Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent organisatie en ondersteuning (Verordening organisatie ondersteuning van de raad 2011)

1. Een fractie ontvangt een tegemoetkoming in de kosten die zij maakt ten dienste van de uitoefening van het raadslidmaatschap door haar leden.

2. De vaste tegemoetkoming bedraagt per kalenderjaar € 8.000 ongeacht het aantal leden van de fractie. Alleen fracties die tijdens de installatievergadering direct na de verkiezingen als fractie optreden, ontvangen deze tegemoetkoming. In een verkiezingsjaar wordt de vergoeding berekend naar evenredigheid van het aantal kalenderdagen dat een fractie in de raad aanwezig is.

3. Een fractie ontvangt voorts per kalenderjaar een variabele tegemoetkoming van € 80 per lid van de fractie per maand, waarbij deze tegemoetkoming in een verkiezingsjaar wordt berekend naar evenredigheid van het aantal kalenderdagen dat een raadslid in de raad aanwezig is. De variabele tegemoetkoming per fractie wordt maandelijks bepaald.

4. VERVALLEN

5. De vaste vergoeding wordt jaarlijks in twee delen uitgekeerd, te weten de eerste helft in januari en de tweede helft nadat de verantwoording over het voorgaande kalenderjaar is goedgekeurd. In een verkiezingsjaar wordt in januari de volledige vergoeding tot aan de verkiezingsdatum uitgekeerd en ontvangen de fracties vanaf de installatiedatum de volledige vergoeding voor het resterende deel van het kalenderjaar. De variabele vergoeding wordt in de eerste week van elke maand uitgekeerd.

1. Fracties besteden de tegemoetkoming zodanig dat hun kaderstellende en controlerende rol wordt versterkt. Bestedingsdoelen zijn:

• a.

  Personele kosten, zoals salariskosten, kosten van reguliere inhuur ter ondersteuning bij algemene dagelijkse werkzaamheden of vrijwilligersbijdragen voor buitengewone fractieleden.

• b.

  Kosten van onderzoek (waaronder inhuur) en activiteiten die verband houden met een beleidsonderwerp of agendapunt van de raad, inclusief kosten van (politiek-inhoudelijke) bijeenkomsten (uitsluitend zaalhuur, sprekersvergoeding, beperkt aantal consumpties) en breed verspreide communicatie/mailing om informatie op te halen voor fractiewerk, in beide gevallen toelaatbaar tot zes maanden voor gemeenteraadsverkiezingen.

• c.

  Bureaukosten, zoals kantoor- en vergaderbenodigdheden (inclusief vergaderapparatuur voor fractie-assistenten) en consumpties tijdens fractievergaderingen.

• d.

  Administratiekosten, zoals bankkosten en notariële kosten.

• e.

  Kosten voor fractie-ontwikkeling, zoals scholing fractieleden of groepstrainingen voor de fractie. Kosten voor gezamenlijke maaltijden en teambuilding zijn gelimiteerd tot een maximum van € 200 per jaar per fractielid, waarbij buitengewone fractieleden en fractieassistenten ook tot fractieleden worden gerekend.

• f.

  VERVALLEN

2. Ten aanzien van de tegemoetkoming zijn de navolgende bestedingen uitgesloten:

• a.

  Bestedingen die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen.

• b.

  Besteding aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie.

• c.

  Giften en leningen.

• d.

  Bestedingen die betaald dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen. Hiertoe worden de richtlijnen gevolgd uit de Handreiking integriteit politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen, opgesteld door VNG/IPO/Unie van Waterschappen/Ministerie van BZK, en gepubliceerd in september 2013.

• e.

  Bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten.

• f.

  Uitgaven ten behoeve van (her)verkiezing van raadsleden.

• g.

  Buitenlandse reizen.

• h.

  Kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis.

• i.

  (Juridische) bijstand in geschillen.

• j.

  Kosten van digitale apparatuur van raadsleden en buitengewone fractieleden

1. Iedere fractie beschikt over een bankrekening die op naam van de fractie is gesteld, waarop uitsluitend als inkomende geldstroom de in artikel 6 genoemde tegemoetkoming en als uitgaande geldstroom de besteding daarvan plaatsvindt.

2. Het verantwoordingsjaar begint op de datum waarop de (voorgaande) gemeenteraadsverkiezingen plaatsvonden en eindigt een jaar later.

3. Binnen drie maanden na afloop van het verantwoordingsjaar legt elke fractie aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de in artikel 6 bedoelde tegemoetkoming, onder overlegging van een verslag.

4. Het verslag wordt op kasbasis opgesteld. Het verslag vermeldt in elk geval:

• a)

  de beginstand van de bankrekening;

• b)

  de ontvangen tegemoetkoming;

• c)

  de besteding van de tegemoetkoming gespecificeerd naar de categorieën zoals genoemd in 7.1a t/m 7.1g;

• d)

  eindstand van de bankrekening.

5. De fractie kan een deel van de tegemoetkoming reserveren voor besteding in een volgend jaar binnen dezelfde raadsperiode

6. Bij het verslag wordt een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens gevoegd. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en de penningmeester. Deze functies zijn niet in één persoon verenigd.

7. Iedere uitgave is onderbouwd met een document (kassabon, rekening) met daarop (eventueel handgeschreven) vermeld de reden van uitgave.

8. Indien een fractie binnen een jaar na afloop van de verantwoordingsperiode niet heeft voldaan aan de in dit artikel opgenomen verantwoordingsplicht, wordt de volledige tegemoetkoming voor die fractie over het betreffende jaar geheel teruggevorderd.

9. Tegemoetkomingen die op de dag voorafgaand aan de installatie van de nieuwe raad nog niet zijn besteed worden binnen drie maanden na deze datum door de fractie aan de gemeente terugbetaald.

10. Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan is de fractie verplicht binnen drie maanden (a) een eindverantwoording in te dienen over de besteding van de fractievergoeding en (b) het niet bestede bedrag van de tegemoetkoming aan de gemeente terug te betalen.

1. Controle op de ingediende verantwoordingen wordt elke twee jaar uitgevoerd door een accountant die daartoe opdracht heeft gekregen van de raad.

2. De accountant controleert in samenwerking met de griffie de ordentelijkheid van de boekhouding en de aanwezigheid van facturen, overeenkomstig de bestedingsdoelen zoals genoemd in artikel 7.

3. De accountant brengt verslag uit van zijn werkzaamheden binnen twee maanden na de indieningstermijn voor de verantwoordingen. Een verslag van de uitgevoerde controle en een accountantsverklaring worden ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hierin wordt tevens vermeld of fracties zich gehouden hebben aan de bestedingsdoelen uit artikel 7 en of is voldaan aan de rekening en verantwoording zoals omschreven in artikel 8.

4. Als er aanleiding is voor twijfel over de rechtmatigheid van de besteding van fractievergoedingen meldt de accountant dit in zijn verslaglegging aan de raad.

5. Bij het ontbreken van een goedkeurende verklaring kan de raad besluiten tot nader onderzoek naar de besteding van fractievergoeding(en). Indien de raad hiertoe besluit, wordt een verzoek gedaan aan een onafhankelijke deskundige partij om dit onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek richt zich op de vraag of de besteding van fractievergoedingen rechtmatig is en of geleverde producten of diensten in verhouding staan tot de kosten. Een fractie is verplicht om medewerking te verlenen aan het onderzoek.

6. Indien uit het onderzoeksrapport van de onafhankelijke deskundige blijkt dat er sprake is van onrechtmatigheden, kan worden besloten tot het terugvorderen van de fractievergoeding.

7. Gedurende de looptijd van het externe onderzoek kan de uitbetaling van de volgende termijn van de fractievergoeding worden opgeschort.