Mandaatstatuut 2020

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Leeuwarden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht en het Organisatiebesluit Leeuwarden 2018;

gelet op de artikelen 59a van de Gemeentewet, de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t e n :

 I. de uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het bij dit besluit behorend overzicht met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de Algemeen Directeur, de Directeur II en de Strategisch Managers I, II en III voor zover niet uitgezonderd en onder de voorwaarden zoals vermeld in het overzicht;

II. de onder punt I van dit besluit bedoelde bevoegdheden tevens op te dragen aan de overige in het bij dit besluit behorende overzicht genoemde functionarissen onder de voorwaarden zoals vermeld in het overzicht;

III. ten aanzien van de uitoefening van de onder punt I en II van dit besluit bedoelde mandaten de volgende algemene bepalingen vast te stellen:

Artikel 1: Begripsbepalingen

In dit statuut wordt verstaan onder:

1. bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester, ieder voor zover zijn bevoegdheden betreft;

2. de gemandateerde functionarissen: de functionarissen genoemd onder Besluiten I en II

3. Organisatiebesluit: Organisatiebesluit Leeuwarden 2018

4. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

5. volmacht: de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

6. machtiging: de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

7. het overzicht: het overzicht met de gemandateerde bevoegdheden.

8. Generieke functie: de functie van de functionaris zoals die is toebedeeld in het door de gemeente Leeuwarden gehanteerde functiewaarderingssysteem HR 21;

9. Werknaam: de meer herkenbare functienaam van de functionaris zoals die in het dagelijks verkeer wordt gebruikt en is weergegeven in de bij dit besluit behorende en daarvan deel uitmakende transponeringstabel van de Gemeente Leeuwarden.

Artikel 2: Verlenen of wijzigen van ondermandaat

1. Het verlenen van ondermandaat, ondermachtiging of ondervolmacht door de gemandateerde functionarissen als genoemd onder Besluit I, is toegestaan aan de onder de verantwoordelijkheid van deze functionarissen werkzame medewerkers, voor zover deze bevoegdheden zijn genoemd en onder de voorwaarden als vermeld in het overzicht

2. Het verlenen van ondermandaat, ondermachtiging of ondervolmacht door de gemandateerde functionarissen als genoemd onder Besluit I is toegestaan aan niet onder de verantwoordelijkheid van deze functionarissen werkzame personen, voor zover deze bevoegdheden zijn genoemd en onder de voorwaarden als vermeld in het overzicht.

3. Elke (wijziging in de) verlening van (onder)mandaat, (onder)volmacht of (onder)machtiging

- is te herleiden tot een besluit van het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan dan wel de gemandateerde functionaris voorzien van datum en ondertekening;

- dient ter kennis te worden gebracht van het bestuursorgaan door middel van toezending van het besluit aan de sector Juridische en Veiligheidszaken.

Artikel 3: Uitoefening van bevoegdheden

1. De (onder)gemandateerde functionarissen oefenen de aan hen verleende bevoegdheid uit voor zover dit betreft het organisatieonderdeel waar zij hun functie uitoefenen.

2. In het overzicht dan wel separaat (onder)mandateringsbesluit is opgenomen:

a. de (wettelijke) grondslag;

b. een duidelijke omschrijving van de bevoegdheden die worden opgedragen;

c. het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan;

d. de ‘laagste’ gemandateerde functionaris (vermeld onder de generieke functienaam).

3. Onder de uitvoering van de (onder)gemandateerde genoemde bevoegdheden wordt tevens verstaan:

a. het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen;

b. het verrichten van alle benodigde handelingen na het nemen van het besluit;

c. het voeren van correspondentie;

d. het verstrekken van informatie;

4. Voor de onder lid 3 genoemde bevoegdheden geldt dat het mandaat zich uitstrekt tot op medewerkersniveau voor zover het betreft feitelijke handelingen zonder rechtsgevolg en /of zonder verandering in de rechtspositie van een of meer anderen in verhouding tot het bestuursorgaan.

Artikel 4: Vervanging bij afwezigheid

1. In geval van afwezigheid van functionarissen aan wie bij of krachtens dit statuut bevoegdheden zijn opgedragen, worden de betreffende bevoegdheden uitgeoefend overeenkomstig de regeling als weergegeven in de artikelen 2, tweede lid en artikel 4, tweede lid en artikel 5, tweede lid, van het Organisatiebesluit. Voor zover het Organisatiebesluit geen regeling geeft vindt vervanging volgens het principe van “horizontale vervanging” plaats.

2. De Algemeen Directeur kan met in achtneming van het Organisatiebesluit voor elke Directeur II een plaatsvervanger aanwijzen, die in geval van afwezigheid van die Directeur II de aan de Directeur II opgedragen bevoegdheden uitoefent.

Artikel 5: Uitzonderingen

1. In de volgende gevallen worden de (onder)gemandateerde dan wel (onder)gevolmachtigde of (onder)gemachtigde bevoegdheden eerst aan het bestuursorgaan of aan een lid van dat bestuursorgaan ter beoordeling voorgelegd:

a. indien het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan gevoerde beleid of tot vaststelling van nieuw beleid;

b. indien het te nemen besluit zich niet verdraagt met wettelijke voorschriften of bestaand beleid;

c. indien uit het te nemen besluit financiële consequenties zullen voortvloeien, die niet in de begroting zijn voorzien;

d. indien de schijn van vooringenomenheid kan worden gewekt, in het geval het besluit genomen zou worden door een (onder-)gemandateerde of ( onder) gevolmachtigde;

2. Brieven en andere documenten gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen, de Raad van State, de Commissaris van de Koning, Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten, worden ondertekend door het bestuursorgaan, behoudens zaken met een routinematig karakter.

Artikel 6: Vermelding bestuursorgaan

In geval van de uitoefening van:

- mandaat of ondermandaat,

- volmacht of ondervolmacht

- of machtiging of ondermachtiging

 worden de documenten als volgt ondertekend:

“burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

 namens dezen:

 (persoonlijke ondertekening)

 naam en functie van de (onder)gemandateerde”,

 respectievelijk:

“De burgemeester van Leeuwarden,

 namens deze:

 (persoonlijke ondertekening)

 naam en functie van de (onder)gemandateerde”.

Bij de ondertekening wordt in beginsel niet de generieke functie, zoals die is weergegeven in het in artikel 1bedoelde overzicht, van de (onder)gemandateerde vermeld. In plaats daarvan worden documenten ondertekend met de meer herkenbare werknaam van de desbetreffende (onder)gemandateerde zoals weergegeven in de bijgevoegde en van dit mandaatstatuut onderdeel uitmakende transponeringstabel.

Artikel 7. Vertegenwoordiging gemeente in juridische procedures

 Bij de vertegenwoordiging van de gemeente of een van haar bestuursorganen bij de behandeling van bezwaarschriften, administratieve, beroeps- en gerechtelijke procedures, bij (hoger) beroep, bij de behandeling van (aanvragen voor) voorlopige voorzieningen en bij schorsingsverzoeken, wordt vooraf de reikwijdte van de machtiging bepaald om, indien noodzakelijk, tijdens een zitting proceshandelingen te verrichten, inclusief het nemen van besluiten en/of het sluiten van compromissen ter zitting. De reikwijdte van de vertegenwoordiging wordt tijdig bepaald na overleg tussen de vertegenwoordiger en de portefeuillehouder c.q. de leidinggevende van de vertegenwoordiger.

Artikel 8 Specifiek ten aanzien van de gemeentelijke herindeling 2018

Bevoegdheden die in specifieke regelgeving van de voormalige gemeenten Leeuwarderadeel en Littenseradiel zijn opgenomen en zijn overgegaan aan het college van burgemeester en wethouders of aan de burgemeester van de gemeente Leeuwarden en die thans nog van kracht zijn voor het grondgebied van die voormalige gemeenten, worden eveneens geacht te zijn gemandateerd, gemachtigd, dan wel gevolmachtigd aan de functionarissen als genoemd in de Besluiten onder I en II, voor zover deze bevoegdheden zijn omschreven in het overzicht dan wel daar feitelijk mee overeenstemmen. De betreffende bevoegdheid is in dat geval gebaseerd op het gemeentelijk voorschrift van de voormalige gemeenten Leeuwarderadeel en Littenseradiel dat in hetzelfde onderwerp voorziet als het daarmee overeenstemmende gemeentelijk voorschrift van de Gemeente Leeuwarden.

Artikel 9. Inwerkingtreding

1. Dit statuut en het hierbij gevoegde mandaatoverzicht treden in werking op 1 januari 2020;

2. Het Mandaatstatuut 2019, het daarbij gevoegde mandaatoverzicht, vervallen per 1 januari 2020.

Artikel 10. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: “Mandaatstatuut 2020”.

Aldus vastgesteld op 10 december 2019

Burgemeester en wethouders voornoemd,

burgemeester,

secretaris.

Burgemeester van Leeuwarden,