Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde houdende regels voor ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeewolde 2016

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

• a.

  feitelijke informatie van geringe omvang;

• b.

  inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris of een daartoe door de secretaris aangewezen ambtenaar daarvan in kennis. De secretaris of een aangewezen ambtenaar beslist.

3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

• a.

  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• b.

  dit het belang van de gemeente kan schaden;

2. De secretaris of een door hem aangewezen ambtenaar beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris of een aangewezen ambtenaar dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

4. De secretaris of een aangewezen ambtenaar verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

5. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand doet hij hiervan mededeling aan de griffier. De griffier stelt de secretaris hiervan in kennis.

2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

1. De fracties als bedoeld in artikel 7 eerste lid van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad Zeewolde 2016 ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2. Naast de bijdrage genoemd in het eerste lid ontvangen de fracties jaarlijks een toelage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de politieke groepering.

3. Het totale budget dat beschikbaar is voor de in het eerste en tweede lid genoemde bijdrage en toelage wordt jaarlijks door de raad bij de programmabegroting voor het volgende jaar vastgesteld.

4. De fracties ontvangen uit de in het derde lid genoemde budgetten jaarlijks een vast bedrag per fractie. Het overige deel van het door de gemeenteraad vastgestelde bedrag voor de bijdrage en toelage wordt jaarlijks naar rato van het aantal raadszetels over de fracties verdeeld.

1. Fracties besteden de bijdrage en toelage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

2. De in artikel 6 eerste lid genoemde bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• c.

  giften;

• d.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

• e.

  algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

3. De in artikel 6 tweede lid genoemde toelage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

• c.

  betalingen of vergoedingen aan leden van de raad of burgerraadsleden anders dan vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een specificeerde, reële factuur.

1. De bijdrage en de toelage worden vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

2. Het voorschot kan verrekend worden met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

1. In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Hierbij wordt rekening gehouden met een eventuele verandering van het zeteltal van een fractie.

2. De fracties die na de verkiezingen geen zitting meer nemen in de raad dienen vóór 1 juli van het verkiezingsjaar verantwoording af te leggen over de besteding van de bijdrage en toelage door indiening van een afrekening bij de griffie met in achtneming van de bepalingen in artikel 10.

1. Elke fractie legt uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage en de toelage onder overlegging van een verslag.

2. Het verslag dient te bestaan uit een exploitatieoverzicht dat inzicht geeft in de aard van de bestedingen en een toelichting.

3. Controle van het verslag voor wat betreft de besteding van de bijdrage en toelage vindt plaats door de auditcommissie als bedoeld in de Verordening op de Auditcommissie gemeente Zeewolde 2015, na een voorstel hiervoor van de griffie. De auditcommissie brengt advies uit aan de raad.

4. De auditcommissie en de raad kunnen een fractie verzoeken van de gedane bestedingen bewijsstukken te overleggen, zoals nota’s, declaraties en bankafschriften.

5. De raad stelt na ontvangst van het advies van de auditcommissie bij raadsbesluit de bedragen vast van:

• a.

  Het totaalbedrag aan uitgaven die door de fractie bekostigd zijn;

• b.

  De hoogte van de reserve tav de bijdrage die de fractie op grond van artikel 12 maximaal mag hebben.

• c.

  de wijziging (storting in of onttrekking aan) van de reserves;

• d.

  de hoogte van de reserves;

• e.

  het aan de gemeente terug te storten bedrag aan bijdrage rekening houdend met het maximale hoogte van de reserve genoemd in artikel 12, tweede lid.

1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, eerste lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.

1. Een fractie kan de in enig jaar niet gebruikte gedeelten van de bijdrage en toelage toekomend aan een fractie reserveren ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2. De reserve tav de bijdrage is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 6 eerste lid.

3. De reserve tav de toelage is niet gemaximeerd.

4. De fracties beheren zelf de door hen opgebouwde reserves tav de bijdrage en de toelage. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de verantwoording bedoeld in artikel 10 over dat jaar.

5. De reserves blijven na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

6. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie tav de bijdrage hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

7. Bij afsplitsing van een fractie, wordt de reserve tav de bijdrage verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover de reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.