Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2012

Toelichting 1

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet

dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele

raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast

een recht op fractieondersteuning. Het recht op fractieondersteuning is met deze tweede wijziging van de verordening komen te vervallen.

De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel.

Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit

nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste

aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de

raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of

dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen

spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als

bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme

en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de

ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad

en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek

om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De

ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht.

Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst,

zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft

tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze

ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de

Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur

bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie)

de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college

terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn

aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de

reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken

van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven.

Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar

is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet

vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele

raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand.

Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp

aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk

geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een

oplossing dient te worden gebracht.

NB: Ook in het organisatiebesluit en instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het

verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is

afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen

integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan

raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel

inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die

het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip

document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft.

Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet

openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.

Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde

voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie

en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft

gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen

zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de

bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot

een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste

termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor

een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en

medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de

reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet

griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren

in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten

beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Het verschil tussen het eerste lid en het alternatieve (gecursiveerde) eerste lid ligt er in dat er in het

eerste lid voor gekozen is om alle verzoeken om informatie of bijstand eerst voor te leggen aan de

griffier. In het alternatieve eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich

rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. De keuze is

uiteraard aan de raad.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste

instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In

artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is

voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de

secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de

gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180

Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp

gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is

daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie

voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is

van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.

Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het

logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het

college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 7

Dit artikel behoeft geen toelichting.