Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening auditcommissie gemeente Zuidplas 2019)

1. Er is een commissie.

2. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Zij behartigt een algemene (advies)functie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in het derde lid.

3. De commissie heeft tot taak:

• a.

  het voorbereiden van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de aanwijzing;

• b.

  het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control-documenten;

• c.

  het periodiek voeren van overleg met de accountant over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole en over de door de accountant uitgebrachte controlerapporten, waaronder de uitkomsten van de tussentijdse controlebevindingen uit de boardletter en het verslag van bevindingen;

• d.

  het bespreken van dan wel adviseren over:

  • 1°

    het door de raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;

  • 2°

    het jaarlijkse interne controleplan;

  • 3°

    het jaarlijkse controleplan van de accountant en onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;

  • 4°

    de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

  • 5°

    de overige financiële producten naast de planning en control-cyclus;

• e.

  het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

• f.

  het voor de raad voorbereiden van de evaluatie van het functioneren van de accountant;

• g.

  het bevorderen dat de (voorgenomen) onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de raad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd;

• h.

  het voorbereiden van de bespreking dan wel van de besluitvorming over de uitkomsten van onderzoeken van de rekenkamer ten behoeve van de raad;

• i.

  gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van de financiën;

• j.

  het faciliteren van het verhogen van het kennisniveau van de raad over financiële kwesties.

4. De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft daarom geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

5. In het kader van de uitoefening van de in het derde lid van dit artikel genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en de accountant.

6. De commissie kan de raad verzoeken om een externe deskundige in te schakelen om de commissie van advies te dienen.

7. De commissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant.

8. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening op de ambtelijke bijstand of fractieondersteuning 2012.

1. De commissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden die door de raad worden benoemd voor maximaal de duur van een raadsperiode. De meerderheid van de commissie bestaat uit raadsleden.

2. De raad benoemt één van de leden tot voorzitter. De voorzitter is raadslid.

3. De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

4. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:

• a.

  aan het einde van de zittingsperiode van de raad;

• b.

  door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of van fractie-adviseur;

• c.

  door ontslagname;

• d.

  door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5. Aan het begin van een zittingsperiode van de raad benoemt de raad opnieuw de leden van de commissie.

6. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid genoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

1. De voorzitter is belast met:

• a.

  het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en datum vergadering minimaal tien kalenderdagen zijn gelegen, spoedeisende gevallen uitgezonderd;

• b.

  het leiden van de vergaderingen van de commissie;

• c.

  het bevorderen van een heldere besluitvorming of van een heldere advisering over commissieaangelegenheden;

• d.

  het toezicht op de naleving van deze verordening;

• e.

  het woordvoerderschap namens de commissie.

2. De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris. De secretaris is tevens adviseur van de commissie en coördineert haar ondersteuning.

1. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Raadsleden en fractie-adviseurs kunnen de vergaderingen als toehoorder bijwonen. De informatie uit de vergadering maken zij niet openbaar.

2. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar minimaal tweemaal per jaar.

3. De voorzitter belegt de vergaderingen en bepaalt in overleg met de secretaris en één van de vaste adviseurs als bedoeld in het zesde lid, de voorlopige agenda van de vergadering. Hij draagt er zorg voor dat de oproeping en agenda ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden gezonden via de gebruikelijke vergaderapplicatie.

4. De oproeping en agenda vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden. De agenda wordt na de opening van de vergadering door de commissie vastgesteld.

5. De commissie vergadert alleen wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. In ieder geval dient de voorzitter of de plaatsvervangende voorzitter aanwezig te zijn.

6. De commissie heeft als vaste adviseurs vanuit de ambtelijke organisatie de gemeentecontroller en/of afdelingscontroller en de clustermanager financiën of ter vervanging een financieel adviseur. Voorts kan de commissie andere adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen om inlichtingen te verschaffen dan wel advies uit te brengen aan de commissie.

7. Uitnodiging van ambtenaren als adviseur gaat via de gemeentesecretaris die zo spoedig mogelijk de commissie zal antwoorden.

8. De deuren worden gesloten als ten minste twee leden of de voorzitter dit nodig achten.

9. Als de commissie besluit om besloten te vergaderen, beslist zij tevens of, en zo ja, welke andere personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

1. Unanimiteit is uitgangspunt voor de besluitvorming. Bij het ontbreken van unanimiteit worden besluiten genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2. Indien één van de leden dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies dan wel besluit in de besluitenlijst vermeld.

3. Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering, dan beslist de stem van de voorzitter. Dit laatste is ook het geval, indien een volgende vergadering niet meer tijdig kan worden belegd om een tijdige advisering dan wel besluitvorming te garanderen.

1. Van iedere vergadering wordt, onder de zorg van de secretaris, een besluitenlijst opgesteld.

2. De besluitenlijst bevat een beknopte zakelijke weergave van het advies dan wel besluit dat de commissie heeft besproken dan wel vastgesteld.

3. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie tijdens de eerstvolgende vergadering.

4. De conceptbesluitenlijst wordt vooruitlopend op de vaststelling digitaal ter kennis gebracht aan de raad en het college.

5. De besluitenlijst van de commissievergaderingen is openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt of op de besluitenlijst een onderwerp voorkomt dat in beslotenheid behandeld is dan wel de stukken raakt die onder geheimhouding aan de commissie zijn overgelegd.

1. De commissie informeert de raad en/of het college over de werkzaamheden en gemaakte afspraken met de accountant en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raad. Mededelingen betreffende zaken waarop geheimhouding is opgelegd, worden in een besloten vergadering gedaan.

1. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie gemeente Zuidplas 2019.

3. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.