Verordening op de raadscommissies

Artikel 1  Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a

  lid: lid of buitengewoon lid van een raadscommissie;

• b

  voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;

• c

  commissiegriffier: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;

• d

  griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

• e

  vergadering: vergadering van een raadscommissie.

Artikel 2  Instelling raadscommissies

Lid 1

De raad stelt de volgende raadscommissies in:

• a

  Ruimte;

• b

  Bestuur;

• c

  Samenleving;

Lid 2

De raadscommissie Ruimte adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: ruimtelijke ordening, stadsvernieuwing, bouw- en woningtoezicht, grondbeleid, natuur en landschap, beeldkwaliteit en monumenten, verkeer en vervoer, parkeerbeleid en –beheer, milieubeleid, stads- en wijkbeheer, volkshuisvesting en woningtoewijzing;

Lid 3

De raadscommissie Bestuur adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: begrotingszaken (waaronder jaarrekening en jaarverslag; bestuursrapportages), economische zaken, publiekszaken, coördinatie van wijkgericht werken, Beukbergen (voor wat betreft de strategische ontwikkelingen), regionale samenwerking, openbare orde en veiligheid, functioneren van het bestuur, communicatie en voorlichting, promotie van Zeist en toerisme, nutsbedrijven, gemeentelijke huisvesting, ICT, personeel en organisatie.

Lid 4

De raadscommissie Samenleving adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: onderwijs, sociale zaken, achterstandenbeleid, sociale vernieuwing, centrum voor werk en inkomen, Pluswerk / arbeidsvoorzieningenbeleid, het Regionaal indicatie orgaan, WVG, volksgezondheid, kunst en cultuur, sport en recreatie, sociale werkvoorziening, gemeentelijke accommodaties en eigendommen.

Lid 5

Ook wanneer een onderwerp meerdere commissies aangaat wordt het onderwerp in de regel slechts in één commissie besproken. Het presidium beslist in welke commissie het onderwerp wordt besproken of  dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd.

Lid 6

Wanneer een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd, vervult de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 2a  Instelling subcommissies

Lid 1

De raadscommissies kunnen uit hun midden, de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter inbegrepen, subcommissies instellen die met voorbereidende werkzaamheden voor de commissie, zoals commissieplanning, werkbezoeken, formulering voorstellen voor eigen agendapunten, kunnen worden belast.

Lid 2

Een subcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden, exclusief de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter.   

Artikel 3  Taken

Een raadscommissie heeft de volgende taken:

Lid 1

het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de in artikel 2, tweede, derde of vierde lid, genoemde onderwerpen;

Lid 2

het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;

Lid 3

voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in artikel 2, tweede lid, derde of vierde lid, genoemde onderwerpen.

Artikel 4  Samenstelling, zittingsduur en vacatures

Lid 1

De commissies bestaan uit tenminste één en ten hoogste twee leden van elke raadsfractie.

Lid 2

De aanwijzing van de vaste leden en plaatsvervangende leden van de commissies vindt door en uit het midden van de onderscheiden raadsfracties voor de duur van de zittingsperiode van de raad plaats. Voor aanwijzing als commissielid komen ook door de raad benoemde fractieassistenten in aanmerking.

Lid 3

Het lidmaatschap van een commissie eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de raad, geen fractieassistent meer is of tot voorzitter van de commissie wordt benoemd.

Lid 4

In tussentijds openvallende plaatsen in een commissie wordt binnen zes weken na het openvallen of - indien gelijktijdig een vacature in de raad is ontstaan - binnen zes weken, nadat het ter vervulling van die vacature benoemd verklaarde lid zitting heeft genomen, voorzien.

Artikel 5  Voorzitter

Lid 1

De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd, voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

Lid 2

De voorzitter is geen lid van de raadscommissie en heeft geen stem in de vergadering.

Lid 3

Wanneer de voorzitter afwezig is treedt een plaatsvervangend voorzitter op als voorzitter. Hij neemt niet deel aan de beraadslagingen en stemt niet mee in de commissie.

Lid 4

De voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

Lid 5

Het voorzitterschap en plaatsvervangend voorzitterschap van een commissie eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de raad.

Lid 6

De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

Lid 7

Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van het bepaalde in de vorige leden.

Artikel 6  Taken van de voorzitter

De voorzitter is belast met:

• a

  het leiden van de vergadering;

• b

  het handhaven van de orde;

• c

  het doen naleven van deze verordening;

• d

  hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 7  Griffier en commissiegriffier

Lid 1

De griffier voorziet in de benoeming van commissiegriffiers ter ondersteuning van iedere raadscommissie.

Lid 2

De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

Lid 3

Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen medewerker van de griffie.

Lid 4

De griffier kan in iedere commissievergadering aanwezig zijn.

Artikel 8  Burgemeester en wethouders

Lid 1

Bij de voorlopige vaststelling van de agenda van de raadscommissie besluit de voorzitter bij elk agendapunt over het al dan niet uitnodigen van een of meer wethouders of de burgemeester in de hoedanigheid van portefeuillehouder om bij de commissievergadering aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslagingen. Hij draagt zorg voor vermelding daarvan op de agenda.

Lid 2

Na ontvangst van de oproep en agenda voor de commissievergadering kan een lid van de commissie tot uiterlijk donderdagavond voorafgaand aan de week van de commissiebehandeling via de commissiegriffier aan de voorzitter melden dat hij/zij de aanwezigheid van een of meer van de portefeuillehouders wenselijk acht. De commissiegriffier draagt in overleg met de voorzitter zorg voor uitnodiging van de betreffende portefeuillehouder.

Lid 3

Wanneer de burgemeester of een wethouder in de hoedanigheid van portefeuillehouder niet is uitgenodigd, maar de vergadering wel bij wil wonen om aan de beraadslagingen deel te kunnen nemen, kan hiertoe een verzoek aan de voorzitter worden gedaan.

Lid 4

De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

Lid 5

De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet als deelnemer in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

Artikel 9  Gemeentesecretaris en andere ambtenaren

De raadscommissie kan via de griffier verzoeken om de gemeentesecretaris en/of andere ambtenaren voor het verschaffen van informatie aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Artikel 10  Vergaderfrequentie

Lid 1

De raadscommissies vergaderen volgens een vergaderschema dat in concept, door de raadsgriffier en voorzitter van de raad, wordt opgesteld en na verkregen advies van het presidium door de raad is vastgesteld.

Lid 2

Een raadscommissie vergadert voorts wanneer de voorzitter het nodig oordeelt of wanneer tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

Lid 3

De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

Lid 4

De vergaderingen eindigen niet later dan om 23.00 uur. Wanneer de agenda niet om 23.00 uur is afgehandeld, wordt een vergadering op een door de raadscommissie te bepalen dag en uur voortgezet.

Lid 5

In afwijking van het bepaalde in het vierde lid kan de raadscommissie besluiten dat een vergadering na 23.00 uur wordt voortgezet. Een zodanig besluit bevat een bepaling over de nog te behandelen voorstellen of over de maximale duur van de vergadering.  

Artikel 11  Oproep

Lid 1

De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

Lid 2

De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde (geheime) stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden

Lid 3

Wanneer een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Lid 4

De in de vorige leden genoemde verzending geschiedt per post en/of digitaal.

Artikel 12  De agenda

Lid 1

Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

Lid 2

In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

Lid 3

Op de agenda wordt bij de te behandelen raadsvoorstellen vermeld met welke contactambtenaar de raads- en commissieleden in overleg kunnen treden over vragen van technische en/of informatieve aard.

Lid 4

Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen  of van de agenda afvoeren.

Lid 5

Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen en het onderwerp of voorstel afvoeren van de agenda. De raadscommissie bepaalt voor welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Lid 6

Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 12a  Vragen van inlichtingen

Lid 1

Ieder raads- en commissielid kan aan het college van burgemeester en wethouders of aan de leden van het genoemde college vragen stellen over onderwerpen die niet op een commissieagenda staan vermeld, met de bedoelding de beantwoording van die vragen te behandelen in een commissievergadering.

Lid 2

De vragen worden schriftelijk of per e-mail ingediend bij de griffier van de commissie.

Lid 3

Een afschrift van de vragen wordt door de commissiegriffier verstrekt aan het college van burgemeester en wethouders dan wel de betreffende portefeuillehouder daaruit, alsmede aan alle raads- en/of commissieleden en de gemeentesecretaris.

Lid 4

De voorzitter van de betreffende commissie plaatst de vragen bij het agendapunt “Ingekomen stukken en mededelingen” op de agenda van de eerstvolgende commissievergadering, mits de vragen uiterlijk op de donderdag voorafgaand aan de week waarin de commissiebehandeling plaatsvindt zijn ingediend. Behandeling vindt anders eerst in de daarop volgende commissie plaats.

Lid 5

De vragen worden tijdens de commissievergadering door of namens het college of lid van het college aan wie de vragen zijn gesteld mondeling beantwoord. Zo mogelijk wordt de beantwoording ook op schrift verstrekt.

Lid 6

Wanneer het door omstandigheden niet mogelijk is om de vragen in de commissievergadering te beantwoorden, deelt het college van burgemeester en wethouders of het betreffende lid van het college dit onder opgave van redenen mede aan de commissie.

Artikel 13  Ter inzage leggen van stukken

Lid 1

Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken  ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

Lid 2

Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

Lid 3

Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken niet openbaar ter inzage gelegd, maar liggen de stukken uitsluitend voor de raads- en commissieleden op de daarvoor bestemde plaats ter inzage voor de betreffende commissie.

Artikel 14  Openbare kennisgeving

Lid 1

De vergadering wordt door aankondiging in een of meer dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen of in een gemeentelijk informatieblad en zo mogelijk door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

Lid 2

De openbare kennisgeving vermeldt:

• a

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.

Artikel 15  Presentielijst

Ieder ter vergadering komend lid tekent onmiddellijk na binnenkomst in de vergaderzaal de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 16  Opening vergadering; quorum

Lid 1

De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Lid 2

Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

Lid 3

Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 17  Spreekrecht burgers

Lid 1

Iemand die een vergadering van een openbare commissie als toehoorder bijwoont heeft het recht over raadsvoorstellen en andere ter bespreking geagendeerde onderwerpen het woord te voeren.

Lid 2

Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a

  Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

• b

  Een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

Lid 3

Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste twee werkdagen vóór de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

Lid 4

De voorzitter stelt degene die het woord over een agendapunt wenst te voeren daartoe onmiddellijk voor de behandeling van het betreffende punt in de gelegenheid. Wanneer er meer dan één inspreker is doet de voorzitter dit op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

Lid 5

Elke spreker krijgt in de eerste termijn maximaal 3 minuten het woord. Na de beraadslaging door de commissie in de eerste termijn krijgt de inspreker kort de gelegenheid op vragen en/of mededelingen van de commissie te reageren. Hiervoor wordt per persoon maximaal 1 minuut beschikbaar gesteld. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

Lid 6

Een inspreker voert niet meer dan tweemaal het woord over dezelfde zaak, tenzij de voorzitter anders beslist.

Lid 7

De spreker voert alleen het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

Lid 8

Bij niet-nakoming van de spreekregels ontneemt de voorzitter de inspreker het woord.

Lid 9

De voorzitter is bevoegd van het bepaalde in de leden 5 en 6 af te wijken wanneer dit in het belang is van het goede verloop van de vergadering.

Lid 10

De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Artikel 18  Notulen

Lid 1

De ontwerp-notulen van de commissievergadering worden, zo mogelijk, voorafgaand aan de raadsvergadering ter voorbereiding waarvan de commissievergadering diende, aan de raads- en commissieleden toegezonden.

Lid 2

De ontwerp-notulen van de voorgaande vergadering worden aan de leden van de commissie in ieder geval gelijktijdig met de schriftelijke oproep voor de nieuwe vergadering toegezonden. De ontwerp-notulen worden op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

Lid 3

De notulen van de vergadering worden in de volgende vergadering vastgesteld.

Lid 4

De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de notulen schriftelijk of per e-mail bij de commissiegriffier te worden ingediend.

Lid 5

De notulen moeten inhouden:

• a

  de namen van de voorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.

• b

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene, zo mogelijk met vermelding van de fractiestandpunten;

• d

  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de fracties van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de fracties die een voorbehoud maken;

• e

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

Lid 6

De notulen worden opgesteld onder de zorg van de griffier.

Lid 7

De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 19  Spreekregels

Lid 1

Een deelnemer aan de beraadslagingen spreekt vanaf zijn plaats of van een spreekplaats en richt zich tot de voorzitter.

Lid 2

Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde persoon vanaf een andere plaats spreekt.

Artikel 20  Volgorde sprekers

Lid 1

Een lid, de burgemeester, een wethouder, de secretaris (dan wel andere ambtelijke vertegenwoordiger) of de (commissie)griffier voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

Lid 2

De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

Artikel 21 Aantal spreektermijnen voor de behandeling van raadsvoorstellen en ter bespreking geagendeerde stukken

Lid 1

De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. De beraadslagingen zijn zoveel als mogelijk gericht op inhoudelijke discussie en debat tussen de fracties in de commissie onderling en met de al dan niet aanwezige portefeuillehouder.

Lid 2

Vragen van technische en/of informatieve aard worden in de regel voor de commissievergadering gesteld aan de op de agenda vermelde contactambtenaar. Uit een oogpunt van efficiëncy en ten behoeve van een goede  informatie-uitwisseling aan alle raads- en commissieleden worden de vragen per e-mail via de griffie gesteld, waarna de vragen en antwoorden door de griffie aan de vragensteller en in afschrift aan alle raads- en commissieleden worden gezonden.

Lid 3

Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

Lid 4

Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

Lid 5

Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 21a  Wijze van behandeling en bespreking van discussie- en ontwikkelingsstukken en presentaties

De commissie beslist op voorstel van de voorzitter of een van de andere deelnemers aan de vergadering over de wijze van behandeling en over de wijze van beraadslaging van andere stukken dan raadsvoorstellen en ter bespreking geagendeerde stukken.

Artikel 22  Spreektijd

Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en overige sprekers.

Artikel 23  Voorstellen van orde

Lid 1

De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

Lid 2

Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

Lid 3

Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 24  Handhaving orde; schorsing

Lid 1

Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

• b

  een lid hem interrumpeert.

De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

Lid 2

Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dit plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

Lid 3

De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Lid 4

De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Nadat het voorstel is aangenomen verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 25  Beraadslaging

Lid 1

De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

Lid 2

Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 26  Deelname aan de beraadslaging door anderen

Lid 1

De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Lid 2

Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 27  Advies

Lid 1

Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie in meerderheid anders beslist.

Lid 2

Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

Lid 3

Wanneer de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

Lid 4

In die gevallen waarin advies wordt uitgebracht over in de raadvergadering te behandelen voorstellen, geeft de commissie ten behoeve van de op te stellen raadsagenda aan of bespreking van het voorstel tijdens de raadsvergadering al dan niet gewenst is.

Lid 5

Het gevoelen van een minderheid wordt, wanneer dat wordt verlangd, in het advies van de commissie tot uitdrukking gebracht.

Lid 6

Het advies wordt schriftelijk kenbaar gemaakt aan de raad.

Artikel 28  Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 29  Notulen

Lid 1

De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend voor de leden ter inzage op de daarvoor bestemde en aan alle raads- en commissieleden kernbaar gemaakte plaats.

Lid 2

Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze notulen. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 30  Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 31  Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 32  Toehoorders en pers

Lid 1

De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

Lid 2

Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Lid 3

De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 33  Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 34  Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Artikel 35  Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 36  Citeerartikel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de raadscommissies Zeist 2003”.

Artikel 37  Inwerkingtreding

Lid 1

Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2003.

Lid 2

Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de commissies 2001, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Zeist van 9 juli 2001 en gewijzigd bij raadsbesluit 14 maart 2002.

Algemeen

In de Gemeentewet zoals gewijzigd door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur is een nieuw commissiestelsel geïntroduceerd. Er is in de wet onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurs-commissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet.) Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies (zoals bijvoorbeeld een Raadswerkgroep Dualisme) en wijkraden.  

De bepalingen met betrekking tot het nieuwe commissiestelsel zijn op 7 maart 2002 in werking getreden. Het commissiestelsel en daarmee de verordeningen op de commissies moeten aan de Wet dualisering gemeente-bestuur aangepast worden. Wel is er een overgangsbepaling opgenomen ten aanzien van bestuurscommissies.* Sinds 14 maart 2002 moeten de raadscommissies die de raad instelt aan de voorschriften van de Wet dualisering gemeentebestuur  voldoen.

Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet zoals deze luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Om te bevorderen dat de discussie in de raad plaatsvindt, zijn er gemeenten die ervoor kiezen om geen raadscommissie(s) in te stellen. In Zeist is hiervoor bewust niet gekozen. Dit is nog eens bekrachtigd tijdens een bijeenkomst van de raadswerkgroep Dualisering op 15 april 2003.

De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgelegd. In Zeist was door de “Pilot dualisering  van het gemeentebestuur Zeist” reeds voorzien in een duale Verordening op de commissies 2001, vastgesteld op 9 juli 2001 en gewijzigd op 14 maart 2002. Deze verordening dient aangepast te worden aan de ervaringen die in de achterliggende periode zijn opgedaan. Tevens is het wenselijk gebleken enige bepalingen uit de Model-verordening VNG ook in Zeist te gebruiken.

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen gedefinieerd.

Artikel 2

Gekozen is voor het instellen van 3 functionele raadscommissies. Per commissie is in hoofdlijnen aangegeven welke onderwerpen in de betreffende commissies besproken worden. Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In deze verordening is ervoor gekozen om het presidium (de voorzitters van de raadscommissies, de raadsvoorzitter en plv. raadsvoorzitter) hierover zeggenschap te geven. In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.

Artikel 2a

Het kan wenselijk zijn dat uit de raadscommissie een subcommissie wordt ingesteld die, in kleiner verband, voorbereidende werkzaamheden voor de raadscommissie verricht. Daarbij kan gedacht worden aan werkzaamheden die verband houden met een op te stellen commissieplanning, de voorbereiding van werkbezoeken, de voorbereiding van eigen agendapunten op de commissieagenda e.d. De subcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden (exclusief de –plaatsvervangend- voorzitter) die uit het midden van de commissie worden gekozen. De voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de commissie is met het voorzitterschap van de subcommissie bekleed.

Artikel 3

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.  

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium (bestaande uit de voorzitters van de raadscommissies en de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raad.) Veelal zal het zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal 2 leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden. Gekozen is voor een maximum van twee leden per fractie.

Zoals uit het tweede lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze bepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Naast raadsleden kunnen uitsluitend  fractie-assistenten lid van een commissie worden. Om daarvoor in aanmerking te kunnen komen moeten zij op de kandidatenlijst van een fractie voor de verkiezingen van de  huidige raadsperiode hebben gestaan. Deze laatste eis hoeft niet te worden gesteld, de beslissing hierover is aan de raad.

Op grond van het vierde lid moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

De leden drie en vier gaan over het eindigen van het lidmaatschap van de commissie en de termijn waarbinnen in een vacature moet zijn voorzien.  

Artikel 5

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers “uit zijn midden” benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen. Het staat de raad echter vrij om te bepalen dat een raadscommissie de (plaatsvervangende) voorzitter benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervult, ligt het wel in de rede dat de raad de (plaatsvervangende) voorzitters benoemt. Ook kan er voor gekozen worden om de voorzitters te laten benoemen door de raad en de plaatsvervangend voorzitters door de raadscommissies.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. In het derde lid is ter verduidelijking bepaald dat de plaatsvervangend voorzitter, wanneer deze als voorzitter optreedt, niet deelneemt aan de beraadslagingen en dan derhalve geen commissielid is. De leden 4 tot en met 7 bevatten bepalingen met betrekking tot het nemen en krijgen van ontslag en het voorzien in de vacatures.

Artikel 6

In dit artikel zijn de taken van de voorzitter vastgelegd.

Artikel 7

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De griffier van de raad voorziet in de benoeming van de commissiegriffiers. De commissiegriffier is (in principe) een medewerker van de griffie waarvan de raad de werkgever is. De griffier zorgt ook voor de vervanging van de commissiegriffier(s).

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 26 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. De griffier kan aanwezig zijn  in de vergaderingen van de raadscommissies. In Zeist vervult de griffier de rol van de commissiegriffier voor een van de commissies.

Artikel 8

De burgemeester en de wethouders zijn vanaf het moment van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur geen lid meer van raadscommissies (artikel 82, tweede lid). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de raadscommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zullen ze veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.

Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Tevens is voorzien in een regeling op grond waarvan een lid van de commissie een portefeuillehouder voor een commissievergadering kan uitnodigingen. Als de raadscommissie het niet met de voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de raadscom-missie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van de commissievoorzitter.

Artikel 9

Ook de aanwezigheid van de secretaris en onder hem werkende ambtenaren is in een gedualiseerd stelsel niet langer vanzelfsprekend. Indien de raadscommissie het wenselijk acht dat de secretaris bij een vergadering van een raadscommissie aanwezig is, zal de raadscommissie het college moeten verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het college is immers zijn werkgever. Ook deze bepaling geldt zowel voor openbare als besloten vergaderingen. Ook op basis van artikel 26 kan de raadscommissie andere ambtenaren aan de beraadslagingen deel laten nemen, ook hiertoe zullen zij een verzoek aan het college moeten doen.

Artikel 10

Veelal vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Indien de griffier echter meer inhoudelijke taken vervult, is het ook denkbaar dat hierover overleg wordt gevoerd met de commissiegriffier. In de leden vier en vijf is een eindtijd voor de vergaderingen geregeld en in een regeling voor de voortzetting van de vergadering na het verstrijken van de eindtijd en/of maximale duur van de vergadering voorzien.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze modelverordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid Gemeentewet, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist (zie artikel 28 t.e.m.31 van deze verordening).

Artikel 11

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste tien dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen in de fractiekamer uit het kastje geheime stukken worden gepakt en worden ingezien (artikel 13, derde lid).

Artikel 12

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda voorlopig vast. Het ligt voor de hand dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier en/of de commissiegriffier. Er zou ook voor kunnen worden gekozen om het presidium bij de vaststelling van de agenda een rol te laten vervullen gelet op de directe relatie die er bestaat tussen de raadscommissies en de raad (zie ook de toelichting op artikel 3).   Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde, vijfde en zesde lid. In het vierde lid is aangegeven dat naast de voorzitter ook een lid van de commissie een voorstel kan doen voor toevoeging van een punt op de agenda. Bij de behandeling van de concept-verordening in de commissie Bestuur  is over de toepassing van deze bepaling uitgesproken dat een verzoek tot toevoeging van een punt aan de agenda, mits goed gemotiveerd, in de regel zal worden gehonoreerd. Het commissielid dat een dergelijk verzoek doet dient zich daarbij te bedenken dat het voor een gedegen behandeling van het betreffende punt wel gewenst is dat de voorzitter, de overige leden van de commissie en de commissiegriffier tijdig van het verzoek tot toevoeging van het betreffende punt op de agenda, op de hoogte worden gesteld. Uitgangspunt is dat een verzoek in principe tenminste twee werkdagen voor de commissievergadering via de raadsgriffie kenbaar wordt gemaakt. Wanneer een gedegen voorbereiding van het te agenderen punt dit uit een oogpunt van redelijkheid en billijkheid nodig maakt, kan de commissie besluiten het punt voor de volgende vergadering te agenderen. Daarbij valt te denken aan die gevallen waarbij het debat niet slechts beperkt zal of behoort te blijven tot de in de commissie(s) vertegenwoordigde fracties, maar ook de bij het onderwerp betrokken portefeuillehouder (al dan niet gevraagd) aan het debat deel wenst te nemen. Naast toevoeging aan de agenda  kan een raadscommissie ook bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is voorbereid en het voorstel voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de gemeentesecretaris. Om commissieleden in staat te stellen technische vragen of vragen van informatieve aard over in de commissie te bespreken voorstellen aan de ambtelijke organisatie te stellen, zorgt de voorzitter er ingevolge het derde lid voor dat de naam van de contactambtenaar bij het agendapunt op de agenda wordt vermeld.  

Artikel 12a

Ingevolge artikel 155 van de Gemeentewet kan een lid van de raad het college of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragenstellen. In artikel 12A van deze verordening is voorzien in de mogelijkheid dat een commissielid aan het college of aan de portefeuillehouders daaruit inlichtingen vraagt over niet op de commissieagenda vermelde onderwerpen. De vragen moeten op grond van het tweede lid schriftelijk of per e-mail worden ingediend en worden overeenkomstig het derde lid door de griffie ter kennis gebracht van het college of de betreffende portefeuillehouder, de gemeentesecretaris en de raads- en commissieleden. Om in de eerstvolgende commissievergadering behandeld te kunnen worden moeten de vragen uiterlijk op donderdagavond voor de week waarin de commissies worden gehouden zijn ingediend. De behandeling van later ingediende vragen wordt doorgeschoven naar de daaropvolgende vergadering van de commissie. De vragen worden door of namens het college of de portefeuillehouder mondeling in de commissievergadering beantwoord. Wanneer het niet mogelijk is de vragen te beantwoorden deelt het college of de portefeuillehouder dit onder opgaaf van redenen mede.   

Artikel 13

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of  voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Veelal zal dit in het gemeentehuis zijn, maar uiteraard kan in een gemeente met meerdere dorpskernen ook gekozen worden voor terinzagelegging op meerdere plaatsen zoals een bibliotheek. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen uitsluitend leden van raadscommissie op de daarvoor bestemde plaats inzien.

Artikel 14

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

Artikel 15

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Indien de griffier tevens de functie van commissiegriffier op zich neemt, ondertekent hij de presentielijst.

Artikel 16

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 in de verordening voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 17

Het gemeentebestuur is vrij om te bepalen of en op welke wijze spreekrecht voor burgers wordt geregeld. Deze bepaling biedt de grondslag voor het spreekrecht in de raadscommissies in Zeist. Het spreekrecht van burgers draagt  bij aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

Het spreekrecht voor burgers is, op basis van de opgedane ervaring met de duale werkwijze, beperkt gehouden tot raadsvoorstellen en ter bespreking geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op deze onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie (echt) aangaan. Burgers kunnen niet inspreken op de lijst van ingekomen stukken, presentaties niet behorend bij een raadsvoorstel of een ter bespreking geagendeerd voorstel, mededelingen gedaan bij het agendapunt mededelingen en  ter informatie of ter kennisname geagendeerde onderwerpen.    Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst. Daarnaast zijn in het tweede lid twee onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht ook niet voor geldt. De benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen zijn uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat vóór het spreekrecht van burgers.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich ten minste twee werkdagen vóór de vergadering melden bij de commissiegriffier. In het vijfde en zesde lid is de spreektijd en het aantal termijn waarin gesproken kan worden geregeld. Daarnaast zijn in artikel 17 bevoegdheden voor de voorzitter vastgelegd ten aanzien van de inspreker.

Op basis van artikel 18, tweede lid, wordt het verslag (ontwerp-notulen) toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 18

De ontwerp-notulen van de commissievergadering worden zo mogelijk nog voorafgaand aan de raads-vergadering ter voorbereiding waarvan de commissievergadering diende, aan de raads- en commissieleden toegezonden. In ieder geval vindt toezending van de ontwerp-notulen  tegelijkertijd met de schriftelijk oproep voor de nieuwe commissievergadering aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben plaats. De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier schriftelijk of per e-mail worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (vierde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de notulen vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De commissiegriffier stelt de notulen op, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de griffier op grond van het zesde lid. Er kan ook voor worden gekozen om deze verantwoordelijkheid bij de commissiegriffier te leggen. Na vaststelling van de notulen ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.

Artikel 19

De voorzitter bepaalt vanaf welke plaats wordt gesproken.

Artikel 20

Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de burgemeester of een wethouder op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 23 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.

Artikel 21

Het is gewenst dat de discussie zich tijdens de commissievergaderingen zoveel mogelijk op inhoud, op  hoofdlijnen en op politieke overwegingen bevindt. Daartoe is in het tweede lid van dit artikel bepaald, dat vragen van technische of  informatieve aard zoveel als mogelijk vóór de commissievergadering aan de op de agenda vermelde contactambtenaar moeten worden gesteld. I.v.m. de efficiëncy en t.b.v. een goede informatie-uitwisseling aan alle raads- en commissieleden is vastgelegd dat de vragen per e-mail en via de raadsgriffie worden gesteld. De vragen en antwoorden worden daarna aan de vragensteller en in afschrift aan alle raads- en commissieleden verzonden. Het stellen van vragen tijdens de vergadering dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, hoeft de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 21a

Het is gewenst tot uitdrukking te brengen dat niet alle onderwerpen die in een commissie aan de orde komen zich lenen voor een wijze van behandeling als in artikel 21 opgenomen. In dit artikel wordt voorzien in de mogelijk-heid om voor andere agendapunten dan in artikel 21 genoemd een aparte wijze van behandeling en beraadslaging plaats te laten vinden. De commissie beslist hierover.

Artikel 22

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 23

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 20, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.

Artikel 24

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 32 van deze verordening.

Artikel 25

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).

Artikel 26

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bij voorbeeld de voorzitter van een deelraad aan de beraadslaging over deelgemeente aangelegen-heden). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van de artikelen 8, 9, 19 en 20 van deze modelverordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden.  Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 27

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. In het vierde lid is bepaald dat de commissieleden ten behoeve van de op te stellen raadsagenda aangeven of bespreking van het voorstel in de raadsvergadering wenselijk wordt geacht.

Artikel 28

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 29

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat de notulen van een besloten vergadering slechts voor de raads- en commissieleden ter inzage liggen op de daarvoor bestemde plaats. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.

Artikel 30

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig.

Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 31

Zoals uit de toelichting op artikel 30 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 32

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 33

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 34

Artikel 34 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel standby te laten staan.