Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent de leefomgeving Beleidsplan voor de fysieke leefomgeving van Zoeterwoude: Dichtbij en verantwoordelijk, 2014-2018

Voor u ligt het Beleidsplan voor de fysieke leefomgeving van Zoeterwoude: Dichtbij en verantwoordelijk.

De wet Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH) geeft aan dat aan zowel vergunningverlening, toezicht als handhaving een beleid ten grondslag moet liggen. Binnen Zoeterwoude vindt handhaving al een aantal jaren plaats op basis van vastgesteld beleid. Voor vergunningverlening was er geen beleid opgesteld.

De Wet gaat er vanuit dat prioritering van vergunningverlening, toezicht  en handhaving op een objectieve wijze geschiedt zoals omschreven in vastgesteld beleid. Gedurende het kalenderjaar dient te worden gemonitord of de in het beleid omschreven doelstellingen worden gehaald of dat bijgestuurd moet worden.

Binnen dit beleid gaan vergunningverlening, toezicht en handhaving hand in hand. Immers daar waar de gemeente de prioriteit legt bij vergunningverlening dient dit een vervolg te krijgen bij toezicht en handhaving. Alleen op deze wijze kan inbedding van prioriteiten plaatsvinden.

In dit beleidsplan worden allereerst de kaders opgenomen op basis waarvan prioritering plaatsvindt. Vervolgens wordt uitgewerkt wat dit praktisch gezien voor gevolgen heeft voor vergunningverlening toezicht en handhaving, de wijze waarop hierop wordt gemonitord en bijgestuurd.

Dit beleidsplan voor de fysieke leefomgeving van Zoeterwoude sorteert voor op de nog te ontwikkelen Omgevingsvisie (regio) en het Omgevingsplan (lokaal). Omdat de ontwikkeling van deze twee onderwerpen nog even op zich laat wachten (verwachting 2015-2016) is ervoor gekozen om, redenerend vanuit de kaders uit de wet VTH én de toekomstige Omgevingswet, een beleidsplan voor de fysieke leefomgeving op te stellen. Uiteraard vormt de huidige regelgeving vanuit de WABO/Bor, WRO en wet VTH de basis. Naast de wettelijke kaders spelen de kaders voor de fysieke leefomgeving zoals opgenomen in het coalitieprogramma/collegeprogramma een belangrijke rol.

Dit beleidsplan op de fysieke leefomgeving wordt een maal per vier jaar opgesteld. Omdat de door het bestuur gestelde uitgangspunten leidend zijn, loopt de duur van het beleidsplan gelijk aan die van de bestuurlijke periode van de raad (2014-2018).

Een goede fysieke leefomgeving moet er toe leiden dat bewoners en gebruikers van de openbare ruimte hun leefomgeving als schoon en aantrekkelijk ervaren, zodat ze er graag wonen, werken en verblijven. Daarbij gaat het om bijvoorbeeld milieuaspecten, zoals geluid- en stankoverlast, de aanpak van bodemvervuiling, veiligheidsrisico's van bedrijvigheid en afvalinzameling, maar ook over de aanwezigheid en kwaliteit van groen en de bebouwing in de leefomgeving. Ook de Drank- en horecawet en APV vallen onder de paraplu van de fysieke leefomgeving en vormen onderdeel van dit beleidsplan.

Artikel 2.1 De fysieke leefomgeving en de wet

De WABO/Bor en Wro en de wet VTH rechten zich onder andere op borging van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Naast het stellen van eisen aan de kwaliteit en de kwantiteit van de uitvoerende organisatie, richt de wet zich op een gesloten cirkel van een beleidscyclus en uitvoeringscyclus (visie, doelen, en prioriteiten, strategie, programma en verslag, evaluatie, werkwijze, uitvoering en monitoring).

De Omgevingswet richt zich op het vereenvoudigen van regelgeving met betrekking tot de fysieke leefomgeving in de meest brede zin van het woord. Het doel van de Omgevingswet is ruimte creëren waardoor slagvaardig en flexibel kan worden ingespeeld op initiatieven. De basis is vertrouwen in plaats van vanuit wantrouwen zoveel mogelijk regels opstelle

Artikel 2.2 De fysieke leefomgeving en het coalitieprogramma

In het coalitieprogramma 2014-2018 en het hierop aansluitende collegeprogramma staat  over de fysieke leefomgeving het volgende opgenomen. Vergunningverlening, toezicht  en handhaving vinden gestructureerd en consequent plaats op basis van actuele wetgeving. Regelgeving wordt waar mogelijk vereenvoudigd ten dienste van burgers, bedrijven en organisaties. Binnen de bebouwde kom vindt alleen nieuwbouw plaats bij herstructurering. Buiten bebouwde kom vindt alleen nieuwbouw plaats in Meerburg en Zwethof.

Nieuwe vormen van bedrijvigheid kunnen zich voldoende ontwikkelen binnen de bestaande planologische kaders.

Het bestuur wil in een vroegtijdig stadium in gesprek gaan met burgers, instellingen en bedrijven, hen uit nodigen en faciliteren om gezamenlijk initiatieven op te pakken en te ontwikkelen. Daarnaast worden burgers vroegtijdig betrokken bij veranderingen in de woonomgeving. Zij worden vervolgens goed geïnformeerd over de besluitvorming hierover.

De economische en recreatieve functie van het Groene Hart wordt bevorderd.  Er vindt een dialoog plaats met agrariërs en andere betrokkenen over intensieve veehouderij, landschappelijke inpassing, dierenwelzijn, milieu en recreatieve ontwikkelingen. Daarnaast wordt aangegeven dat het Groene Hart zijn karakter dient te behouden.

Afvalinzameling is ingericht met focus op recycling. Burgers en bedrijven worden gestimuleerd om afvalstromen zoveel mogelijk bij de bron aan te pakken.

Er moet aandacht zijn voor leefbaarheid en voldoende ruimte voor groen en speelgelegenheid.

Rode draad in deze kaders is vereenvoudiging van regelgeving ten behoeve van de burgers en bedrijven waardoor initiatieven en bedrijvigheid zich kunnen ontwikkelen. Daarnaast ligt de focus op het behoud van het landelijk gebied.

Uit deze zaken vloeit voort dat vergunningverlening, toezicht en handhaving gestructureerd plaats moeten vinden en het landelijk gebied behouden dient te worden met oog voor de belangen van agrariërs, dierenwelzijn, milieu en recreatieve ontwikkelingen.

Artikel 2.3 De fysieke leefomgeving en de gebruikers

Binnen de fysieke leefomgeving moet het belang van alle gebruikers zo goed mogelijk worden gediend. Het mag duidelijk zijn dat deze belangen zeer tegenstrijdig kunnen zijn. Dat wat voor de ene inwoner belangrijk is, kan voor de ander van zeer ondergeschikt of geen belang zijn.

De roep om een terugtredende overheid is groot. Dit uit zich in de grote vraag naar deregulering. De burger vraagt om meer vrijheid en minder regeldruk, maar vraagt wel om een waarborging van de fysieke veiligheid en de volksgezondheid en leefbaarheid als basis. Dit wordt bevestigd op momenten dat zich een incident voor doet in de fysieke leefomgeving.

De overheid heeft daarom in haar terugtredende rol vooral een taak waar het gaat om de veiligheid en de volksgezondheid en leefbaarheid en gaat uit van vertrouwen. Dit uit zich onder andere in de uitbreiding van de mogelijkheid voor vergunningvrij bouwen, het steeds ruimer worden van het gebied voor welstandsvrij bouwen etc.

Inwoners en bedrijven beseffen steeds meer dat zij zelf de eigenaar zijn  van de fysieke leefomgeving en zij voelen zich steeds meer verantwoordelijk voor een goede staat van deze leefomgeving. Rekening houdend met de eigen belangen en die van andere inwoners en bedrijven. Dit schept ruimte voor initiatieven en brengt verantwoordelijkheid met zich mee ten opzichte van anderen.

Artikel 3.1 Visie op de fysieke leefomgeving

De verschillende wetten, belangen en behoeften gericht op de fysieke leefomgeving vragen om het maken van keuzes. Waar ligt de verantwoordelijkheid bij de gemeente Zoeterwoude en waar ligt dit bij de burgers zelf? Hiertussen ligt uiteraard een grijs gebied. De uitdaging is om hier goed mee om te gaan. De uitgangspunten van de wetgeving, het coalitieprogramma en het belang van de burgers binnen de fysieke leefomgeving worden omvat in de volgende visie:

Artikel 3.2 Kaders voor de fysieke leefomgeving

Om op een goede wijze uitvoering te kunnen geven aan dit beleidsplan en deze te vertalen naar de taken van de gemeente voor de fysieke leefomgeving, zijn kaders gesteld. Het doel van deze kaders is om als overheid toetsbaar en transparant te zijn, waarbij ongewenste situaties worden voorkomen.

• 1.

  Vergunningverlening, toezicht en handhaving: twee kanten van de medaille:

  Daar waar bij vergunningverlening de focus vanuit veiligheid en volksgezondheid en leefbaarheid wordt gelegd zet zich dit consequent door in toezicht en handhaving. Vergunningverlening, toezicht en handhaving vinden plaats op basis van prioriteitstelling.

• 2.

  Ruimte geven waar kan, consequent en effectief optreden waar moet

  Deregulering, de verruiming van vergunningvrij bouwen, vermindering van de welstandseisen én de toekomstige verruiming van het bestemmingsplan (straks Omgevingsplan) geven veel ruimte voor ontwikkeling op maat. Verschil kan en mag er zijn. De regels vanuit wetgeving, fysieke veiligheid, volksgezondheid, leefbaarheid én het behoud van de landschappelijke omgeving dienen wel te worden nageleefd. Deze regels worden bewaakt en daar waar nodig zal consequent en effectief worden opgetreden. Vastgestelde regels zijn leidend maar uitzonderingen zijn mogelijk mits deze transparant, gemotiveerd en niet willekeurig zijn. Het bestaan van regels betekent niet dat wij zelf stoppen met nadenken.

• 3.

  Duidelijke communicatie als basis bij vergunningverlening, toezicht en handhaving

  Duidelijke communicatie vergroot het acceptatievermogen en naleefgedrag. Duidelijkheid betekent ook heldere regels en waar mogelijk minder regels. Goede voorlichting aan inwoners en bedrijven en consequent gedrag biedt houvast voor burgers en bedrijven. Hierbij staan “afspraak is afspraak” en “verantwoordelijkheid in gezamenlijkheid” centraal.

• 4.

  Integraal en effectief

  De medewerkers hebben allen hun eigen specialisme. Integraliteit en samenwerking van de verschillende vakdisciplines staan voorop.

  Voor de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening toezicht en handhandhaving zijn zware kwaliteitseisen gesteld. Samenwerking met (overheids)partners in de regio is daardoor een vereiste. Het gebruiken van elkaars expertise staat hierbij centraal.

  Voor kennisdeling op het gebied van vergunningverlening en voor toezicht en handhaving worden regionale klankbordgroepen ingesteld. Deze komen 2-4 maal per jaar bijeen om kennis en ervaring te delen.

Om uitvoering te kunnen geven aan de visie en de kaders worden deze vertaald naar ambities, doelstellingen en acties.

Artikel 4.1 Ambitie:

Zoeterwoude zet zich primair in voor de belangen van burgers en bedrijven door de hoogste prioriteit te schenken aan de fysieke veiligheid, de volksgezondheid en leefbaarheid. Daarbij is het behoud van de landelijke omgeving een belangrijke kernwaarde. De prioritering van alle VTH activiteiten is aan deze ambitie gekoppeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het voorkomen van financiële schade voor de gemeente, het bestuurlijk imago en cultuurhistorische waarden.

Artikel 4.2 Doelstellingen en acties

Acties:

• -

  De website van de gemeente is actueel.

• -

  De medewerkers aan de frontoffice/KCC kennen de meest actuele regelgeving en kunnen algemene vragen beantwoorden of verwijzen naar gespecialiseerde informatie op internet

• -

  Tijdens het vooroverleg voor een Omgevingsvergunning wordt met de aanvragers meegedacht in termen” Er is veel mogelijk, mits…..”  Dit zorgt voor een snelle doorloop bij de daadwerkelijke vergunningaanvraag of voorkomt onnodige of kansloze vergunningaanvragen en tijdrovende handhavingsacties.

• -

  Voorafgaande aan de eventuele indiening van een aanvraag Omgevingsvergunning kan een concept-aanvraag worden ingediend om de haalbaarheid van het gewenste plan te toetsen.

• -

  Bij aanvragen in afwijking van het bestemmingsplan wordt de aanvrager gestimuleerd vooraf in contact te treden met de buren en aan hun door middel van een burenbrief, goedkeuring te vragen. Dit kan het proces van de vergunningaanvraag versnellen.

• -

  Heldere communicatie over primaire verantwoordelijkheid van burgers en bedrijven én over consequent handhaven van zaken die niet mogen.

Acties:

• -

  Gemeentelijke regels op het gebied van de leefomgeving worden beoordeeld op actualiteit, relevantie en toegevoegde waarde. Overbodige regels worden ingetrokken.

• -

  Wet en regelgeving die blijft bestaan wordt consequent toegepast.

• -

  Goed naleef gedrag wordt beloond met minder controles. Slecht naleef gedrag wordt bestraft met meer controles.

• A.

  De gemeente maakt in beginsel aan iemand over wie zij een klacht, melding of verzoek om handhaving ontvangt, bekend wat de klacht, de melding of het verzoek om handhaving is, en wie de indiener ervan is

• B.

  De gemeente behandelt anonieme klachten, meldingen en verzoeken om handhaving niet

• C.

  De gemeente kan tegemoet komen aan een verzoek van een klager of melder om anoniem te blijven voor degene over wie hij klaagt of iets meldt

• D.

  Na ontvangst van een verzoek om handhaving deelt de gemeente aan de verzoeker mee dat zijn identiteit bekendgemaakt wordt aan de andere partij, zodat de verzoeker daarop kan reageren

Acties:

• -

  Bij het verstrekken van een vergunning wordt een handhaafbaarheidstoets uitgevoerd.

• -

  Bij het opstellen van nieuwe beleidsregels wordt de afstemming met zowel vergunningverlening, toezicht  als handhaving gezocht zodat regels goed handhaafbaar zijn.

• -

  De prioriteiten van de risicoanalyse gelden voor zowel vergunningverlening, als toezicht en handhaving.

• -

  Controlerapporten worden altijd gecommuniceerd met de vergunningverleners.

Acties:

• -

  Bij overtredingen wordt in eerste aanleg bekeken of legalisatie mogelijk is.

• -

  Is dit niet het geval, dan worden de stappen zoals opgenomen in de Landelijke Handhavingsstrategie (sanctioneren) gevolgd. Deze  maakt onderdeel uit van dit beleidsplan.

Artikel 5.1 Noodzaak tot prioriteren

Het is niet mogelijk om alle ambities met volle kracht uit te voeren. De capaciteit is hiervoor niet toereikend. Daarnaast leidt het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving tot een extra claim op de beschikbare capaciteit.

Dit vraagt om het maken van keuzes. Niet alles kan hierdoor even intensief worden getoetst en gehandhaafd. Om de beschikbare middelen zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten, wordt een risicoanalyse uitgevoerd. Op basis van de risicoanalyse worden prioriteiten gesteld. De beschikbare capaciteit wordt aan de prioriteiten toegedeeld

Artikel 5.2 Wijze van prioriteren

Om de beschikbare capaciteit voor vergunningverlening, toezicht en handhaving zo efficiënt mogelijk in te zetten is aansluiting gezocht bij het systeem van de “risicomatrix”. Met dit systeem, met scores voor negatieve effecten en kansen, wordt een brede ordening aangebracht waardoor prioritering makkelijk wordt. De risicoanalyse helpt door haar structuur bij het rationaliseren van keuzes.

De risicomatrix gaat uit van een formule waarmee de prioriteit wordt bepaald, te weten:

- Risico = negatief effect maal de kans dat het effect zich zal voordoen (R = NE x K)

Alle taken zijn onderverdeeld in activiteiten (bijlage 1). Per activiteit worden het negatieve effect en de kans bepaald, als volgt:

Negatieve effecten:

Er worden zes soorten negatieve effecten onderscheiden, die de overheid met gedragsvoorschriften tracht te voorkomen. Deze negatieve effecten liggen op de volgende gebieden:

- Fysieke veiligheid.

- Volksgezondheid.

- Bestuurlijk imago.

- Kwaliteit sociale leefomgeving.

- Natuur-/Cultuurhistorische waarden.

- Financiële schade/aansprakelijkheid.

Elk negatief effect kan van 1 (nauwelijks ) tot en met 5 (zeer groot) scoren.

Deze scores worden opgeteld en daarna gedeeld door zes. Dit resulteert in een gemiddelde, en dat is de totaalscore voor het negatieve effect.

Kans:

Bij de kans gaat het om de kans op niet-spontane naleving, of de kans dat de overtreding wordt gemaakt.

Er zijn vijf categorieën van (niet-)spontane naleving. Bij de beoordeling van deze categorieën gaat het om hoe de doelgroep deze inschat.

De vijf categorieën van (niet-)spontane naleving zijn de volgende:

- Kennis van regels (is de wet- en regelgeving bij de doelgroep voldoende bekend en duidelijk?).

- Kosten-baten (hoe verhouden zich de [im]materiële voor- en nadelen die uit overtreden of naleven van de regel volgen, uitgedrukt in tijd, geld en moeite?).

- Mate van acceptatie bij de doelgroep (in welke mate vindt de doelgroep het beleid en de regelgeving redelijk?).

- Gezagsgetrouwheid van de doelgroep (in welke mate is de doelgroep bereid om zich te conformeren aan het gezag van de overheid?).

- Informele controle (hoe groot is de geschatte kans op positieve/negatieve sanctionering van het gedrag van de doelgroep door niet-overheidsinstanties?).

Elke kans kan van 1 (nauwelijks) tot en met 5 (zeer groot) scoren. De scores worden opgeteld en gedeeld door vijf (gemiddelde).

De score voor negatief effect en kans worden vermenigvuldigd. De uitkomst is de score van het risico. Deze score wordt in gedeeld in de categorieën zeer laag tot zeer hoog.

Categorie Score

Zeer laag 1-4

Laag 4-5,5

Gemiddeld 5,5-7

Hoog 7-9

Zeer Hoog 9-16

Artikel 5.3 Toepassen van de prioritering

Binnen het aandachtsgebied van de Omgevingsvergunning, APV en Drank- en Horecawet  zijn categorieën vastgesteld. De risicomatrix wordt op alle verzamelde categorieën in het kader van de Omgevingsvergunning toegepast voor vergunningverlening, toezicht en handhaving.

In het uitvoeringsprogramma vergunningverlening, toezicht en handhaving, wordt jaarlijks aangegeven aan welke thema’s binnen de fysieke leefomgeving de hoogste prioriteit wordt gegeven. Een en ander op basis van de hoogte van het risico. De beschikbare capaciteit wordt hieraan toegedeeld . Binnen de beschikbare capaciteit is 10% beschikbaar/gereserveerd voor bestuurlijke prioriteiten.

Artikel 5.4 Uitvoeringsplan

Binnen het jaarlijks op te stellen uitvoeringsplan vergunningverlening, toezicht en handhaving, wordt opgenomen:

• -

  De prioriteitstelling voor vergunningverlening, toezicht en handhaving op basis van de opgestelde categorieën, de  risicomatrix en zich nieuw voordoende problematiek. Deze uitkomst wordt beschouwd als de probleem analyse.

• -

  De beschikbare capaciteit.

• -

  Het aantal te verwachten aanvragen Omgevingsvergunning.

• -

  De wijzigingen in wet- en regelgeving die invloed hebben op de inhoud van het werk en daarmee op de capaciteit.

Het Uitvoeringsplan (bijlage 3) is gebaseerd op het in deze notitie opgestelde beleid.

Binnen de wet  VTH worden zware eisen gesteld aan de capaciteit en kwaliteit van de medewerkers. Om de kwaliteit op de verschillende gebieden van de Omgevingsvergunning te borgen moeten medewerkers zich meer specialiseren op een bepaald onderdeel (vergunningverlening, toetsing en handhaving, juridische taken). Dat vraagt van de medewerkers in Zoeterwoude een andere minder integrale werkwijze, maar door dat taken frequenter worden uitgevoerd zal dit naar verwachting leiden naar een hogere kwaliteit.

Ook aan de capaciteit stelt de Wet VTH hoge eisen. Voor ieder vakgebied (totaal 26) dienen minimaal 2 fte aangesteld te zijn. Deze eis is gesteld om de kwaliteit en de voortgang te waarborgen en onderlinge kennisdeling te stimuleren. Zoeterwoude kan, net als vele andere gemeenten, niet aan deze capaciteitseis voldoen.

Daarom is besloten om in regionaal verband samen te werken met de gemeente Leiden, Leiderdorp, Noordwijk en de ODWH. Samen voldoen de gemeenten wel aan de capaciteitseis. Er zijn afspraken gemaakt  om daar waar capaciteitstekorten ontstaan, bij elkaar de kennis en capaciteit in te huren. Verder is afgesproken dat minimaal twee maal per jaar een vakberaad plaatsvindt van de verschillende vakdisciplines. Dit om onderlinge kennisdeling te stimuleren.

De regio gemeenten hebben hiertoe een verbeterprogramma opgesteld dat kennisdeling, onderling inhuren van capaciteit en het komen tot gezamenlijk technisch VTH beleid regelt. Het gezamenlijke VTH beleid zal zich uitsluitend richten op de zaken die voor alle gemeenten hetzelfde zijn. Denk hierbij aan opleidingen, voldoen aan wet en regelgeving, wellicht verdere standaardisering van processen etc. Volgens de planning is dit technische regionale beleid in juni 2015 gereed. Waar nodig zal deze beleidsnotitie hierop worden aangepast

Artikel 6.1 Beschikbare capaciteit vs prioriteit

Zoals hiervoor aangegeven moeten de medewerkers groeien van generalist naar meer specialist. Dat zorgt voor een ander werkpakket en een herschikking van de uren. Op basis van de voorkeuren van de medewerkers zijn de taken herschikt. Per 1 oktober 2014 is een pilot gestart met de herschikking van deze taken. Twee wekelijks wordt gemonitord of de beschikbare capaciteit voldoende is en/of bijstelling of her prioritering moet plaatsvinden. Zoals in hoofdstuk 5 is aangegeven, vindt prioritering van de activiteiten plaats op basis van het systeem van de Risicomatrix.

Jaarlijks wordt in het uitvoeringsprogramma de beschikbare capaciteit opgenomen en gekoppeld aan de prioriteiten en activiteiten. Het Tijdregistratiesysteem wordt ingericht op de activiteiten die in het systeem van de Risicomatrix zijn benoemd. Dit zijn wezenlijk andere activiteiten dan in 2014 waren opgenomen. Het is daardoor lastig om op voorhand de uren aan de activiteiten te koppelen. In de periode januari 2015 tot en met april 2015 vindt een pilot plaats. Op basis van de evaluatie van deze pilot kan een bijstelling in de capaciteitsraming plaatsvinden.

Artikel 6.2 Kostendekkende leges

Het streven is om de leges dienen in principe kostendekkend te laten zijn, dit zonder aanvragers van een Omgevingsvergunning nodeloos op kosten te jagen. De gemeente treedt niet in de rol van extern advies bureau, maar indien meer inhoudelijk advies wordt gevraagd dan de standaard, worden de kosten hiervoor in rekening gebracht bij de aanvrager.

De legesverordening is transparant en goed leesbaar voor de aanvragers van een Omgevingsvergunning.

De ontwikkelingen van de leges worden jaarlijks gemonitord op mate van transparantie en kostendekkendheid.

De in de vorige hoofdstukken omschreven doelstellingen, acties en prioriteiten dienen ook daadwerkelijk te worden nageleefd. Om dit te borgen wordt binnen de wet VTH het  zgn “Big Eigth Model” ingevoerd:

Dit model vormt de basis voor de control op de uitvoering van het beleidsplan voor de fysieke leefomgeving van Zoeterwoude. Onderstaand volgt per onderwerp een nadere toelichting.

Artikel 7.1 Rapportage en evaluatie

In dit beleidsplan wordt aangegeven dat de fysieke veiligheid, de volksgezondheid, de leefomgeving en het landelijk gebied extra aandacht behoeven. Dit is uitgewerkt in de vier doelstellingen: Optimaliseren van communicatie, Verminderen van regels en stimuleren eigen verantwoordelijkheid burgers en bedrijven bij naleving van wet en regelgeving die wel blijft bestaan, Vergunningverleners, toezichthouders en handhavers hebben de zelfde prioriteiten en werken zo efficiënt mogelijk samen, Sanctioneren op basis van de aard van de overtreding (zie voor de uitwerking paragraaf 4.2).  

Door middel van de jaarlijkse evaluatie van het uitvoeringsprogramma wordt beoordeeld of:

• -

  De geformuleerde doelstellingen zijn behaald.

• -

  De prioriteitstelling heeft voldaan aan de verwachtingen.

• -

   De beschikbare capaciteit toereikend was.

• -

  Wijzigingen in wet en regelgeving gevolgen hebben gehad voor het behalen van de doelstellingen.

• -

  Welke onderwerpen in het nieuwe jaar extra aandacht behoeven.

Voor deze evaluatie wordt een format gebruikt (bijlage 4).

Voor vergunningverlening richt de evaluatie zich op:

• -

  Tijdigheid van de vergunning.

• -

  Actualiteit van de vergunning.

• -

  Juridische kwaliteit van de vergunning blijkend uit het aantal bezwaar- en beroepszaken

• -

  Juridische kwaliteit van de bezwaar- en beroep procedure/het aantal (gewonnen en verloren) beroep- en bezwaarprocedures in relatie tot het aantal genomen besluiten.

Voor toezicht en handhaving richt de evaluatie zich op:

• -

  Toepassen sanctiestrategie.

• -

  Naleefgedrag.

• -

  Bezoekfrequentie.

• -

  Tijdigheid van de (her) controle.

• -

  Tijdigheid versturen controle verslag en brief.

• -

  Prestaties Zoeterwoude ten opzichte van de regio.

Artikel 7.2 Strategisch beleidskader

Zoeterwoude en haar medewerkers handelen waar het gaat om vergunningverlening, toezicht en handhaving en ontwikkeling van het Omgevingsplan op basis van het beleidskader zoals aangeven in de ambitie: “Zoeterwoude zet zich primair in voor de belangen van burgers en bedrijven door de hoogste prioriteit te schenken aan de fysieke veiligheid, de volksgezondheid en leefbaarheid. Daarbij is het behoud van de landelijke omgeving een belangrijke kernwaarde. De prioritering van alle VTH activiteiten is aan deze ambitie gekoppeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het voorkomen van financiële schade voor de gemeente, het bestuurlijk imago en cultuurhistorische waarden”.

Artikel 7.3 Operationeel beleidskader

Artikel 7.3.1 Processen

Voor de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn de basiswerkzaamheden afgestemd door middel van procesafspraken. Deze proces afspraken zijn per werkproces in procesbeschrijvingen en processchema’s vastgelegd en uitgewerkt en voor iedereen toegankelijk. Bij wijzigingen als gevolg van wijziging van wet- en regelgeving of verschuiven van taken binnen de organisatie worden de uitgewerkte procesbeschrijvingen en processchema’s aangepast.  

Artikel 7.3.2 Bestemmingsplannen

Voor beoordeling van aanvragen is het van belang dat bestemmingsplannen actueel zijn. Met inachtneming van de Omgevingswet worden alle bestemmingsplannen in de komende jaren omgevormd tot een Omgevingsplan. Doel van het nieuwe Omgevingsplan is een voor burgers en bedrijven makkelijk toegankelijk en begrijpelijk inzicht in de fysieke leefomgeving in Zoeterwoude waarbij deregulering centraal staat. Omgevingsplan moet bijdragen aan het verminderen van  procedures (afwijkingen van het bestemmingsplan).

Na een pilot waarbij het bestemmingsplan Landelijk gebied wordt omgezet in een Omgevingsplan zal op basis van de opgedane ervaring een planning worden opgesteld om alle overige bestemmingsplannen om te vormen tot een Omgevingsplan. Naast de pilot worden ook de criteria voor afwijkingsbesluiten ontwikkeld en omgezet in beleid.

Artikel 7.3.3 Toezicht

De toezichtstrategie van Zoeterwoude richt zich op belonen en straffen. Dit houdt in dat bij regelmatige  overtreding van de regels er vaker een controle zal plaats vinden, ook onaangekondigd. De kaders zoals opgenomen in paragraaf 7. 1 en uitgewerkt in paragraaf 4.2 vormen hierbij de basis.

Het toezicht tijdens de bouw vindt plaats op basis van het Landelijk integraal toezicht protocol. Dit toezicht protocol is verwerkt in de applicatie SBA (zie hiervoor paragraaf 7.6.1). Als bijlage 5 is een samenvatting van dit protocol toegevoegd. De toezichthouder vult zijn bevindingen in op het controleformulier (bijlage 6).

Artikel 7.3.4 Gedogen

Gedogen is sterk ingekaderd in landelijke beleidsnota’s. Bij de bepaling of er sprake is van een gedoogwaardige situatie wordt aangesloten bij het landelijk gedoogbeleid.

Binnen Zoeterwoude is uitgangspunt, dat overtredingen slechts in zeer spaarzame gevallen gedoogd worden. Handhaven is regel, gedogen is uitzondering. In bijgaande gedoogstrategie zijn de voorwaarden etc. uitgewerkt (bijlage 7).

Artikel 7.3.4 Sanctioneren

Het bestuursrechtelijk en strafrechtelijk optreden bij overtredingen vindt plaats op basis van de Landelijke Handhavingsstrategie. 

Artikel 7.4 Planning en control

Artikel 7.4.1 Organisatorische condities

In het kader van transparantie, objectiviteit en het voorkomen van belangenverstrengeling vindt een scheiding plaats tussen:

• -

  Vergunningverlening en handhaving en

• -

  Planmatige handhaving en hercontrole (incl juridische opvolging)

Voor de specialisten en juristen is een scheiding tussen het verlenen van de vergunning (incl. toetsing activiteiten), de toezicht en handhavingstaken tijdens de bouw en bij bestaande bouw.

Handhavingsactiviteiten worden uitgevoerd door daartoe bevoegde medewerkers op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de Awb.

Bij intensieve en frequente controles vindt roulatie plaats tussen de handhavers. Dit om een handhavingsrelatie te voorkomen.

Buitengewone opsporingsambtenaren voor het handhaven van de APV en de Drank en Horecawet zijn via regiopartner Leiden aangesteld.

De bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden zijn volgens de bijlage vastgelegd. (bijlage 8)

Artikel 7.4.2 Kwaliteitsborging

Door middel van procesbeschrijvingen en processchema’s, het vier ogen principe, interne controles, audit, meten en sturen van klanttevredenheid wordt de kwaliteit van de producten beoordeeld en bijgestuurd. Het hoofd van de afdeling ziet toe op de resultaten van metingen en rapporteert als directievertegenwoordiger hierover aan het college.

Artikel 7.4.3 Interne controle/audit

Door middel van de jaarlijkse evaluatie van het uitvoeringsprogramma, vindt interne controle plaats op het proces en de resultaten.

Daarnaast voert het SP71 iedere vier jaar een audit uit, gericht op vergunningverlening, toezicht  en handhaving om de inzet, organisatie en het resultaat van de vergunningverlening en handhaving te vergelijken, te toetsen en te beoordelen.

Artikel 7.4.4 Meten en sturen van klanttevredenheid

Door middel van het houden van een klanttevredenheidsonderzoek (Waar staat je gemeente) meet Zoeterwoude periodiek de tevredenheid van de burgers. Aandachtspunten die uit dit onderzoek voortkomen, worden verwerkt in beleid.

Artikel 7.5 Voorbereiden

Artikel 7.5.1 Procesbeschrijvingen, processchema’s en protocollen en werkinstructies

Voor de voorbereiding en uitvoeren van de Wabotaken zijn protocollen opgesteld. Deze omvatten:

• -

  Procesbeschrijvingen, processchema’s  en werkinstructies in lijn met de strategie voor vergunningverlening en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over de Omgevingsvergunning.

• -

  Procesbeschrijvingen, processchema’s  en werkinstructies voor de naleefstrategie, de toezichtstrategie, de sanctiestrategie, de gedoogstrategie.

Artikel 7.5.1 Interne en externe afstemming

Voor een goede uitvoering van de taken is een goede in en externe afstemming vereist. In bijlage 9 staan alle vaste in- en externe overleggen opgenomen met daarbij het doel van het overleg . Resultaten van overleggen worden via de mail, mondeling en via het werkoverleg teruggekoppeld.

Artikel 7.5.2 Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling

Zoeterwoude communiceert over het beleidsplan, het jaarverslag en het uitvoeringsplan met andere handhavingsorganisaties zoals ODWH, brandweer, politie. De brandweer informeert Zoeterwoude jaarlijks over haar speerpunten. Deze worden verwerkt in het uitvoeringsplan.

Alle bestemmingsplannen (later Omgevingsplan) zijn raadpleegbaar via www. ruimtelijkeplannen.nl/zoeterwoude.

Openbare besluiten worden via de website www.zoeterwoude.nl   de gemeentelijke website en de lokale media gecommuniceerd.

Verordeningen en vastgesteld beleid worden gepubliceerd via www.overheid.nl en het Gemeenteblad.

Artikel 7.6 Uitvoeren

Zoeterwoude beschikt over voldoende kwantitatieve en kwalitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatie technisch, milieutechnisch, juriedisch en administratief mogelijk maken. Daar waar verdergaande digitalisering mogelijk is, worden de hiervoor benodigde middelen beschikbaar gesteld.

Artikel 7.6.1 Geautomatiseerd systeem

De gemeente Zoeterwoude werkt voor de vergunningenverlening, toezicht  en handhaving met applicatie StadsBeheer Administratie (SBA). Met dit systeem worden (aanvragen om) Omgevingsvergunning geregistreerd,  afgehandeld en toezicht- en  handhavingsprocessen gevoerd. Aan dit systeem zijn standaardbrieven en –besluiten gekoppeld voor de vergunningverlening, toezicht en handhaving. Vanuit SBA worden managementrapportages gegenereerd. Op basis hiervan vindt bijsturing plaats.

Artikel 7.6.2 Basisregistratie Adressen en Gebouwen

De BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) bevat basisgegevens van alle adressen en gebouwen in een gemeente. Kopieën van deze gegevens zijn verzameld in een Landelijke Voorziening (BAG LV). Het Kadaster beheert de BAG LV en stelt de gegevens beschikbaar aan organisaties met een publieke taak, instellingen, bedrijven en particulieren.

De BAG biedt eenduidige brongegevens, die gebruikt kunnen worden bij de handhaving.

De BAG is echter niet alleen een ondersteunend middel ten behoeve van de handhaving. De relatie tussen BAG en handhaving is wederzijds: de handhaving kan ook bijdragen aan het verzamelen van de basisgegevens voor de BAG. Jaarlijks worden namelijk in het kader van de BAG luchtfoto’s gemaakt, die vergeleken worden met de luchtfoto’s van het vorige jaar. Als uit deze vergelijking blijkt dat er nieuwe gebouwen bij zijn gekomen ten opzichte van het vorige jaar, wordt vanuit de BAG onderzocht of deze gebouwen met een vergunning opgericht zijn. De gebouwen die niet vergund zijn, zijn vergunningsvrij of illegaal. Ten gevolge van gewijzigde wetgeving zijn gebouwen steeds vaker vergunningsvrij. Gegevens omtrent deze gebouwen worden wanneer deze voldoen aan de voorwaarden van een pand, in de BAG verwerkt. De overige gebouwen worden toegevoegd aan de voorraad situaties die onderzocht moeten worden in het kader van de handhaving (toezicht, onderzoek naar legalisatie, sanctioneren, of eventueel, in bijzondere gevallen afzien van handhaving maar wel een wrakingsbrief toegezonden). Als de resultaten van de handhaving relevant zijn voor de BAG, worden zij in de betreffende registraties verwerkt.

Artikel 7.6.3 Veiligheidsvoorzieningen

Zoeterwoude draagt er zorg voor dat de werkomstandigheden van alle medewerkers voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Arbowet.

Artikel 7.7 Monitoren

Twee wekelijks wordt de voortgang van vergunningverlening, toezicht en handhaving gemonitord. Aan de hand van gegevens uit SBA wordt besproken welke nieuwe aanvragen zijn ontvangen, de aard hiervan, afgehandelde meldingen, afgehandelde aanvragen, de voortgang van de aanvragen.

De inhoudelijke kwaliteit van de producten wordt door de coördinator gecheckt. Daarnaast wordt het vier ogen principe toegepast. Voor aanvragen die in strijd zijn met het bestemmingsplan wordt gemonitord op welke gronden een afwijkingsbesluit is genomen. Daarnaast wordt de voortgang van de aanvraag in relatie tot de wettelijke termijn gevolgd.

De monitoring van het toezicht en de handhaving vindt plaats door: de mate waarin toezicht-, en sanctiestrategie is toegepast, realisatie van bezoekfrequenties, geconstateerde overtredingen, tijdigheid van de (her)controle, tijdigheid van het versturen van het controleverslag en brief, het naleefgedrag. Op basis van de evaluatie van de handhavingsresultaten vindt verbetering plaats ten aanzien van de handhavingscyclus.

-------------------------------------------------------------------------------------

Toelichting

Aanvulling 13 maart 2018

Beleidsplan voor de fysieke leefomgeving van Zoeterwoude: Dichtbij en verantwoordelijk, 2014-2018

Aanvulling op: hoofdstuk 4: Van kaders naar uitvoering;

paragraaf 4.2: Doelstellingen en acties.

Beleid anonieme klachten, meldingen en handhavingsverzoeken 2018

In hoofdstuk 4 van het Beleidsplan staat als tweede doelstelling:

2. Vermindering van regels en stimuleren eigen verantwoordelijkheid burgers en bedrijven bij naleving van wet- en regelgeving die wel blijft bestaan.

In het verlengde van de eigen verantwoordelijkheid voor naleving van wetgeving ligt de eigen verantwoordelijkheid voor de klachten, meldingen en handhavingsverzoeken die burgers en bedrijven bij de gemeente indienen. Anonieme klachten, meldingen en handhavingsverzoeken passen hier niet bij. De gemeente komt alleen in bepaalde gevallen tegemoet aan verzoeken om geheimhouding van de identiteit van klagers, melders of verzoekers.

In verband hiermee wordt het volgende onder deze doelstelling opgenomen*:

A. De gemeente maakt in beginsel aan iemand over wie zij een klacht, melding of verzoek om handhaving ontvangt, bekend wat de klacht, de melding of het verzoek om handhaving is, en wie de indiener ervan is

De gemeente richt haar inspanningen in eerste instantie op het oplossen van een situatie via overleg tussen klager (of melder of verzoeker) en de mogelijke overtreder.

Ook is de gemeente voorstander van een voor alle partijen zo transparant en toetsbaar mogelijk toezicht- en handhavingsproces.

Hoofdregel is daarom, dat de gemeente in beginsel in elk geval aan iemand over wie zij een klacht, melding of verzoek om handhaving ontvangt, meedeelt dát een klacht, melding of verzoek om handhaving is ingekomen, wat de inhoud is, wie de indiener is, en dat zij een onderzoek instelt.

De gemeente stelt een schriftelijke klacht, melding of verzoek om handhaving in beginsel ook beschikbaar aan die betrokkene en anonimiseert de tekst niet vooraf.

Om goed met elkaar in gesprek te kunnen raken, moeten de partijen elkaar namelijk kennen en weten welke klacht, melding of welk verzoek opgelost moet worden.

Daarbij kan de gemeente de klacht, de melding of het verzoek meestal niet helemaal anonimi-seren. Vaak noemt de indiener specifieke omstandigheden of gebeurtenissen. Daaruit kan degene tegen wie de klacht, de melding of het verzoek is gericht, afleiden wie de indiener is.

Vanwege de openheid en toetsbaarheid van het handhavingsproces kan de gemeente deze passages niet volledig verwijderen uit de klacht, de melding of het verzoek. Dan zou de gemeente degene tegen wie de handhaving is gericht namelijk onvoldoende kunnen informeren over wat precies tegen hem wordt ingebracht. Daardoor kan hij zich onvoldoende verdedigen tegen dat wat de ander beweert.

De gemeente maakt ook de identiteit van de indiener niet onleesbaar. Dit heeft immers geen zin, omdat ervan uit kan worden gegaan dat uit de in de brief genoemde omstandigheden en voorvallen al voldoende duidelijk blijkt wie de indiener is.

* NB Waar in het navolgende “hij”, “hem” of “zijn” staat, kan natuurlijk ook “zij” of “haar” gelezen worden.

B. De gemeente behandelt anonieme klachten, meldingen en verzoeken om handhaving niet

Bij anonieme klachten, meldingen of verzoeken om handhaving kan de gemeente de situatie onvoldoende onderzoeken en beoordelen.

Voor verzoeken om handhaving komt daarbij dat dit aanvragen zijn volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Een aanvraag kan volgens artikel 4:2 van de Awb niet anoniem worden ingediend. De gemeente kan bij een anoniem verzoek niet beoordelen of de indiener belanghebbende is.

Uitzondering: alleen als de gemeente in een bijzonder geval inschat dat er een direct veiligheidsrisico is, begint zij een eigen onderzoek naar de situatie (alsof het een controle op eigen gemeentelijk initiatief is).

C. De gemeente kan tegemoet komen aan een verzoek van een klager of melder om anoniem te blijven voor degene over wie hij klaagt of iets meldt

Afhankelijk van de situatie maakt de gemeente helemaal niet bekend dat iemand geklaagd of gemeld heeft, of zegt de gemeente dit wel, zonder de identiteit van de klager of melder bekend te maken. (Dit laatste bijvoorbeeld bij situaties die de gemeente vanaf openbaar gebied niet kan zien, zodat voor de mogelijke overtreder direct duidelijk is dat het niet kan gaan om een eigen constatering van de gemeente).

D. Na ontvangst van een verzoek om handhaving deelt de gemeente aan de verzoeker mee dat zijn identiteit bekendgemaakt wordt aan de andere partij, zodat de verzoeker daarop kan reageren

Een verzoeker kan weten dat zijn identiteit bekend wordt. Ten eerste omdat dit beleid bekendgemaakt is. Ten tweede omdat de gemeente het meedeelt aan de verzoeker voordat zij zijn identiteit bekendmaakt. Als uit de reactie van verzoeker voldoende blijkt dat hij evident gevaar loopt als zijn identiteit bekend wordt bij de andere partij, kan de gemeente zijn identiteit zo lang mogelijk geheimhouden.

Maar de gemeente kan niet garanderen dat de identiteit van de verzoeker geheim blijft. De verzoeker moet er rekening mee houden dat de gemeente niet kan voorkomen dat zijn identiteit in de loop van het proces bekend wordt.

Hierbij kan bijvoorbeeld het volgende een rol spelen:

- in het verzoek staan specifieke gebeurtenissen (zie bij A).

- een handhavingsverzoek is een aanvraag volgens de Awb. De gemeente neemt geen (ontwerp-)besluit op deze aanvraag zonder de aanvrager daarin te noemen. Andere betrokkenen moeten namelijk ook kunnen vaststellen of de verzoeker een belanghebbende is.

- het instellen van bezwaar en beroep na een besluit op een handhavingsverzoek. Het is dan onontkoombaar dat de identiteit van de verzoeker bekend wordt vanwege het uitwisselen van documenten en het bijwonen van zittingen.

- het indienen van een verzoek om openbaarmaking volgens de Wet openbaarheid van bestuur.

De verzoeker om handhaving die anoniem wil blijven voor de (mogelijke) overtreder kan ervoor kiezen, het handhavingsverzoek om te zetten in een klacht of melding, of in te trekken. Als de verzoeker voor omzetting kiest, geldt dat wat hiervóór bij C. staat.

Als de verzoeker het handhavingsverzoek intrekt, kan de gemeente in bijzondere gevallen een eigen gericht onderzoek beginnen (bijvoorbeeld als zij inschat dat de aard en de ernst van de [mogelijke] overtreding zodanig is dat er een direct veiligheidsrisico is).

Dit (aanvullende) beleid treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking daarvan. Met ingang van die dag vervalt het beleid dat over dit onderwerp is vastgesteld op 4 augustus 2015 en bekendgemaakt is op 19 augustus 2015.

Zoeterwoude, 13 maart 2018

Burgemeester en wethouders van Zoeterwoude,

de secretaris,

W.A.M. Zoetemelk-van der Hulst

de burgemeester,

E.G.E.M. Bloemen

Zoeterwoude, 13 maart 2018

De burgemeester van Zoeterwoude,

E.G.E.M. Bloemen