Verordening van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over financieel beleid en beheer 2019 (Financiële verordening gemeente Zutphen 2019)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  administratie: het stelsel van organisatorische maatregelen (checks and balances) gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie en de transparante informatieverzorging;

• b.

  BBV: het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• c.

  begroting: begroting of programmabegroting, zoals bedoeld in artikel 189 Gemeentewet;

• d.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• e.

  doelmatigheid: het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen de gewenste prestaties, maatschappelijke effecten of doelen te realiseren;

• f.

  doeltreffendheid: de mate waarin, uitgaande van de beschikbare middelen, de gewenste prestaties en daarmee beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• g.

  jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag zoals bedoeld in artikel 197 Gemeentewet;

• h.

  periodiek: als de noodzaak of de behoefte bestaat;

• i.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting, de wettelijke regelingen, de gemeentelijke verordeningen en de besluitvorming van raad, college en burgemeester.

Artikel 2 Begroting

• 1.

  De raad kan met ingang van het eerstvolgende begrotingsjaar na aanvang van iedere raadsperiode een nieuwe programma-indeling voor die raadsperiode vaststellen.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren zoals opgenomen in het BBV.

• 3.

  De raad kan met ingang van het eerstvolgende begrotingsjaar na aanvang van iedere raadsperiode vaststellen over welke onderwerpen hij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 4.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma, het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en de post voor onvoorzien.

• 5.

  De raad geeft bij de begrotingsbehandeling aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 6.

  In de begroting worden van de nieuwe investeringen het investeringskrediet en de meerjarenraming van de kapitaallasten weergegeven.

• 7.

  De eerste jaarschijf van de meerjarenbegroting is sluitend.

• 8.

  Structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Een uitzondering hierop wordt gevormd door onttrekkingen uit de reserves bestemd voor kapitaallasten en door onttrekkingen uit egalisatiereserves.

• 9.

  Bij het aanbieden van de begroting rapporteert het college aan de raad over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de adviezen van de auditcommissie.

• 10.

  Op voorstel van het college kan de raad besluiten de opbouw van de begroting op een andere manier vorm te geven.

Artikel 3 Uitvoering begroting

• 1.

  Het college waarborgt een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende realisatie van de bij de begroting geformuleerde doelen.

• 2.

  Het college draagt zorg voor het voorkomen van overschrijdingen van de begrote lasten of onderschrijdingen van de begrote baten.

• 3.

  Een in te dienen motie die leidt tot extra lasten of minder baten, moet door de indiener ervan zijn voorzien van een dekkingsvoorstel.

Artikel 4 Jaarstukken

• 1.

  In de jaarstukken geeft het college per programma tenminste aan welke doelen zijn bereikt en welke niet, welke prestaties hiervoor zijn geleverd en de baten en lasten per programma.

• 2.

  In de jaarstukken worden de geautoriseerde investeringskredieten en de uitputting van de investeringskredieten weergegeven.

• 3.

  Het college rapporteert in de jaarstukken over de wijze waarop is omgegaan met door de raad aangenomen moties.

• 4.

  Incidentele budgetten kunnen overgeheveld worden naar het volgende begrotingsjaar als activiteiten behorend bij een budget niet of niet volledig tot uitvoering zijn gekomen in het begrotingsjaar en als de beleidsinhoudelijke noodzaak tot uitvoering nog steeds aanwezig is en als uitvoering van de activiteiten in het volgende begrotingsjaar reëel is.

• 5.

  De over te hevelen budgetten worden bij de jaarstukken toegevoegd aan de Reserve overheveling exploitatiebudgetten.

• 6.

  In de eerste begrotingswijziging van het volgende begrotingsjaar wordt de raad voorgesteld om de over te hevelen budgetten toe te voegen aan de begroting.

Artikel 5 Kaders begroting

De raad stelt op voorstel van het college voor 1 juli de kaders voor de begroting voor het komende jaar vast in de Voorjaarsnota.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad minimaal twee keer per jaar door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting.

• 2.

  Het college rapporteert in de tussentijdse rapportages over belangrijke afwijkingen van zowel de baten als de lasten, investeringskredieten, beleidsmatige afwijkingen, risico’s, nieuwe ontwikkelingen, de prognose van het (meerjarig) begrotingssaldo en de prognose van de Algemene reserve.

• 3.

  Het college rapporteert vier keer per jaar aan de raad over de realisatie van door de raad vastgestelde bezuinigingsmaatregelen. Deze rapportages kunnen leiden tot voorstellen tot wijziging van de begroting.

Artikel 7 EMU-saldo

• 1.

  Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de investeringen nodig is.

• 2.

  Als het college een aanpassing nodig acht, doet het een voorstel daartoe aan de raad.

Artikel 8 Nota financieel beleid

Het college biedt de raad periodiek een nota financieel beleid ter vaststelling aan. Deze nota bevat het beleid over de volgende onderwerpen:

• a.

  reserves en voorzieningen;

• b.

  rentebeleid;

• c.

  activa, waardering en afschrijven;

• d.

  weerstandsvermogen en risicomanagement;

• e.

  beleidsuitgangspunten.

Artikel 9 Kostprijsberekening en overhead

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen uit voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rioolheffing en afvalstoffenheffing, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  De indirecte kosten bestaan uit de overheadkosten en de renteomslag.

• 4.

  De overheadkosten worden berekend op basis van een procentuele verhouding tussen de totale geraamde loonsom en de aan het betreffende taakveld toegerekende loonkosten.

Artikel 10 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken waarbij de gemeente met de bijbehorende activiteiten in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

Artikel 11 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 12 Financieringsfunctie

Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door de raad vastgesteld treasurystatuut. Het beleid dat volgt uit het treasurystatuut wordt jaarlijks op een transparante wijze gespecificeerd in de paragraaf financiering van de begroting en het jaarverslag.

Artikel 13 Begrotingswijzigingen

• 1.

  Bij een begrotingswijziging vanaf € 100.000 op budgetniveau of bij een begrotingswijziging als gevolg van het aanvragen van een investeringskrediet, wordt in het raadsvoorstel aangegeven welke maatregelen genomen worden om het risico op overschrijding van de lasten of het investeringskrediet te voorkomen.

• 2.

  Een begrotingswijziging, voortvloeiend uit een voorstel voor nieuw beleid, die leidt tot extra lasten of minder baten, is alleen mogelijk als dit nieuwe beleid voldoet aan de 3O’s: er is sprake van een onvermijdelijke, onuitstelbare en onvoorziene situatie.

Artikel 14 Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt de raad periodiek een nota grondbeleid ter vaststelling aan. Deze nota heeft als doel op hoofdlijnen vast te leggen op welke wijze de gemeente de komende jaren doelgericht opereert op de grondmarkt.

• 2.

  Het college biedt de raad periodiek een nota grondprijsbeleid ter vaststelling aan. Deze nota geeft het beleidskader voor de wijze waarop de gemeentelijke gronduitgifteprijzen worden bepaald.

• 3.

  Het college biedt de raad twee maal per jaar een ‘Meerjaren Prognose Grondexploitaties’ aan, waarvan minimaal één maal ter vaststelling. De ‘Meerjaren Prognose Grondexploitaties’ geeft informatie over:

  • a.

    de actuele voortgang en verwachte financiële resultaten van de grondexploitaties;

  • b.

    ontwikkelingen in het afgelopen (half) jaar en verwachtingen voor de komende jaren;

  • c.

    de ingeschatte risico’s;

  • d.

    de omvang van de reserves en voorzieningen voor de grondexploitaties.

Artikel 15 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de teams;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en overeenkomsten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaat, volmacht, machtiging en opdracht voor het aangaan van financiële verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de intern te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 17 Interne controle

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 18 Hardheidsclausule

De raad en het college kunnen één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van het financieel beleid, het financieel beheer of de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 19 Intrekking oude regeling

De Financiële verordening gemeente Zutphen 2017, zoals vastgesteld bij besluit van 4 december 2017, wordt ingetrokken.

Artikel 20 Overgangsrecht

De Financiële verordening gemeente Zutphen 2017 blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.

Artikel 22 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening gemeente Zutphen 2019.