Gedragscode gemeenteraad Zwolle

GEDRAGSCODE Gemeenteraad Zwolle

Kernbegrippen bestuurlijke integriteit

De leden van de raad houden zich bezig met het bestuur van de gemeente Zwolle. De belangen van de gemeente zijn het primaire richtsnoer en daarbij realiseren raadsleden zich dat zij als vertegenwoordiger van het publiek belang een voorbeeldfunctie hebben. Hun gedrag en hun beleidsbeslissingen dienen daarom door doelmatigheid maar evenzeer door bestuurlijke integriteit te worden gekenmerkt. Reeds bij hun aantreden wordt dit van hen verwacht, o.a. door het afleggen van een eed. In artikel 14 van de Gemeentewet is opgenomen: Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de raad in de vergadering, in handen van de voorzitter, de eed /belofte af:

“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de raad benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de raad naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)”.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de leden van de raad de verantwoordelijkheid die met de functie samen hangt aanvaarden en daarmee de bereidheid daarover verantwoording af te leggen. Ten opzichte van collega raadsleden en tegenover degenen ten dienste van wie zij hun functie vervullen.

Bestuurlijke integriteit kan met behulp van een aantal kernbegrippen nader worden omschreven:

• a.

  Dienstbaarheid

• Met hun raadsfunctie staan raadsleden aan de frontlijn van de dienstverlening van de gemeente. Het handelen van een raadslid is dan ook altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

• b.

  Functionaliteit

• Het handelen van een raadslid heeft herkenbaar verband met de functie die hij vervult in de gemeenteraad en met het gemeentelijk belang als primaire richtsnoer.

• c.

  Onafhankelijkheid / onpartijdigheid

• Het handelen van een raadslid is altijd gericht op de belangen van de gemeente. Handelingen waarbij persoonlijke belangen van groepen waarmee zij in contact staan enerzijds en de belangen van de gemeente anderzijds door elkaar lopen of kunnen gaan lopen, of de schijn ervan, worden vermeden.

• d.

  Openheid

• Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van raadsleden wordt verwacht is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijk vereiste, opdat verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in de handelingen van het raadslid.

• e.

  Terughoudendheid

• In het licht van hun voorbeeldfunctie in de omgang met publieke middelen vermijden raadsleden alle schijn van misbruik daarvan.

• f.

  Vertrouwelijkheid/ verantwoordelijkheid

• Kennis en informatie waarover raadsleden uit hoofde van hun functie beschikken wordt door hen op een zodanig wijze aangewend dat daarbij geen belangen van de gemeente of van derden worden geschaad.

• g.

  Zorgvuldigheid

• De raadsleden verplichten zich ertoe aan alle individuen en instanties waarmee zij in de uitoefening van hun functie contact hebben respect te tonen, gelijke rechten toe te kennen en passende zorg te besteden.

• Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor het bespreken van dilemma´s en het uitgangspunt voor de hieronder beschreven gedragsafspraken voor raadsleden.

Afspraken rondom bestuurlijke integriteit

Algemeen

Deze gedragscode geldt voor de leden van de Raad van de gemeente Zwolle. Zij ontvangen bij hun aantreden een exemplaar hiervan.

Belangenverstrengeling in verband met nevenwerkzaamheden

Het kader om ongewenste belangenverstrengeling van raadsleden tegen te gaan, wordt in de eerste plaats gevormd door bepalingen inzake bestuurlijke integriteit. De in deze gedragscode opgenomen bepalingen inzake bestuurlijke integriteit zijn soms een uitleg van of een aanvulling op deze wettelijke bepalingen. Aanvullend hebben raadsleden hun eigen verantwoordelijkheid om ongewenste belangenverstrengeling en zelfs de schijn daarvan te vermijden.

In het kader van belangenverstrengeling en nevenwerkzaamheden wordt in artikel 12 van de Gemeentewet met betrekking tot raadsleden het volgende gemeld:

• 1.

  De leden van de raad maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de raad zij vervullen.

• 2.

  Openbaarmaking geschiedt door terinzagelegging van een opgave van de in het eerste lid bedoelde functies op het gemeentehuis.

Belangenverstrengeling bij aanbestedingen en opdrachtverstrekking

Belangenverstrengeling is groot daar waar de overheid en het bedrijfsleven, overheid en overheid of overheid en semi-overheidsinstellingen elkaar ontmoeten. Dit is onder andere het geval bij aanbesteding en het verstrekken van bepaalde opdrachten aan externe organisaties. Hier is het vertrouwen in de overheid het meest kwetsbaar. De integriteit van de overheid is hier van groot belang.

Bij aanbestedingen spelen er voor de overheid naast belangen (kostenbeheersing, goede prijs-kwaliteitverhouding, tijdige oplevering e.d.) ook doelstellingen een rol. Te weten:

• 1.

  doelmatige besteding van publieke gelden

• 2.

  non-discriminatie (bedrijven gelijke kansen bieden en gelijke behandeling geven)

• 3.

  integriteitbewaking

• 4.

  bevorderen van lokale overheidsbelangen, bijvoorbeeld m.b.t. werkgelegenheid

Indien zich bij het aanbestedingsbeleid en/ of opdrachtverstrekking persoonlijke belangen voordoen (bijvoorbeeld het raadslid heeft familie- of vriendschapsbetrekkingen met de aanbieder van de diensten), dient het raadslid dit vooraf in de Raad te melden. In dit soort situaties is het verstandig dat het raadslid, op wie de betrekkingen van toepassing zijn, zich onthoudt van deelname aan besluitvorming. Ook dient het raadslid erop te achten dat hij geen faciliteiten of diensten aanneemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente, die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.

Om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen is in artikel 15 van de Gemeentewet het volgende opgenomen:

• 1.

  Een lid van de raad mag niet:

  • a.

    Als advocaat, procureur of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur

  • b.

    Als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur

  • c.

    Als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van:

• • • • 1e

        overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d

      • 2e

        overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente

• • d.

    Rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende:

• • • • 1e

        het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente

• • • • 2e

        het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente

• • • • 3e

        het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente

• • • • 4e

        het verhuren van roerende zaken aan de gemeente

• • • • 5e

        het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente

• • • • 6e

        het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen

• • • • 7e

        het onderhands huren of pachten van de gemeente

• 2.

  Van het eerste lid, aanhef en onder d, kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen.

• 3.

  De raad stelt voor zijn leden een gedragscode vast.

Uit deze wettekst volgt dat een raadslid zich afzijdig dient te houden bij het tot stand komen en het uitvoeren van de overeenkomst tussen de gemeente en een (privaatrechtelijke) rechtspersoon, waaraan het raadslid ook verbonden is. Dit kan zijn in het geval dat een raadslid een verhouding heeft met de partij waarmee de gemeente een overeenkomst wil aangaan of in het geval van rechtshandelingen waarbij het raadslid betrokken is en die direct of indirect verband houden met de af te sluiten overeenkomst en tot bevoordeling van het raadslid kunnen leiden. Deze vallen onder het verbod van artikel 15, lid 1, onderdeel d. Dit verbod geldt ook indien het raadslid een overeenkomst wil sluiten met een organisatie, waarvan de financiële en organisatorische band met de gemeente zo nauw is, dat de overeenkomst in feite met de gemeente wordt gesloten. Het raadslid dient de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Het raadslid moet erop achten dat hij/zij bij dit soort verhoudingen op geen enkele wijze persoonlijk voordeel behaalt. Gedeputeerde staten kunnen op grond van artikel 15, lid 2, van de Gemeentewet ontheffing verlenen. Een ontheffing verleend op grond van dit artikel is een besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (Abw). Dit besluit dient wel gemotiveerd te worden. Op grond van artikel 4:82, Awb kan bij het motiveren worden volstaan met een verwijzing naar een gedragsregel indien deze is neergelegd in een beleidsregel. De beleidsregels bevatten onder meer regels met betrekking tot de gegevens en bescheiden die moeten worden overgelegd bij een verzoek om ontheffing (zie brochure “Beleidsregels ontheffingen van verboden handelingen. Weging integer handelen”, november 2002).

Voor raadsleden geldt een stortingsplicht voor vergoedingen die zij ontvangen uit nevenwerkzaamheden die verband houden met het raadslidmaatschap. Ook de onkostenvergoeding die eventueel wordt verkregen dient te worden gestort in de gemeentekas. De gemaakte onkosten worden op declaratiebasis vergoed.

Aanname geschenken & faciliteiten aangeboden door derden (en aan derden)

Raadsleden zullen uit hoofde van hun functie regelmatig geschenken of faciliteiten ontvangen, waarbij het de intentie is om een goede relatie met de gemeente Zwolle te onderhouden. Daartoe behoren geschenken die raadsleden ontvangen in verband met hun optreden bij officiële gelegenheden en geschenken en faciliteiten die alleen zijdelings verband houden met de uitoefening van de functie. Al deze geschenken worden aangemerkt als gemeente-eigendom. Wel kan er in de praktijk verschillend mee worden omgegaan.

• 1)

  Geschenken en giften, ontvangen uit hoofde van de functie of bij een officieel optreden namens de gemeenteraad, worden aangemerkt als gemeente-eigendom en als zodanig gemeld aan de raadsgriffier, of een door hem aangewezen persoon. Daarop wordt een gemeentelijke bestemming voor het geschenk bepaald. Ook geschenken of giften die in het vooruitzicht worden gesteld, worden gemeld. De raadsgriffier, of een door hem aangewezen persoon is belast met de zorg voor de registratie van geschenken en giften. In gedachte dient gehouden te worden dat aan aanbiedingen risico’s verbonden zijn. Daarom is toestemming voor het aannemen van geschenken nodig. Deze toestemming kan de burgemeester verlenen, die eventueel na terugkoppeling aan het betreffende raadslid, dit voorlegt aan het presidium. Onder bepaalde omstandigheden kan een geschenk met een waarde van een paar tientjes al onaanvaardbaar zijn.

• 2)

  Geschenken die raadsleden ontvangen en die een waarde vertegenwoordigen van € 50 of minder, kunnen worden behouden en behoeven niet te worden geregistreerd, tenzij het geschenk de kennelijke bedoeling heeft om de bestuurder te beïnvloeden. De tendens is dat kleine relatiegeschenken, die niet duur zijn, en die vrijblijvend aangeboden worden – die de onafhankelijkheid dus niet beperken – acceptabel zijn.

• 3)

  Geschenken die worden ontvangen op het huisadres, en niet behoren tot de hierboven beschreven categorie, worden altijd gemeld in de gemeenteraad, waarna een besluit over de bestemming wordt genomen. Over het algemeen zijn geschenken die op het huisadres geleverd worden onaanvaardbaar.

• 4)

  Faciliteiten geboden door derden dienen inhoudelijk en proportioneel in verband te staan met het functioneel handelen van raadsleden en kunnen derhalve niet privé worden aangewend.

Uitnodigingen voor lunches, diners en recepties

Raadsleden hebben contacten met andere overheden, het bedrijfsleven en de burgers. De werkzaamheden van een raadslid brengen met zich mee dat een netwerk in stand gehouden moet worden. In dit kader is er regelmatig sprake van uitnodigingen voor lunches, diners en recepties die men ontvangt uit hoofde van de functie. Bij het accepteren van uitnodigingen voor diners e.d. van relaties van de gemeente kunnen raadsleden immer het belang van het contact verantwoorden. Niet functionele bezoeken zijn ook mogelijk, maar ook in dit geval geldt dat er een grote mate van openheid betracht moet worden zodat controle en verantwoording mogelijk is.

Uitnodiging voor reizen, verblijven en werkbezoeken

De ambtsuitoefening van raadsleden kan uitnodigingen met zich meebrengen. Hieronder zijn ook uitnodigingen voor (buitenlandse) reizen, verblijven en werkbezoeken.

Excursies en werkbezoeken op uitnodiging dienen functioneel te zijn en in het belang van de gemeente. Gemeentelijke vergoedingen zijn in beginsel afgestemd op belastingvrij te verstrekken vergoedingen. Voor meerdaagse buitenlandse dienstreizen en eendaagse (ook binnenlandse) dienstvliegreizen zijn er richtlijnen opgesteld. Deze zijn als volgt:

• 1.

  Voor buitenlandse dienstreizen langer dan 1 dag, ook 1-daagse (binnenlandse) dienstvliegreizen is vooraf schriftelijk toestemming nodig van de Raad.

• 2.

  Dienstreis wordt alleen dan toegestaan indien met het doel van die reis een duidelijk aantoonbaar gemeentelijk belang wordt gediend en deelname uit dien hoofde noodzakelijk is.

• 3.

  Buitenlandse reizen voor raadsleden hebben betrekking op dienstreizen of excursies waaraan de raad of een raadscommissie deelneemt dan wel tot congressen, seminars e.d., waartoe men namens de raad is afgevaardigd.

Indien een raadslid, in opdracht en op kosten van de gemeente de dienstreis maakt, gelden de volgende regels:

• 1.

  Aan de Raad dient ter kennisneming een rapportage te worden ingezonden die, al naar gelang de aard en de doelstelling van de reis, summier of uitvoerig kan zijn.

• 2.

  Invitaties voor reizen, verblijven en werkbezoeken op kosten van derden worden altijd aan het presidium voorgelegd.Bij de besluitvorming dient het gemeentebelang een doorslaggevende factor te zijn. Voorwaarde om op een uitnodiging in te gaan is de controleerbaarheid. Van buitenlandse reizen wordt een reisverslag overgelegd en wordt er melding van gemaakt in het jaarverslag. De raad is gemachtigd een (reis)programma aan te passen.

• 3.

  Het meereizen van de partner van een raadslid is alleen toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de uitnodigende partij en tevens het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner moet bij de aanvraag betrokken worden.

• 4.

  Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is wel toegestaan maar moet wel bij de aanvraag gemeld worden.

• 5.

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis met vakantiedagen is niet toegestaan. De afrekening met betrekking tot de buitenlandse dienstreis gebeurt als volgt:

• 6.

  Reisafrekening geschiedt uiterlijk binnen 14 dagen na beëindiging van de dienstreis, door en onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier plaats te vinden. Indien het reiskrediet met 5% of meer is overschreden, dient hier (onder overlegging van de betreffende nota’s en belegstukken) verantwoording aan het presidium plaats te vinden, onder vermelding van de reden van overschrijding.

• 7.

  De raadsleden ontvangen een volledige vergoeding voor reiskosten die in het kader van de functie-uitoefening gemaakt zijn. Indien gebruik wordt gemaakt van een eigen motorvoertuig vindt de vergoeding plaats overeenkomstig het Reisbesluit Binnenland.

• 8.

  Raadsleden die in verband met de uitoefening van hun functie noodzakelijke kosten voor verblijf maken, krijgen deze vergoed voor zover deze met inachtneming met de aard van de bijeenkomst redelijk en verantwoord kan worden geacht.

• 9.

  De vergoeding van gemaakte kosten geschiedt als regel onder overlegging van de relevante bescheiden.

• 10.

  Het raadslid declareert geen kosten die reeds worden gedekt door een andere onkostenvergoeding die op hem van toepassing is (zie brochure “De rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers (raadsleden en commissieleden)”).

• 11.

  In geval van een buitenlandse reis kan aan het raadslid een voorschot worden verstrekt, eventueel in buitenlandse valuta. Dit voorschot wordt binnen een maand na afloop van de dienstreis verrekend door middel van een declaratieformulier.

Gebruik gemeentelijke voorzieningen, faciliteiten en onkostenvergoedingen

Met het oog op hun functie-uitoefening beschikken raadsleden over interne voorzieningen van algemene aard, zoals computerapparatuur met toebehoren, telefoon, fax, etc., zoals ook verwoord in de brochure “De rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers (raadsleden en commissieleden)”. Het beleid dat ten aanzien van het gebruik van voorzieningen en faciliteiten is ontwikkeld, is als volgt:

• a.

  Gebruik van een computer

• Voor de duur van de raadsperiode kunnen de raadsleden op verzoek een pc in bruikleen krijgen. De gemaakte telefoonkosten als gevolg van het gebruik van de apparatuur kunnen niet apart worden gedeclareerd bij de gemeente. Voor dergelijke kosten ontvangt het raadslid een vaste onkostenvergoeding, waarin een component is opgenomen voor telefoonkosten.

• b.

  Consumptieve verstrekkingen

• Consumptieve verstrekkingen op het gemeentehuis dienen voort te vloeien uit de functies én in het belang van de gemeente.

• c.

  Cursussen/ congressen

• Raadsleden van de gemeente Zwolle hebben de beschikking over een individueel opleidingsbudget. Raadsleden kunnen dit budget gebruiken voor het volgen van opleidingen, cursussen, seminars e.d.. Raadsleden kunnen cursus- en opleidingsgelden declareren bij de gemeente, waarna deze kosten ten laste zullen worden gebracht van het individueel opleidingsbudget.

• d.

  Declareren

• Uitgaven die worden gemaakt in opdracht van de Raad, maar die niet binnen de voor het raadslid geldende onkostenvergoeding vallen, kunnen op declaratiebasis aan het raadslid worden vergoed. Declaraties en rekeningen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

• • 1.

    Is voorzien van belegstukken zoals betalingsbewijzen

  • 2.

    Is ingericht volgens daaraan door de belastingdienst gestelde eisen

  • 3.

    Transparantie: de declaraties en rekeningen zijn inzichtelijk

  • 4.

    De uitgave valt niet onder de vaste additionele onkostenvergoeding

  • 5.

    Er kunnen voorschotten worden verstrekt; het saldo van voorschot en afrekening wordt eenmaal per jaar verrekend. Een nadelig saldo kan worden ingehouden op het salaris.

Aan de hand van overzichten ziet de raadsgriffier toe op het gebruik van gemeentelijke faciliteiten en het declaratiegedrag.

Declaraties worden zo veel mogelijk ingediend door middel van een daartoe ontwikkeld formulier. Kosten worden alleen vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Dit gebeurt door vermelding van de reden waarom de kosten zijn gemaakt en de daarbij betrokken personen. Zo veel als mogelijk is worden de relevante bescheiden overgelegd. Gemaakte kosten worden in de regel binnen een maand gedeclareerd.

Omgaan met vertrouwelijke informatie

Van raadsleden wordt verwacht dat zij vertrouwelijk omgaan met vertrouwelijke informatie en deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor de informatie bedoeld is. Het oneigenlijk gebruik van kennis verkregen uit hoofde van het lidmaatschap van de Raad is niet aanvaardbaar; het prevaleren van eigenbelang of misbruik van voorkennis zijn in dit verband aparte voorbeelden. Een oneigenlijk gebruik wordt mede aanwezig geacht indien vertrouwelijke of geheime informatie openbaar wordt gemaakt.