Uitvoeringsnotitie behorende bij het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Enschede

1 Inleiding

Sinds begin 2019 is het gewijzigde inkoop- en aanbestedingsbeleid van kracht. Het beleid is gezamenlijk opgesteld met alle Twentse gemeenten, de Veiligheidsregio Twente en Regio Twente. Het geeft de kaders en spelregels weer voor het op een rechtmatige wijze inkopen van leveringen, diensten en werken. Daarnaast is uiteengezet hoe inkoop bijdraagt aan het realiseren van organisatiedoelstellingen, zoals duurzaamheid, innovatie en SROI. De uitvoeringsnotitie is een nadere Enschedese invulling van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

Afdeling Inkoop is verantwoordelijk voor deze uitvoeringsnotitie, houdt deze actueel en voert wijzigingsvoorstellen vanuit de organisatie door indien ontwikkelingen daar aanleiding toe geven.

Gemeente Enschede heeft de inkoop zo georganiseerd, dat de budgethouder verantwoordelijk is voor de desbetreffende inkoop en dit gedurende het hele traject blijft. Afdeling inkoop adviseert en ondersteunt de vakafdelingen bij de voorgenomen inkoop en is verantwoordelijk voor het verder professionaliseren van inkooptrajecten binnen de gemeente. Daar waar in deze notitie wordt verwezen naar afdeling Inkoop, wordt met betrekking tot de aanbesteding van civiel- en cultuurtechnische werken en aan deze werken gerelateerde diensten en leveringen, de eenheid aanbesteden van Stadsingenieurs Enschede bedoeld. Voor alle beleidsmatige aspecten en overige inkopen wordt hier afdeling Inkoop bedoeld.

2 Gemeentelijke doelstellingen

Om de gemeentelijke doelstellingen met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid, professionaliteit en proportionaliteit van het inkoopproces te realiseren, moeten een aantal verplichte processtappen worden doorlopen of procedures worden toegepast. Deze zijn hieronder weergegeven.

Inkoopmelding

Om te borgen dat conform het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt ingekocht, moet voor alle inkopen met een geschatte inkoopwaarde van meer dan € 25.000 (excl. BTW) vooraf een inkoopmelding worden gedaan. Op basis van deze melding zal afdeling inkoop een advies geven over de te volgen inkoopprocedure. De inkoopmelding wordt ingediend via het Meldpunt Inkoop op de IntEns-pagina van afdeling Inkoop. Medio 2019 wordt Purchase to Pay geïmplementeerd, vanaf dat moment worden de meldingen via dit systeem afgehandeld.

Tenderboard

Gemeente Enschede heeft in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid een aantal ideële doelstellingen geformuleerd die zij wil bereiken bij inkopen en aanbestedingen. Dit zijn doelstellingen op het gebied van:

• •

  Social Return (maximale inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij opdrachten van gemeente Enschede);

• •

  Het stimuleren van duurzame oplossingen bij opdrachten van gemeente Enschede;

• •

  Het stimuleren van innovatieve oplossingen bij opdrachten van gemeente Enschede;

• •

  Het MKB vriendelijk inkopen en het stimuleren van lokaal/regionaal ondernemerschap.

Om bovenstaande doelstellingen beter te borgen in toekomstige inkooptrajecten heeft gemeente Enschede een Tenderboard, bestaande uit belanghebbenden op de specifieke beleidsonderdelen. Zij beoordelen of de beleidsuitgangspunten en organisatiedoelstellingen in de inkoop- en aanbestedingstrajecten voldoende zijn meegenomen en afgewogen.

De volgende inkooptrajecten zijn verplicht om bij de Tenderboard aan te melden:

• •

  • Alle inkooptrajecten voor Leveringen en Diensten met een geschatte waarde van meer dan € 100.000,-;

• •

  Inkooptrajecten voor Werken met een geschatte waarde van meer dan € 500.000,-;

• •

  Alle inkooptrajecten die vanwege de aard interessant zijn om voor te leggen aan de Tenderboard. Hieronder vallen bijvoorbeeld inkooptrajecten met bijzondere kansen op het gebied van lokaal ondernemerschap en innovatie. Ook inkooptrajecten met meer dan gemiddelde politiek-bestuurlijke gevoeligheid moeten worden aangemeld bij de Tenderboard.

Twentse klachtenregeling

Gemeente Enschede streeft naar een rechtmatige en doelmatige inkoop. Daarnaast willen we voor onze inkopen een zo laagdrempelig mogelijke procedure volgen. Dit betekent onder andere, dat het voor ondernemers eenvoudig moet zijn om vragen te stellen of klachten te uiten over een lopende aanbestedingsprocedure. Dit verhoogt de kwaliteit van de procedure en voorkomt een eventuele gang naar de rechter.

Bovenstaande is de reden dat we samen met andere Twentse gemeenten een gezamenlijke procedure voor klachtenafhandeling van toepassing hebben verklaard op alle openbare en niet openbare aanbestedingen. Op de IntEns pagina van afdeling Inkoop is Het ‘Twents regelement klachtenafhandeling bij aanbesteden’ te downloaden.

3 Duurzaam inkopen & Social Return on Investment 3.1 Duurzaamheid

Gemeente Enschede streeft er naar om 100% duurzaam in te kopen. Om dit te bereiken ondernemen wij de volgende stappen:

• •

  Bij de product- en marktanalyse, voorafgaand aan het inkooptraject, inventariseert de inkoopverantwoordelijke samen met de inkoopadviseur welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden en of deze toepasbaar zijn in de voorgenomen inkoop. In de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomsten worden duurzaamheidscriteria opgenomen volgens de criteriadocumenten opgesteld door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu;

• •

  Tijdens de contractfase monitort de contractmanager de overeengekomen duurzame oplossingen, om deze te borgen in de eigen organisatie en werkwijze.

3.2 Social Return On Investment (SROI)

Gemeente Enschede wil maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit uit zich onder andere in het feit dat wij bij voorkeur zaken doen met bedrijven die op een maatschappelijk verantwoorde wijze ondernemen. Bovendien passen we op zoveel mogelijk inkopen Social Return on Investment (SROI) toe. We stimuleren daarmee - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en/of personen met een grote afstand tot het arbeidsproces.

Gemeente Enschede verplicht in principe alle opdrachtnemers van opdrachten met een waarde boven € 100.000, om minimaal 5% van de opdrachtwaarde aan SROI voor de bovengenoemde doelgroepen te besteden gedurende de looptijd van de overeenkomst.

De inkoopverantwoordelijke overlegt met betrekking tot de SROI bepaling altijd met de contractmanager SROI. Samen bepalen zij hoe voor de betreffende inkoop aan de SROI verplichting moet worden voldaan. De inkoopverantwoordelijke legt deze afspraak vervolgens vast in het inkoopplan.

3.3 Werkpakt keurmerk

Gemeente Enschede stelt het Werkpakt keurmerk beschikbaar aan ondernemers en werkgevers die aan een aantal criteria voldoen. Deze criteria zijn:

• •

  Ambassadeursrol: het netwerk actief inzetten of beschikbaar stellen aan gemeente, optreden als positieve referent, etc.

• •

  Betrokkenheid: actief deelnemen aan banenmarkten, ronde tafels, werkbezoeken voor werkzoekenden organiseren, etc.

• •

  Capaciteit: geplaatste kandidaten uit de doelgroepen, in principe minimaal 5% van de formatie.

Jaarlijks toetsen we of de gecertificeerde organisaties nog voldoen aan de gestelde criteria. Opdrachtnemers die beschikken over bovengenoemd Werkpakt keurmerk dragen al aantoonbaar bij aan SROI en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze opdrachtnemers krijgen daarom een korting van 50% op bovengenoemde SROI verplichting. Bovendien is een leverancier met een Werkpakt keurmerk voorkeursleverancier van gemeente Enschede. De actuele lijst met bedrijven die in het bezit zijn van een Werkpakt keurmerk is te raadplegen op www.werkpakt.enschede.nl

4 Innovatie

Er is geïnvesteerd in innovatief inkopen, verbreding van het instrument inkoop en nieuwe vormen van samenwerking met de markt en burgers. Gemeente Enschede wil met haar inkopen innovatie stimuleren. We willen bij onze opdrachten, daar waar mogelijk, bedrijven in de gelegenheid stellen om innovatieve oplossingen toe te passen.

Blijven investeren is nodig om nog meer dan nu te kunnen samenwerken met de markt bij het realiseren van gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, samenwerking met ondernemers en maatschappelijke organisaties en circulaire economie. Blijven investeren op inkoop betekent:

• •

  Gemeente Enschede als koploper van innovatief inkopen positioneren: we innoveren door nieuwe vormen van samenwerking aan te gaan met maximale input vanuit de markt en samenleving waarmee we ons landelijk positioneren.

• •

  Kennisontwikkeling: intensiveren van de samenwerking met externe partners zoals UT, Novel-T, MONT samenwerking, Pianoo en andere gemeenten om te komen tot kennisuitwisseling en nieuwe vormen van samenwerking in inkoop.

• •

  Bredere rol vervullen in de advisering bij het aangaan van relaties met externen: inzetten juiste sourcingstrategie: ‘bewegen tussen subsidie, inkoop en publiek private samenwerking.

• •

  Invulling geven aan professioneel opdrachtgeverschap door interne (werk)processen en contract- en accountmanagement te optimaliseren.

• •

  We passen vernieuwende procedures toe bij komende inkooptrajecten. Denk hierbij aan het Innovatiepartnerschap, de Mededingingsprocedure met onderhandelingen en de Concurrentie gerichte dialoog.

De inkoopadviseur bepaalt in overleg met de inkoopverantwoordelijke, of er bij een bepaalde inkoop kansen liggen om innovatie te stimuleren. Bij deze afweging is de inkoopadviseur leidend. In het inkoopplan wordt gemotiveerd welke mogelijkheden er zijn om innovatie op de opdracht toe te passen.

5 Lokale economie & MKB

Het stimuleren van de lokale/regionale economie en MKB gebeurt door lokale/regionale bedrijven, startende ondernemingen, bedrijven met een Werkpakt keurmerk en MKB bedrijven zo goed mogelijk in de gelegenheid te stellen om in aanmerking te komen voor een opdracht van gemeente Enschede. Hiervoor nodigen wij bij onderhandse- en meervoudig onderhandse aanbestedingen bij voorkeur deze bedrijven uit. Bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure worden minimaal 3 en maximaal 5 bedrijven uitgenodigd. Als er lokale of regionale partijen in aanmerking komen, dan nodigen we minimaal twee van hen uit om deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure. Partijen met een Werkpakt keurmerk hebben voorrang op deze procedure.

In overleg met de regionale aannemers, Bouwend Nederland en de Tenderboard van gemeente Enschede is voor de inkoop van civiel – en cultuurtechnische werken gekozen om de selectie van bedrijven die een uitnodiging krijgen, verder te professionaliseren. Dit heeft geleid tot een uitnodigingsnotitie voor civiel technische werken. In de uitnodigingsnotitie wordt uitgelegd hoe de afdeling Stadsingenieurs & Ontwerp van Gemeente Enschede tot de selectie komt van de bedrijven die een uitnodiging krijgen om in te schrijven op meervoudig onderhandse aanbestedingen.

6 Bepalen van inkoopprocedure (drempelbedragen)

Inkoopprocedure

Afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht bepaalt de inkoopverantwoordelijke, in afstemming met afdeling Inkoop welke inkoopprocedure wordt gekozen. Gemeente Enschede heeft de grenzen voor haar inkopen, in aanvulling op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld op de bedragen die staan weergegeven in onderstaande tabellen.

6.1 Drempelbedragen voor leveringen en diensten (exclusief BTW), uitgezonderd sociale en andere specifieke diensten

1De actuele Europese drempelbedragen zijn terug te vinden bij de groep Inkoop op Intens

6.2 Drempelbedragen voor werken (exclusief BTW)

6.3 Sociale en andere specifieke diensten

Onder de drempel van €750.000 excl. BTW

Bij sociale en andere specifieke diensten onder de €750.000 adviseert afdeling inkoop in afwijking van paragraaf 6.1 in het inkoopadvies over de meest geschikte procedure, met inachtneming van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit.

Let op, indien er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang moet de opdracht worden aangekondigd.

Boven de drempel van €750.000 excl. BTW

De specifieke voorschriften die gelden voor sociale en andere specifieke diensten staan in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van € 750.000 overschrijdt. Hiervoor gelden de volgende stappen:

Maak een vooraankondiging of een aankondiging van de overheidsopdracht bekend;

Beschrijf hierin de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure;

Toets of de inschrijvingen voldoen aan de door de aanbestedende dienst gestelde technische specificaties, eisen en normen;

Maak een proces verbaal van de opdrachtverlening;

Sluit de overeenkomst;

Publiceer de aankondiging van de gegunde opdracht.

Afdeling inkoop adviseert in het inkoopadvies (naast deze stappen) over de meest geschikte procedure, met inachtneming van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit.

6.4 Concessies van diensten en werken 1 januari 2018 (exclusief BTW)

Concessies zijn overheidsopdrachten waarbij de concessiehouder het recht krijgt om voor eigen

risico een dienst of een werk te exploiteren. Indien de waarde van de concessie de vastgestelde drempelwaarde overschrijdt, is er sprake van een licht regime van aanbesteden. Afdeling inkoop adviseert in het inkoopadvies over de meest geschikte procedure, met inachtneming van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet en de gids proportionaliteit.

6.5 Afwijkingsbevoegdheid

In de paragrafen 6.1 en 6.2 van deze uitvoeringsnotitie staat een overzicht van de drempelbedragen die worden gehanteerd bij het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure. Deze drempelbedragen zijn bindend. Het college van burgemeester en wethouders kan, tot de Europese drempelbedragen, in uitzonderlijke gevallen ontheffing verlenen op de te hanteren procedure. Voor het afwijken van de voorgeschreven procedure vermeldt de inkoopverantwoordelijk in overleg met afdeling Inkoop op een ‘ontheffingsformulier’ de relevante reden voor de voorgestelde ontheffing, aangevuld met een paraaf van een senior inkoopadviseur van de afdeling Inkoop. De gemandateerde functionaris neemt op basis van het volledig ingevulde ontheffingsformulier, namens het college van burgemeester en wethouders, een besluit met betrekking tot het verlenen van de betreffende ontheffing.

8 Uniforme documenten

Voor inkoop en aanbestedingstrajecten bestaat een aantal procedurerichtlijnen en documenten.

Gedeeltelijk is het toepassen van deze richtlijnen en documenten vastgelegd in actuele wetgeving. De volgende voorwaarden worden in Enschede bij de verschillende procedures toegepast