Gedragscode bestuurlijke integriteit Provincie Zeeland 2004

Artikel 1

Onder 'bestuurder' wordt verstaan: de commissaris van de Koningin, de gedeputeerden alsmede de leden van provinciale staten.

Artikel 2

• 1.

  Onder 'commissaris' wordt verstaan: de commissaris van de Koningin.

• 2.

  Onder commissie wordt verstaan: de door provinciale staten ingestelde commissie als bedoeld in de artikelen 80,81 en 82 van de Provinciewet.

Artikel 3

• 1.

  Deze gedragscode geldt voor alle bestuurders van de provincie Zeeland.

• 2.

  Deze gedragscode is van overeenkomstige toepassing op leden van commissies niet zijnde lid van provinciale staten.

Artikel 4

Deze gedragscode is openbaar door plaatsing op de website van de provincie Zeeland.

Artikel 5

• 1.

  Bij twijfel over de uitleg of strekking van deze gedragscode dan wel van regelingen die integriteitaspecten in zich hebben, maakt de bestuurder de aard en achtergrond van zijn twijfel onverwijld kenbaar aan de griffier of de secretaris.

• 2.

  Indien hiertoe noodzaak bestaat, wordt de kwestie voorgelegd aan de vergadering van gedeputeerde staten dan wel het fractievoorzittersoverleg.

Artikel 6

Een bestuurder ontvangt bij zijn aantreden een exemplaar van deze gedragscode.

Artikel 7

Een bestuurder onthoudt zich van ongewenst gedrag zoals vermeld in de Regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk provincie Zeeland.

Artikel 8

Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder de schijn van bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

Artikel 9

Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie kan beïnvloeden.

Artikel 10

• 1.

  De commissaris en de gedeputeerden worden gedurende één jaar na beëindiging van hun ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden als zelfstandige voor de provincie dan wel voor een aan de provincie gelieerde gesubsidieerde instelling.

• 2.

  Het eerste lid is niet van toepassing op nevenfuncties waarin een bestuurder tijdens zijn ambtsperiode is benoemd.

Artikel 11

Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt.

Artikel 12

Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van de in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Artikel 13

Een bestuurder betracht te allen tijde volledige openheid van zaken, tenzij sprake is van informatie die geheim of vertrouwelijk is ofwel, binnen de kaders van de Wet openbaarheid van bestuur, niet voor openbare verstrekking in aanmerking komt.

Artikel 14

Een bestuurder is zich bij voortduring bewust van de kwetsbaarheid van het provinciale bestuur bij het accepteren van geschenken, giften en dergelijke en is terughoudend in het aannemen ervan.

Artikel 15

• 1.

  Een bestuurder accepteert slechts geschenken of giften op persoonlijke titel indien het relatief bescheiden zaken betreft en er geen koppeling bestaat met een te leveren tegenprestatie.

• 2.

  Een bestuurder betracht uiterste terughoudendheid bij het ingaan op uitnodigingen van externe relaties voor informele ontmoetingen, reizen en dergelijke en voorkomt dat attenties op zijn privé-adres worden bezorgd.

• 3.

  Geschenken die het relatief bescheiden karakter te boven gaan worden, onder dankzegging aan de afzender, geretourneerd.

• 4.

  Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in de vergadering van gedeputeerde staten dan wel het fractievoorzittersoverleg waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.

Artikel 16

• 1.

  Geschenken of giften die een bestuurder ontvangt uit hoofde van zijn functie en het relatief bescheiden karakter te boven gaan, worden gemeld in de vergadering van gedeputeerde staten dan wel het fractievoorzittersoverleg.

• 2.

  De melding wordt opgenomen in het verslag van de vergadering waarin de melding heeft plaatsgevonden.

• 3.

  Er wordt door gedeputeerde staten dan wel het fractievoorzittersoverleg een bestemming voor gezocht.

Artikel 17

Een bestuurder declareert geen kosten die reeds op een andere wijze worden vergoed.

Artikel 18

Declaraties van bestuurders worden vergoed conform de bepalingen die zijn vastgelegd in de provinciale verordeningen en rijksregelingen.

Artikel 19

Declaraties kunnen alleen voor vergoeding in aanmerking komen als hoogte en functionaliteit worden aangetoond.

Artikel 20

In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de gedeputeerde belast met de portefeuille financiën dan wel aan het fractievoorzittersoverleg. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan de vergadering van gedeputeerde staten voorgelegd.

Artikel 21

Gebruik van provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé doeleinden is niet toegestaan.

Artikel 22

Uitnodigingen aan bestuurders in hun hoedanigheid van provinciaal bestuurder voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in gedeputeerde staten dan wel in het fractievoorzittersoverleg en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

Artikel 23

• 1.

  Het meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid is het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een bestuurder uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij.

• 3.

  Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming door gedeputeerde staten dan wel het fractievoorzittersoverleg betrokken.

Artikel 24

Van een buitenlandse dienstreis anders dan aan een instelling van de Europese Unie of ten behoeve van een internationale commissie en reguliere werkzaamheden, wordt een verslag opgesteld dat wordt voorgelegd aan gedeputeerde staten en aan provinciale staten.

Artikel 25

• 1.

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming.

• 2.

  De extra reis- en verblijfkosten komen voor rekening van de bestuurder.

Artikel 26

Dit besluit treedt in werking op 12 maart 2004.

Algemeen

Voor het adequaat functioneren van de overheid zijn gezaghebbende bestuurders noodzakelijk. Bestuurders die het vertrouwen genieten van de burgers omdat ze deskundig, gedreven en integer zijn. Provinciale bestuurders zijn gehouden om het algemeen belang te dienen. Zij zijn er voor alle burgers. De burger dient zich voor vele aangelegenheden tot het provinciaal bestuur te kunnen wenden. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de provincie en aan degenen die daarin functioneren. Wanneer de integriteit van de bestuurders ter discussie staat, wordt het vertrouwen in en de legitimiteit van het openbaar bestuur aangetast.

Als gevolg van allerlei maatschappelijke ontwikkelingen kan de integriteit van bestuurders onder druk komen te staan. Te noemen zijn onder andere de toenemende complexiteit van de samenleving en van het openbaar bestuur, de steeds sterkere verstrengeling van het publieke en het private domein, lobby vanuit de samenleving en het opleggen van bedrijfseconomische normen aan het overheidsmanagement. Bewustwording en een juiste mentaliteit alleen zijn niet voldoende. Heldere regels en afspraken kunnen bestuurders meer houvast bieden. Gedragsregels bevatten de normen waaraan de bestuurders zich verbinden en vormen een belangrijk toetsingskader. Met deze gedragscode beschikken de staten over een extra controle-instrument en maken zij zichzelf ook beter controleerbaar.

Het gaat dan om gedragsregels in aanvulling op de wettelijke regels. Dit past in de maatregelen ter versterking van de controlerende functie van de staten en van de publieke verantwoording door het provinciebestuur.

De code is geen in rechte afdwingbare code, maar heeft bestuurlijke en politieke relevantie. Bestuurders zijn op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar. Wanneer zij zich er niet aan houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie.

Enkele kernbegrippen als toetsingskader

De commissaris van de Koningin, de gedeputeerden en de leden van provinciale staten stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders of aan provinciale staten, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen.

Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:

• -

  DienstbaarheidEen bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

• -

  FunctionaliteitEen bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

• -

  OnafhankelijkheidEen bestuurder voorkomt dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

• -

  OpenheidEen bestuurder is in zijn handelen transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.

• -

  BetrouwbaarheidOp een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

• -

  ZorgvuldigheidHet handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de in de code neergelegde normen.

Algemene bepalingen

-

Artikel 1 tot en met 3

De gedragscode geldt voor alle bestuurders van de provincie Zeeland. In plaats van per bestuursorgaan afzonderlijke codes, is gekozen voor één gedragscode waarbij de noodzakelijke differentiatie in de code zelf is aangebracht. Onder de begripsbepaling 'bestuurder' vallen niet de leden van statencommissies die geen lid zijn van provinciale staten. Omdat het gewenst is dat ook zij onder de werkingssfeer van de code vallen voorziet het tweede lid van artikel 3 in de nodige doorwerking.

Artikel 4

Openbaarheid en transparantie zijn cruciale begrippen wanneer gesproken wordt van bestuurlijke integriteit. Door plaatsing op de website van de provincie Zeeland is in ieder geval duidelijk welke normen de bestuurders zichzelf in aanvulling op wet- en regelgeving stellen.

Artikel 5

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Bestuurders moeten zich om die reden steeds bewust zijn van een goede democratische controle en bereid zijn tot verantwoording voor hun bestuurlijk handelen. Een heldere, open discussie is hierbij van groot belang. Collegiale discussie en besluitvorming over gevoelige zaken levert een belangrijke bijdrage aan de versterking van het integriteitbeleid, zodat het bij onduidelijkheden in de rede ligt hierover zo spoedig mogelijk opheldering te krijgen. Statenleden wenden zich hiertoe bij voorkeur tot de statengriffier, terwijl de leden van het college eventuele vragen kunnen neerleggen bij de provinciesecretaris. Indien hiertoe noodzaak bestaat kan de kwestie worden voorgelegd aan de vergadering van gedeputeerde staten (voor de leden van GS) dan wel het fractievoorzittersoverleg (voor de statenleden).

Omgangsvormen

-

Artikel 7

De Regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk provincie Zeeland is bij besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 6 februari 2001 vastgesteld en gepubliceerd in het Provinciaal Blad nr. 11 van 2001. Deze Regeling heeft een werkingssfeer die beperkt blijft tot ambtenaren. Hoewel met artikel 7 van de code de werkingssfeer van de Regeling (in juridische zin) niet wordt uitgebreid wordt in de code aangegeven dat de in de Regeling bedoelde normen ook van toepassing zijn op bestuurders.

Belangenverstrengeling

Het openbaar maken van nevenfuncties is voor alle bestuurders een wettelijk vereiste. Op grond van de artikelen 11, eerste lid, 40b, derde lid en 66, derde lid van de Provinciewet zijn bestuurders verplicht om hun nevenfuncties openbaar te maken.

Voor de leden van gedeputeerde staten komt daarbij dat zij hun voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie melden aan provinciale staten. Voor gedeputeerden is dat bepaald in artikel 40b, tweede lid van de Provinciewet. Artikel 66 van de wet bepaalt dat de commissaris van de Koningin zijn voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie, anders dan uit hoofde van het ambt van commissaris, meldt aan provinciale staten.

Voor de leden van het college is verder in de wet reeds opgenomen dat zij geen (neven-)functies mogen vervullen waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van het ambt (zie de artikelen 40b, eerste lid en 66, eerste lid, Provinciewet). Ten aanzien van de commissaris van de Koningin voegt artikel 66 daaraan toe dat uitoefening niet ongewenst mag zijn met het oog op de handhaving van zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

In de artikelen 13, 15, 35c en 67 Provinciewet, zijn de wettelijke onverenigbare functies (incompatibiliteiten) genoemd.

Van een nevenbetrekking uit hoofde van de functie (qualitate-qua nevenfunctie) is sprake indien de statuten van de rechtspersoon benoeming van een provinciaal bestuurder voorschrijven. Ook kan van een q.q.- nevenfunctie sprake zijn als aan de benoeming van de bestuurder een provinciaal besluit ten grondslag ligt.

Artikel 8

Het risico van belangenverstrengeling zal met name groot zijn in de zakelijke betrekkingen van de overheid met het bedrijfsleven waarbij grote sommen geld omgaan. In het kader van integriteit gaat het daarom om kwetsbare activiteiten, waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is.

Artikel 10

Voorkomen moet wordt dat oud-leden van gedeputeerde staten na beëindiging van hun ambtstermijn voor zichzelf tegen beloning werkzaamheden gaan verrichten als zelfstandige voor de provincie dan wel een aan de provincie gelieerde instelling. Een voor het bedrijfsleven niet ongebruikelijke norm die voor de overheid minstens zoveel van belang om schijn van belangenverstrengeling te voorkomen, ook richting het nieuwe college.

Onder 'gelieerde gesubsidieerde instelling' wordt verstaan: een gesubsidieerde instelling waar voor het personeel de rechtspositieregelingen van de provincie van toepassing zijn (de voormalige B3-instellingen). Uitgesloten worden gemeenschappelijke regelingen waar de provincie deel vanuit maakt en vennootschappen waarin de provincie participeert.

Informatie

-

Artikelen 11 tot en met 13

Bevoordeling kan, naast het verlenen van overheidsgunsten, ook bestaan uit het doorgeven van informatie. Op het bestuursorgaan rust de plicht om er voor te waken dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkende personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden (artikel 2:4 Algemene wet bestuursrecht). In artikel 28 jo. 58 van de Provinciewet is uitdrukkelijk opgenomen in welke gevallen er door een bestuurder niet mag worden deelgenomen aan een stemming: "een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken" en ook terzake "de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort."

Het stemgedrag van bestuurders dient in ieder geval altijd uiterst zorgvuldig te worden afgewogen, en het ligt in de rede dat in geval van dreigende belangenverstrengeling hiervan, voorafgaand aan de besluitvorming expliciet melding wordt gemaakt.

Integriteitrisico's kunnen ontstaan als een bestuurder over informatie beschikt die hij kan gebruiken om er persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten bate van bijvoorbeeld vrienden, kennissen, familieleden of andere relaties. De verleiding kan groot zijn om in de privé-sfeer melding te maken van informatie die voor relaties van direct belang is. Soms gaat het daarbij om informatie die in principe openbaar wordt, maar waarbij de bestuurder of zijn relaties voordeel hebben bij het eerder verkrijgen van die informatie. De geloofwaardigheid van de organisatie wordt hiermee aangetast. Er moet op kunnen worden vertrouwd dat informatie bij de provincie in goede handen is en niet wordt gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor die informatie is verkregen. Een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie is het lekken van informatie naar pers en media. Het oogmerk is daarbij niet het behalen van voordeel in de privé-sfeer, maar het nastreven van politieke doeleinden.

Bestuurders dienen altijd de waarheid te spreken en mogen geen informatie bewust 'onder de pet' houden. Dit beginsel leidt alleen uitzondering in het geval van vergaderingen met gesloten deuren of in het geval dat over een bepaalde aangelegenheid geheimhouding is opgelegd. In dat geval vinden de uitzonderingsbepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur toepassing en hoeft informatie niet voor derden openbaar te worden gemaakt. Verder dient een bestuurder zich te onthouden van "het schenden van geheimen waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren" (art. 272 Wetboek van Strafrecht.)

Aannemen van geschenken

-

Artikel 14

Cruciaal is de norm dat een bestuurder zich bij voortduring bewust is van de kwetsbaarheid van het provinciale bestuur bij het accepteren van geschenken, giften en dergelijke en terughoudend is in het aannemen ervan.

Bij het afleggen van de ambtseed of belofte verklaren bestuurders dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om benoemd te worden. Ook beloven ze geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten. Dat betekent, kort gezegd, dat nooit giften of gunsten - ook niet als die van geringe waarde zijn - mogen worden aangenomen in ruil voor een tegenprestatie. Voor zover toch geschenken worden ontvangen, hoeft dat geen probleem te zijn op voorwaarde dat de onafhankelijkheid van de bestuurder maar niet in het geding is.

Artikel 15 en 16

Het ontvangen van geschenken door bestuurders persoonlijk, bergt een aanzienlijk integriteitrisico in zich. Persoonlijk ontvangen of aangeboden geschenken boven een bepaalde waarde (circa € 50) dienen daarom te worden geretourneerd. Hierbij kan, behalve de geschatte waarde, mede als uitgangspunt dienen, dat een geschenk dat men zelf niet zou geven, ook niet geaccepteerd behoort te worden. Geschenken horen niet op het huisadres te worden ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, dient, om openheid daarover te geven, dit te worden gemeld. Bedacht moet worden dat de onafhankelijkheid in de besluitvorming onder geen beding mag worden aangetast en acceptatie van geschenken niet is aan te bevelen in het geval dat onderhandelingen gaande zijn.

In het kader van het integriteitbeleid dienen de begrippen' geschenken en giften' ruim te worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, een excursie of werkbezoek zijn beïnvloedingsmiddelen waarmee zorgvuldig moet worden omgesprongen. Als het gaat om excursies en werkbezoeken geldt als voorwaarde dat zij functioneel zijn en in het belang van de provincie, waarbij de provincie de reis- en verblijfkosten betaalt. Uiteraard zijn ook donaties aan de politieke partij van de bestuurder met het oog op een gunstige overheidsbeslissing, niet toegestaan. Bij twijfel ligt, gelet op het extra gevoelige karakter van onderhavig integriteitaspect, collegiale bespreking binnen het college van gedeputeerde staten of het fractievoorzittersoverleg voor de hand.

Declaraties

-

Artikelen 17 tot en met 20

Voor zover zich kosten voordoen die niet voor vergoeding in aanmerking komen krachtens provinciale verordeningen dan wel rijksregelingen, dient altijd voor ogen te worden gehouden dat overige door de bestuurder gemaakte kosten slechts worden vergoed als deze zijn gemaakt uit hoofde van de functie en niet in de privé-sfeer liggen. Ter bepaling van het begrip 'bestuurlijke uitgave' geldt dat met de uitgave in ieder geval het belang van de provincie gediend moet zijn én moet voortvloeien uit de functie.

Creditcards op naam en voor rekening van de provincie worden niet aan bestuurders verstrekt, zo hebben gedeputeerde staten in hun vergadering van 20 januari 2004 besloten.

Buitenlandse reizen

-

Artikel 22

De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond dan heeft deelname aan de reis een privé-karakter en komen de kosten voor eigen rekening. Dat wordt niet anders als geen publieke middelen hoeven te worden ingezet, doordat derden bereid zijn de reis te financieren. Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de provincie te komen. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van dergelijke reizen door derden moet in beginsel worden afgewezen. Hiermee kan de onafhankelijke positie van de provincie in gevaar komen, bijvoorbeeld in situaties waarin contracten moeten worden gesloten met of gunningen verleend aan bedrijven.

Artikel 23 en 25

Meereizen van een partner, mits vooraf gemeld, kan worden toegestaan. De kosten daarvoor komen in beginsel geheel voor eigen rekening. De kosten kunnen alleen voor rekening van de provincie komen als de aanwezigheid van de partner tijdens de reis naar het oordeel van gedeputeerde staten noodzakelijk is met het oog op de behartiging van de belangen van de provincie. Relevant zal daarbij onder meer zijn of de meereizende partner vooraf is uitgenodigd door de ontvangende partij. Tegen verlenging van de reisduur voor privé-doeleinden bestaan in beginsel geen bezwaren. Melding vooraf is wel gewenst. De extra reis- en verblijfkosten komen in uiteraard geheel voor eigen rekening.