Besluit van de Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân houdende regels omtrent de subsidiëring van deelname aan handelsmissies en beursdeelnames door MKB-ondernemingen Subsidieregeling International Business Fryslân, handelsmissie & beursdeelname 2018-2019

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting

Subsidieregeling International Business Fryslân, handelsmissie & beursdeelname 2018-2019.

Artikel 1.1, aanhef en onder d:

Hierin wordt aangegeven welke ondernemingen in aanmerking kunnen komen voor een subsidie op grond van de onderhavige paragraaf. Conform de door de Europese Commissie vastgestelde definitie van kleine, middelgrote, en micro-ondernemingen in bijlage I van de Verordening (EU) nr. 651/2014van 17 juni 2014 behoren tot de categorie kleine, middelgrote en micro-ondernemingen (KMO’s), ondernemingen waar minder dan 250 personen werkzaam zijn en waarvan de jaaromzet € 50 miljoen of het jaarlijkse balanstotaal € 43 miljoen niet overschrijdt. Deze normen worden verder aangehaald als MKB-normen.

Gevolg van deze Europese regelgeving is dat het gehele verband van ondernemingen waartoe de aanvragende (dus ook een mede aanvragende) onderneming behoort, wordt getoetst aan de MKB-normen. Denk bijvoorbeeld aan moedermaatschappijen, zusterondernemingen en dochterondernemingen. Indien de aanvragende onderneming direct of indirect voor 25% of meer en minder dan 50% qua aandelenkapitaal en/of zeggenschap relaties heeft met andere ondernemingen, wordt voor het bepalen of de aanvragende onderneming een KMO is, het aantal werkzame personen, de jaaromzet en het balanstotaal van die ondernemingen naar rato meegenomen. Dit geldt ook indien een andere onderneming 25% of meer aandelen in de aanvragende onderneming heeft. Indien de aanvragende onderneming op een andere onderneming of een andere onderneming op de aanvragende onderneming overheersende invloed kan uitoefenen of een andere invloed heeft als genoemd in de definitie van een KMO, dienen voor het bepalen of de aanvragende onderneming een KMO is, het aantal fte, de jaaromzet en het balanstotaal van die ondernemingen volledig meegenomen te worden.

Indien één of meer overheidsinstanties of openbare lichamen gezamenlijk direct of indirect zeggenschap heeft of hebben over 25 % of meer van het kapitaal of de stemrechten van de aanvragende onderneming, dan kan de aanvragende onderneming (behoudens de uitzonderingen die in de definitie zijn genoemd) niet als een KMO worden aangemerkt.

Artikel 1.1, aanhef en onder f:

Een vakbeurs is een op export gericht evenement met een begin- en einddatum dat over het algemeen regelmatig plaatsvindt, waar ondernemingen hun producten en/of diensten presenteren, met als doel (potentiële) klanten te ontmoeten en de belangstelling voor hun producten en/of diensten op te wekken of te bestendigen. Vakbeurzen zijn voornamelijk gericht op zakelijke bezoekers.

Artikel 2.3

Uitsluitend MKB-ondernemingen zoals gedefinieerd in deze regeling en de Verordening (EU) nr. 651/2014 van 17 juni 2014 komen voor subsidie in aanmerking. In het geval dat de onderneming van de aanvrager nog in oprichting is, dan valt de aanvrager in elk geval niet onder de doelgroep van de regeling en wordt de subsidie geweigerd.

Artikel 2.4, tweede en derde lid

Een groep van ondernemingen die deelneemt aan een internationale beurs en op deze beurs gezamenlijk gebruik maakt van beursoppervlak dat door één van hen wordt gereserveerd of reeds is gereserveerd vóór ontvangst van de aanvraag (met in achtneming van de vier weken termijn ten aanzien van het mogen aangaan van een verplichting zoals het reserveren van beursoppervlak) kan gezamenlijk subsidie aanvragen. Dit kunnen zij alleen doen wanneer één van de groep door de rest wordt aangewezen als ‘penvoerder gezamenlijk gebruik beursoppervlak beursdeelname’ (hierna: penvoerder). In andere situaties is het niet mogelijk om subsidie aan te vragen namens een groep van ondernemingen. De penvoerder is een onderneming die valt onder de doelgroep van de regeling en die tevens ook deelneemt aan de internationale beurs waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

De penvoerder draagt zorg voor het indienen van de aanvraag en het in het kader daarvan verzamelen en overleggen van alle gegevens en bescheiden met betrekking tot de afzonderlijke deelnemers uit de groep. Bij het indienen van de aanvraag dient de penvoerder onder andere inzichtelijk te maken welke kosten (zowel subsidiabele als niet-subsidiabele kosten) elke onderneming uit de groep afzonderlijk maakt voor deelname aan de internationale beurs en wat het gevraagde te ontvangen subsidiebedrag is per onderneming. In het geval dat een aanvraag gehonoreerd wordt en subsidieverstrekking plaatsvindt, wordt het te verlenen en vast te stellen subsidiebedrag geheel overgemaakt aan de penvoerder, die vervolgens op zijn beurt zorgt voor de verdeling van dit bedrag aan de verschillende deelnemers uit de groep.

De penvoerder zorgt voor alle (toekomstige) communicatie inzake de gesubsidieerde activiteit en is eerste aanspreekpunt voor Gedeputeerde Staten. Tevens is hij, net zoals de overige ondernemingen uit de groep, gehouden aan de aan de subsidieverstrekking verbonden verplichtingen en de verplichtingen die voortvloeien uit artikel 2.13 en 2.14 van de Asv 2013 en de Awb.

Artikel 2.5, eerste lid:

Aanvragen voor subsidie in het kader van de regeling kunnen worden ingediend vanaf 2 januari 2018 tot en met 31 december 2019. Aanvragen die worden ontvangen door Gedeputeerde Staten buiten het voornoemde tijdvak om worden geweigerd en wel op grond van artikel 2.8, aanhef en onder h.

Artikel 2.5, tweede lid:

Voor de volgorde van registratie en behandeling van de aanvragen wordt uitgegaan van de ontvangsttheorie. Dat wil zeggen dat de datum van ontvangst van de volledige aanvragen bepalend is voor de volgorde waarin de subsidies worden verdeeld. Aanvragen worden per datum en niet per tijdstip geregistreerd omdat het niet mogelijk is om gelijke behandeling te garanderen voor alle mogelijkheden waarop de aanvragen kunnen binnenkomen (digitaal, post, persoonlijk afgeven). Elke aanvraag die op eenzelfde dag binnenkomt, wordt daarom zonder tijdstip geregistreerd.

Artikel 2.5, vierde lid:

Een aanvrager kan per subsidiabele activiteit meerdere aanvragen indienen, zolang het per aanvraag om een afzonderlijke activiteit gaat. Ter illustratie: aan aanvrager A is op grond van artikel 2.2, aanhef en onder a, een subsidie verstrekt voor deelname aan een uitgaande handelsmissie naar Rusland. Aanvrager A kan dan voor deelname aan een andere uitgaande handelsmissie, bijvoorbeeld naar China, opnieuw een subsidie aanvragen op grond van het vorengenoemde artikel.

Er is geen limiet verbonden aan het aantal aanvragen dat een aanvrager kan indienen per subsidiabele activiteit.

Artikel 2.6, eerste lid

De verdeelsystematiek vindt plaats op basis van het principe ‘’wie het eerst komt, wie het eerst maalt’’. De volledigheid van de aanvraag is daarbij echter wel bepalend voor de datum van ontvangst. Dit betekent dat in geval dat een ontvangen aanvraag onvolledig is, de datum van ontvangst van de aanvraag wordt vastgesteld op het moment dat de aanvraag volledig is aangevuld en deze volledige aanvulling ontvangen is door Gedeputeerde Staten op het in het aanvraagformulier aangegeven contactadres. Na ontvangst van een volledige aanvraag wordt de aanvraag inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de regeling en zal worden beoordeeld of de aanvraag voor subsidie in aanmerking komt.

Zodra het subsidieplafondbudget dat voor deze regeling beschikbaar is gesteld is bereikt, wordt de aanvraag geweigerd ook al voldoet deze aan de vereisten om voor subsidie in aanmerking te komen. Op voorhand is niet aan te geven wanneer het subsidieplafond zal zijn bereikt.

Artikel 2.6, tweede lid

Uitgegaan wordt van een stelsel waarin de beschikbare bedragen worden verdeeld naar volgorde van ontvangst van een volledige aanvraag. Niet uitgesloten is dat op dezelfde dag meerdere subsidieaanvragen binnenkomen en dat honorering van al deze aanvragen tot een overschrijding van het beschikbaar gestelde subsidieplafond zou leiden. Daarom is een voorziening opgenomen om voor die situatie een nadere rangorde aan te kunnen brengen in de aanvragen van de desbetreffende dag. Deze rangorde wordt bepaald door middel van loting van volledige aanvragen. De loting bepaalt de volgorde waarin de subsidieaanvragen worden behandeld; niet de datum of het tijdstip van ontvangst. Alle aanvragen die op dezelfde dag zijn ontvangen, maken gelijke kans om voor subsidie in aanmerking te komen. Het maakt niet uit hoe laat de aanvraag op de desbetreffende dag is ontvangen. Ook het indienen van meerdere aanvragen voor eenzelfde activiteit of voor afzonderlijke activiteiten beïnvloedt de loting niet: per aanvrager wordt slechts één subsidieaanvraag voor een afzonderlijke activiteit in behandeling genomen. Indien een aanvraag dient te worden aangevuld wegens onvolledigheid, geldt voor de verdeelsystematiek de datum van ontvangst van de aanvulling, als datum van ontvangst van de aanvraag.

Artikel 2.7, eerste lid, aanhef en onder e:

Aan de beurs moet worden deelgenomen met een eigen beursstand (lees: een eigen stand met opbouw, banners, meubilair, informatie over de onderneming van de aanvrager, enz.). Indien de aanvrager niet met een eigen beursstand deelneemt aan de beurs, dan wordt de subsidie geweigerd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een medewerker van de aanvrager op een beursstand van een andere onderneming producten en/of diensten staat te promoten van de aanvrager met een laptop, wat folders en een of meer stoelen.

Artikel 2.8, aanhef en onder a:

Om voor subsidie in aanmerking te komen, mogen ten aanzien van de subsidiabele kosten van de activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd, nog geen verplichtingen zijn aangegaan langer dan vier weken vóórdat de subsidieaanvraag is ontvangen. Dit is bepaald om de stimulerende werking van de regeling te waarborgen.

Onder het aangaan van verplichtingen wordt bijvoorbeeld verstaan het voor akkoord ondertekenen van een offerte van een externe partij, het inschrijven voor deelname aan een internationale beurs of het (mondeling) bevestigen van een opdracht aan een externe partij. Indien vóór de ontvangst van de aanvraag is gestart met werkzaamheden ten behoeve van de te subsidiëren activiteit dan wordt ervan uitgegaan dat er te vroeg een verplichting is aangegaan. In het geval dat er voor een deel van de begrote kosten van de te subsidiëren activiteit een verplichting is aangegaan langer dan vier weken vóór ontvangst van de aanvraag, wordt de gehele aanvraag geweigerd.

Bij het uitvoeren van deze regeling wordt op grond van artikel 1.10, vierde lid, van de Asv 2013 afgeweken van artikel 1.10, eerste lid, aanhef en onder h, van de Asv 2013 af, waarin bepaald is dat kosten waarvoor reeds verplichtingen zijn aangegaan voordat de aanvraag is ontvangen niet subsidiabel zijn.

Artikel 2.8, aanhef en onder g:

Wanneer voor de activiteit waarvoor bij Gedeputeerde Staten subsidie is aangevraagd reeds een subsidie is aangevraagd of verstrekt door een andere instantie of organisatie, dan wordt de aanvraag voor deze activiteit eveneens geweigerd. Onder een subsidie als hiervoor bedoeld valt bijvoorbeeld ook een door RVO.nl verstrekte voucher als bedoeld in artikel 1 van het Kaderbesluit nationale EZ-subsidies.

Uit het bovenstaande volgt dat ‘stapeling’ met andere subsidies niet mogelijk is.

Artikel 2.9, eerste lid, onder a:

De subsidiabele reiskosten zijn limitatief omschreven in dit artikel. Overige reiskosten, zoals bijvoorbeeld de kosten voor verplaatsingen in het buitenland na aankomst op de eindbestemming of de reiskosten binnen een stad, zoals taxikosten, zijn dan ook niet subsidiabel.

Artikel 2.11, aanhef en onder e:

Indien de subsidie is verstrekt aan een penvoerder namens een groep van ondernemingen dan is de penvoerder verplicht de subsidievaststellingsbeschikking met de daaraan gekoppelde verplichtingen gedurende de realisatie van het project niet over te dragen aan een derde. Dit betekent dat een verzoek tot wijziging van het penvoerderschap (namens de groep) niet wordt gehonoreerd. Een dergelijk verzoek zal leiden tot intrekking van de subsidievaststellingsbeschikking en wel op grond van artikel 4:49, eerste lid en onderdeel c, van de Awb.

Artikel 2.12

Subsidie die verstrekt wordt in het kader van deze regeling wordt direct vastgesteld. Dit betekent dat de subsidieontvanger na realisatie van de gesubsidieerde activiteit in beginsel geen vaststellingsverzoek hoeft in te dienen waarmee zij (financiële) verantwoording aflegt aan Gedeputeerde Staten.

Evenwel controleert Gedeputeerde Staten de in het kader van de regeling verstrekte subsidies steekproefsgewijs. Als een subsidieontvanger in de steekproef valt, is hij verplicht om aan te tonen dat de gesubsidieerde activiteit is verricht en dat aan de subsidievaststelling verbonden verplichtingen is voldaan. Hiervoor dient hij in ieder geval kopieën van facturen en betaalbewijzen ten aanzien van de gemaakte en betaalde kosten van de gesubsidieerde activiteit te overleggen alsmede foto’s die tijdens de handelsmissie of beursstand gemaakt. Indien subsidie is verstrekt aan een groep van ondernemingen dan dienen de afzonderlijke ondernemingen uit de groep desgevraagd, via de penvoerder, de gevraagde bescheiden te overleggen. De penvoerder is verantwoordelijk voor het overleggen van deze bescheiden aan Gedeputeerde Staten.

Als uit de steekproef onregelmatigheden blijken, dan wordt de subsidievaststelling ten nadele van de subsidieontvanger gewijzigd of ingetrokken conform artikel 4:49 van de Awb.

Artikel 2.14:

Het steunkader waarbinnen subsidie wordt verstrekt in het kader van deze regeling is de de-minimissteunen is geregeld in Verordening (EG) Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013. Op grond van deze verordening kan Gedeputeerde Staten aan MKB-ondernemingen over een periode van drie belastingjaren tot € 200.000,- aan voordeel verstrekken zonder dat dit staatssteun oplevert (voor ondernemingen die onder de sector vervoer vallen, geldt dat zij maximaal € 100.000,- over een periode van drie belastingjaren ontvangen). Om te kunnen beoordelen dat het plafondbedrag niet wordt overschreden met de subsidieverstrekking in het kader van deze regeling, dient bij de aanvraag een ingevulde de-minimisverklaring te worden overgelegd.

Indien subsidie wordt aangevraagd door een penvoerder namens een groep van ondernemingen die gezamenlijk gebruik maakt van gehuurd beursoppervlak, dan dient er per onderneming die een deel van het te verstrekken subsidiebedrag ontvangt, een de-minimisverklaring te worden overgelegd.