Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR317317
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR317317/1
Regeling vervallen per 01-01-2017
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
Geldend van 01-01-2014 t/m 31-12-2016
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)De gemeenteraad van de Gemeente Brunssum
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 oktober 2013
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
Besluit:
De Archiefverordening 2007 vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 12 december 2006 in te trekken.
De archiefverordening 2014 vast te stellen.
de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- e.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- f.
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
- g.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
LOPAI, november 2012
2
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke nietzijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 15
De Archiefverordening 2007 vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 12 december 2006 wordt ingetrokken.
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente Brunssum 2014
Ondertekening
Memorie van toelichting
Model
Archiefverordening gemeenten met een archivaris
Memorie van toelichting
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 , en dient
door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de
Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van
burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht
op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren
archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt
gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het
Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling .
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is
aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de
per die datum gewijzigde Archiefwet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer
specifieke betekenis moest worden toegekend.
De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een RHC
zijn.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke
bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften:
het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels
omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en
ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in
het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te
voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan
zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8 en artikel 14
De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het
archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het
vernieuwde interbestuurlijk toezicht.
Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot
een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele
betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze
vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd
kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele
bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben
gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht
op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de
ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de
artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet
bestuursrecht.
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering
achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud
dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg
zouden hebben.
Artikel 13
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en
wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl