Regeling vervallen per 01-01-2014

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011

Geldend van 01-01-2011 t/m 31-12-2013

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011

Raadsvergadering : 26 oktober 2010

Agendanummer : 10

De raad van de gemeente Berkelland;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet ;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende:

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN DE FRACTIEONDERSTEUNING 2011

Artikel 1. Verzoek om informatie

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit, schriftelijk, met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan door tussenkomst van de griffier mededeling worden gedaan aan de secretaris. De griffier wordt door de secretaris hiervan in kennis gesteld

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Paragraaf 2. Fractieondersteuning

Artikel 5. Recht op financiële vergoeding

  • 1.

    De fracties als bedoeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Hiertoe wordt jaarlijks een bedrag in de begroting opgenomen;

  • 2.

    Deze bijdrage wordt als volgt verdeeld

2/3e deel wordt verdeeld over de in de raad zitting hebbende fracties en 1/3e deel wordt verdeeld op basis van de raadszetels.

Artikel 6. Besteding financiële vergoeding

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a) bestedingen die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige

regelingen;

b) bestedingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden

instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van

prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op

basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c) giften;

d) bestedingen welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de

leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden

toekomen;

  • e)

    bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

  • f)

    algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

  • g)

    (her)verkiezing van raadsleden;

    i) buitenlandse reizen, behoudens reizen binnen het Euregiogebied of naar Europese instellingen

    j) kantoor- en werkruimte buiten het gemeentehuis, anders dan incidenteel

Artikel 7. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vòòr 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt;

  • 2. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

Artikel 8. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van het bepaalde in artikel 7 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9. Gevolgen splitsen fractie

  • 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 5, de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de bij de afsplitsing betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Deze verdeling wordt berekend vanaf het begin van de eerste kalendermaand volgend op de maand waarin de afsplitsing aan de voorzitter van de gemeenteraad wordt meegedeeld.

  • 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10 Reserve

  • 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2. De reserve is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 7.

  • 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 100% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 11. Verantwoording en controle

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2. Het verslag vermeldt in elk geval:

    • a.

      het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding is ontvangen;

    • b.

      het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar;

    • c.

      ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed; en

    • d.

      het saldo per 1 januari en 31 december van het voorafgaande kalenderjaar.

  • 3. Het verslag wordt ondertekend door de fractievoorzitter en bij fracties met meer dan één zetel een tweede fractielid.

  • 4. Controle van het verslag vindt plaats door de griffier. De griffier breng advies uit aan de raad. In het advies gaat de griffier tenminste in op de volgende onderwerpen:

    • a.

      voldoen de uitgaven aan de criteria van de verordening/de bestedingsdoeleinden zoals genoemd in de verordening

    • b.

      is de verantwoording correct

    • c.

      is de reserve goed weergegeven en is deze niet hoger dan toegestaan

    • d.

      zijn de verantwoordingen tijdig ontvangen

  • 5. Op aanvraag worden onderliggende stukken, rekeningen, facturen, specificaties, bonnetje, bankafschriften en dergelijke ter inzage gegeven aan de griffier.

  • 6. De raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 12. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is, waar mogelijk, van overeenkomstige toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking oude verordening

De verordening fractievergoedingen 2005 (raadsbesluit 26 april 2005) en de Verordening op de ambtelijke bijstand 2005 (raadsbesluit 28 juni 2005) worden ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van
26 oktober 2010
de griffier, de voorzitter,

VERSLAGFORMULIER FRACTIEVERGOEDING

Verantwoording over het jaar: ………………

Fractie:

I.Overzicht inkomsten en uitgaven

Ontvangen fractievergoeding: € (A)

Uitgaven:

  • 1.

    Salariskosten (inclusief loonbelasting en sociale lasten) €

  • 2.

    Salarisadministratie €

  • 3.

    Reis- en verblijfkosten €

  • 4.

    Literatuur €

  • 5.

    Opleiding/cursussen/training €

  • 6.

    Website €

  • 7.

    Representatie €

  • 8.

    Drukwerk €

  • 9.

    Promotiematerialen €

  • 10.

    Excursies

  • 11.

    Themabijeenkomsten

  • 12.

    Kantoorbenodigdheden €

  • 13.

    Kamer van Koophandel €

  • 14.

    Verzekeringen €

  • 15.

    Bankkosten €

  • 16.

    ………< zelf door de fractie in te vullen >…. €

  • 17.

    ………etc. €

  • 18.

    Overig €

Totaal uitgaven €(B)

Saldo inkomsten/uitgaven € (C)

II.Verloop gereserveerde middelen

Stand reserve per 1 januari ………… € 

Mutatie in reserve (bedrag vermeld bij C):€ 

Stand reserve per 31 december ………….. € (D)

Beschikbare budget in ………….: € (E)

Ingeval de stand van de reserve per 31 december xxxx (bedrag onder D) hoger is dan het beschikbare budget (bedrag onder E) te restitueren:

€

Saldo bankrekeningen per 1 januari € ……………

Saldo bankrekeningen per 31 december € ……………. FORMULIER VERKLARING FRACTIEVERGOEDING

Ondergetekenden:

(naam)

(naam)

in hun hoedanigheid van voorzitter respectievelijk lid van de fractie van

(naam fractie)

verklaren hierbij dat het verslag over de besteding van de fractievergoeding en de stand van de reserve over het kalenderjaar ……………naar waarheid is gedaan.

Datum:

Ondertekening:

Bijlage, behoort bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011

De verordening bevat de voorwaarden, waaronder een fractie een budget kan uitgeven. Hiermee kan de raad aangeven waaraan fracties hun budget mogen besteden en kunnen die zaken genoemd worden waarvoor het fractiebudget absoluut niet bedoeld is.

Hoewel het moeilijk is om precies te bepalen wat wel en wat niet is toegestaan doen wij hieronder een aantal suggesties over bestedingen die al dan niet toegestaan zijn.

Het is heel moeilijk om een nadere precisering te maken, omdat het om een veelheid aan kostensoorten gaat. We willen we fracties ook niet beperken in hun mogelijkheden maar we willen wel in algemene zin een handreiking bieden over welke zaken wel of niet in aanmerking komen.

Als hoofdregel voor de besteding van de fractiebudgetten geldt:

  • 1.

    er moet een directe relatie met de werkzaamheden van de fractie voor de gemeenteraad van Berkelland

  • 2.

    er mag geen (extra) geldstroom richting fractieleden ontstaan om onkosten te vergoeden die uit de onkostenvergoeding betaald moeten worden.

  • 3.

    Bij twijfel zaken niet bekostigen uit fractiebudget vooraf de griffier om advies vragen

Andere spelregels zijn:

  • -

    stichtingen die de gelden voor de fractieondersteuning ontvangen mogen geen andere activiteiten uitvoeren dan fractieondersteuning (dit om onwenselijke/verkapte vormen van partijsubsidiëring te voorkomen en transparantie te bevorderen)

  • -

    voor personeelskosten moet aannemelijk worden gemaakt dat die kosten voor de fractie worden gemaakt.

  • -

    Er wordt door elke fractie 1 rekeningnummer opgegeven en gebruikt voor de ontvangst van de fractievergoeding en de uitgaven ten laste van de fractievergoeding. De rekening wordt ook niet voor andere doeleinden gebruikt (ook niet voor eigen bijdragen van fractieleden aan de fractie, want dan ontstaat er vermenging en is het niet transparant). Een rekening is gemakkelijker voor de rapportage en de controle.

  • -

    Eventueel rente inkomsten over opgebouwde banktegoeden moeten verantwoord worden

  • -

    Investeringen die langer dan een jaar meegaan (bijvoorbeeld een computer) worden in 1 jaar ten laste van de uitgaven gebracht. Er wordt geen afschrijving toegepast. Het risico dat een fractie in het laatste jaar voor de verkiezingen een computer koopt en na de verkiezingen niet meer terug keert is beperkt.

  • -

    Indien nodig moet de fractie de onderliggende stukken (rekeningen, verantwoordingen, facturen, bonnetjes, kassabonnen, bankafschriften) moeten desgevraagd ter inzage geven . Dat geldt ook voor kleine bedragen.

  • -

    In de boekhouding worden bestedingsdoeleinden zo nauwkeurig mogelijk omschreven (dus niet overige kosten, diversen etc.).

  • -

    Kosten worden verantwoord in het jaar dat ze gemaakt worden.

Opleiding

Politieke ambtsdragers kunnen individueel aanspraak maken op vergoeding van de kosten. Individuele aanspraken kunnen niet via fracties bekostigd worden. Ook kunnen fracties geen beslissende rol spelen in individuele aanspraken. Het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en het stelsel voor onkostenvergoedingen voorzien in de realisatie van de individuele aanspraken. Opleidingen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel en door alle fractieleden gevolgd worden, kunnen hier een uitzondering op vormen en eventueel wel vanuit een fractiebudget vergoed worden.

VNG congres

Voor het VNG congres geldt dat die volgens ons te rangschikken is onder de individuele aanspraken. Deze zouden voortaan dus ook via de gemeente betaald moeten worden en niet meer uit de fractiebudgetten. Afspraak is dat ieder raadslid 1x per 4 jaar (raadsperiode) het congres mag bijwonen en dat plaatsvervanging niet mogelijk is.

Mogelijke bestedingsdoeleinden fractiebudget

Wel:

  • -

    secretariële ondersteuning door een fractieassistent

  • -

    inhoudelijke/politiek getinte ondersteuning door een fractieassistent (bijvoorbeeld: uitzoekwerk, formuleren moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, organisatie bijeenkomsten)

  • -

    administratiekosten (zoals porto, kantoorartikelen) verbonden aan het fractiewerk door de fractieassistent/secretariële ondersteuning.

  • -

    Vakliteratuur (bijvoorbeeld bestuurlijke tijdschriften, boeken, losbladige uitgaven) voor de gehele fractie

  • -

    Cursussen voor de gehele fractie/waaraan de gehele fractie kan deelnemen

  • -

    Coaching voor de fractie als geheel

  • -

    Ondersteuning bij fractie- en themabijeenkomsten, bijvoorbeeld zaalhuur, kosten sprekers, organisatiekosten, versturen uitnodigingen, koffie/catering.

  • -

    Website fractie (waarmee een fractie zich presenteert, haar standpunten verwoordt en die burgers de gelegenheid geeft om mee te praten over politieke onderwerpen). Wanneer er gezamenlijke website is voor de fractie en de afdeling van een landelijke partij of plaatselijke politieke groepering is het mogelijk om een deel van de kosten van de website toe te rekenen aan de fractie. Voorstel is dan 2/3e deel van de totale beheerkosten is toe te rekenen aan de fractie, 1/3e deel aan de afdeling of plaatselijke politieke groepering (vanwege partijbelang, belangen in het kader van de campagne, plaatselijke afdeling, afdelingsbestuur).

  • -

    Nieuwsbrief fractie

  • -

    Spreekuur fractie (al dan niet op locatie)

  • -

    Publicaties, voorlichting (infobulletins van de fractie, kranten) mits er sprake is van een soort verantwoordingsdocument of een specifieke actie (pure propaganda, permanente campagne valt hier niet onder).

  • -

    Brochures die op verantwoording of een specifieke actie zijn gericht (niet op verkiezingen).

  • -

    Financiële en facilitaire ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van het raadswerk. Bijvoorbeeld specifiek onderzoek ter ondersteuning van een fractiestandpunt of initiatiefvoorstel, inhuren van extern advies, het organiseren van een bijeenkomst ter voorbereiding van een fractiestandpunt. Let op: bij het uitvoeren van onderzoek kan, indien daar een raadsmeerderheid mee instemt, gebruik gemaakt worden van het raadsbudget voor onderzoek.

  • -

    Excursies, werkbezoeken door de fractie

  • -

    Binnen redelijke grenzen kunnen ook cadeautjes, attenties, bloemen etc. in het kader van “lief en leed” uit het fractiebudget betaald worden. Giften en donateurschappen zijn nadrukkelijk uitgesloten. Er moet wel op een of andere manier een relatie zijn met het fractiewerk.

  • -

    Reiskosten steunfractieleden kunnen op basis van werkelijk gemaakte onkosten vergoed worden

  • -

    Vaste vergoedingen aan steunfractieleden, vrijwilligers, fractieassistenten kunnen mits voldoende gespecificeerd en onderbouwd

  • -

    Fractieweekends/bindingsactiviteiten/teambuildingsactiviteiten door en voor de fractie (dus niet door/voor of met het afdelingsbestuur, dan alleen het fractiedeel) (mits de activiteiten gericht zijn om de “uitoefening van het raadslidmaatschap te ondersteunen”).

  • -

    Bankkosten voor het beheer van de fractierekening

  • -

    Met het vergoeden van kosten voor consumpties, lunches en diners moet erg terughoudend omgegaan worden. Het moeten zakelijk te verantwoorden kosten zijn (die in relatie staan tot het raaslidmaatschap). De consumpties, lunches en diners mogen niet gezien kunnen worden als een verkapte vorm van inkomen/beloning.

  • -

    Kosten salarisadministratie etc. fractieassistent

  • -

    Opleiding fractieassistent (voor zover er een directe relatie is met de werkzaamheden van de fractie voor de gemeenteraad van Berkelland)

  • -

    Notariskosten voor het oprichten van een aparte stichting fractieondersteuning

  • -

    Kamer van Koophandel

  • -

    Polo’s, bodywarmers, jassen, regenjassen, tassen, beursmaterialen die bedrukt zijn met partijlogo mits bedoeld voor fractieactiviteiten (dus geen kleding met logo voor vrijwilligers, bestuursleden en dus ook niet in de campagnetijd).

  • -

    Extra raadsstukken voor opvolgers op de lijst

  • -

    Ombudsfunctie

Niet:

  • -

    uitgaven vanwege de campagne of partijbelangen. Hiervoor geldt landelijk de Wet subsidiering politieke partijen. Het is echter moeilijk hier een grens te trekken. Er is een grijs gebied. Permanente campagnevoering, publiciteit en voorlichting kan gemakkelijk de vorm aannemen van partijsubsidiëring. Daarom staat in de verordening dat betalingen aan de politieke partijen (bijv. afdelingen van landelijke partijen) wel mogen als het gaat om gemeentelijke activiteiten (maar dan alleen op basis van een reële, gespecificeerde declaratie (bedoeld is dan voor concrete diensten of goederen, die dan ook onderbouwd moeten zijn)). Wat dus nadrukkelijk niet ten laste van de fractievergoeding mag zijn bijvoorbeeld: folders maken en verspreiden voor de Tweede Kamerverkiezingen

  • -

    Betalingen aan politieke partijen anders dan op basis van een reële, gespecificeerde declaratie (bedoeld is dan voor concrete diensten of goederen, die dan ook onderbouwd moeten zijn)

  • -

    persoonlijke onkosten voor raadsleden zoals reiskosten, telefoonkosten, individuele cursussen en congressen. Dit wordt via het stelsel van onkostenvergoedingen geregeld. De fractievergoeding mag dus niet leiden tot een verhoging van de vergoedingen aan fractieleden.

  • -

    Uitgaven van fractieleden voor activiteiten die op eigen initiatief worden verricht (van belang is dat het gemeenschappelijke activiteiten zijn of dat er een opdracht vanuit de fractie is).

  • -

    Buitenlandse reizen

  • -

    Giften (dus niet bedrag X voor jubileum van vereniging Y). Giften mogen ook niet onder een andere naam worden geboekt (bijvoorbeeld sponsoring). Giften voor de organisatie van activiteiten (dus een enveloppe met inhoud of een boekenbon voor sprekers mag wel).

  • -

    Reguliere huisvesting voor fractieactiviteiten. Er zijn immers fractiekamers en vergaderruimten beschikbaar (incidenteel kan wel, bijvoorbeeld voor grote, bijzondere vergaderingen, vergaderingen op locatie in kernen etc.)