

 

  • de functieaanduiding,

  • de handtekening, en

  • de naam van de gemandateerde.

Artikel 7  

Het besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland d.d. 12 februari 2018, 19003627 tot vaststelling van het Mandaat- en volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018 (Provinciaal Blad 2019 nummer 1103), wordt ingetrokken.

 

Artikel 8  

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 24 september 2019.

 

Artikel 9  

Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019".

 

 

 

Middelburg, 24 september 2019

De commissaris van de Koning in de provincie Zeeland,

Drs. J.M.M. Polman

Uitgegeven 26 september 2019

De secretaris, A.W. Smit

Onderdeel I

BEVOEGDHEDEN COMMISSARIS VAN DE KONING VAN ZEELAND

 

ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE, DE DIRECTEUR PROGRAMMA’S EN PROJECTEN EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS;

 

ALGEMEEN DEEL

 

Omschrijving bevoegdheid/mandaat

Wettelijke grondslag

Gemandateerd aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening van:

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

 

 

  • a.

    overeenkomst met externe deskundigen, advies-/onderzoeksbureaus

 

Afdelingsmanager;

Unitmanager;

Opgavemanager;

Programma- en projectmanager

 

  • b.

    aankoopopdracht en aan- en verkoopovereenkomst inzake roerende goederen, overeenkomst inzake huur- en ingebruikgeving van apparatuur, programmatuur, machines, gereedschap en andere roerende zaken

 

Afdelingsmanager;

 Unitmanager;

Programma- en projectmanager

 

 

  • c.

    intentieovereenkomst of – verklaring voor deelname aan onderzoeksprogramma’s, uitsluitend binnen het ter beschikking gestelde budget;

 

Afdelingsmanager;

Unitmanager;

Project- en programmaleider van een hoofdopdracht

 

  • d.

    schadeafhandelingsovereenkomst en -besluit

 

Directeur Organisatie;

Directeur Programma’s en projecten

Conform mandaatbesluit GS

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening van een vaststellingsovereenkomst in het kader van een verzekeringskwestie

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager;

Unitmanager

   

 

 

 

 

 

Provinciewet/ Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

 

 

 

Het ondertekenen van die overeenkomsten waartoe hij als budgethouder door gedeputeerde staten gemandateerd is tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst voor de provincie

mits:

  • budget beschikbaar is gesteld;

  • passend binnen de doeleinden waartoe het budget is toegewezen;

  • passend binnen een o.g.v. het budget vooraf door gs vastgesteld globaal bestedingsplan/conform de jaarlijks vastgestelde ramingen, uitgesplitst per onderwerp

  • conform de regels en procedures die gelden o.g.v. het vigerende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid;

  • na afstemming met Financiën (F&C) en team Inkoop & Aanbesteding (POJZ)

Artikel 176, tweede lid Provinciewet; Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

 

Budgethouder

Conform de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer.

 

 

 

 

 

Algemene verordening gegevensbescherming

 

 

 

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening van een

  • a.

    verwerkersovereenkomsten

 

Artikel 28, derde lid, AVG

Afdelingsmanager;

unitmanager;

opgavemanager

programma- en projectmanager in de hoedanigheid van budgethouder

 

  • b.

    een risicoanalyse m.b.t. AVG en informatiebeveiliging (Gegevensbeschermingseffectbeoordeling)

Artikel 35 AVG

Afdelingsmanager;

programma- en projectmanager in de hoedanigheid van budgethouder

 

  • c.

    Het melden van inbreuken i.v.m. persoonsgegevens (datalekken) aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen

Artikel 33 en 34 AVG

Functionaris Gegevensbescherming

 

 

BEVOEGDHEDEN COMMISSARIS VAN DE KONING VAN ZEELAND

 

ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,

 

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL ADVIES BESTUUR EN DIRECTIE

 

Omschrijving bevoegdheid/mandaat

Wettelijke grondslag

Gemandateerd aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Ontheffing aan burgemeesters t.b.v. in artikel 15, eerste lid, onder d, Gemeentewet genoemde verboden handelingen.

Artikel 69 Gemeentewet, art. 3:43 BW

Directeur Organisatie;

Afdelingsmanager BOS

 

Het ondertekenen van overeenkomsten tot overdracht van auteursrechten en het verlenen van een gebruiksrecht op auteursrechten.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Directeur Organisatie;

Afdelingsmanager BOS

Wordt o.a. gehanteerd bij (raam)overeenkomsten met fotografen, vormgevers, filmmakers

Wet op de Veiligheidsregio's

 

 

 

Het verstrekken van inlichtingen aan de voorzitter van de veiligheidsregio en de Minister van Veiligheid en Justitie ten behoeve van hun rol bij de toepassing van de artikelen 41 en 42.

Artikel 43 Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Het geven van een reactie op de uitgevoerde werkzaamheden van de Inspectie Veiligheid en Justitie in het kader van artikel 57 (toetsen en onderzoek plegen) t.b.v. de Minister van Veiligheid en Justitie.

Artikel 58, eerste lid Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Wet Bibob

 

 

 

Een betrokkene verzoeken om een vragenformulier volledig in te vullen ofwel aanvullende gegevens aan te leveren.

artikel 30 en 4

Coördinator Bibob/Ondermijning

 

Op aangeven van de officier van Justitie het Bureau BIBOB om een advies te vragen.

artikel 26

Coördinator Bibob/Ondermijning

 

Een betrokkene informeren dat de wettelijke termijn waarbinnen de beschikking dient te worden gegeven, wordt opgeschort.

artikel 31

Coördinator Bibob/Ondermijning

 

Een betrokkene informeren dat het Bureau BIBOB om advies is verzocht.

artikel 32

Coördinator Bibob/Ondermijning

 

Een betrokkene in de gelegenheid brengen zijn zienswijze naar voren te brengen

artikel 33 lid 1 en lid 3

Coördinator Bibob/Ondermijning

 

Het opvragen van justitiële gegevens uit het justitiële documentatie systeem (BIBOB, Natuurbescherming)

Artikel 15 en 13 lid 1 en 3 onder b, van het Besluit tot vaststelling van justitiële gegevens.

Coördinator Bibob/Ondermijning

 

Het opvragen van justitiële gegevens uit het justitiële documentatie systeem t.b.v. de BIBOB

Artikel 15 Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens

Medewerker Bibob/ ondermijning

 

Ambtsinstructie cvdK

 

 

 

Inlichtingen inwinnen en overleggen met in de provincie werkzame rijksambtenaren en medewerkers van de krijgsmacht.

Artikel 2, eerste lid Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Er op toezien dat het bestuur van de veiligheidsregio passende maatregelen neemt om de tekortkomingen, zoals genoemd in de rapportage van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid, weg te nemen.

Artikel 5d Ambtsinstructie cvdK, eerste lid juncto artikel 59, derde lid Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Het onverwijld in kennis stellen van de Minister van minister Justitie en Veiligheid van een gegeven aanwijzing als bedoeld in artikel 41 van de Wet op de Veiligheidsregio's.

Artikel 5a, tweede lid Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard ter voorbereiding op bezoeken van de CvdK aan gemeentes.

Artikel 3 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Medewerker Kabinet

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van de benoemingsprocedure burgemeester.

Artikel 6 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van de herbenoemingsprocedure burgemeester.

Artikel 7 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van de ontslagprocedure burgemeester.

Artikel 7a Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard met het Kapittel voor de civiele orden in het kader van het verlenen van onderscheidingen.

Artikel 8 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Beleidsondersteunend medewerker Kabinet

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van verzoeken om bericht en raad aan personen die belast zijn met bevoegdheden in de openbare dienst in de provincie.

Artikel 10 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

 

 

 

 

 

Gemeentewet

 

 

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van het voorzien in de waarneming van de burgemeester in afwijking.

Artikel 78 Gemeentewet

Kabinetschef;

 

 

 

 

 

 

Besluit politiegegevens

 

 

 

Het opvragen van politiegegevens in het kader van de adviserende taak inzake het verlenen van een Koninklijke onderscheiding op grond van het Reglement op de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje Nassau.

Artikel 4:3, eerste lid, sub i van het Besluit Politiegegevens van 14 december 2007, houdende bepalingen ter uitvoering van de Wet Politiegegevens.

Kabinetschef;

Beleidsondersteunend medewerker Kabinet

 

 

 

 

 

Besluit justitiële gegevens

 

 

 

Het opvragen van justitiële gegevens t.b.v. het dienen van advies inzake:- de benoeming van burgemeesters en- de verlening van een Koninklijke onderscheiding aan een burgemeester op grond van het Reglement op de orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje Nassau.

Artikel 30, eerste lid, sub c van het Besluit tot vaststelling van de justitiële gegevens alsmede tot uitv. van enkele bepalingen van de Wet justitiële gegevens.

Kabinetschef;

Beleidsondersteunend medewerker Kabinet

 

 

BEVOEGDHEDEN COMMISSARIS VAN DE KONING VAN ZEELAND

 

ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,

 

AFDELING INFRASTRUCTUUR EN VASTGOED

 

Omschrijving bevoegdheid/mandaat

Wettelijke grondslag

Gemandateerd aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening overeenkomsten betreffende:

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

conform mandaatbesluit GS 

  • aan- en verkopen van onroerende zaken alsmede het ruilen, vervreemden, bezwaren van provinciale eigendommen, beheerregelingen, beheersovereenkomsten

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

 

  • verpachten en/of verhuren van provinciale eigendommen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

 

  • ontbinding van pachtovereenkomsten en/of verhuurovereenkomsten provinciale eigendommen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

 

  • vestiging van beperkte rechten en kwalitatieve verplichtingen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

 

Verlenen volmacht tot ondertekening aan medewerker van het betreffende notariskantoor en vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening notariële akten betreffende:

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Beleidsmedewerker grondverwerving c.a. I&V

 

  • aan- en verkopen van onroerende zaken

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Beleidsmedewerker grondverwerving c.a. I&V

 

  • ruilen, vervreemden, bezwaren van provinciale eigendommen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Beleidsmedewerker grondverwerving c.a. I&V

 

  • vestiging van beperkte rechten en kwalitatieve verplichtingen.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Beleidsmedewerker grondverwerving c.a. I&V

 

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening overeenkomsten betreffende alle beheersaangelegenheden voor de beheer- en onderhoudstaken van I&V

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V;

Unitmanager I&V

 

-

 

 

 

 

AFDELING FINANCIEN & CONTROL

 

Omschrijving bevoegdheid/mandaat

Wettelijke grondslag

Gemandateerd aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Ondertekening van:

  • rekening-courant overeenkomsten

  • geldleningsovereenkomsten

  • overeenkomsten betreffende vestigingen van beperkte rechten

  • overeenkomsten betreffende het verrichten van diensten door externe deskundigen en adviesbureaus e.d.

  • koopovereenkomsten betreffende roerende zaken

  • verzekeringscontracten en verzekeringsbewijzen

  • automatiseringscontracten

  • volmachten voor vervallenverklaring hypotheek t.b.v. doorhalen verstrekte hypotheek in het hypotheekregister

  • akten van cessie

Artikel176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager F&C;

Unitmanager F&C

 

Optreden als rekeninghouder van de door de provincie aangehouden bankrekeningen en creditkaart.

 

Afdelingsmanager; F&C

Unitmanager F&C

 

 

AFDELING INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING

 

Omschrijving bevoegdheid/mandaat

Wettelijke grondslag

Gemandateerd aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Bevoegdheid tot het ondertekenen van ICT overeenkomsten om niet, benodigd voor het aansluiten op de landelijke ICT basisvoorzieningen

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&A;

Unitmanager ICT-GEO

 

 

AFDELING FACILITAIR

 

Omschrijving bevoegdheid/mandaat

Wettelijke grondslag

Gemandateerd aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening van overeenkomsten betreffende bruikleen van ruimten en terreinen binnen het Abdijcomplex.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager Facilitair

T.a.v. bruikleen geldt: indien en voor zover met dat gebruik het provinciaal belang is gediend en voor zover met de activiteit waarvoor deze provinciale eigendommen in bruikleen worden gegeven geen commerciële belangen worden nagestreefd.

 

 

Toelichting behorende bij het Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019

 

1. ALGEMEEN

Het mandaatbesluit van de cvdK bevat de mandaten, volmachten en machtigingen die de cvdK heeft verstrekt. De term mandaat wordt in de praktijk gebruikt om al die bevoegdheden aan te duiden.

 

Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht

Bijna dagelijks worden er allerlei beslissingen door de commissaris van de Koning (hierna te noemen: cvdK) genomen. Het zou niet werkbaar zijn als de cvdK al die beslissingen steeds zelf moet nemen en afdoen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat de CvdK aan een ander de bevoegdheid toekent om dit namens hem te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan (lees: de cvdK). Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.

 

Mandaat

In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de cvdK) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan "een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling". Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals bijvoorbeeld het verlenen van ontheffing aan een burgemeester op grond van artikel 69 van de Gemeentewet. Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen.

 

Machtiging

Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.

Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.

 

Volmacht

Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.

 

Het aangaan van een overeenkomst

Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de cvdK als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). GS zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.

Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. Het mandaat van gs is geregeld in het mandaatbesluit gs en de volmacht van de cvdK is te vinden in het onderhavige besluit.

Dit laat onverlet dat naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden ook sprake kan zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.

 

Relatie met de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland 2017 en het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2019

Algemeen

De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en de regeling voor budgetbeheer (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Toereikende mandaten voor deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het mandaatbesluit gs. Toekenning van ondertekeningsbevoegheden inzake privaatrechtelijke overeenkomsten m.b.t. levering werk of dienst door afdelingsmanager, unitmanager, opgave, programma en projectmanager, in de hoedanigheid van budgethouder, is geregeld in het Cvdk-mandaatbesluit en –register.

 

Ten aanzien van opgave-, programma- en projectmanagers:

Opgave-, programma en projectmanagers maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019. Aan functionarissen die de rol van programma- of projectleider vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma of project. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer. Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget, het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en deze regeling al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van de opgave, het programma of project op grond van het betreffende opgave-, programma- of projectplan.

 

Uitgangspunten mandaatbesluit cvdK 2019

Voor een adequate functie-uitoefening dienen functionarissen over toereikende mandaten van zowel gs als van de cvdK te beschikken. De mandatering van gs bevoegdheden wordt geregeld in het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2019. De bevoegdheden die de cvdK namens hem laat uitvoeren door genoemde functionarissen wordt geregeld in het onderhavige Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019. In de regel gaat het om het geven van volmacht tot het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten (al dan niet in de hoedanigheid van budgethouder – zie hierna onder Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019).

De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris.

Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling hoofdstuk 8 van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit.

Ook in het nieuwe besluit is getracht een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens de cvdK kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register cvdK) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.

Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Als verzamelnaam hanteren we het begrip 'mandaat' maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (bijvoorbeeld tot het onderteken van een overeenkomst).

 

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019

Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te maken zijn ook de mandaten voortvloeiend uit de budgethoudersregeling hierin opgenomen. Deze zijn te vinden in Bijlage I, onderdeel B. Inkoop en aanbesteding van het MandaatbesluitcvdK Zeeland 2019. Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie als budgethouder is aangemerkt en bevoegd is om de actie uit te voeren.

In de hoedanigheid van budgethouder kunnen zij beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, onder voorwaarden, ingevolge artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst. Ingevolge de budgethoudersregeling is separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. De bevoegdheid tot het geven van volmacht door de cvdK aan de budgethouder inzake het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst is geregeld in het onderhavige MandaatbesluitcvdK Zeeland 2019.

De vervanging van budgethouders is te vinden in hoofdstuk 8 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019.

 

2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1. Verlenen mandaat

Uitgangspunten mandaatbesluit en –register

  • uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). De eerste functionaris is de secretaris/algemeen directeur, de tweede de directeuren (directeur Organisatie en directeur Programma's en Projecten) en de derde de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, opgavemanager, poulemanager en in sommige gevallen programma-/projectlmanager in de hoedanigheid van budgethouder of een (senior-)beleidsmedewerker. De secretaris/algemeen directeur en beide directeuren fungeren als vangnet.

  • Verder kan de directeur Programma's en projecten ter uitoefening van een aan hem verleende bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan een ambtelijk opdrachtnemer van een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of een project. Dat betreft in beginsel uitsluitend de ambtelijk opdrachtnemers van een opdracht die hij op grond van artikel 5, vierde lid de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 heeft verstrekt. In bijzondere gevallen kan de directeur Programma's en projecten ook aan een andere functionaris binnen een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of project schriftelijk onder mandaat verlenen. Dan kan het geval zijn indien de taak anders niet kan worden uitgevoerd.

  • Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling in hoofdstuk 8, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder in hoofdstuk 8 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit cvdK door middel van het daarin opnemen van een gelijkluidende vervangingsregeling.

  • Ondermandaat is niet toegestaan, enkel in uitzonderlijke gevallen.

 

Artikel 3 en 4. Beperking

In dit artikel wordt de begrenzing van het verleende mandaat aangegeven. Het betreft immers een bevoegdheid. Naast de wettelijke begrenzing die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.

Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Onder ‘routinematig’ wordt verstaan die gevallen waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen of die leiden tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de bestuurder.

 

Artikel 5. Inlichtingen en verantwoording

Omdat de cvdK, ook al heeft deze mandaat- of volmacht verleend, verantwoordelijk blijft voor de 'in mandaat' of 'volmacht' genomen beslissing of handeling is het van belang dat hij op de hoogte wordt gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming van belang is.

 

Artikel 6. Ondertekening

In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing of (rechts)handeling 'in mandaat' heeft genomen of verricht.

 

3. TOELICHTING REGISTER

De algemene mandaten zijn vastgelegd in een register. In bijzondere gevallen kan de cvdK (buiten het register om) besluiten om een mandaat te verlenen. Dit dient dan plaats te vinden in een afzonderlijk besluit.

Zoals hiervoor reeds aangehaald is het uitgangspunt van het mandaatbesluit dat meervoudig mandaat wordt verleend. Dit heeft tot gevolg dat de bevoegdheid aan meerdere functionarissen toekomt. Primair de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (dus afdelingsmanager, unitmanager etc.). De twee directeuren, voor zover het bevoegdheden betreft die tot hun taakveld behoren, en de secretaris/algemeen directeur geven in tweede instantie uitvoering aan de mandaten. Zij kunnen altijd als vangnet dienen. Let op: Enkele mandaten zijn uitsluitend aan de directeur Organisatie toegekend.

Tot slot een praktisch 'stappenplan':

 

Stap 1

Kijk in het mandaatregister onder de kolom "omschrijving bevoegdheid" en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.

Er zijn twee mogelijkheden:

De bevoegdheid wordt niet genoemd. Dit betekent dat je je tot de cvdK dient te richten om toestemming tot het namens hem mogen uitoefenen van de bevoegdheid. Het mandaat-besluit en -register is dan niet meer van toepassing.

De bevoegdheid wordt wel genoemd. Ga dan naar stap 2.

 

Stap 2

Kijk in de kolom "namens de cvdK uitgeoefend door". Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen.

Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur en de secretaris/algemeen directeur bevoegd, tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).

Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit artikel 2.

 

Stap 3

* Stel een conceptdocument/brief op en maak gebruik van het model uit het iWRITER.

* Zorg voor een juiste ondertekening.