Verordening artikel 213a Gemeentewet voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Zwijndrecht

Ondertekening

Nota-toelichting

Toelichting verordening artikel 213a

Artikel 213a van de Gemeentewet schrijft het doen van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door ons gevoerde bestuur voor. Daarnaast doen wij regelmatig onderzoeken in het kader van ons kwaliteitstraject op basis van het INK-managementmodel (interne naam voorheen BINGO) en om de effecten van het organisatieveranderingstraject Code Klant te meten. Het gaat dan onder meer om klanttevredenheids-onderzoeken, medewerkertevredenheidsonderzoeken, zelfevaluaties en audits. Verder vinden er met regelmaat leefbaarheidsonderzoeken plaats, meestal in regionaal verband. De rekenkamer­commissie doet periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van ons beleid. En tot slot zijn we, in het kader van de rechtmatigheidscontroles van de accountant, bezig met het opzetten van de Interne Controle (IC). Ook dat vergt het periodiek onderzoeken van bedrijfsprocessen.

Hoewel de aanleiding voor de diverse onderzoeken verschilt, hebben ze veel met elkaar gemeen qua onderzoeksobject en doelstelling. Het is dan ook niet denkbeeldig dat er overlap tussen onderzoeken ontstaat of dat in korte tijd eenzelfde onderwerp meerdere keren, al dan niet vanuit verschillende invalshoek, wordt onderzocht.

Bij ons roept dit de behoefte op aan een meer planmatige aanpak van alle onderzoeken rond doelmatigheid, doeltreffendheid en kwaliteit. Wij verwachten daarmee de doelmatigheid en doeltreffendheid van het onderzoeksproces zelf te vergroten.

Integraal onderzoeksplan

Het doen van onderzoek is essentieel om vast te kunnen stellen of we als gemeente of als organisatie onze doelen halen en of we dat efficiënt doen. De programmabegroting bevat meetbare doelstellingen waarvan we alleen kunnen vaststellen of we die realiseren door onderzoek te doen. Of onze klanten tevreden zijn komen we te weten door onderzoek. Of de organisatieverandering positief uitpakt: alweer alleen te controleren door onderzoek.

Wij denken dat we de diverse onderzoeken het meest efficiënt kunnen plannen als wij jaarlijks een integraal meerjarenonderzoeksplan maken. Het integrale onderzoeksplan dient (mede) tot stand te komen op basis van risicoanalyse. Die organisatieonderdelen of taken waarbij wij de meeste risico’s lopen komen het eerst aan bod komen om te worden doorgelicht. Het integrale plan geeft dan voor het eerste jaar gedetailleerd aan welke onderzoeken gaan plaatsvinden en voor de volgende jaren meer globaal. Het integraal onderzoeksplan geeft tevens inzicht in de met de onderzoeken gemoeide middelen.

Een geschikt kader voor het afstemmen van de diverse onderzoeken en daarmee het integraal onderzoeksplan is de Verordening artikel 213a Gemeentewet. Een goede plek voor het eigenlijke onderzoeksplan is de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting. Dit zorgt ervoor dat de raad jaarlijks op een vast moment een actueel onderzoeksplan krijgt voorgelegd, waarbij de financiële kaders meteen worden vastgelegd. De raad heeft in het kader van de voorbereiding en behandeling van de begroting de mogelijkheid het onder­zoeks­programma te amenderen. De verantwoording over het integraal onderzoeksplan krijgt een plek in de spiegel van de begroting, de jaarverantwoording. Waar nodig melden de bestuursrapportages eventueel noodzakelijke afwijkingen van het onderzoeksprogramma gedurende de uitvoeringsperiode.

Toelichting op de artikelen

Artikel 3. Integraal Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend wil de raad weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het integraal onderzoeksplan, als onderdeel van de paragraaf Bedrijfsvoering van de programmabegroting. Het integraal onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. Het college werkt de onderzoeken uit het onderzoeksplan per onderzoek uit.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de jaarverantwoording geeft inzicht geven in de stand van zaken bij de uitvoering van de gelijknamige paragraaf van de programmabegroting. Omdat het integraal onderzoeksplan een onderdeel vormt van deze paragraaf krijgt de verantwoording daarover een plek in de jaarstukken.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid legt het college dan ook neer in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag (de Jaarverantwoording). Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren en stuurt dat ter kennisgeving aan de raad.