Kadernota inkoop 2014

Geldend van 18-12-2014 t/m heden

Intitulé

Kadernota inkoop 2014

De raad van de gemeente Brummen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 8 juli 2014 met kenmerk RV14.0016;

gehoord het behandeladvoes van het forum Samenleving/Financien/Bestuur van 4 september 2014;

heeft besloten:

  • 1.

    Geen inspraak te verlenen voor de voorbereiding van de Kadernota inkoop 2014.

  • 2.

    De Kadernota inkoop 2014 vast te stellen

1. Inleiding

Met deze Kadernota inkoop stelt de gemeenteraad van Brummen de kaders voor inkoop en aanbesteden vast. Het college van burgemeester en wethouders ontwikkelt op basis van deze kaders het inkoopbeleid en zorgt voor verdere professionalisering van inkoop in alle geledingen van de organisatie met gepaste maatregelen op de korte, middellange en lange termijn. Het inkoopbeleid is afgeleid van het organisatiebeleid. De inkoopfunctie van Brummen is ingebed in de totale organisatie.

Paragraaf 2 beschrijft de inkoopdoelstellingen van Brummen. De paragrafen 3 tot en met 6 beschrijven respectievelijk volgens welke organisatorische, juridische, ethische, economische en ideële kaders de gemeente Brummen zal inkopen en aanbesteden.

2. Inkoopdoelstellingen

De Aanbestedingswet is erop gericht dat de overheid op een transparante en effectieve manier inkoopt tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij ondernemers een goede en eerlijke kans maken op een opdracht.

Deze inkoopnota is gericht op dezelfde doelstelling, namelijk werken met een meerwaarde voor de gemeente en voor de belastingbetaler: de beste kwaliteit voor ons geld. Deze formulering is leidend voor de Brummense inkoop. Als gemeentelijke organisatie wil Brummen de volgende doelen nastreven:

  • .

    naleving van relevante wet- en regelgeving bevorderen;

  • .

    een doelmatig aanbestedingsbeleid realiseren;

  • .

    verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden;

  • .

    streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van inkoop en aanbestedingen;

  • .

    optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit en de markt stimuleren tot het aanbieden van de economisch meest voordelige aanbieding;

  • .

    de integriteit van het inkoopproces waarborgen op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau.

 

Om de hierboven genoemde doelen te bereiken, moet de organisatie duidelijke keuzes maken. Deze nota legt de belangrijkste keuzes ten aanzien van inkoop vast. Die keuzes gelden voor de gehele organisatie. Dat betekent dat elke inkoop en aanbesteding van de gemeente Brummen uitgevoerd wordt volgens de kaders van dit beleid.

3. Organisatorische kaders

Inkoopverantwoordelijkheid

Uitgangspunt voor de organisatie is dat afdelingen integraal verantwoordelijk zijn voor hun processen, dus ook voor de eigen inkoop.

De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het inkoopbeleid wordt neergelegd bij een inkoopadviseur.

Ramingen

Ramingen worden voor zover mogelijk op hoofdlijnen gecommuniceerd uit zorg voor de Brummense concurrentiepositie. De vakafdeling stelt zelf ramingen op of baseert zich op extern advies of op een indicatieve offerte.

Opdrachten waarvoor de gemeenteraad al een krediet heeft verleend (zoals bij de vaststelling van de begroting) worden aanbesteed conform het inkoopbeleid en de mandaat- en machtigingsbesluiten van de gemeente Brummen.

De werkwijze is gericht op het voorkomen dat de markt voortijdig op de hoogte is van de financiële ruimte die voor een opdracht beschikbaar is en ondersteunt de wens van de organisatie om voldoende ruimte te geven aan marktwerking.

Inkoopsynergie

Bundelen van inkoopkracht biedt de mogelijkheid tot het behalen van inkoopvoordeel, zowel kwantitatief (financieel) als kwalitatief. Daar waar het mogelijk en lonend is om gezamenlijk in te kopen binnen de eigen organisatie of daarbuiten, zal Brummen dat doen. Met de samenwerking beoogt Brummen een effectievere inzet van middelen, toename van expertise, verlaging van inkoopkosten en verbetering van inkoopprocessen.

4. Juridische kaders

Europese wet- en regelgeving

Per 1 december 2005 zijn de volgende Europese aanbestedingsrichtlijnen van kracht:

2004/17/EG - voor de zogenaamde klassieke sectoren (werken, leveringen, diensten)

2004/18/EG - voor de nutssectoren water, energie, vervoer en post.

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet inwerking getreden. Deze wet is in de plaats gekomen van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) en de Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA)

Naast de Aanbestedingswet gelden de volgende regelingen:

  • .

    De Gids Proportionaliteit;

  • .

    De ARW 2012 (Aanbestedingsreglement voor Werken);

  • .

    De Klachtenregeling;

  • .

    Richtsnoeren voor Leveringen en Diensten.

 

De Gids Proportionaliteit en de ARW 2012 zijn verplicht gesteld.

 

Op 11 februari 2014 heeft de Europese Raad drie nieuwe richtlijnen aangenomen die de richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG vervangen. Het betreffen een richtlijn voor klassieke aanbestedingen, een richtlijn voor publieke nutsfuncties en een concessierichtlijn. Naar verwachting moeten deze nieuwe richtlijnen voor april 2016 in de nationale aanbestedingswetgeving zijn geïmplementeerd.

Drempelbedragen

Voor Europese aanbestedingen is Brummen gebonden aan de daarvoor geldende drempelbedragen.

Voor overige aanbestedingen stelt het college van burgemeester en wethouders drempelbedragen vast die recht doen aan de inkoopdoelstellingen, maar tevens de werkbaarheid voor de organisatie waarborgen. Het college houdt daarbij rekening met de Gids Proportionaliteit.

Inkoopvoorwaarden

De gemeente Brummen verklaart in principe bij het inkopen van goederen, diensten en werken alleen de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing.

De algemene inkoopvoorwaarden van Brummen zijn door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld.

Bij werken gelden de inkoopvoorwaarden van het aanbestedingsreglement dat van toepassing is en/of eventuele aanvullende voorwaarden zoals die staan aangegeven in de aanbestedingsdocumenten.

Minumumeisen en uitsluitingsgronden

Brummen is erbij gebaat dat opdrachten worden verstrekt aan aanbieders die in staat zijn deze goed uit te voeren. Bij openbare en Europese aanbestedingen worden daartoe minimumeisen en uitsluitingsgronden opgesteld. Brummen past waar nodig of nuttig minimumeisen en uitsluitingsgronden toe die proportioneel zijn in het licht van de toe te kennen opdracht.

Inschakelen van de ACM (voormalig NMA)

Als er reële vermoedens zijn dat te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, schakelt het college van burgemeester en wethouders de Autoriteit Consument en Markt in.

Afwijken van het inkoopbeleid

Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om op grond van een gemotiveerd advies af te wijken van het inkoopbeleid van de gemeente Brummen als daar gegronde redenen voor zijn.

Bij kredietaanvragen die leiden tot opdrachten in afwijking van het inkoopbeleid wordt expliciet in het raadsvoorstel vermeld op welke manier de opdracht afwijkt en welke gegronde redenen daarvoor zijn.

Aanbestedingen die voortvloeien uit een bijzondere situatie of die tot stand komen op een wijze die niet tot de normale bedrijfsvoering kan worden gerekend, worden behandeld als afwijking van het inkoopbeleid.

Van de regelgeving met betrekking tot Europees aanbesteden kan niet worden afgeweken.

5. Economische kaders

Afhankelijkheid

De gemeente Brummen en haar leveranciers mogen ten opzichte van elkaar niet te zeer afhankelijk zijn. Daarom is het jaarlijkse inkoopvolume van Brummen bij een leverancier niet een onevenredig aandeel van diens jaaromzet en wordt regelmatig geverifieerd of nog steeds van de economisch meest voordelige aanbieding gebruik wordt gemaakt.

Beoordeling offertes

Offertes worden beoordeeld op gunningcriteria. Deze kunnen naast prijs ook andere criteria betreffen zoals kwaliteit, levertijd, service en milieuvriendelijkheid. Gunningcriteria moeten proportioneel zijn in relatie tot de opdracht. Afhankelijk van de opdracht wordt gekozen voor gunning op prijs of op basis van de economisch meest voordelige aanbieding (prijs plus andere criteria). Bij Europese aanbestedingen en aanbestedingen van werken onder de drempel wordt in beginsel gegund op basis van EMVI. Er wordt een zo objectief mogelijke beoordelingsmethodiek gehanteerd.

Risicobeperking

De gemeente Brummen is gebaat bij risicobeperking. De continuïteit van opdrachten moet over een langere periode gewaarborgd zijn. Daarom worden waar nodig en mogelijk financiële selectiecriteria en uitsluitingsgronden toegepast. Ook worden technische en/of vakinhoudelijke eisen gehanteerd waar van toepassing. Hierbij is het uitgangspunt dat eisen en criteria reëel en proportioneel moeten zijn in relatie tot de te verstrekken opdracht.

Lokale aanbieders

Brummen acht het van groot belang voor de bedrijvigheid en voor de werkgelegenheid op haar grondgebied dat lokale aanbieders zoveel mogelijk in de gelegenheid worden gesteld mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Het inkoopbeleid beschrijft welke mogelijkheden er zijn om deze doelstelling te realiseren en welke beperkingen daarbij gelden.

6. Ethische en ideële kaders

Integriteit

De relaties tussen medewerkers, bestuurders en raadsleden van Brummen enerzijds en leveranciers en opdrachtnemers anderzijds moeten puur zakelijk zijn. Daarbij moet privé en zakelijk gescheiden blijven. Medewerkers, bestuurders en raadsleden houden zich aan de geldende integriteitcodes.

In het kader van een aanbesteding kan gevraagd worden om een Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Een GVA is een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale-sectoropdrachten, concessieovereenkomsten voor openbare werken of prijsvragen.

Het opvragen van een GVA is onder de Aanbestedingswet 2012 niet verplicht. De vroegere Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG/VOGrp) wordt niet meer afgegeve.n

Duurzaamheid

In toenemende mate is er bij overheidsopdrachten aandacht voor de aspecten van duurzaamheid. Brummen streeft bij inkoop actief naar duurzaamheid. Brummen zal bij de inkoop kiezen voor duurzame oplossingen daar waar die bekend zijn (of wettelijk verplicht worden) en geen onevenredige (financiële) belasting van de organisatie vormen.

Sociaal aanbesteden

Met sociaal aanbesteden wil Brummen bijdragen aan het bieden van leer- of werkplekken voor kwetsbare doelgroepen op de arbeidsmarkt.

Door het opnemen van sociale eisen, wensen en/of bestekvoorwaarden in aanbestedingen kan het aanbestedingsbeleid bijdragen aan het duurzaam bevorderen van lokale en regionale werkgelegenheid door het bieden van leer- of werkplekken voor kwetsbare doelgroepen. Waar van toepassing kunnen bij inkooptrajecten indien gewenst sociale overwegingen als uitvoeringsbepaling voor een opdracht worden toegepast. De voorwaarden voor de uitvoering van een opdracht mogen niet (in)direct discriminerend zijn.

De gemeente Brummen wil bijdragen aan de orderportefeuilles van organisaties voor sociale werkvoorziening.

Innovatie

De Gemeente moedigt –daar waar mogelijk- innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad tijdens de openbare raadsvergadering van 18 september 2014
de griffier, mr. A.P. Leenstra
de voorzitter, A.J. van Hedel