Oplegging geheimhouding en archivering onderzoeksdocumenten Enquêtecommissie

De Enquêtecommissie gemeente Zevenaar besluit:

• 1.

  Met toepassing van Artikel 15, lid 1 onder a en c van de Archiefwet tot het opleggen van geheimhouding op onderzoeksdocumenten, waarover de commissie geheimhouding heeft opgelegd, gedurende de maximale termijn van 75 jaar na datum van dit besluit (16 mei 2012), zoals bedoeld in artikel 15, lid 4 van de Archiefwet.

• 2.

  Deze geheime onderzoeksdocumenten met in achtneming van het bepaalde hierover in de Archiefwet over te brengen naar en te laten bewaren in het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg.

Toelichting

Met het uitbrengen van het eindrapport “Raadsenquête P&O Zevenaar” en de bespreking van het rapport in de gemeenteraad, zijn de werkzaamheden voor de Enquêtecommissie gemeente Zevenaar beëindigd en kan deze worden opgeheven. Voordat tot opheffing kan worden overgegaan, zal de commissie op grond van artikel 18, lid 1 en 2 van de ‘Enquêteverordening gemeente Zevenaar 2014’ (hierna: de verordening) nog een besluit moeten nemen over de plaats waar onderzoeksdocumenten waarover de commissie geheimhouding heeft opgelegd, bewaard moeten worden en de periode gedurende welke zij geheim zijn.

In de Archiefwet worden in het eerste lid van artikel 15 een aantal gronden benoemd waarop geheimhouding kan worden opgelegd. Het gaat daarbij vooral om de gronden die staan onder a en c, te weten:

• -

  a. de eerbieding van de persoonlijke levenssfeer en

• -

  c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevooroordeling of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.

In de Archiefwet zijn zogenaamde selectielijsten opgenomen die dwingend voorschrijven hoe lang bepaalde documenten bewaard moeten blijven en wanneer deze vernietigd moeten worden.

Documenten die langer dan 20 jaar bewaard moeten worden, worden op grond van de Archiefwet na deze periode van het gemeentelijke archief overgebracht naar het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Documenten die overgaan naar het streekarchivariaat worden niet vernietigd. Omdat de documenten van de enquêtecommissie gelet op het belang ervan langer dan 20 jaar bewaard moeten blijven (op grond van de Archiefwet) is het raadzaam de geheimhouding op te leggen voor de maximale periode van 75 jaar na datum van dit besluit (16 mei 2012). Er wordt van uitgegaan dat betrokken personen op dat moment niet meer in leven zijn.

Mocht iemand na 75 jaar een (voorheen geheim) document willen opvragen dan zijn de stukken in principe openbaar, maar vindt nog wel toetsing aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens plaats. Mochten bijvoorbeeld personen op dat moment nog in leven zijn of mochten anderzijds personen beschadigd kunnen worden, dan zal de informatie wellicht geanonimiseerd verstrekt moeten worden.

De commissie heeft op al hetgeen in de vergaderingen van de commissie en op al datgene dat aan haar digitaal of analoog ter beschikking is gesteld geheimhouding opgelegd. Mitsdien kan het gehele archief van de commissie digitaal en analoog aan het streekarchivariaat worden overgedragen.