Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermer houdende regels omtrent de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid worden betrokken (Samenspraakverordening)

Ondertekening

Toelichting Samenspraakverordening

Algemene toelichting

De gemeente Zoetermeer werkt bij vraagstukken in de stad graag samen met direct betrokkenen zoals inwoners, bedrijven, verenigingen en instellingen. Zoetermeer besteedt al heel lang aandacht aan burgerparticipatie. Op grond van de Gemeentewet (artikel 150) heeft de raad de verplichting een verordening vast te stellen waarin regels worden gesteld met betrekking tot de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden worden betrokken bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid (samenspraak). In 2005 bracht het college de Participatievisie en het Participatieprotocol uit en in 2008 is de Participatie- en inspraakverordening vastgesteld. In 2013 heeft de raad de Kadernota Samenspraak (hierna: de nota) vastgesteld en in 2015 de Samenspraakverordening. In de verordening zijn de uitgangspunten van de nota verwerkt.

In 2017 en 2018 heeft het college het samenspraakbeleid laten onderzoeken en evalueren.

De raad heeft daarna ingestemd met een aantal beleidswijzigingen ter verbetering van de samenspraak en besloten om de Kadernota Samenspraak en de Samenspraakverordening te herzien. Het uitgangspunt daarbij is “Helder voor iedereen”.

Samenspraak moet wel altijd passend zijn op de situatie, de doelgroep, het onderwerp en de doelstelling. Daarom blijft samenspraak uiteindelijk altijd maatwerk.

Er is voor gekozen om anders dan in de Gemeentewet de term 'inspraak' niet in deze verordening op te nemen. In Zoetermeer voldoen we aan de wettelijke verplichting van artikel 150 Gemeentewet door samenspraak toe te passen. Inspraak wordt toegepast indien de wet daartoe verplicht, zoals bijvoorbeeld bij de procedures in het omgevingsrecht. In die gevallen geeft de specifieke wetgeving de regels omtrent participatie en de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar (c.q. zienswijze) en het instellen van beroep en hoger beroep bij de rechter.

Alternatieven voor samenspraak

Samenspraak moet onderscheiden worden van de andere mogelijkheden die men heeft om zich tot het gemeentebestuur te wenden. Te denken valt hierbij aan het spreekrecht bij raads- en commissievergaderingen (regeling via het reglement van orde) en de mogelijkheid van het burgerinitiatief en het referendum.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities Samenspraak:

Samenspraak is het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de ontwikkeling van gemeentelijk beleid, in de vorm van informeren, consulteren of coproduceren.

Samenspraak is een werkwijze waarbij het bestuursorgaan (burgemeester, college of raad), ingezetenen en andere belanghebbenden zoals maatschappelijke organisaties, bedrijven, deskundigen of andere overheden bij de vorming van nieuw beleid of ingrijpende beleidswijzigingen betrekt.

Samenspraakprocedure:

De toelichting bij artikel 4 gaat hierop uitgebreid in.

Procesvoorstel:

Een procesvoorstel wordt alleen opgemaakt wanneer besloten wordt om een samenspraakprocedure te volgen. Het is een voorstel over het proces en de inhoud: hoe ziet de samenspraak er uit, wie worden er op welke manier bij betrokken en welke invloed hebben/krijgen de deelnemers. Zie verder de toelichting bij artikel 4.

Gemeentelijk beleid:

Het zal duidelijk zijn dat het hierbij niet gaat om de vaststelling van concrete besluiten of maatregelen, maar om de vorming van het beleid waarop deze besluiten of maatregelen kunnen worden gebaseerd. Ook projecten kunnen hieronder vallen.

Artikel 2 Onderwerp van samenspraak

Zoals beschreven in de Kadernota Samenspraak vindt bij de voorbereiding van nieuw beleid, of wijziging hiervan, samenspraak plaats. Het uitgangspunt is om bij het organiseren van samenspraak te streven naar het voor het onderwerp meest passende niveau op de Zoetermeerse samenspraakladder.

Samenspraak kan door ieder bestuursorgaan (raad, college of burgemeester) worden opgestart. Bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid besluit het bestuursorgaan altijd over de wijze van samenspraak.

In de leden 3 en 4 van dit artikel is geregeld dat de raad zelf bepaalt welk niveau van samenspraak wordt toegepast, bij de start van nieuw kaderstellend beleid, of de wijziging hiervan. Dit zal vaak het geval zijn als het gaat om grotere beleidsmatige aangelegenheden die tot de bevoegdheid van de raad behoren en waarvan de raad nog niet eerder de kaders heeft vastgesteld.

Over raadsvoorstellen waarbij het niet gaat om nieuw kaderstellend beleid, of de wijziging hiervan, zoals bijvoorbeeld verordeningen die vanuit hogere regelgeving worden opgelegd en waarbij weinig tot geen beleidsvrijheid bestaat of beleid waarvan de raad reeds de kaders heeft vastgesteld, beslist het college over het niveau van samenspraak. Het college moet dit wel motiveren en de raad hiervan zo spoedig mogelijk in kennis stellen.

Zie verder artikel 4 van de verordening en de toelichting daarbij.

In lid 6 is aangegeven in welke gevallen er geen samenspraak behoeft plaats te vinden. De aanvraag omgevingsvergunning (reguliere procedure) is hier opgenomen. Deze procedure is bijvoorbeeld van toepassing bij aanvragen omgevingsvergunning voor bouwactiviteiten, zoals het uitbreiden van een winkelpand, maar ook voor gebruikswijzigingen zoals veranderen van kantoorruimte in woonruimte.

Op dergelijke aanvragen dient binnen een periode van acht weken beslist te zijn. Wordt niet tijdig beslist dan is de vergunning van rechtswege verleend. Gelet op dit korte tijdsbestek is hier geen ruimte voor samenspraak. Eventueel is wel samenspraak mogelijk voorafgaande aan de aanvraag om omgevingsvergunning. De belangen van de aanvrager en derden zijn dan zorgvuldiger af te wegen.

Voor samenspraakprocedures bij bestemmingsplannen zijn aparte procesafspraken gemaakt met de raad.

In lid 7 is aangegeven in welke gevallen er een afgewogen en onderbouwde keuze moet worden gemaakt of samenspraak zal plaatsvinden of niet.

In de sub b opgenomen mogelijkheid wordt uiteraard niet bedoeld het niet tijdig in gang zetten van het traject.

Artikel 3 Samenspraakgerechtigden

Dit sluit aan bij artikel 150 van de Gemeentewet. Het begrip 'belanghebbende' is in artikel 1:2 Awb gedefinieerd.

Artikel 4 Samenspraakprocedure

Samenspraak begint met het opstellen van een procesvoorstel. Dit voorstel wordt ter vaststelling aangeboden aan het bevoegde bestuursorgaan.

Indien het bevoegde bestuursorgaan beslist om geen samenspraak toe te passen, omdat bijvoorbeeld de uitzonderingen van artikel 2, zesde en zevende lid van toepassing zijn, wordt geen procesvoorstel opgesteld.

In het advies aan het bevoegde bestuursorgaan wordt gemotiveerd aangegeven waarom geen samenspraak wordt toegepast.

Het verantwoordelijke bestuursorgaan beslist bij het opstellen van nieuw beleid, of wijziging hiervan expliciet over de in het tweede lid van dit artikel genoemde punten:

• a.

  Met speelruimte wordt bedoeld: wat ligt al vast, wat nog niet, hoeveel beïnvloedingsruimte is er? Afhankelijk van het niveau van samenspraak, zal deze beïnvloedingsruimte verschillen (zie verder de toelichting bij dit artikel omtrent de drie niveaus van samenspraak).

• b.

  Welk doel wordt met de participatie nagestreefd? Het kan bijvoorbeeld gaan om:

  • •

    creativiteit uit de stad aanboren om een zo goed mogelijke inhoud te krijgen bij het vormen van beleid

  • •

    wensen te inventariseren

  • •

    belangen en ideeën op transparante wijze wegen

  • •

    alternatieven te laten aandragen

  • •

    kwaliteit van het beleid en plannen vergroten

  • •

    beleid een nadere invulling geven

  • •

    samenwerking met partners en betrokkenen te verbeteren

  • •

    draagvlak verkennen

• c.

  Op welke schaal speelt de samenspraak zich af: buurt, wijk, stadsdeel of stedelijk niveau?

• d.

  Wie zijn gerechtigd aan de samenspraak deel te nemen?

• e.

  Wat is de status van de inbreng van de deelnemers? Deze moet aangegeven worden aan de hand van de samenspraakniveaus.

Zoetermeerse samenspraakladder: drie samenspraakniveaus

Het is noodzakelijk dat er bij samenspraakprocedures vooraf een volstrekt heldere beschrijving ligt van de beïnvloedingsruimte die de deelnemers aan de samenspraak hebben. Daarom gebruiken we de Zoetermeerse samenspraakladder. Deze kent drie niveaus oplopend van het laagste naar het hoogste niveau van samenspraak:

1.Informeren

De bestuursorganen bepalen de agenda, geven duidelijke informatie en houden betrokkenen op de hoogte. Het betreft bijvoorbeeld onderwerpen waar de burger nauwelijks tot geen invloed op kan uitoefenen, omdat de beïnvloedingsruimte te beperkt is. Te denken valt aan vraagstukken die zo complex of abstract zijn dat er eerst bestuurlijke keuzes gemaakt moeten worden. Plannen worden door de bestuursorganen opgesteld. Betrokkenen worden door de bestuursorganen geïnformeerd, bijvoorbeeld door een wijkbericht, een informatieavond of via de website.

Betrokkenen kunnen hun vragen kwijt. Vragen worden beantwoord. Meningen en suggesties worden zo mogelijk meegewogen in de verdere besluitvorming.

2.Consulteren

De bestuursorganen bepalen de agenda, geven duidelijke informatie en houden betrokkenen op de hoogte. Meningen, suggesties, ervaringen en ideeën worden actief geïnventariseerd. Het bestuursorgaan verwerkt deze zoveel mogelijk in het te nemen besluit, maar kan bij uiteindelijke besluitvorming hiervan onderbouwd afwijken. Het bestuursorgaan stelt een eindverslag op van de samenspraak waarna dit wordt vastgesteld door het bevoegde bestuursorgaan. Na vaststelling communiceert het bestuursorgaan het eindverslag zo snel mogelijk via de website en naar de deelnemers. De bestuursorganen zien betrokkenen als gesprekspartner bij de ontwikkeling van beleid. Het proces richt zich op het inventariseren van ervaringen, meningen en nieuwe ideeën. Belangrijk is dat zo inzicht verkregen wordt in de wereld van de betrokkenen. De rol van de deelnemer in de samenspraakprocedure is die van geconsulteerde. Plannen worden door de bestuursorganen opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces.

3.Coproduceren

Het bestuursorgaan en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. Het bestuursorgaan verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. Het bestuursorgaan en deelnemers werken echt als samenwerkingspartners. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. Dit heet een open plan proces.

f. Hoe wordt het samenspraakproces ingericht?

Start, doorlooptijd, wijze van aanpak en de wijze waarop en het tijdstip waarop de deelnemers worden geïnformeerd over het verloop van de procedure en de uitkomsten van de samenspraak. Daarnaast ligt vast wanneer de deelnemers worden geïnformeerd over de uiteindelijke besluitvorming.

In het derde lid is vermeld dat het voornemen om samenspraak te houden op gepaste wijze bekend wordt gemaakt. Wat "gepast" is, is afhankelijk van de reikwijdte van de samenspraak. De wijze van bekendmaking kan variëren van publicatie op de website, in een krant, een huis-aan-huisblad of bijvoorbeeld een persoonlijke brief. In ieder geval vindt bekendmaking plaats op www.zoetermeer.nl.

Met de in het vierde lid genoemde 'speciaal voor het onderwerp ingestelde adviesorganen' worden onder meer de Wmo-raad en de WZI begeleidingscommissie bedoeld. Indien nieuw beleid wordt ontwikkeld brengen zij daarover advies uit. Dit kan reeds gezien worden als een vorm van samenspraak. Indien uitsluitend deze organen bij de samenspraak worden betrokken, ligt het niet in de rede om een procesvoorstel omtrent de vorm en inhoud van samenspraak op te stellen.

Artikel 5 Eindverslag samenspraakprocedure

Een eindverslag van de gevolgde samenspraakprocedure wordt altijd opgesteld als een procesvoorstel is gemaakt.

In het eindverslag communiceert het bevoegde bestuursorgaan duidelijk:

• -

  hoe de procedure feitelijk is verlopen;

• -

  de resultaten van de samenspraak door een korte zakelijke weergave van de inbreng van de deelnemers aan de samenspraak;

• -

  de reactie van het bevoegde bestuursorgaan, wat er met de resultaten is of wordt gedaan, en de overwegingen daarbij.

In het derde lid is bepaald dat het bestuursorgaan het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar maakt op www.zoetermeer.nl. Degenen die hebben deelgenomen aan de samenspraak ontvangen in beginsel een digitaal exemplaar van het eindverslag, tenzij dit aantal omvangrijk is, dan wordt volstaan met een algemene bekendmaking.

De verplichting tot een burgerjaarverslag staat niet meer in de Gemeentewet, maar in Zoetermeer wordt nog een burgerjaarverslag opgesteld.

Artikel 6 Overgangsrecht- en slotbepalingen

De wijzigingen hebben eerbiedigende werking bij inwerkingtreding van de verordening, voor beleidsvoornemens waarvoor ten tijde van de inwerkingtreding reeds een samenspraakprocedure was opgestart wordt de oude verordening toegepast.

Deze verordening wordt aangehaald als: Samenspraakverordening.