Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003

Artikel 1

• 1.

  De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om bijstand.

• 2.

  Zij voeren daartoe overleg zo vaak als nodig is.

Artikel 2

• 1.

  Een lid van provinciale staten wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2.

  Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3.

  Een lid van provinciale staten wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4.

  De bijstand, bedoeld in het derde lid wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het lid van provinciale staten niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de provinciale staten;

  • b.

    dit het belang van de provincie kan schaden;

  • c.

    het bijstand betreft als bedoeld in artikel 2, derde lid, verzocht door een lid of fractie, die, gelet op de gevolgen en frequentie van dergelijke verzoeken om bijstand, naar het oordeel van de secretaris een te groot beslag op de ambtelijke organisatie legt.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van provinciale staten dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier het verzoek voorleggen aan de commissaris van de Koning. De commissaris beslist, indien hij dit nodig oordeelt het presidium en gedeputeerde staten gehoord, zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5

• 1.

  Indien een lid van provinciale staten niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet het hiervan mededeling aan de griffier. De griffier overlegt terzake met de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de commissaris van de Koning.

  Artikel 4, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6

• 1.

  Indien gedeputeerde staten of leden van gedeputeerde staten informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken lid van provinciale staten.

• 2.

  Een lid van provinciale staten kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

Artikel 7

• 1.

  De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Van het voor de in het eerste lid bedoelde bijdragen in de provinciebegroting geraamde totaalbedrag wordt de ene helft uitgekeerd in een gelijk bedrag per fractie en de andere helft in een bijdrage per zetel in provinciale staten.

Artikel 8

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit staten- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor staten- en commissieleden.

Artikel 9

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen staten plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen staten plaatsvindt.

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen staten plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11

• 1.

  Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de jaarlijks aan haar toekomende bijdrage te reserveren ter besteding in volgende jaren.

• 2.

  Het aan het einde van de zittingsperiode resterende bedrag wordt door de fractie, onder aflegging van een laatste verantwoording en overlegging van een verslag, binnen 3 maanden teruggestort in de provinciekas.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie, wordt, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd waarin wordt aangegeven hoe een eventuele reserve over de nieuw ontstane fracties wordt verdeeld.

Artikel 12

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 3, legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan provinciale staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2.

  Controle van het verslag vindt plaats door de accountant. De in het veslag verantwoorde lupsum uitgaven vallen buiten de controle door accountant. De accountant brengt advies uit aan de Provinciale Staten.

• 3.

  Provinciale staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve.

Artikel 13

Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking.

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel is door de Wet dualisering provinciebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat provinciale staten en individuele statenleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Opvallend in de verordening is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan statenleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijker scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor provinciale staten en voor gedeputeerde staten. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een lid van provinciale staten kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor provinciale staten verricht. Daarom zal een lid van gedeputeerde staten dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken lid van provinciale staten en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor gedeputeerde staten. De wijziging van artikel 100 van de Provinciewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering provinciebestuur bepaalde dit artikel dat de griffier (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) provinciale staten en gedeputeerde staten terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris gedeputeerde staten terzijde (art. 100 Pw nieuw) en wordt provinciale staten bijgestaan door de griffier (art. 104a Pw nieuw).

Dat provinciale staten nu beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in provinciale staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle statenleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelgewijze toelichting

-

Artikel 1

In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.

Artikel 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan statenleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van provinciale staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Provinciewet.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van provinciale staten en gedeputeerde staten, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden naar aanleiding van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van gedeputeerde staten staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan leden van provinciale staten om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan gedeputeerde staten, die daarvoor als bestuurlijke leiding van het ambtelijk apparaat de meest aangewezen instantie zijn.

Om het belang van het betreffende lid en de staten als zodanig expliciet in de beslissing te doen meewegen, is bepaald dat gedeputeerde staten eerst beslissen nadat zij het presidium terzake hebben gehoord. Uiteraard kunnen provinciale staten via de gebruikelijke weg gedeputeerde staten verzoeken hierover verantwoording af te leggen.

Artikel 5

Ook indien - naar de mening van het lid van provinciale staten - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de kwestie op de zelfde wijze als onder artikel 4 aan gedeputeerde staten worden voorgelegd.

Artikel 6

Indien een lid van provinciale staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van gedeputeerde staten. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities.

Het eerste lid van dit artikel is opgenomen om te verzekeren dat een ambtenaar niet door leden van gedeputeerde staten onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een lid van provinciale staten; leden van gedeputeerde staten wenden zich voor informatie direct tot het betrokken lid van provinciale staten wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behouden gedeputeerde staten dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Ofschoon het verlenen van ambtelijke bijstand normaliter niet omgeven zal zijn met geheimhouding, wordt in het tweede lid wel expliciet de mogelijkheid geopend voor een lid van provinciale staten aan te geven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Uiteraard zal een lid daarom slechts verzoeken als daarvoor naar zijn oordeel bijzondere aanleiding is.

Artikel 7

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de provinciebegroting moeten worden opgenomen en dus door provinciale staten worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Van het in de provinciebegroting begrote totaalbedrag wordt daarom de helft besteed aan het vaste en de helft aan het variabele gedeelte van de fractieondersteuning.

Artikel 8

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan statenwerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor staten- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan, dient deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld te worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 9

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in provinciale staten.

Artikel 10

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in provinciale staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe staten voor het eerst vergaderen de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 11

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve wordt dan ook aan het einde van de zittingsperiode teruggestort in de provinciekas. Enerzijds biedt deze regeling de mogelijkheid voor de fracties om gedurende de zittingsperiode de nodige armslag te hebben in de verdeling van de gelden, anderzijds wordt recht gedaan aan het gegeven dat verkiezingen in beginsel een geheel nieuwe situatie met zich kunnen meebrengen en wordt voorkomen dat er over de verkiezingen heen een situatie kan ontstaan met "rijke" gezeten fracties en minder welvarende nieuwe fracties.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Het in het derde lid bepaalde voorziet er in, dat in een dergelijk geval onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording wordt afgelegd waarin wordt aangegeven hoe een eventuele reserve over de nieuw ontstane fracties wordt verdeeld. De staten kunnen daaromtrent uiteraard besluiten.

Artikel 12

De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit provinciale staten verdwijnt zullen provinciale staten het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 13

Dit artikel behoeft geen toelichting.