Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR415060
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR415060/2
Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen gemeente Zutphen 2016
Geldend van 25-05-2018 t/m heden
Intitulé
Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen gemeente Zutphen 2016Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen,
gelet op de Wet basisregistratie personen en de Algemene verordening gegevensbescherming;
b e s l u i t :
vast te stellen de:
Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen
gemeente Zutphen 2016
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Deze regeling verstaat onder:
- a.
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
- b.
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
- c.
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
- d.
beveiligingscontrol: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan Informatiebeveiliging;
- e.
centrale voorzieningen: de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de wet;
- f.
college: college van burgemeester en wethouders;
- g.
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
- h.
gegevensmagazijn: magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Zutphen;
- i.
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze door middel van het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
- j.
gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de ingeschrevenen van de gemeente Zutphen waarvoor het college op grond van artikel 1.9 van de wet verantwoordelijk is;
- k.
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
- l.
informatiebeheerder: de functionaris die namens het college is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het beheer van het autorisatiebesluit;
- m.
Informatiebeveiligingsplan: informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;
- n.
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisregistratie is opgenomen;
- o.
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
- p.
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de wet;
- q.
team IenA: team Informatisering en Automatisering;
- r.
toezicht: het geheel van activiteiten gericht op de bewerkstelliging dat de burger zijn verplichten op grond van de Wet BRP nakomt;
- s.
verordening: de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Zutphen 2014;
- t.
wet: de Wet basisregistraties personen.
Hoofdstuk 2 Aanwijzen functionarissen
Artikel 2 Aanwijzing functionarissen door college
Het college wijst functionarissen aan die belast worden met:
- a.
het informatiebeheer;
- b.
het beveiligingsbeheer;
- c.
het privacybeheer;
- d.
het systeembeheer;
- e.
het toezicht;
- f.
de control informatiebeveiliging
Artikel 3 Aanwijzing functionarissen door informatiebeheerder
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
- a.
het gegevensbeheer;
- b.
het applicatiebeheer;
- c.
de gegevensverwerking;
- d.
het afnemen van de in artikel 2.8, tweede lid, onder e. van de wet bedoelde verklaring.
Hoofdstuk 3 Het informatiebeheer
Artikel 4 Hoofdtaak informatiebeheerder
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit.
Artikel 5 Neventaken informatiebeheerder
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
een jaarlijkse rapportage aan het college over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 14 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
- e.
periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
- f.
richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie personen.
Artikel 6 Verantwoordelijkheden informatiebeheerder
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;
- b.
de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 7 Adviestaken informatiebeheerder
De informatiebeheerder adviseert het college over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de basisregistratie te weten:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
beveiliging;
- c.
gegevenskwaliteit;
- d.
personeelsaangelegenheden.
Artikel 8 Beslissingsbevoegdheid informatiebeheerder
De informatiebeheerder beslist:
- a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
- b.
op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
- c.
op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de wet en als genoemd in de bij verordening genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
- d.
over de wijze van verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.
Artikel 9 Toezichtstaken informatiebeheerder
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 8 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Algemene verordening gegevensbescherming en de verordening;
- c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;
- d.
alle in artikel 3, eerste lid vermelde functionarissen, alsmede het team IenA op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 10 Deelname aan buitengemeentelijk overleg
De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 2 en 3 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk 4 Het gegevensbeheer
Artikel 11 Verantwoordelijkheden gegevensbeheerder
-
1. De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;
- c.
communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen over gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.
- a.
-
2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.
Artikel 12 Taken gegevensbeheerder
De gegevensbeheerder BRP voorziet in:
- a.
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de wet;
- b.
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.
Artikel 13 Bevoegdheid gegevensbeheerder
De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de teamleider Publiekszaken, vanuit de in artikel 11 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven over de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.
Artikel 14 Steekproef en periodiek onderzoek
-
1. De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
-
2. De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.
Artikel 15 Deelname overleg
De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 5, onder e. vermelde overleg.
Hoofdstuk 5 Het systeembeheer
Artikel 16 Verantwoordelijkheden systeembeheerder
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen wordt gevoerd.
Artikel 17 Taken systeembeheerder
De systeembeheerder voorziet in:
- a.
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
- b.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;
- c.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
- d.
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Artikel 18 Bevoegdheden systeembeheerder
De systeembeheerder is bevoegd:
- a.
direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, waarbij hij achteraf verplicht is ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
- b.
aanwijzingen te geven over:
- 1.
het beheer van toepassingssystemen;
- 2.
het beheer van bestanden;
- 3.
reconstructiemaatregelen.
- 1.
Artikel 19 Deelname overleg
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e. vermelde overleg.
Hoofdstuk 6 Het applicatiebeheer
Artikel 20 Taken applicatiebeheerder
De applicatiebeheerder BRP voorziet in:
- a.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- b.
een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- c.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- d.
de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 8 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- e.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- f.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- g.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- h.
een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder g. genoemde problemen en klachten;
- i.
de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen over de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- j.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
- k.
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;
- l.
de afhandeling van verzoeken over managementgegevens;
- m.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel 21 Verantwoordelijkheden applicatiebeheerder
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
- c.
het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;
- d.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 22 Bevoegdheden applicatiebeheerder
De applicatiebeheerder BRP is bevoegd:
- a.
gegevensverwerkers en het personeel van organen van de gemeente die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
over het gebruik van de Basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
Artikel 23 Verantwoordelijkheid inzake uitwijkprocessen
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 24 Toezicht op naleving Informatiebeveiligingsplan
De applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 25 Deelname overleg
De applicatiebeheerder BRP neemt deel aan:
- a.
het in artikel 5, onder e. vermelde overleg;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 7 Het privacybeheer
Artikel 26 Verantwoordelijkheden privacybeheerder
-
1. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de wet en de verordening door het team Publiekszaken.
-
2. De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 8, onder b, c en d van deze regeling;
- b.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de Basisregistratie personen die voortvloeien uit de wet en de Algemene verordening gegevensbescherming.
- a.
Artikel 27 Adviestaken privacybeheerder
De privacybeheerder adviseert over:
- a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene verordening gegevensbescherming (inzage);
- b.
de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21, tweede lid van de wet;
- c.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12, 16, 17, 18, 21 en 23 van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- d.
de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- e.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
Artikel 28 Bevoegdheden privacybeheerder
De privacybeheerder is bevoegd:
- a.
op grond van het in artikel 26, onder b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
Artikel 29 Afhandeling bezwaarschriften
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen, de Algemene verordening gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 8 De gegevensverwerking
Artikel 30 Taken gegevensverwerkers
De gegevensverwerkers voorzien in:
- a.
het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
- b.
het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
- c.
de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
- d.
de behandeling van mutaties;
- e.
de behandeling van het netwerkverkeer;
- f.
de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;
- g.
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet, naast dat zij erop toezien dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;
- h.
de dagelijkse controle van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;
- i.
de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
- -
wijziging van het naamgebruik;
- -
vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie personen;
- -
- j.
de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene in geval van een inschrijving in de Basisregistratie personen;
- k.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene verordening gegevensbescherming (inzage);
- l.
de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 tweede lid van de wet;
- m.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12, 16, 17, 18, 21 en 23 van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- n.
de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- o.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
Artikel 31 Overige taken gegevensverwerkers
De gegevensverwerkers:
- a.
beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 27 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;
- b.
beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;
- c.
stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.
Hoofdstuk 9 De toezichthouder
Artikel 32 Verantwoordelijkheden toezichthouder
De toezichthouder, als bedoeld in artikel 4.2 van de wet, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de wet.
Artikel 33 Controletaak toezichthouder
De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
Artikel 34 Overige taken toezichthouder
De toezichthouder ziet er op toe dat, als de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de wet.
Artikel 35 Bevoegdheden toezichthouder
-
1. De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 33, bevoegd:
- a.
met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);
- b.
zich zo nodig toegang te verschaffen met behulp van de sterke arm;
- c.
zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;
- d.
inlichtingen te vorderen;
- e.
inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;
- f.
zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;
- g.
onderzoek te doen;
- h.
rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de wet, als genoemd in artikel 33.
- a.
-
2. De toezichthouder ontleent de in het tweede lid vermelde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 36 Uitvoering werkzaamheden toezichthouder
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
Artikel 37 Bestuurlijke boete
-
1. De toezichthouder is bevoegd om namens het college een bestuurlijke boete op te leggen.
-
2. De toezichthouder neemt bij het uitoefenen van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid de door het bevoegd gezag vastgestelde nadere of beleidsregels in acht.
Artikel 38 Rapportage onderzoek en dossiervorming
De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.
Hoofdstuk 10 Het beveiligingsbeheer
Artikel 39 Verantwoordelijkheden beveiligingsbeheerder
-
1. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.
-
2. De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorzieningen, waarmee uitvoering wordt gegeven aan de wet, en voor het gegevensmagazijn.
Artikel 40 Taken beveiligingsbeheerder
-
1. De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze, dat de informatiebeheerder zijn verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 op deugdelijke wijze kan invullen.
-
2. De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 41 Bevoegdheden beveiligingsbeheerder
De beveiligingsbeheerder is bevoegd:
- a.
uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 39, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.
Artikel 42 Overige taken beveiligingsbeheerder
De beveiligingsbeheerder:
- a.
onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;
- b.
stelt passende normen en controlemaatregelen op;
- c.
implementeert beveiligingsmaatregelen;
- d.
coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.
Artikel 43 Aanspreekpunt
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
Artikel 44 Deelname overleg
De beveiligingsbeheerder:
- a.
neemt deel aan het in artikel 5, onder e. vermelde overleg;
- b.
participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.
Artikel 45 Rapportage
-
1. De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder.
-
2. De beveiligingsbeheerder verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.
Hoofdstuk 11 Het beveiligingscontrol
Artikel 46 Verantwoordelijkheden controller informatiebeveiliging
De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures, zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan, met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten.
Artikel 47 Bevoegdheid controller informatiebeveiliging
De controller informatiebeveiliging is bevoegd om het management en de teamleider Publiekszaken dwingende adviezen te geven over de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 48 Toezicht controller informatiebeveiliging
De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat:
- a.
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
- b.
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel 49 Adviestaak controller informatiebeveiliging
De controller informatiebeveiliging adviseert rechtstreeks aan het college over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.
Artikel 50 Rapportage
De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening BRP.
Hoofdstuk 12 Slotbepalingen
Artikel 51 Gelding regeling
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen, als bedoeld in artikel 1.2 juncto 1.4 van de wet, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening vermelde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn.
Artikel 52 Intrekking oude regeling
De Beheerregeling GBA gemeente Zutphen 2012, zoals vastgesteld bij besluit van 2 november 2012, wordt ingetrokken.
Artikel 53 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari 2014.
Artikel 54 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen gemeente Zutphen 2016.
Ondertekening
Algemene toelichting
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans Basisregistratie personen (BRP).
Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) moeten gegevens over de personen met wie ze zaken doen betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de wet mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de wet. In aansluiting op artikel 4.15 van de wet, wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 wet verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de wet wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de wet uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Beheer en toezicht
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door het college voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensgegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), maar de AVG schrijft geen vergelijkbare regeling voor.
Desondanks is het van belang om, uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen, ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 10 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 11 het beveiligingscontrol (toezicht).
Privacybeheer
De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken over de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de wet en de verordening.
De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen moeten door de privacybeheerder getoetst worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Toelichting hoofdstukken
Het eerste hoofdstuk bevat één artikel over de in deze regeling gehanteerde begripsomschrijvingen. Het tweede hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college wijst de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit de BRP, moet gebaseerd zijn op het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
De hoofdstukken 3 tot en met 11 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol.
De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 12.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl