beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Zutphen 2012

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

• a)

  de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) (Stb. 1994, 494);

• b)

  verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet is aangewezen als verantwoordelijke;

• c)

  beheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures en beveiligingsprocedures;

• d)

  beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de zorg voor de basisadministratie;

• e)

  informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op de dagelijkse zorg voor de basisadministratie, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

• f)

  beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;

• g)

  gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

• h)

  systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;

• i)

  applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

• j)

  privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;

• k)

  gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b)

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de onder a bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c)

  minimaal een keer per jaar een rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d)

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• e)

  periodiek overleg tussen hem, de applicatiebeheerder en de gegevensbeheerder;

• f)

  halfjaarlijks overleg tussen hem, de applicatiebeheerder en de systeembeheerder.

• g)

  richtlijnen voor de bijhouding van de GBA.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de GBA te weten:

• a)

  persoonsinformatievoorziening;

• b)

  beveiliging;

• c)

  privacy;

• d)

  gegevenskwaliteit;

• e)

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

• a)

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

• b)

  op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de GBA;

• c)

  op overige verzoeken van binnen- en buitengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de GBA;

• d)

  over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b)

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet en de Verordening GBA;

• c)

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de GBA worden nageleefd;

• d)

  alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e)

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de GBA aangaan.

Artikel 9

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a)

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de GBA;

• b)

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en de overige regelgeving op het gebied van de GBA;

• c)

  de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking;

• d)

  de behandeling van het netwerkverkeer;

• e)

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• f)

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;

• g)

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• h)

  de kennisgeving aan de ingezetene voor wat betreft de verwerking van wijziging van het naamgebruik en geheimhouding.

• i)

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de GBA;

• j)

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens.

• k)

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in de artikelen 81, 82 en 83 van de Wet;

• l)

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de GBA.

• m)

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingezetene ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

• n)

  het opstellen van gedragsregels voor het gebruik van de GBA;

• o)

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.

Artikel 11

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 12

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 13

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 14

De systeembeheerder voorziet in:

• a)

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b)

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;

• c)

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d)

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 15

De systeembeheerder is bevoegd:

• a)

  direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• b)

  aanwijzingen te geven over:

  • -

    het beheer van toepassingssystemen;

  • -

    het beheer van bestanden;

  • -

    reconstructiemaatregelen.

Artikel 16

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.

Artikel 17

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a)

  vervallen;

• b)

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c)

  een logboek waarin gebeurtenissen zoals versiebeheer worden bijgehouden;

• d)

  de invoering in de GBA van de autorisatieniveaus voor actualiseringen voor de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder en de applicatiebeheerder na goedkeuring door de informatiebeheerder;

• e)

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• f)

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• g)

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• h)

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;

• i)

  de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j)

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• k)

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de GBA worden ontleend;

• l)

  de afhandeling van verzoeken omtrent selecties en managementgegevens;

• m)

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

• n)

  de invoering in Cipers van de autorisatieniveaus voor rechtstreekse inzage in Cipers na goedkeuring door de informatiebeheerder;

Artikel 18

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a)

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c)

  de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de GBA;

• d)

  het beheer van de tabellen van de GBA;

• e)

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 19

De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de GBA aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

Artikel 20

De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk in het Informatiebeveiligingsplan GBA.

Artikel 21

De applicatiebeheerder ziet erop toe, dat de voorgeschreven procedures met betrekking tot autorisaties, genoemd in hoofdstuk 5 van het informatiebeveiligingsplan GBA, worden nageleefd.

Artikel 22

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a)

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f;

• b)

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 23

De applicatiebeheerder is bevoegd in overleg met de gegevensbeheerder aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.

Artikel 24

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Wet bescherming persoonsgegevens met betrekking tot het team PBI, cluster burgerzaken en het team Loket van de afdeling Klantcontact.

Artikel 25

De privacybeheerder voorziet in:

• a)

  de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de Wet;

• b)

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de Wet ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;

• c)

  afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

Artikel 26

De privacybeheerder is bevoegd:

• a)

  op grond van het in artikel 24 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b)

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de GBA, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 28

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a)

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de Wet, middels het LogischOntwerp, Handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b)

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c)

  de behandeling van mutaties;

• d)

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingezetene ingeval van een 1e inschrijving in de GBA op grond van geboorte.

Artikel 29

De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 25 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 30

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor :

• a)

  toezicht op de voorbereiding, implementatie en uitvoering van het beveiligingsbeleid en –plan;

• b)

  een jaarlijkse rapportage over de voorbereiding, implementatie en uitvoering van het beveiligingsbeleid en –plan aan het college van Burgemeester & Wethouders en het Centraal Team Overleg (CTO);

• c)

  het registreren van en rapporteren over beveiligingsincidenten;

• d)

  het toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedures;

• e)

  toezicht houden op het feit dat minstens eenmaal per jaar voorlichting of instructie aan medewerkers wordt verzorgd, door middel van toetsing van de opgestelde beveiligingsprocedures in de praktijk;

• f)

  toezicht houden op het feit dat nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd en bekend gemaakt met de beveiligingsprocedures;

• g)

  het beheer van de beveiligingsprocedures c.q. het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.

Artikel 31

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om managers en leidinggevenden gevraagd en ongevraagd adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de GBA en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.

Artikel 32

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd;

• b)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 33

De beveiligingsbeheerder adviseert de beheerder van de GBA en burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de GBA over beveiligingsaspecten die uit de GBA en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten voortvloeien.

Artikel 34

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

Artikel 35

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de GBA tevens voor de in de GBA aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.