Financiële controleverordening Zeeland 2004 met toelichting

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de Provinciale Staten benoemde registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de Provinciale Staten benoemde accountant.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de Provinciewet, wordt opgedragen aan een door de Provinciale Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

• 2.

  Gedeputeerde Staten bereiden in overleg met de Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountants¬controle het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • e.

    en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de provinciale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters e en f kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat de staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen Provinciale Staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1.

  Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor 1 mei aan Provinciale Staten.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de Commissie van Onderzoek, Gedeputeerde Staten, het directieteam en het hoofd van de afdeling Financieel Economische Zaken (FEZ).

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Gedeputeerde Staten kunnen de door de Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd, indien dit in het belang van de provincie is, hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de portefeuillehouder financiën en het hoofd van de afdeling Financieel Economische Zaken (FEZ).

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten om commentaar voorgelegd.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door Provinciale Staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Commissie van Onderzoek.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 15 november 2003 en is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2004 en volgende jaren.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Financiële controleverordening Zeeland 2004".

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de provinciale jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat Gedeputeerde Staten verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. In het derde lid wordt aangegeven dat Provinciale Staten het programma van eisen vaststellen, waaraan de aanbesteding moet voldoen. Lid 4 biedt de mogelijkheid aan Provinciale Staten om jaarlijks, behalve datgene wat is voorgeschreven, specifieke onderwerpen aan te wijzen waaraan de accountant aandacht dient te besteden.

Als er sprake is van een Europese aanbesteding regelt lid 5 dat Provinciale Staten de selectiecriteria en de weging vast stellen.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

Artikel 3 van de verordening heeft betrekking op de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten voor de jaarrekening en regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan Gedeputeerde Staten op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

In het derde lid wordt een uiterlijke datum aan Gedeputeerde Staten gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan Provinciale Staten. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan de minister van binnenlandse zaken (artikel 204 PW). Voor deze datum, 15 juli, moet de jaarrekening door Provinciale Staten zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 202, derde lid, PW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

Het vierde lid gebiedt Gedeputeerde Staten alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar vóór de vaststelling van de jaarrekening door Provinciale Staten, aan Gedeputeerde Staten bekend is geworden, terstond te melden aan Provinciale Staten en de accountant.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheden van de accountant ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Gedeputeerde Staten zijn hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de Provincie. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met inachtneming van het programma van eisen bij de opdrachtverlening. Het artikel legt aan Gedeputeerde Staten de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de Provincie en de ambtenaren van de Provincie volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Provincie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van medebewindstaken door de Provincie (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder meer dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van Gedeputeerde Staten.

Het eerste en tweede lid regelen, dat Gedeputeerde Staten voor deze controlewerkzaamheden in het algemeen de door de Provinciale Staten aangewezen accountant inschakelen. Gedeputeerde Staten mogen hiervan afwijken, indien dit in het belang van de provincie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de provinciale administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd.

Het derde lid gaat over specifieke werkzaamheden, waarbij Gedeputeerde Staten bij de verantwoording aan derden voor controle werkzaamheden een accountant kunnen inzetten. Gedeputeerde Staten zijn dan bevoegd , indien dit in het belang van de provincie is, een andere dan de door de Provinciale Staten aangewezen accountant, in te zetten.

Artikel 7 Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 217 PW regelt de rapportering en de inhoud daarvan door de accountant aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten. Aanvullend daarop kunnen in het programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen worden gesteld, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant. Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de opdrachtverlening moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen tussentijdse controles (interim controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat Gedeputeerde Staten in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan Provinciale Staten. Dit opdat Gedeputeerde Staten (in overleg met Provinciale Staten en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt dat de portefeuillehouder financiën en het hoofd van de afdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden afwijkingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijke aard zijn medegedeeld. Voorts is in het artikel een derde lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan Provinciale Staten door de accountant besproken met Gedeputeerde Staten. Het geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept) verslag van bevindingen.

Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn definitief verslag van bevindingen aan de Statencommissie van Onderzoek mondeling toelicht.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 217 PW (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 217 PW bij alle provincies op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus van kracht op de jaarrekening 2003. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening artikel 217 PW evenals de nieuwe verordening 216 PW voor 15 november 2003 moeten zijn vastgesteld. Gedeputeerde Staten zenden de nieuwe verordening 217 PW binnen twee weken na vaststelling naar de minister van binnenlandse zaken (artikel 218 PW).